Ändra kategori på ett godkänt utlägg
Flytta en godkänd utläggsrapport till rätt kategori med en anledning, se beloppen före och efter och håll lönefilen uppdaterad.
Ibland godkänns en utläggsrapport i fel kategori. Till exempel godkänns ett kvitto på sportutrustning som Friskvård, fast det hör till Hem och fritid. Som HR kan du rätta det själv på den godkända rapporten. Du behöver inte avslå den eller kontakta CLVR.
Här hittar du det
Öppna den godkända utläggsrapporten från HR-sidan Utlägg. I panelen finns Ändra kategori under kategorins namn. Det visas bara på godkända utläggsrapporter, inte på väntande rapporter, köp eller justeringar.
Väntar rapporten fortfarande, använd Begär ändringar i stället. Medarbetaren kan då rätta kategorin innan någon godkänner den.
Ändra kategorin
Kategorier beskattas olika, så beloppen kan ändras. Flyttar du till exempel ett kvitto till en skattepliktig kategori dras sociala avgifter från förmånsbudgeten. Det sänker ersättningen.
Ett meddelande bekräftar Kategorin har ändrats och medarbetaren har meddelats. CLVR gör sedan så här:
- räknar ut och sparar de nya beloppen
- skickar en notifikation och ett mejl till medarbetaren med den nya kategorin, anledningen och de nya beloppen
- lägger till en rad på kortet Attest under steget som godkände rapporten, till exempel "Sara flyttade den från Friskvård till Hem och fritid · 3 okt"
Håll lönen uppdaterad
Ändringen hamnar i samma lönemånad som det ursprungliga godkännandet.
Har lönefilen för den månaden redan laddats ner ser du Lönefilen är redan nedladdad innan du bekräftar. Nästa nedladdning av månaden innehåller den nya kategorin. Ladda ner den igen innan du läser in den i ert lönesystem. På sidan Rapporter ligger den tidigare filen kvar under Historik, markerad Ersatt.
Du kan bara ändra kategorin medan utläggets lönemånad fortfarande är öppen, enligt er brytpunkt för lönen. Efter brytpunkten är ändringen spärrad. Kontakta CLVR för att rätta en stängd månad.
Felsökning
- Ändra kategori saknas. Rapporten är inte godkänd än, eller så är det ingen utläggsrapport. Använd Begär ändringar på en väntande rapport.
- Ändringen är spärrad med ett meddelande om lönemånaden. Brytpunkten för den månaden har passerat. Kontakta CLVR för en manuell rättelse.
- Ändringen är spärrad med ett meddelande om en tidigare förmånsperiod. Utlägget godkändes under en tidigare förmånsperiod. Kontakta CLVR för en manuell rättelse.
- Friskvård går inte att välja i december. Friskvård tar inte emot nya utlägg i december, och det gäller även att flytta en rapport dit. Gör ändringen i januari.
- Anledningen är för lång. Den får vara högst 500 tecken.