Granska en uppladdad utläggsrapport

Öppna ett uppladdat kvitto i utgiftspanelen, kontrollera kvittot, kontrollerna och kostnadsfördelningen, och godkänn sedan, begär ändringar eller avslå.

När en medarbetare laddar upp ett kvitto hamnar det på din sida Utlägg och väntar på ett beslut. När du öppnar rapporten får du allt du behöver i en panel: kvittot, vem som skickade in den, de automatiska kontrollerna, kostnadsfördelningen och beslutsfältet. Den här artikeln går igenom granskningen från början till slut.

Öppna rapporten

Gå till Utlägg och klicka på rapporten du vill granska. Den öppnas i utgiftspanelen bredvid tabellen, med kvittot på ena sidan och detaljerna på den andra. I en smal panel är de två flikar, Utgift och Kvitto. Väntar rapporten på dig finns den också under fliken Väntar på dig.

Kontrollera kvittot och siffrorna

Gå igenom panelen innan du beslutar:

• Kvittot: zooma in, rotera, öppna det i en ny flik eller ladda ner det, för att bekräfta leverantör, datum och belopp på själva kvittot. En rapport utan fil visar Inget kvitto bifogat.
• Belopp, Utgiftsdatum och Kategori: det medarbetaren angav.
• Kostnadsfördelning: välj den för att se kvittobeloppet inkl. moms, kostnaden exkl. moms, momsen, det som dras från bidraget och det som hamnar utanför. För en genomgång av raderna, se läsa kostnadsfördelningen för en utgift.
• Kontrollerna: Kvitto bifogat, momssatsen och Täcks av förmånsbudgeten. En kontroll som behöver en titt öppnas på plats med vad den betyder. Saknas kvittot öppnar Be om kvittot Begär ändringar med en begäran om filen redan skriven. Beslutsfältet sammanfattar kontrollerna som Alla kontroller godkända eller till exempel 2 saker att kontrollera.

Om rapporten granskades automatiskt av AI

När ditt företag har AI-granskning av kvitton påslagen kan en friskvårdsrapport redan ha ett AI-beslut. Ett kort högst upp i detaljerna visar utfallet och säkerheten, tillsammans med skälen bakom. Läs det innan du agerar. Håller du inte med skickar Ångra AI-beslut tillbaka rapporten till väntande så att du kan granska den själv.

Tilldela attesterare (bara vid behov)

Ska rapporten godkännas av någon annan än du lägger du till hen i kortet Attest innan du beslutar:

• När ingen är tilldelad står det i kortet "Inga attesterare är tilldelade. Lägg till en, eller besluta själv som HR."
• Välj Lägg till godkännare och välj en eller flera kollegor. Rapportens ägare kan inte vara sin egen attesterare.
• När en attesterare är tilldelad väntar rapporten på hens beslut i stället för ditt.

Granskar du den själv hoppar du över det här och går direkt till beslutet.

Fatta ditt beslut

Använd beslutsfältet längst ner i panelen:

• Godkänn: godkänn rapporten som den är inskickad, så att den ersätts via lönen. Ctrl + Enter gör samma sak. Utan kvitto heter knappen Godkänn ändå.
• Begär ändringar: skicka tillbaka den till medarbetaren med vad som ska ändras. Hen kan uppdatera och skicka in igen.
• Avslå: neka rapporten. Medarbetaren får ett meddelande med ditt skäl, och beslutet är slutgiltigt.

Begär ändringar och Avslå kräver ett kort meddelande innan de skickas; Godkänn tar ingen kommentar. Se besluta om en utläggsrapport.

Bekräfta att det gick igenom

När du har beslutat bekräftar ett meddelande det, statusen i panelen ändras och kortet Attest visar var utgiften står nu. Medarbetaren meddelas automatiskt. Väntar en annan utgift på dig öppnar panelen den härnäst.

Felsökning

• Kvittot öppnas inte i en ny flik. Kontrollera din popup-blockerare.
• Det finns inget beslutsfält. Det visas bara när beslutet är ditt: du är en attesterare som inte har beslutat, eller du är HR och ingen är tilldelad.
• Skicka tillbaka eller Avslå utgiften är nedtonad. Skriv ett kort meddelande först.
• Jag kan inte lägga till en attesterare. Finns det inga tillgängliga granskare är alla behöriga antingen redan tilldelade eller ägare av rapporten.
• Beloppet eller momsen ser fel ut. Använd Begär ändringar med en kommentar i stället för att avslå, så att medarbetaren kan rätta fältet och skicka in igen utan att börja om.