Inställningar för löneavgränsning

Ställ in löneavgränsningens dag och tid, välj vad som händer när den infaller på en helg, och förstå det äldre schemat som gäller innan du sparar, plus varför sparandet bygger om de senaste rapporterna.

Löneavgränsningen är det ögonblick varje månad som avgör vilka godkända utlägg som hamnar i den aktuella rapporten och vilka som flyttas till nästa, samt när månadens rapport blir tillgänglig att ladda ner. HR-användare ställer in den på sidan Löneinställningar, genom att välja en dag i månaden plus en exakt timme och minut, och vad som ska hända när avgränsningen infaller på en helg. Den här artikeln går igenom varje fält, helgalternativen, det äldre schemat som gäller innan du sparar något, och vad som händer med de senaste rapporterna när du sparar.

Öppna Löneinställningar

Löneinställningar är en del av HR-vyn och syns bara för HR-användare.

• Gå till Inställningar i HR-menyn och öppna sedan Löneinställningar (sidan finns på /hr/settings/payroll).
• Om du inte är HR-användare är sidan inte tillgänglig och du skickas tillbaka till din översikt.

Ställ in avgränsningens dag och tid

Formuläret har tre nummerfält som tillsammans definierar avgränsningsögonblicket:

• Avgränsningsdag: dagen i månaden då avgränsningen sker, från 1 till 31.
• Avgränsningstimme: timmen, från 0 till 23 (24-timmarsformat).
• Avgränsningsminut: minuten, från 0 till 59.

Till exempel ger dag 7, timme 12, minut 0 en avgränsning den 7:e varje månad klockan 12:00.

Avgränsningen delar upp godkända utlägg mellan två månadsrapporter:

• Utlägg som slutförts före avgränsningen ingår i den månadens lönerapport.
• Utlägg som slutförts vid eller efter avgränsningen flyttas till nästa månads rapport.

Med en avgränsning den 7:e klockan 12:00 tillhör alltså ett utlägg som slutförts före den 7 mars klockan 12:00 marsrapporten, medan ett som slutförts vid eller efter det ögonblicket tillhör aprilrapporten.

Om du väljer en avgränsningsdag som är högre än antalet dagar i en viss månad begränsar CLVR den till den sista dagen i den månaden. En avgränsningsdag på 31 infaller den 28 februari (eller den 29:e under skottår), den 30 april och så vidare, så du tappar aldrig en avgränsning i en kort månad.

Helgbeteende

När avgränsningsdagen du har ställt in infaller på en lördag eller söndag avgör rullgardinsmenyn Helg beteende (under avgränsningsdag, timme och minut) om avgränsningen flyttas till en närliggande vardag eller stannar kvar. Det spelar roll eftersom avgränsningen gör två saker samtidigt: den bestämmer vilka godkända utlägg som hamnar i månaden, och den bestämmer när månadens rapport blir tillgänglig att ladda ner.

• Ingen ändring (tillåt helgavgränsning). Avgränsningen ligger kvar på lördagen eller söndagen precis som inställt. Inget flyttas.
• Flytta till måndagen efter avgränsningen. En avgränsning som infaller på en helg flyttas framåt till nästa måndag. En lördag flyttas framåt två dagar; en söndag flyttas framåt en dag. Det är standard för nya företag.
• Flytta till fredagen före avgränsningen. En avgränsning som infaller på en helg flyttas bakåt till föregående fredag. En lördag flyttas bakåt en dag; en söndag flyttas bakåt två dagar.

Eftersom avgränsningen är den enda gränsen som skiljer en lönemånad från nästa flyttar en förskjutning två saker samtidigt. Godkända utlägg som slutförts före den faktiska avgränsningen ingår i den månadens rapport; allt som slutförts vid eller efter den rullar in i nästa månad, så att flytta avgränsningen en eller två dagar flyttar de utlägg som godkänts i det tidsfönstret över gränsen. Och månadens rapport blir tillgänglig att ladda ner direkt efter att dess avgränsning har passerat, så att flytta avgränsningen framåt till måndagen senarelägger det, medan att flytta den bakåt till fredagen gör den tidigare tillgänglig.

Vilket alternativ du bör välja:

• Välj Flytta till fredagen före avgränsningen om du vill ha rapporten klar före helgen, till exempel när lönekörningen görs tidigt i veckan.
• Välj Flytta till måndagen efter avgränsningen om du hellre vill räkna med hela helgen och få rapporten tillgänglig nästa arbetsdag.
• Välj Ingen ändring (tillåt helgavgränsning) bara om du verkligen vill att avgränsningen ska infalla på en helg, utan någon justering.

Spara dina ändringar

Rapporter blir tillgängliga direkt efter att avgränsningstiden har passerat, enligt det nya schemat.

Innan du sparar något: det äldre schemat

Tills ert företag sparar något på sidan Löneinställningar grupperar CLVR Benefits godkända utlägg och släpper rapporter enligt ett äldre, inbyggt schema i stället för en avgränsning ni själva har valt. Två saker följer det äldre schemat:

• Gruppering. Varje godkänt utlägg hamnar i rapporten för den kalendermånad det slutfördes i (den månad då godkännandet blev klart). Det finns ingen avgränsning på klockslag: allt som godkänns i mars hamnar i mars rapport, allt som godkänns i april hamnar i april rapport.
• Tillgänglighet. En månads rapport låses upp den första dagen i nästföljande månad. Om den dagen infaller på en lördag eller söndag flyttas den framåt till nästa vardag, så att rapporten blir tillgänglig påföljande måndag.

Med det äldre schemat blir alltså mars rapport nedladdningsbar den 1 april, om inte den 1 april är en helg, då den väntar till nästa måndag.

När ni öppnar Löneinställningar första gången är formuläret förifyllt med samma standardvärden som det äldre schemat utgår från: Avgränsningsdag 1, Avgränsningstimme 0 och Avgränsningsminut 0 (det vill säga 00:00), och Helg beteende satt till Flytta till måndagen efter avgränsningen. Det här är utgångspunkter, inte en sparad konfiguration. Sidan fungerar fortfarande enligt det äldre schemat tills ni faktiskt trycker på Spara ändringar.

Att trycka på Spara ändringar växlar ert företag från det äldre schemat till avgränsningsbaserad rapportering: utlägg grupperas efter den avgränsningstidpunkt ni har valt i stället för efter kalendermånad, och en rapport blir tillgänglig direkt efter att dess avgränsningstid har passerat, i stället för att vänta till den första arbetsdagen i nästa månad.

Oavsett om era inställningar är sparade eller fortfarande står på standardvärdena hålls värdena inom säkra intervall innan de bygger en rapport: avgränsningsdagen begränsas till mellan 1 och 31, timmen till mellan 0 och 23 och minuten till mellan 0 och 59. En dag som är högre än antalet dagar i en kort månad (till exempel dag 31 i februari) begränsas dessutom till den månadens sista dag när rapporten byggs. Något som saknas eller inte går att läsa faller tillbaka till standardvärdena ovan, så att rapporter aldrig blockeras av ett felaktigt värde.

Varför sparandet bygger om de senaste rapporterna

CLVR sparar varje lönerapportfil första gången den laddas ner, så att en ny nedladdning av samma månad och format ger dig en identisk fil. Dina avgränsningsinställningar (dag, tid och helgbeteende) avgör vilka godkända utlägg som hamnar i varje månad, så en ny avgränsning kan ändra vad en aktuell rapport ska innehålla. För att de senaste månaderna ska stämma sparar Spara ändringar din nya avgränsning och rensar de sparade rapportfilerna för de tre senaste månaderna, räknat bakåt från idag:

• Den aktuella månaden.
• Föregående månad.
• Månaden dessförinnan.

Alla månader äldre än så behåller den fil de redan hade, eftersom en ändrad avgränsning nu inte ska skriva om lönekörningar som ni troligen redan har exporterat och lämnat vidare. Om du laddar ner en äldre månad igen får du samma fil som tidigare, genererad enligt de regler som gällde när den först byggdes.

När sparningen lyckas uppdateras både sidan Löneinställningar och sidan Lönrapporter så att de speglar den nya avgränsningen direkt, och ändringen registreras för ditt företag så att de tidigare och de nya inställningarna sparas. Nästa gång du öppnar sidan Lönrapporter och väljer Ladda ner för någon av de tre senaste månaderna bygger CLVR om den filen från grunden utifrån din nya avgränsning och ditt helgbeteende, och sparar sedan den nya kopian.

Felsökning

• Sidan finns inte i min meny. Löneinställningar är endast för HR. Om du borde ha åtkomst men inte har det, be din HR-kontakt bekräfta din roll.
• Summorna för en av de senaste månaderna ändrades efter att jag sparade. Det är cacheuppdateringen: de tre senaste månaderna räknas om mot den nya avgränsningen. Filen byggs om vid nästa nedladdning, inte när du sparar, så öppna sidan Lönrapporter och välj Ladda ner för den månaden för att få den genererade rapporten.
• En äldre månad uppdaterades inte. Endast de tre senaste månaderna rensas. Äldre månader behåller sina ursprungliga filer med flit. Om någon verkligen behöver byggas om, kontakta din HR-kontakt på CLVR.
• Min avgränsningsdag ser förskjuten ut i en kort månad. En dag som är högre än månadens längd begränsas till den sista dagen i den månaden, vilket är avsiktligt.
• Ett utlägg jag väntade mig den här månaden hamnade i nästa (eller tvärtom). Det godkändes på fel sida av den faktiska avgränsningen efter helgförskjutningen. Kontrollera alternativet Helg beteende och avgränsningsdagen, och bekräfta sedan när utlägget godkändes.
• Rapporten blev tillgänglig en dag senare än jag väntade mig. Med Flytta till måndagen efter avgränsningen skjuts en helgavgränsning till måndagen, så rapporten blir tillgänglig då i stället för under helgen. Byt till Flytta till fredagen före avgränsningen om du behöver den tidigare.
• Min ändring fick ingen effekt. Se till att du klickade på Spara ändringar och såg bekräftelsen Inställningar uppdaterade. De nya inställningarna gäller först efter att de har sparats.
• Jag vill ha tillbaka samma fil, inte en ombyggnad. Undvik att spara löneinställningar om du bara vill ladda ner en befintlig rapport igen. Det är sparningen som utlöser ombyggnaden för de senaste månaderna.