Förstå utläggsstatusar i HR-kön
Vad varje läge i kolumnen Status betyder, inklusive Väntar på dig, Saknar attesterare och Redo att slutföras, vad den andra raden berättar och hur raden från lönen fungerar.
Varje utgift i HR-tabellen på sidan Utlägg visar sitt läge i kolumnen Status som en färgad punkt och ett namn, med en andra rad under som säger vem den väntar på och sedan när, eller vem som beslutade och när. Samma läge visas i rubriken på utgiftspanelen när du öppnar den. Den här artikeln förklarar varje läge och hur du agerar på det, och vad raden "från lönen" betyder.
Lägena
Medan en utgift är öppen beror läget på vem den väntar på, sett från dig:
- Väntar på dig (lila): du är en av dess attesterare och har inte beslutat än. Den andra raden lyder "Du, sedan 19 aug". Utgiften finns även under fliken Väntar på dig, och du kan Godkänn eller Skicka tillbaka direkt på raden.
- Saknar attesterare (orange): ingen är tilldelad och inget godkännandeflöde styr den, så den kan inte gå vidare av sig själv. Den andra raden lyder "Ingen attesterare, sedan 15 aug". Lägg till en attesterare, eller besluta själv som HR.
- Redo att slutföras (orange): alla attesterare har beslutat, men utgiften har inte stängts. Den andra raden lyder "Alla attesterare har beslutat".
- Under attest (grå): den väntar på någon annan. Den andra raden namnger den första attesteraren som ännu inte beslutat, till exempel "Sara Palmgren, sedan 16 aug". När ett steg i ett godkännandeflöde väntar på flera grupper samtidigt namnger den grupperna i stället, till exempel "Väntar på HR, Ekonomi".
När den har lämnat granskningen:
- Skickad tillbaka för ändringar (grå): en granskare har bett den anställda att ändra något. Den andra raden namnger den anställda och datumet den skickades tillbaka. Den anställda ser läget som Ändringar begärda.
- Godkänd (grön): klar för ersättning. Den andra raden namnger vem som godkände och när, till exempel "Jonas Ekblad, 22 aug", eller "Du, 22 aug" när det var du.
- Avslagen (röd): nekad. Den andra raden namnger vem som avslog och när. Öppna utgiften för att läsa skälet.
Saknar attesterare och Redo att slutföras visas båda under fliken Saknar attesterare, som därmed fungerar som HR:s att-göra-lista.
Snabbfiltret och radfiltret för Status använder i stället den sparade statusen: Väntar, Godkänd, Skickad tillbaka för ändringar och Avslagen. Väntar omfattar alla öppna lägen ovan: Väntar på dig, Saknar attesterare, Redo att slutföras och Under attest.
Inne i utgiften
Panelens rubrik visar samma läge, med hur långt granskningen har kommit: "Steg 2 av 3" när ett godkännandeflöde styr utgiften ("3 av 3 steg" när den är godkänd), eller "1 av 2 godkända" på en utgift utan flöde. Kortet Attest är utgiftens tidslinje: det börjar med Inskickad, visar varje steg i attesten med vem som beslutade och när, och slutar med Lön.
När ett godkännandeflöde styr utgiften visas den som Under attest medan den väntar på någon annan, och kortet Attest visar flödets steg. Se öppna ett utlägg för att granska detaljerna.
Redo att slutföras
Redo att slutföras visas när båda dessa stämmer:
- Utgiften har minst en tilldelad attesterare, och
- Varje attesterare har lämnat ett beslut, men utgiften har inte gått över till Godkänd eller Avslagen.
Granskningen är klar; utgiften behöver bara föras i mål. En utgift helt utan attesterare visar i stället Saknar attesterare, vilket är en separat situation.
I de flesta fall löser det sig av sig självt. När den sista attesteraren väljer Godkänn slutför CLVR oftast utgiften som Godkänd i samma steg och mejlar den anställda. Redo att slutföras är det du ser när det sista steget inte har skett än.
För att undersöka en sådan utgift öppnar du den från fliken Saknar attesterare. Kortet Attest visar vad varje attesterare beslutade och när. Behövs ett beslut till lägger du till en attesterare från kortet Attest.
Raden från lönen
När en del av ett köp i Förmånsbutiken inte täcktes av den anställdas förmånsbudget visar kolumnen Belopp "från lönen" under beloppet, och panelens rubrik visar en gul Löneavdrag-etikett: den delen dras från lönen. I panelen säger kontrollen av förmånsbudgeten hur mycket som dras från lönen, och Kostnadsfördelning delar upp det i Från lönen, över skattefria gränsen och Från lönen, täcks inte av förmånsbudgeten. På ett uppladdat kvitto dras den otäckta delen inte från någons lön: den betalas helt enkelt inte tillbaka, så kontrollen av förmånsbudgeten säger hur mycket som inte ersätts, och Kostnadsfördelning visar den som Ersätts inte, över skattefria gränsen och Ersätts inte, förmånsbudgeten tog slut. Raden är oberoende av läget: en utgift kan vara väntande eller godkänd och ändå ha den, och den anställda ser den också i sin egen lista.
CLVR delar varje utgift i den del som förmånsbudgeten täcker och den del den inte täcker. Raden visas när den andra delen är större än noll. Den otäckta delen består av två saker som läggs ihop:
- Beloppet som översteg ett skattefritt tak för kategorin (till exempel friskvård utöver den årliga skattefria gränsen).
- Beloppet som inte rymdes eftersom den återstående budgeten tog slut.
Köp jämfört med uppladdade kvitton
Raden ser likadan ut på varje utgift, men vad som händer med det otäckta beloppet beror på utgiftstypen. Se artikeln om utgiftstyper för hela bilden.
- Köp i förmånsbutiken. Den anställda beställde via CLVR och betalade inte ur egen ficka, så CLVR eller leverantören ligger ute med kostnaden. Den otäckta delen återförs genom att dras från den anställdas lön. Köpets kort Betalningsfördelning visar Betalt med ersättning och Drivet från lön.
- Uppladdade kvitton. Den anställda har redan betalat leverantören själv. Den otäckta delen dras inte från lönen: den ersätts helt enkelt inte, utan förblir den anställdas egen kostnad.
För ett uppladdat kvitto säger raden egentligen "hela kvittot ersattes inte", inte "pengar kommer att dras från den här personens lön". Ett löneavdrag sker bara för köp i förmånsbutiken, där pengarna måste återföras eftersom CLVR eller leverantören redan har betalat.
Var löneavdrag hanteras
Löneavdrag för det som blir över på köp ligger utanför de vanliga löneexportfilerna. De filerna (kalkylbladet eller DTA/PAXML-filerna du laddar ner för lön) rapporterar det förmånsvärde arbetsgivaren tillgodoräknade under perioden, vilket är beloppet budgeten täckte. De innehåller medvetet inte:
- Det otäckta som blir över på ett köp i förmånsbutiken (löneavdraget).
- Det ej ersatta överskjutande beloppet på ett uppladdat kvitto (den anställdas egen förlust).
Beloppet som hamnar i en lönefil är alltså det som budgeten täckte. Löneavdraget för ett köp hanteras separat, inte via den exporten.
Felsökning
- En utgift visar Saknar attesterare. Ingen är tilldelad den. Öppna den och lägg till en attesterare, eller besluta själv från beslutsfältet längst ner i panelen.
- En utgift visar Redo att slutföras. Alla attesterare har beslutat. Öppna den från fliken Saknar attesterare och kontrollera kortet Attest.
- En utgift visar Under attest och jag väntade mig den under min flik. Den väntar på någon annan, och den andra raden namnger vem. Den visar bara Väntar på dig medan du har ett beslut att fatta.
- Den anställda säger att statusen är Ändringar begärda, men jag ser Skickad tillbaka för ändringar. Det är samma läge, formulerat för varje sida.
- En utgift visar från lönen, men den anställda säger att inget drogs från lönen. Kontrollera utgiftstypen. På ett uppladdat kvitto sker inget löneavdrag; det otäckta beloppet var den anställdas egen kostnad.
- Det avdragna beloppet finns inte i min löneexport. Det är som det ska. Löneavdrag för det som blir över på köp hanteras utanför exportfilerna, som bara bär det belopp budgeten täckte.
- Jag vill ha det exakta beloppet. Öppna utgiften och välj Kostnadsfördelning, eller läs kontrollen av förmånsbudgeten, som säger hur mycket som dras från lönen. Raden är informativ: den blockerar inte godkännande.