Granska en uppladdad utläggsrapport

Öppna ett uppladdat kvitto, kontrollera filerna och kostnadssammanfattningen, och godkänn sedan, begär ändringar eller avslå.

När en medarbetare laddar upp ett kvitto hamnar det i din Utlägg-kö och väntar på ett beslut. När du öppnar en rapport får du allt du behöver på en och samma vy: de bifogade filerna, vem som skickade in den, kostnadssammanfattningen och ett kort formulär för att fatta ditt beslut. Den här artikeln går igenom granskningen från början till slut.

Öppna rapporten

Gå till Utlägg och välj rapporten du vill granska. Den öppnas i panelen Granska utläggsrapport, med detaljerna i mitten och några stödjande kort längs sidan:

• Medarbetare, så att du ser vem som skickade in rapporten.
• Utgiftsstatus, där du tilldelar godkännare om rapporten behöver fler än ditt eget godkännande.
• Tidslinje för utgift, en löpande logg över allt som har hänt med rapporten.

Kontrollera kvittot och siffrorna

Gå igenom mitten av panelen innan du beslutar:

• Bifogade filer listar varje uppladdat kvitto. Varje fil är en länk som öppnas i en ny flik, så att du kan bekräfta leverantören, datumet och beloppet direkt på kvittot.
• Rapportdetaljer visar Datum, Kategori och Organisations-ID som medarbetaren angav.
• Kostnadssammanfattning delar upp Kvittokostnad (inkl. moms), kostnaden exklusive moms och, för skattepliktiga förmåner, Ersättning och vad som är Ej ersatt. För en full genomgång av dessa rader, se artikeln om att läsa utläggets kostnadssammanfattning.

Om rapporten redan granskats av AI

När ditt företag har AI-granskning av kvitton påslagen kan en friskvårdsrapport redan ha ett AI-beslut. Ett kort högst upp i panelen visar utfallet och konfidensen, till exempel AI godkände detta utlägg med 95% konfidens, tillsammans med skälen bakom. Läs det innan du agerar. Om du inte håller med skickar Ångra AI-beslut tillbaka rapporten till väntande så att du kan granska den själv.

Tilldela godkännare (endast vid behov)

Om rapporten ska godkännas av någon annan än dig, använd kortet Utgiftsstatus för att lägga till dem innan du beslutar:

• När ingen är tilldelad ännu visas notisen Tilldela godkännare. Lägg till minst en person från väljaren.
• Ägare av rapporten kan inte läggas till som sin egen godkännare.
• När en godkännare är tilldelad väntar rapporten på deras beslut i stället för ditt.

Granskar du den själv kan du hoppa över detta och gå direkt till beslutet. En rapport utan tilldelade godkännare visar raden "Denna rapport har inga utsedda granskare. Som HR kan du granska och slutföra den nedan."

Fatta ditt beslut

Använd formuläret Granska utläggsrapport längst ned i panelen. Välj ett alternativ:

• Godkänn: godkänn rapporten som den är inskickad, vilket frigör den för ersättning via lönen.
• Begär ändringar: skicka tillbaka den till medarbetaren med instruktioner. Hen kan uppdatera och skicka in igen.
• Avslå: avslå rapporten. Medarbetaren meddelas med din orsak.

Lämna en kommentar är obligatoriskt vid begäran om ändringar eller avslag, och valfritt vid godkännande. Välj sedan Skicka granskning.

Bekräfta att det gick igenom

När du har skickat in uppdateras rapportens status och Tidslinje för utgift registrerar din åtgärd med datum, så att du direkt ser att beslutet gick fram. Medarbetaren meddelas om utfallet automatiskt.

Felsökning

• En kvittolänk öppnas inte. Kontrollera din popup-blockerare; filerna öppnas i en ny flik.
• Skicka granskning är gråtonad. Välj Godkänn, Begär ändringar eller Avslå först, och lägg till en kommentar om du valde något av de två sistnämnda.
• Jag kan inte lägga till en godkännare. Om det inte finns några tillgängliga granskare är alla behöriga antingen redan tilldelade eller ägare av rapporten.
• Beloppet eller momsen ser fel ut. Använd Begär ändringar med en notis i stället för att avslå, så att medarbetaren kan rätta fältet och skicka in igen utan att börja om.