Styr vyn av HR-utläggskön

Sök och filtrera HR-utläggskön, sortera och ordna om kolumner, dölj det du inte behöver, bläddra i resultaten och exportera den aktuella vyn till ett kalkylark.

HR-kön för utlägg på sidan Utlägg är en tabell som du kan forma efter hur ditt team arbetar. Längst upp finns en sökruta och radfilter för att avgränsa listan, och kolumnrubrikerna låter dig sortera, ordna om och dölja kolumner. När vyn visar det du vill ha kan du exportera den till ett kalkylark. Inget av detta ändrar själva utlägget: det ändrar bara vad tabellen visar och hur den ställs upp för dig. Din layout sparas i sidans adress, så en uppdatering på den sidan behåller den.

Sök på namn, kategori eller typ

Skriv i rutan Sök... för att matcha tre fält samtidigt:

• Den anställdes namn (förnamn och efternamn tillsammans).
• Förmånens kategori, till exempel Friskvård.
• Utläggets typ (köp, utläggsrapport eller system).

Matchningen är förlåtande, så ett delord räcker, och du behöver inte tänka på stora eller små bokstäver. Använd Rensa sökning (det lilla krysset i rutan) för att tömma den igen.

Filtrera på en specifik kolumn

För exakta villkor öppnar du knappen Filter Rows bredvid sökrutan. I popupen bygger du ett filter i taget:

Varje filter du lägger till visas som en liten bricka högst upp i popupen. Ta bort ett enskilt filter med krysset på dess bricka, eller välj Clear all filters för att ta bort alla på en gång. Filterknappen visar även en siffra så att du ser hur många filter som är aktiva utan att öppna den.

Filtret Status erbjuder samma fyra lägen som kön använder:

• Väntande
• Godkänd
• Ändringar begärda
• Avslagen

Kombinera filter med AND eller OR

När du har två eller fler filter visas en växlare AND / OR högst upp i popupen:

• AND visar bara rader som matchar samtliga filter (till exempel Status Väntande och Belopp över 2 000 kr).
• OR visar rader som matchar något av dem.

Läs av antalet rader

Sidfoten under tabellen visar den löpande summan, till exempel "Showing 1-25 of 60". Den siffran speglar alltid din aktuella sökning och dina filter, så det är det snabbaste sättet att bekräfta att ett filter gjorde det du förväntade dig. I en liten kö där alla rader får plats på en sida döljs sidfoten, eftersom det inte finns något att bläddra mellan.

Sortera på en kolumn

Välj en kolumnrubrik för att sortera på den. Varje ytterligare klick på samma rubrik växlar mellan alternativen:

• Första klicket: sorterar stigande (en uppåtpil visas).
• Andra klicket: sorterar fallande (en nedåtpil visas).
• Tredje klicket: tar bort sorteringen och återgår till standardordningen.

Kön öppnas sorterad på Inskickad, nyast först, så att de senaste rapporterna ligger överst. Kolumnerna du kan sortera på är Inskickad, Utläggsdatum, Anställd, Typ, Kategori, Belopp och Status.

Ordna om kolumnerna

Håll muspekaren över en kolumnrubrik så visas ett draghandtag vid dess vänstra kant. Dra handtaget i sidled för att flytta kolumnen till en ny plats. Den tomma åtgärdskolumnen längst till höger (den med pilen som öppnar varje rapport) ligger fast och går inte att flytta.

Visa eller dölj kolumner

Använd inställningsikonen uppe till vänster om tabellen för att öppna kolumnlistan. Varje kolumn har en kryssruta: avmarkera en ruta för att dölja kolumnen, markera den för att ta tillbaka den. Listan har också en genväg för att visa alla kolumner på en gång, eller dölja alla. Åtgärdskolumnen visas alltid och finns inte med i listan.

Ändra antal rader per sida och bläddra i resultaten

Kön visar 25 rader per sida som standard. Sidfoten längst ner i tabellen styr bläddringen:

• Sidnumren till vänster flyttar dig mellan sidorna.
• Väljaren till höger (25 per sida) ändrar hur många rader varje sida visar: 25, 50, 75, 100, 125 eller 150.
• Sidfoten visar också vilket intervall du tittar på, till exempel Showing 1-25 of 60.

Det finns även ett alternativ för att visa alla rader på en enda sida. Det är experimentellt och kan ta en stund att rendera i mycket långa köer, så använd det bara när du verkligen behöver hela listan i en vy.

Exportera den aktuella vyn till ett kalkylark

Verktygsfältet har en Exportera-knapp som laddar ner de utlägg du tittar på just nu som en Excel-fil (.xlsx). Det är ett snabbt sätt att ta en ögonblicksbild av kön till ett kalkylark för rapportering, delning eller egen analys. Exporten matchar alltid det du har sökt och filtrerat fram, så ställ in vyn först och exportera sedan.

Filen speglar tabellen så som du har ställt in den:

• En rad per utlägg, för varje rad som matchar din aktuella sökning och dina filter över alla sidor, inte bara den sida som visas.
• De kolumner du visar just nu, i den ordning du har dem, med ett undantag: åtgärdskolumnen (pilen längst till höger på raden) utelämnas eftersom den inte innehåller någon data. Om du har dolt en kolumn i vyn utelämnas den även i filen.

Några kolumner skrivs som riktiga värden i stället för som visningstext, så att kalkylarket förblir användbart:

• Belopp exporteras som hela summan för utlägget (det som förmånsbudgeten täcker, plus eventuellt belopp över den skattefria gränsen och eventuellt belopp över det återstående saldot), som ett tal du kan summera och sortera i Excel.
• Inskickad och Utläggsdatum exporteras som riktiga datum, så att Excel sorterar och filtrerar dem som datum.

Nollställ till standardlayouten

Välj Nollställ i verktygsraden (den runda pilen bredvid sökrutan) för att återställa allt till standardläget i ett steg. Nollställ tömmer sökrutan, tar bort alla filter och ångrar eventuell sortering och kolumnändringar: sorterat på Inskickad nyast först, alla kolumner visas i sin ursprungliga ordning och 25 rader per sida. Knappen Nollställ visas först när du har ändrat något, så om du inte ser den är tabellen redan i standardläget.

Felsökning

• Inga rader visas. Dina filter är troligen för snäva, eller motsäger varandra under AND. Växla till OR, ta bort ett filter eller välj Nollställ.
• Ett utlägg du förväntade dig saknas. Kontrollera filtret Status först; ett avslutat utlägg syns inte medan du filtrerar på Väntande.
• Filterknappen visar en siffra men jag ser allt. Den siffran räknar aktiva filter. Öppna Filter Rows för att granska brickorna och använd sedan Clear all filters.
• Sökningen hittar inget. Sökningen matchar bara den anställdes namn, kategori och typ. För att avgränsa på belopp eller status använder du Filter Rows i stället.
• En kolumn saknas. Den är dold, inte borta. Öppna inställningsikonen och markera dess kryssruta för att ta tillbaka den.
• Sorteringspilen försvann. Ett tredje klick på samma rubrik tar bort sorteringen. Klicka en gång till för att sortera igen, eller använd Nollställ för att återgå till Inskickad nyast först.
• Layouten satt inte kvar. Din inställning lever i sidans adress, så den överlever en uppdatering på den sidan. Att öppna kön från en ny länk, eller i en annan webbläsare, börjar från standardinställningarna.
• Sidfoten visas inte. Den dyker upp först när kön har fler rader än vad en sida rymmer.
• Antalet rader vid export ser fel ut. Exporten använder din aktuella sökning och dina filter. Kontrollera antalet i verktygstipset på Exportera, och rensa sökning eller filter om du menade att exportera allt.
• En kolumn saknas i den exporterade filen. Den är dold i din aktuella vy. Visa den igen via kolumnkontrollen och exportera sedan. Åtgärdskolumnen exporteras aldrig.
• Exporterade belopp stämmer inte med vad jag väntade mig. Kolumnen Belopp är hela utläggets summa, inklusive eventuell del över den skattefria gränsen eller över den anställdes återstående saldo, inte bara den del som förmånsbudgeten täckte.