Så justerar och skickar medarbetaren in utlägget igen efter begärda ändringar
Vad medarbetaren gör efter att du begärt ändringar, och hur det inskickade utlägget kommer tillbaka till din kö.
När du begär ändringar på ett utlägg flyttas det till Ändringar begärda och går tillbaka till medarbetaren med dina instruktioner. Inget mer händer innan medarbetaren agerar: utlägget är pausat, du kan inte godkänna eller avslå det än, och nästa steg är medarbetarens. Den här artikeln förklarar vad medarbetaren ser och gör, och hur det uppdaterade utlägget kommer tillbaka till din kö så att du kan fortsätta granskningen.
Vad medarbetaren ser
Medarbetaren får en avisering i appen och ett mejl med dina instruktioner, och utlägget dyker upp i listan under Mina förmåner. När hen öppnar det visas högst upp en gul ruta, Ändringar har begärts för detta utlägg, med dina exakta instruktioner inuti (med en liten AI-markering om begäran kom från automatisk granskning i stället för en person). Under rutan finns ett redigeringsformulär så att hen kan göra ändringarna utan att börja om från början.
Vad medarbetaren kan ändra
I justeringsformuläret kan medarbetaren uppdatera alla uppgifter på utlägget:
- Kategori och Utläggsdatum
- Företagsnamn (leverantören) och Organisationsnummer
- Kvittobelopp, Moms och Kostnad före moms
- Kvittofiler: hen kan Markera filer som ska tas bort och Lägg till filer (JPG, PNG eller PDF). Minst ett kvitto måste finnas kvar.
När hen är klar väljer medarbetaren Skicka in ändringar. Hen får en bekräftelse på att ändringarna har skickats tillbaka för granskning.
Medarbetaren kan bara justera samma fält som hen fyllde i vid det första utlägget. Hen kan inte ändra vem som granskar utlägget eller dess utfall, det ligger kvar hos dig och eventuella andra granskare.
Vad som händer vid inskickning igen
När ändringarna skickas in kommer utlägget direkt tillbaka in i granskningen:
- Statusen återgår till Väntande, så utlägget dyker upp igen i din utläggskö.
- Din begäran om ändringar markeras som löst, och den gula rutan försvinner.
- Eventuellt tidigare automatiskt (AI) beslut på utlägget rensas, så det uppdaterade utlägget bedöms på nytt. Om ditt företag använder automatiskt godkännande med AI kan det inskickade utlägget utvärderas igen, och ett tydligt friskvårdsutlägg kan godkännas automatiskt på nytt inom några sekunder.
- Granskare som redan godkänt behåller sitt godkännande. Granskaren som begärde ändringar flyttas tillbaka till väntande så att hen (eller du) kan titta en gång till.
Du får en avisering om att medarbetaren uppdaterat utlägget, med en uppmaning att fortsätta granskningen, och aviseringen länkar direkt till utlägget.
Att följa historiken
Öppna utlägget och titta i Utläggshistoriken i sidopanelen. Den registrerar inskickningen som en egen daterad händelse ("skickade in utläggsrapporten på nytt"), placerad mellan din ursprungliga begäran om ändringar och det som händer härnäst. Då är det enkelt att bekräfta att medarbetaren agerade, se när, och läsa de instruktioner du skickade innan du bestämmer dig.
Felsökning
- Utlägget har inte kommit tillbaka än. Tills medarbetaren väljer Skicka in ändringar ligger det kvar på Ändringar begärda och du kan varken godkänna eller avslå det. Om det dröjer kan du skicka om eller uppdatera dina instruktioner från den gula rutan.
- Det kom tillbaka men ändringen jag bad om saknas. Begär ändringar igen med tydligare instruktioner. Varje begäran läggs till i historiken så att hela dialogen syns.
- Det godkändes automatiskt vid inskickningen. Ett tydligt friskvårdsutlägg kan godkännas automatiskt när medarbetaren rättat det. Öppna historiken för att se beslutet, och återställ det om du vill att en person ska titta i stället.