Förstå utläggstypen justerat av system
Vad utläggstypen System är, hur dess vy skiljer sig från rapporter och köp, och när dessa rader dyker upp i kön.
Vid sidan av uppladdade utläggsrapporter och köp i förmånsbutiken kan din kö innehålla en tredje sorts rad som visas som System i kolumnen Typ. Öppnar du en heter panelen Justerat av system. Den här raden är en direkt justering av en anställds förmånsbudget för året, inte ett kvitto som någon laddat upp eller en beställning i butiken, så den ser ut och fungerar lite annorlunda än de andra två typerna.
Var den visas
I utläggskön skiljer kolumnen Typ de tre åt:
- Utläggsrapport, ett kvitto som den anställda laddat upp och betalat ur egen ficka.
- Köp, en beställning i förmånsbutiken.
- System, en justering som bokförts mot den anställdas förmånsbudget.
Filtret Typ erbjuder samma alternativ, så du kan begränsa kön till bara System-rader när du vill se enbart justeringarna.
Vad vyn visar
Öppnar du en System-rad får du panelen Justerat av system. I stället för kvittofiler och en fullständig kostnadsuppdelning visar innehållet ett enda kort, Manuella utläggsdetaljer, med:
- justeringens Datum,
- Total kostnad (beloppet som räknas mot den anställdas budget), och
- en Anteckning, när någon lagts till för att förklara den.
Precis som ett godkänt utlägg räknas beloppet mot den anställdas använda förmånsbudget för året.
Hur den skiljer sig från en rapport eller ett köp
En System-rad är enklare än de andra två typerna, eftersom det inte finns något att stämma av mot ett kvitto:
- Sidopanelen visar bara den anställdas uppgifter. Det finns inget granskningsstatuskort, inga steg i godkännandeflödet och ingen tidslinje.
- Det finns inga kvittofiler att öppna och ingen uppdelning av moms eller kategori.
- Begär ändringar erbjuds inte. Den åtgärden finns bara för uppladdade utläggsrapporter, där den anställda kan rätta och skicka in på nytt.
En System-justering bokförs mot en anställds budget å deras vägnar. Den anställda har inte skickat in den, kan inte skicka in den igen och har ingen åtgärd för att redigera, skicka om eller avbryta den på sin sida. Den kommer oftast redan som Godkänd.
Kan jag ändå fatta ett beslut?
Om en System-rad fortfarande är Väntande utan utsedda granskare visas granskningsformuläret i vyn, och du kan slutföra den på samma sätt som vilken granskning utan godkännare som helst. När raden är Godkänd, avslagen eller markerad med ändringsbegäran visas inte längre beslutsformuläret, eftersom den redan är avslutad. De flesta System-rader är redan Godkända när du ser dem.
Felsökning
- Det finns inga kvittofiler. Det är väntat. En System-justering skapas aldrig från en uppladdning, så den har inget kvitto och ingen kostnadsuppdelning.
- Jag kan inte begära ändringar på den. Begär ändringar gäller bara uppladdade utläggsrapporter. En System-justering har ingen inskickad rapport att skicka tillbaka.
- Jag vill veta varför den lades till. Öppna raden och läs Anteckning. Anteckningen är platsen där skälet till justeringen anges.