Vad medarbetare och granskare meddelas om vid granskning

Vilka aviseringar i appen och mejl som skickas när du agerar på ett utlägg, så du vet exakt vad medarbetare och granskare får i varje steg.

När du agerar på ett utlägg i CLVR hålls medarbetaren (och eventuella granskare du lägger till) automatiskt informerad. Varje åtgärd skickar en avisering i appen, och de flesta skickar även ett mejl. Den här artikeln går igenom vad som skickas i varje steg, så att du vet vad medarbetaren ser innan du ber dem följa upp.

Lägga till en granskare

När du använder Lägg till godkännare för att ta in en annan medarbetare i granskningen får den personen en avisering i appen om att hen lagts till som granskare, med en länk till utlägget. I produktion får hen även ett mejl som pekar till granskningen. Så får en kollega veta att det är hens tur att titta på en rapport.

Begära ändringar

När du väljer Begär ändringar och skickar dina instruktioner med Skicka begäran får medarbetaren båda:

• En avisering i appen om att utläggsrapporten behöver ändras, markerad som att den kräver åtgärd.
• Ett mejl med instruktionerna du skrev, plus utläggets detaljer (kategori, leverantör, datum).

Dina instruktioner följer med i båda, så medarbetaren vet exakt vad som ska åtgärdas innan hen skickar in på nytt.

Godkänna en rapport

När en rapport är helt godkänd får medarbetaren en avisering i appen om att utläggsrapporten godkänts, plus ett godkännandemejl.

Det viktiga är tidpunkten: om ditt företag använder ett godkännandeflöde eller flera granskare meddelas medarbetaren först när rapporten är helt godkänd, inte efter att varje enskild granskare klarmarkerat. Mellanliggande godkännanden aviserar inte medarbetaren, så hen får aldrig höra "godkänd" medan fler granskare fortfarande ska agera.

Avslå en rapport

När du väljer Avslå på en rapport får medarbetaren en avisering i appen om att den avslagits, plus ett avslagsmejl med orsaken du angav. Eftersom ett avslag alltid slutför hela rapporten kan medarbetaren läsa orsaken, åtgärda problemet och skicka in igen.

Återställa ett AI-beslut

Om ditt företag har AI-godkännande och du återställer ett AI-beslut får medarbetaren ett mejl om att utlägget är tillbaka i manuell granskning. Utlägget återgår till väntande läge så att en person kan granska det.

Vilket språk mejlen skickas på

Besluts- och granskningsmejl skickas till medarbetaren på hens eget språk när hen har valt ett. CLVR använder medarbetarens sparade språkval om hen har valt ett i sin profil, annars följer det språket du arbetade i. Granskare som läggs till på en rapport mejlas också på sitt eget sparade språk.

Felsökning

• Medarbetaren säger att de inte fick något mejl. Aviseringar i appen skickas alltid, men mejl kan hållas tillbaka av företagets e-postsäkerhet. Be dem kolla skräpposten och bekräfta att e-postadressen stämmer i CLVR.
• En granskare fick inget mejl men ser aviseringen. Granskarmejl skickas bara i produktion, medan aviseringen i appen alltid visas. Granskaren kan ändå öppna utlägget från sin avisering.
• De har inte fått veta att det godkänts än. Med flera granskare eller ett godkännandeflöde skickas godkännandeaviseringen först när alla har klarmarkerat. Kontrollera vilka granskare som återstår på rapporten.