Så justerar och skickar medarbetaren in utlägget igen efter begärda ändringar

Vad medarbetaren gör efter att du begärt ändringar, och hur det inskickade utlägget kommer tillbaka till din kö.

När du begär ändringar på ett utlägg flyttas det till Ändringar begärda och går tillbaka till medarbetaren med dina instruktioner. Inget mer händer innan medarbetaren agerar: utlägget är pausat, du kan inte godkänna eller avslå det än, och nästa steg är medarbetarens. Den här artikeln förklarar vad medarbetaren ser och gör, och hur det uppdaterade utlägget kommer tillbaka till din kö så att du kan fortsätta granskningen.

Vad medarbetaren ser

Medarbetaren får en avisering i appen och ett mejl med dina instruktioner. På medarbetarens sida Jag ligger utlägget fäst överst i Mina utgifter under Behöver dina ändringar, med din kommentar, vem som skrev den och när, och knappen Redigera och skicka om. Knappen öppnar utlägget i utgiftspanelen, där det högst upp står "[ditt namn] bad om ändringar den [datum]" med din exakta kommentar (eller "AI bad om ändringar" om begäran kom från automatisk granskning i stället för en person). Längre ner finns formuläret Uppdatera din utläggsrapport, så att hen kan göra ändringarna utan att börja om från början.

Vad medarbetaren kan ändra

I justeringsformuläret kan medarbetaren uppdatera alla uppgifter på utlägget:

• Kategori och Utläggsdatum
• Företagsnamn (leverantören) och Organisationsnummer
• Kvittobelopp, Moms och Kostnad före moms
• Kvittofiler: hen kan Markera filer som ska tas bort och Lägg till filer (JPG, PNG eller PDF). Minst ett kvitto måste finnas kvar.

När hen är klar väljer medarbetaren Skicka in ändringar. Hen får en bekräftelse på att ändringarna har skickats tillbaka för granskning.

Vad som händer vid inskickning igen

När ändringarna skickas in kommer utlägget direkt tillbaka in i granskningen:

• Statusen återgår till Väntande, så utlägget dyker upp igen i din utläggskö.
• Din begäran om ändringar markeras som löst, och utlägget försvinner från Behöver dina ändringar hos medarbetaren.
• Eventuellt tidigare automatiskt (AI) beslut på utlägget rensas, så det uppdaterade utlägget bedöms på nytt. Om ditt företag använder automatiskt godkännande med AI kan det inskickade utlägget utvärderas igen, och ett tydligt friskvårdsutlägg kan godkännas automatiskt på nytt inom några sekunder.
• Utan ett godkännandeflöde behåller granskare som redan godkänt sitt godkännande. Granskaren som begärde ändringar flyttas tillbaka till väntande så att hen (eller du) kan titta en gång till.
• Med ett godkännandeflöde börjar attesten om från första steget. Det första stegets granskare tillfrågas igen, och rapporten går igenom alla steg en gång till. Godkännanden från den tidigare omgången finns kvar på kortet Attest som korta daterade rader under sitt steg. Medan rapporten väntar på medarbetaren säger kortet det, till exempel "När Axel skickar in igen börjar attesten om från första steget: Chef."

Du får en avisering om att medarbetaren uppdaterat utlägget, med en uppmaning att fortsätta granskningen, och aviseringen länkar direkt till utlägget.

Att följa historiken

Öppna utlägget och titta på kortet Attest. Din begäran om ändringar ligger kvar där som en kort daterad rad, och den nya inskickningen visas som en daterad rad under Inskickad, till exempel "Anna Berg skickade in igen · 3 juni". Då är det enkelt att bekräfta att medarbetaren agerade, och se när, innan du bestämmer dig.

Felsökning

• Utlägget har inte kommit tillbaka än. Tills medarbetaren väljer Skicka in ändringar ligger det kvar på Ändringar begärda och du kan varken godkänna eller avslå det. Panelen har inget sätt att skicka nya instruktioner medan det väntar, så om det dröjer kontaktar du medarbetaren direkt.
• Det kom tillbaka men ändringen jag bad om saknas. Begär ändringar igen med tydligare instruktioner. Varje tidigare begäran ligger kvar på kortet Attest som en kort rad, så att hela dialogen syns.
• Det godkändes automatiskt vid inskickningen. Ett tydligt friskvårdsutlägg kan godkännas automatiskt när medarbetaren rättat det. Kortet Attest visar beslutet som ett steg AI-granskning. Återställ det om du vill att en person ska titta i stället.