Förstå utläggsstatusar i HR-kön
Vad varje statusetikett och märkning i utläggskön betyder, inklusive HR-etiketterna Lägg till godkännare och Redo att slutföras, samt den gula Lönedrag-märkningen.
Varje utlägg i HR-utläggskön har en liten statusetikett i kolumnen Status så att du snabbt ser var det står. De flesta etiketter visar någon av fyra enkla statusar, men ett par etiketter är specifika för HR-vyn och talar om när ett utlägg väntar på dig snarare än på en anställd eller en godkännare. Bredvid etiketten kan dessutom en gul Lönedrag-märkning stå. Den här artikeln förklarar vad var och en betyder och hur du agerar på den.
De fyra grundläggande statusarna
Oavsett vad som annars visas landar ett utlägg alltid i ett av dessa fyra lägen:
- Väntande: inskickat och väntar på ett beslut. Ingen har godkänt eller avslagit det än, eller så har vissa godkännare beslutat och andra inte.
- Godkänd: klart för ersättning. Alla nödvändiga godkännare har godkänt det.
- Ändringar begärda: en godkännare har bett den anställda att åtgärda något innan det kan gå vidare. Bollen ligger hos den anställda.
- Avslagen: nekat. Öppna utlägget för att se anledningen som sparats med beslutet.
Det här är samma statusar som anställda ser på sina egna rapporter, så de stämmer överens i hela webbappen.
Lägg till godkännare
Etiketten Lägg till godkännare (en enkel etikett med kantlinje) visas när ett utlägg fortfarande är väntande, inte har något godkännandeflöde kopplat och ännu inte har några godkännare tilldelade. Det är en påminnelse: utlägget kan inte gå vidare förrän någon är satt att granska det. Öppna utlägget och tilldela en godkännare för att ta bort etiketten.
Om du förväntade dig att ett godkännandeflöde skulle hantera detta automatiskt kan kategorin eller förmånen sakna koppling till ett flöde. Läs om hur godkännandeflöden ändrar granskningsprocessen.
Hur ett flöde eller godkännare ändrar etiketten
När ett godkännandeflöde styr utlägget visar etiketten flödets förlopp i stället för en enkel status, till exempel Godkännandeflöde 2/3. Det betyder att utlägget är på steg 2 av ett flöde med tre steg, alltså att två tidigare steg är avklarade och ett återstår.
Utan flöde men med tilldelade godkännare kan en väntande etikett visa ett antal beslutade av totalt efter statusen, till exempel Väntande 1 / 2, vilket betyder att en av två godkännare har beslutat. Antalet visas bara medan en granskning fortfarande pågår: de slutgiltiga etiketterna Godkänd och Ändringar begärda visar aldrig ett beslutat-av-totalt-tillägg.
Redo att slutföras
En fylld lila etikett Redo att slutföras visas när alla tilldelade godkännare har fattat ett beslut men utlägget fortfarande väntar på att slutföras. Granskningsarbetet är klart; utlägget behöver bara ett sista steg från ditt team för att avslutas. Den här etiketten visas bara i HR-vyn, så medarbetaren ser den inte. Se det som en kort att-göra-lista över utlägg som väntar på dig.
CLVR visar Redo att slutföras när båda dessa stämmer:
- Rapporten har minst en tilldelad godkännare, och
- Varje tilldelad godkännare har lämnat ett beslut (ingen är längre väntande), men rapportens status har inte växlat till Godkänd eller Avslagen.
Med andra ord är granskningen klar; rapporten behöver bara föras i mål. Om en rapport i stället inte har några godkännare alls ser du Lägg till godkännare, vilket är en separat situation.
I de flesta fall löser det sig av sig självt. När den sista godkännaren väljer Godkänn slutför CLVR oftast rapporten till Godkänd i samma steg och mejlar medarbetaren. Etiketten Redo att slutföras är det du ser när den sista växlingen inte har skett ännu och rapporten väntar på att någon ska slutföra den.
Så slutför du den
Öppna rapporten i utläggskön genom att välja dess rad. Statusetiketten i modalens rubrik upprepar samma text, Redo att slutföras.
Kontrollera de registrerade besluten. Öppna granskningsstatusen och tidslinjen för att bekräfta vad varje godkännare beslutade. Om alla godkännare har godkänt är rapporten klar att slutföras. Om en godkännare har avslagit eller begärt ändringar är det det du ska agera på i stället.
Slutför granskningen. Använd panelen Granska utläggsrapport, välj Godkänn och välj Skicka granskning. CLVR flyttar rapporten till Godkänd, registrerar beslutet i tidslinjen och mejlar medarbetaren. Du kan även Avslå eller Begär ändringar här om granskningen visade på ett problem.
Lönedrag-märkningen
En gul Lönedrag-märkning kan stå bredvid statusetiketten. Den visas när en del av ett utlägg inte täcktes av den anställdas förmånsersättning, så att du ser det direkt. Märkningen är oberoende av statusetiketten: ett utlägg kan vara Väntande eller Godkänd och ändå ha märkningen, och den visas både i HR:s granskningsvy och i den anställdas egen lista.
CLVR delar varje utlägg i den del som förmånsersättningen täcker och den del den inte täcker. Märkningen visas när den andra delen är större än noll. Den otäckta delen består av två saker som läggs ihop:
- Beloppet som översteg ett skattefritt tak för kategorin (till exempel friskvård utöver den årliga skattefria gränsen).
- Beloppet som inte rymdes eftersom den kvarvarande ersättningen tog slut (otillräckligt saldo).
När någon av dessa är över noll visas märkningen. För att se det exakta beloppet öppnar du utlägget: detaljvyn delar upp totalen i vad ersättningen betalade och vad som faller utanför.
Köp jämfört med uppladdade kvitton
Märkningen ser likadan ut på varje rad, men vad som faktiskt händer med det otäckta beloppet beror på utgiftstypen. Se artikeln om utgiftstyper för hela bilden.
- Köp i förmånsbutiken. Den anställda beställde via CLVR och betalade inte ur egen ficka, så CLVR eller leverantören ligger ute med kostnaden. Den otäckta delen återförs genom att dras från den anställdas lön. På utgiftsdetaljen ser du en Betalningsfördelning med Betalt med ersättning och Drivet från lön.
- Uppladdade kvitton. Den anställda har redan betalat leverantören själv. Den otäckta delen dras inte från lönen: den ersätts helt enkelt inte, utan förblir den anställdas egen kostnad ur egen ficka. Här sker inget löneavdrag.
För ett uppladdat kvitto säger märkningen egentligen "hela kvittot ersattes inte", inte "pengar kommer att dras från den här personens lön". Ett löneavdrag sker bara för köp i förmånsbutiken, där pengarna måste återföras eftersom CLVR eller leverantören redan har betalat.
Var löneavdrag hanteras
Löneavdrag för det som blir över på köp ligger utanför de vanliga löneexportfilerna. De exportfilerna (kalkylbladet eller DTA/PAXML-filerna du laddar ner för lön) rapporterar det förmånsvärde arbetsgivaren tillgodoräknade under perioden, vilket är beloppet ersättningen täckte. De innehåller medvetet inte:
- Det otäckta som blir över på ett köp i förmånsbutiken (löneavdraget).
- Det ej ersatta överskjutande beloppet på ett uppladdat kvitto (den anställdas egen förlust).
När du exporterar utlägg för lön är alltså beloppet som hamnar i filen det som ersättningen täckte. Löneavdraget som märkningen Lönedrag visar hanteras separat, inte via den exporten.
Var du ser dessa etiketter och märkningar
Samma statuslogik styr etiketten i kolumnen Status i kön och etiketten högst upp i ett utlägg när du öppnar det. Etiketten du ser i tabellen är alltså exakt den du ser inuti utlägget, utan överraskningar när du klickar in.
Felsökning
- En etikett visar Lägg till godkännare. Utlägget har ingen godkännare än. Öppna det och tilldela en, eller granska och slutför rapporten själv.
- En etikett visar Redo att slutföras. Alla godkännare har beslutat; slutför det sista steget för att avsluta det. Öppna rapporten och välj Godkänn och sedan Skicka granskning från panelen Granska utläggsrapport för att flytta den till Godkänd.
- En Redo att slutföras-etikett försvinner inte. Slutför granskningen själv från panelen Granska utläggsrapport. En godkännare som begärt ändringar flyttar rapporten till Ändringar begärda i stället, och en godkännare som avslagit slutför den som Avslagen direkt, så ingetdera stannar i det här läget.
- Antalet ser fel ut. Talet beslutade av totalt räknar bara godkännare, inte steg i ett godkännandeflöde. Ett utlägg i ett flöde visar flödesförlopp (till exempel Godkännandeflöde 2/3) i stället.
- Ett utlägg visar Lönedrag-märkningen men den anställda säger att inget drogs från lönen. Kontrollera utgiftstypen. Om det är ett uppladdat kvitto sker inget löneavdrag; det otäckta beloppet var den anställdas egen kostnad ur egen ficka, inte ett löneavdrag.
- Det avdragna beloppet finns inte i min löneexport. Det är som det ska. Löneavdrag för det som blir över på köp hanteras utanför exportfilerna, som bara bär det belopp ersättningen täckte.
- Jag vill ha det exakta beloppet bakom märkningen. Öppna utlägget och läs Betalningsfördelning (för köp) eller kostnadsfördelningen, i stället för att läsa av det enbart från märkningen. Märkningen är informativ: den blockerar inte godkännande och ändrar inte hur du godkänner eller avslår.