Så hanteras lönedrag på ett köp i förmånsbutiken utanför exporten

Varför resterande lönedrag på ett köp i förmånsbutiken medvetet hålls utanför exportfilerna, och var du bokför det i stället.

När en anställd beställer något i förmånsbutiken kan kostnaden delas mellan förmånsbudgeten och ett lönedrag. Exportfilerna du laddar ner från CLVR innehåller bara den del som förmånsbudgeten täckte. Resterande lönedrag lämnas medvetet utanför filerna, eftersom exporten är en rapportfil för förmåner, inte ett register över varje pengarörelse. Den här artikeln förklarar vad som finns i exporten, var det avdragna beloppet i stället hör hemma, och varför överskott på uppladdade kvitton aldrig syns alls.

Vad exportfilerna faktiskt rapporterar

Varje export (Excel, Fortnox, Flex HRM (csv) och Flex HRM (dta)) rapporterar en sak per utlägg: det förmånsvärde som arbetsgivaren tillgodoräknat den anställde under perioden. I praktiken är det beloppet som dragits från förmånsbudgeten:

• För ett uppladdat utlägg är det ersättningen som betalats ut till den anställde.
• För ett köp i förmånsbutiken är det den del av beställningen som förmånsbudgeten betalade (förmånsvärdet, före sociala avgifter).

Allt som inte korsade gränsen för förmånsbudgeten finns inte i filen. Det är med flit.

Var det resterande lönedraget hamnar

När ett köp kostar mer än den anställdes kvarvarande budget har CLVR (eller leverantören) redan lagt ut för hela beställningen, så det otäckta beloppet måste återföras via den anställdes lön. Den här uppdelningen ser du på själva utlägget, inte i exportfilen.

Öppna köpet och titta på kortet Betalningsfördelning. Det visar två rader:

• Betalt med ersättning: den del som förmånsbudgeten täckte (det är beloppet som hamnar i exporten).
• Drivet från lön: det resterande beloppet som återförs via den anställdes lön.

Samma belopp styr varningsrutan på köpet, som talar om för den anställde hur mycket som kommer att dras från nästa lön.

Överskott på kvitton är något annat (och saknas också)

Det hjälper att hålla isär köp och uppladdade kvitton:

• Köp i förmånsbutiken: CLVR eller leverantören har betalat i förskott, så ett otäckt belopp blir ett lönedrag (hanteras utanför exporten, som ovan).
• Uppladdat utlägg: den anställde har betalat ur egen ficka. Om kvittot är större än vad budgeten kan täcka ersätts inte det överskjutande beloppet. Det är den anställdes förlust, inte ett avdrag, och det syns aldrig i exporten.

I båda fallen visar exporten bara det belopp som budgeten täckte, så siffran på en lönerad kan vara mindre än vad den anställde betalat eller beställt.

Varför det spelar roll vid avstämning

Om du jämför en exportsumma mot leverantörsfakturor eller kvitton kommer beloppen inte att stämma rad för rad, och det är väntat:

• Exporten speglar tillgodoräknat förmånsvärde, inte hela orderpriset eller kvittosumman.
• Resterande belopp på köp återförs via lönen, så bokför dem där.
• Överskott på kvitton bärs av den anställde, så det finns inget att bokföra.

För hela uppsättningen regler som avgör vilka utlägg som når en viss månads rapport, se vilka utlägg som visas i en lönerapport.