Inställningar för löneavgränsning

Ställ in löneavgränsningens dag och tid, välj vad som händer när den infaller på en helg, och förstå det äldre schemat som gäller innan du sparar, plus vad sparandet gör med rapporterna du laddar ner.

Löneavgränsningen är det ögonblick varje månad som avgör vilka godkända utlägg som hamnar i den aktuella rapporten och vilka som flyttas till nästa, samt när månadens rapport blir tillgänglig att ladda ner. HR-användare ställer in den på sidan Löneinställningar, genom att välja en dag i månaden, en tid och vad som ska hända när avgränsningen infaller på en helg. Den här artikeln går igenom varje fält, helgalternativen, förhandsvisningen, det äldre schemat som gäller innan du sparar något, och vad sparandet gör med rapporterna du laddar ner.

Öppna Löneinställningar

Löneinställningar är en del av HR-vyn och syns bara för HR-användare.

• Gå till Inställningar i HR-menyn och öppna sedan Löneinställningar (sidan finns på /hr/settings/payroll).
• Om du inte är HR-användare är sidan inte tillgänglig och du skickas tillbaka till din översikt.

Under rubriken beskriver en kort rad vad sidan är till för: "När varje månads utlägg och förmåner låses och skickas till lönen." Allt du ställer in finns i ett kort, Löneavgränsning, som sammanfattar regeln: "Det som godkänns före avgränsningen kommer med i den månadens lön. Det som godkänns efter väntar till nästa månad."

Ställ in avgränsningens dag och tid

Två fält definierar tillsammans avgränsningsögonblicket:

• Dag i månaden: dagen då avgränsningen sker, vald i en lista som börjar med Sista dagen i månaden och sedan går från 30 ner till 1. En numrerad dag följs av "varje månad".
• Tid: timme och minut i ett och samma fält, till exempel 12:00. Under fältet står "Svensk tid."

Till exempel ger dag 7 klockan 12:00 en avgränsning den 7:e varje månad klockan 12:00.

Avgränsningen delar upp godkända utlägg mellan två månadsrapporter:

• Utlägg som slutförts före avgränsningen ingår i den månadens lönerapport.
• Utlägg som slutförts vid eller efter avgränsningen flyttas till nästa månads rapport.

Med en avgränsning den 7:e klockan 12:00 tillhör alltså ett utlägg som slutförts före den 7 mars klockan 12:00 marsrapporten, medan ett som slutförts vid eller efter det ögonblicket tillhör aprilrapporten.

Sista dagen i månaden infaller på varje månads sista dag: 31 januari, 28 februari (29 under ett skottår), 30 april och så vidare. Dag 29 och 30 saknas i vissa månader. Om du väljer någon av dem förklarar en notis under fälten vad som händer: "Vissa månader har ingen dag 30. I dem infaller avgränsningen på månadens sista dag, och sedan gäller helgregeln." Helgalternativet utgår alltid från dagen då avgränsningen faktiskt infaller, så en sista dag som är en lördag eller söndag flyttas som vanligt. En avgränsningsdag 31 som sparats tidigare visas som Sista dagen i månaden, eftersom det är samma sak.

När avgränsningen infaller på en helg

När avgränsningsdagen du har ställt in infaller på en lördag eller söndag avgör knapparna under Om den hamnar på en helg (under dag och tid) om avgränsningen flyttas till en närliggande vardag eller stannar kvar. Det spelar roll eftersom avgränsningen gör två saker samtidigt: den bestämmer vilka godkända utlägg som hamnar i månaden, och den bestämmer när månadens rapport blir tillgänglig att ladda ner.

• Fredagen före. En avgränsning som infaller på en helg flyttas bakåt till föregående fredag. En lördag flyttas bakåt en dag; en söndag flyttas bakåt två dagar. Tipset under lyder "Ger godkännarna mindre tid, men lönen får filen före helgen."
• Måndagen efter. En avgränsning som infaller på en helg flyttas framåt till nästa måndag. En lördag flyttas framåt två dagar; en söndag flyttas framåt en dag. Det är standard för nya företag. Tipset under lyder "Ger godkännarna helgen, och lönen får filen på måndagen."
• Behåll dagen. Avgränsningen ligger kvar på lördagen eller söndagen precis som inställt. Inget flyttas. Tipset under lyder "Avgränsningen sker på helgen som den är satt."

Eftersom avgränsningen är den enda gränsen som skiljer en lönemånad från nästa flyttar en förskjutning två saker samtidigt. Godkända utlägg som slutförts före den faktiska avgränsningen ingår i den månadens rapport; allt som slutförts vid eller efter den rullar in i nästa månad, så att flytta avgränsningen en eller två dagar flyttar de utlägg som godkänts i det tidsfönstret över gränsen. Och månadens rapport blir tillgänglig att ladda ner direkt efter att dess avgränsning har passerat, så att flytta avgränsningen framåt till måndagen senarelägger det, medan att flytta den bakåt till fredagen gör den tidigare tillgänglig.

Vilket alternativ du bör välja:

• Välj Fredagen före om du vill ha rapporten klar före helgen, till exempel när lönekörningen görs tidigt i veckan.
• Välj Måndagen efter om du hellre vill räkna med hela helgen och få rapporten tillgänglig nästa arbetsdag.
• Välj Behåll dagen bara om du verkligen vill att avgränsningen ska infalla på en helg, utan någon justering.

Förhandsvisa nästa avgränsningar

Under fälten visar en förhandsvisning vad dina val innebär:

• En kalender över den månad som nästa avgränsning infaller i. Avgränsningsdagen är markerad och helgerna är skuggade. När en helg har flyttat avgränsningen är även den ursprungliga dagen markerad.
• Raden Nästa avgränsning: följt av dag och tid, och vilken månads lön den stänger.
• En lista över de fyra nästa avgränsningarna. En avgränsning som helgregeln har flyttat är markerad med Flyttad från och den ursprungliga dagen.

Förhandsvisningen uppdateras medan du ändrar fälten, innan du sparar, så du kan prova en dag eller ett helgalternativ och se var avgränsningarna hamnar.

Spara dina ändringar

Ändringar sparas inte fält för fält. Så fort du ändrar något visas en rad längst ner på sidan.

Rapporter blir tillgängliga direkt efter att avgränsningstiden har passerat, enligt det nya schemat.

Innan du sparar något: det äldre schemat

Tills ert företag sparar en avgränsning på sidan Löneinställningar grupperar CLVR Benefits godkända utlägg och släpper rapporter enligt ett äldre, inbyggt schema i stället för en avgränsning ni själva har valt. Två saker följer det äldre schemat:

• Gruppering. Varje godkänt utlägg hamnar i rapporten för den kalendermånad det slutfördes i (den månad då godkännandet blev klart). Det finns ingen avgränsning på klockslag: allt som godkänns i mars hamnar i mars rapport, allt som godkänns i april hamnar i april rapport.
• Tillgänglighet. En månads rapport låses upp den första dagen i nästföljande månad. Om den dagen infaller på en lördag eller söndag flyttas den framåt till nästa vardag, så att rapporten blir tillgänglig påföljande måndag.

Med det äldre schemat blir alltså mars rapport nedladdningsbar den 1 april, om inte den 1 april är en helg, då den väntar till nästa måndag.

Så länge det här gäller står det i kortet Löneavgränsning: "Ingen avgränsning är sparad än, så varje månads rapport täcker kalendermånaden och öppnar första vardagen i nästa månad. Spara en avgränsning för att ändra det."

Fälten börjar på samma standardvärden som det äldre schemat utgår från: Dag i månaden 1, Tid 00:00, och Om den hamnar på en helg satt till Måndagen efter. Det här är utgångspunkter, inte en sparad konfiguration. Raden längst ner på sidan visar redan "Inte sparad än. Spara för att börja använda den här avgränsningen.", så ni kan spara standardvärdena som de är. Sidan fungerar fortfarande enligt det äldre schemat tills ni faktiskt väljer Spara ändringar.

Att välja Spara ändringar växlar ert företag från det äldre schemat till avgränsningsbaserad rapportering: utlägg grupperas efter den avgränsningstidpunkt ni har valt i stället för efter kalendermånad, och en rapport blir tillgänglig direkt efter att dess avgränsningstid har passerat, i stället för att vänta till den första arbetsdagen i nästa månad.

Oavsett om era inställningar är sparade eller fortfarande står på standardvärdena hålls värdena inom säkra intervall innan de bygger en rapport: avgränsningsdagen begränsas till mellan 1 och 31, timmen till mellan 0 och 23 och minuten till mellan 0 och 59. En dag som är högre än antalet dagar i en kort månad (till exempel dag 31 i februari) begränsas dessutom till den månadens sista dag när rapporten byggs. Något som saknas eller inte går att läsa faller tillbaka till standardvärdena ovan, så att rapporter aldrig blockeras av ett felaktigt värde.

Vad sparandet gör med rapporterna

Att spara en avgränsning ändrar ingen fil och rensar ingenting. Det ändrar vilken månad ett godkänt utlägg hör till, och varje nedladdning efter sparandet följer den.

Varje gång du väljer Ladda ner för en månad på sidan Rapporter kontrollerar CLVR vad månaden innehåller just nu. Har inget ändrats sedan den senaste nedladdningen i det formatet får du samma fil igen. Har något ändrats (en ny avgränsning, en rättad lönekod, ett sent godkännande) blir nedladdningen en ny fil, byggd på uppgifterna som de är nu. Det fungerar likadant för alla månader, hur gamla de än är.

Filer du har laddat ner tidigare sparas. Öppna månadens förhandsvisning på sidan Rapporter och välj Historik bredvid Ladda ner: tidigare filer listas där, markerade Ersatt när det finns en nyare, och du kan fortfarande ladda ner dem. En lönekörning som ni redan har exporterat och lämnat vidare försvinner alltså aldrig, även om en senare nedladdning av samma månad blir annorlunda.

När sparningen lyckas registreras ändringen för ditt företag så att de tidigare och de nya inställningarna sparas.

Felsökning

• Sidan finns inte i min meny. Löneinställningar är endast för HR. Om du borde ha åtkomst men inte har det, be din HR-kontakt bekräfta din roll.
• Summorna för en månad ändrades efter att jag sparade. Den nya avgränsningen flyttade några godkända utlägg till en annan månad. Nästa nedladdning av den månaden blir en ny fil som följer den nya avgränsningen. Filen du laddade ner tidigare finns kvar under Historik i månadens förhandsvisning på sidan Rapporter, markerad Ersatt.
• Min avgränsningsdag ser förskjuten ut i en kort månad. En avgränsning den 29:e eller 30:e infaller på sista dagen i en månad som saknar den dagen, och sedan gäller helgregeln. Det är avsiktligt. Välj Sista dagen i månaden om du vill ha avgränsningen på sista dagen varje månad.
• Ett utlägg jag väntade mig den här månaden hamnade i nästa (eller tvärtom). Det godkändes på fel sida av den faktiska avgränsningen efter helgförskjutningen. Kontrollera alternativet under Om den hamnar på en helg och avgränsningsdagen, och bekräfta sedan när utlägget godkändes. Listan över de fyra nästa avgränsningarna i förhandsvisningen visar vilka som en helg har flyttat.
• En avgränsning före december 2026 ser ut att ligga en eller två timmar fel. Fram till lönemånaden december 2026 lästes avgränsningstiden i UTC, två timmar senare än den tid du ställt in under sommaren och en timme senare under vintern. De månaderna behåller den gruppering de betalades ut med.
• Rapporten blev tillgänglig en dag senare än jag väntade mig. Med Måndagen efter skjuts en helgavgränsning till måndagen, så rapporten blir tillgänglig då i stället för under helgen. Byt till Fredagen före om du behöver den tidigare.
• Min ändring fick ingen effekt. Se till att du valde Spara ändringar i raden längst ner på sidan och såg bekräftelsen "Sparat.". De nya inställningarna gäller först efter att de har sparats.
• Jag vill ha filen jag laddade ner tidigare, inte en ny. Öppna månadens förhandsvisning på sidan Rapporter och välj Historik bredvid Ladda ner. Alla tidigare filer listas där och kan fortfarande laddas ner.