Vad som finns i Excel-löneexporten

En kolumn-för-kolumn-genomgång av den läsbara Excel-lönefilen och vad varje värde betyder.

Excel-exporten är den läsbara versionen av en månads lönerapport. Där Flex HRM- och Fortnox-filerna är gjorda för ett specifikt lönesystem är Excel-arbetsboken ett vanligt kalkylark som du kan öppna och läsa för att kontrollera beloppen innan du importerar dem någonstans. Du laddar ner den via valet Excel i Download-menyn på lönerapportsidan, och varje godkänt utlägg för månaden blir en rad. Den här artikeln går igenom varje kolumn och förklarar vad värdet betyder.

Så här öppnar du den

På lönerapportsidan letar du upp den månad du vill ha, öppnar Download-menyn och väljer Excel. Filen öppnas i ett blad som heter Expenses, med en rad per utläggsrad och kolumnerna nedan. Raderna är sorterade efter det datum varje utlägg slutfördes, äldst först.

Vem och var: identitetskolumnerna

De första kolumnerna talar om vilken person och vilken förmån varje rad tillhör:

• Förnamn och Efternamn: medarbetarens för- och efternamn.
• Anställningsnummer: anställningsnumret som sparats för personen. Är det tomt finns inget anställningsnummer angivet för dem.
• Kostnadsställe/Resultatenhet: det kostnadsställe som finns registrerat på medarbetaren, om ditt företag använder sådana.
• Organisatorisk enhet: företagets namn.
• Förmån: vad raden avser. För ett förmånsköp är detta förmånens namn, för ett ersatt utlägg är det leverantören kvittot kommer från, och för en justering av överutnyttjad budget står det Overused allowance.

Datum och referens: vilket utlägg det gäller

• Kostnadsbärande datum: datumet då utlägget slutfördes (när det blev slutgiltigt), i svenskt datumformat.
• Ordernummer: den interna referensen för utlägget, så att du kan matcha en rad tillbaka till exakt post i CLVR.

Beloppen

De här kolumnerna innehåller pengarna:

• Pris inklusive moms: beloppet som täcks av medarbetarens förmånsbudget, inklusive moms. Det är den siffra som hör hemma på lönen för raden. För ett ersatt utlägg är det vad medarbetaren får tillbaka, och för ett förmånsköp är det den del som finansieras av budgeten.
• Pris exklusive moms: samma belopp med momsen borträknad, utifrån momssatsen som registrerats på utlägget.
• Avdrag/Utbetalning: om raden är en utbetalning till medarbetaren (Utbetalning) eller ett avdrag (Avdrag). Ersatta utlägg är utbetalningar; förmånsköp och justeringar av överutnyttjad budget är avdrag.

Lönearter och förmånsvärde

De återstående kolumnerna är till för system som bokför mot en löneart. Varje löneartskolumn visar koden som är konfigurerad för den typen av rad, och beloppskolumnerna bredvid bär värdet:

• Löneart för nettolöneavdrag/nettolöneutbetalning: nettolönearten för raden.
• Brutto och Löneart för bruttolöneavdrag/bruttolöneutbetalning: ett bruttobelopp och dess löneart, som används för rader som ett bruttoavdrag eller löneväxling till pension.
• Löneart för förmånsvärde och Förmånsvärde: för skattepliktiga förmånsrader (förmånsbeskattade) lönearten för förmånsvärde och förmånsvärdet som ska rapporteras. Rader som inte är förmånsbeskattade lämnar dessa tomma.
• Löneart för avdragsgill moms och Avdragsgill moms: lönearten för avdragsgill moms och beloppet för avdragsgill moms på en rad, där det är tillämpligt.

Celler som inte gäller en viss rad lämnas tomma. Till exempel har en icke skattepliktig ersättning inget Förmånsvärde, och ett förmånsköp har inget belopp för avdragsgill moms.

Felsökning

• Ett radbelopp ser lägre ut än kvittot. Excel-filen rapporterar beloppet som täcks av budgeten, inte den del medarbetaren betalat utöver sitt saldo. Se artikeln om varför ett lönebelopp skiljer sig från kvittosumman.
• Ett anställningsnummer eller kostnadsställe är tomt. De kolumnerna fylls från medarbetarens egna uppgifter, så en tom cell betyder att värdet inte är angivet för personen.
• En löneartskolumn är tom. Den koden är inte konfigurerad för förmånen, eller gäller inte den typen av rad (förmånsvärdeskoder visas till exempel bara på skattepliktiga rader).
• Jag behöver en fil att importera, inte bara läsa. Excel-arbetsboken är till för att granska. Använd valet Flex HRM eller Fortnox i Download-menyn för en importklar fil. För att välja rätt, se artikeln om att välja rätt löneexportformat.