Förstå utläggstyperna (Utläggsrapport, Köp, System)

Vad de tre utläggstyperna i kön betyder och hur var och en ser ut och fungerar när du öppnar den för granskning.

Varje rad i din utläggskö har en Typ, och typen visar var utlägget kommer ifrån och vad du kan göra med det. Det finns tre: Utläggsrapport, Köp och System. De ligger i samma kö och delar samma knappar för att godkänna eller avslå, men var och en öppnas i en egen vy och ger dig något olika alternativ. Den här artikeln förklarar skillnaderna så att du vet vad du tittar på innan du agerar.

De tre typerna i korthet

Kolumnen Typ i kön märker varje rad:

• Utläggsrapport: ett kvitto som medarbetaren laddat upp och betalat ur egen ficka, och vill få ersättning för.
• Köp: en beställning som medarbetaren gjort i Förmånsbutiken, betald med sin förmånsersättning (och ibland en del från lönen).
• System: en manuell justering som registrerats på medarbetaren, inte något medarbetaren laddat upp.

Utläggsrapport

Det här är den vanligaste typen. Medarbetaren har laddat upp ett kvitto och vill få ersättning för något hen redan betalat, till exempel ett gymkort eller annan friskvård.

När du öppnar den står det Utläggsuppladdning i rubriken och du ser:

• Kostnadsfördelningen för rapporten, inklusive vad förmånsersättningen täcker och eventuella skatteregler som gäller.
• De kvittofiler som medarbetaren bifogat, som du kan öppna och stämma av mot uppgifterna.

Det här är den enda typen där du kan be medarbetaren rätta något. Granskningsalternativen är Godkänn, Begär ändringar och Avslå. Använd Begär ändringar när kvittot är otydligt eller en uppgift är fel: medarbetaren får ett meddelande och kan uppdatera och skicka in på nytt utan att börja om.

Köp

Ett köp kommer från Förmånsbutiken, där medarbetaren valt en förmån och beställt den direkt. Det finns inget kvitto att kontrollera, eftersom själva beställningen är underlaget.

När du öppnar det står det Köp i rubriken och du ser:

• Köpinformation: datum, vilken förmån som beställdes och betalningsmetoden (Förmånsersättning eller Lön).
• En Kostnadssammanfattning med totalsumman, samt eventuell kampanjrabatt eller baskostnad och förmånsskatt (BIK) där det är aktuellt.
• En betalningsfördelning när en del av kostnaden betalas från lönen.

Granskningsalternativen är endast Godkänn och Avslå. Det finns ingen Begär ändringar för ett köp, eftersom det inte finns något för medarbetaren att ladda upp igen.

System

Ett systemutlägg är en manuell justering som registrerats på medarbetaren, inte en uppladdning. I den öppna vyn står det Justerat av system i rubriken.

Det är den enklaste av de tre. När du öppnar det ser du ett enda kort, Manuella utläggsdetaljer, med datum, Totalkostnad och en valfri Anteckning som förklarar justeringen. Eftersom det inte finns något för en medarbetare att följa genom granskningen är sidopanelen nedbantad: den visar medarbetarens uppgifter men döljer korten för granskningsstatus, godkännandeflöde och tidslinje som de andra två typerna visar.

Du kan ändå fatta ett beslut. Granskningsalternativen är Godkänn och Avslå, utan Begär ändringar.

Filtrera kön efter typ

Vill du beta av en sorts utlägg i taget använder du köns filter. Lägg till ett filter på Typ och välj Utläggsrapport, Köp eller System för att begränsa listan till just den typen. Du kan rensa det igen när som helst för att se allt samlat.

Felsökning

• Jag hittar inte Begär ändringar på det här utlägget. Det finns bara för utläggsrapporter. Köp och systemjusteringar erbjuder endast Godkänn och Avslå, eftersom det inte finns något kvitto för medarbetaren att göra om.
• Ett köp har inget kvitto att öppna. Det är som det ska. Köp kommer från Förmånsbutiken, så beställningsuppgifterna ersätter ett kvitto.
• Ett systemutlägg saknar korten för granskningsstatus och godkännandeflöde. Det är avsiktligt för den här typen. Du kan ändå Godkänna eller Avslå det från granskningsformuläret.