Vad Fortnox-exporten (PAXML) innehåller

PAXML 2.0-filen som CLVR bygger för Fortnox lön, och fälten varje transaktion bär med sig.

När du öppnar en månad på sidan Lönrapporter, väljer Ladda ner och väljer Fortnox, bygger CLVR en PAXML 2.0-fil: det standardiserade svenska löne-XML-formatet, gjort för att importeras i Fortnox snarare än att öppnas och läsas för hand. Den här artikeln förklarar vad som finns i den filen så att du vet exakt vad Fortnox tar emot.

Filens uppbyggnad

Fortnox-nedladdningen är en enda XML-fil med tre delar:

• En header som identifierar ditt företag och exporten.
• En del med lönetransaktioner, en rad per utlägg.
• En del med personal, en post per anställd i filen.

Du behöver normalt aldrig läsa själva XML-filen. Vill du först ha en läsbar vy av samma siffror, ladda ner formatet Excel istället, och importera sedan Fortnox-filen när du är redo.

Vad headern innehåller

Headern talar om för Fortnox vilket företag och vilken export det rör sig om. Den innehåller:

• Ditt företagsnamn.
• Ditt organisationsnummer (endast siffror, utan bindestreck).
• Exportens datum och tid.
• Det producerande programmet, angivet som CLVR Benefits.

Vad varje transaktion innehåller

Varje godkänt utlägg som hör till månaden blir en transaktionsrad. Varje rad bär med sig:

• Anställningsnumret, som används som referens till den anställda.
• Den anställdas personnummer, skrivet som 12 siffror utan bindestreck.
• En lönkod: en av UTLÄGG för ett utlägg, FÖRSKOTT för ett förmånsköp, eller AVDRAG för ett avdrag för överanvänd förmånsbudget.
• En löneart för ditt lönesystem, när en sådan är konfigurerad.
• En kort beskrivning, till exempel förmånskategorin eller förmånens namn.
• Utläggets datum.
• Beloppet, skrivet med två decimaler.

Vilka utlägg som tas med

Fortnox-filen innehåller samma godkända utlägg som de andra formaten för månaden, med några regler för vad som tas med:

• Godkända utlägg och förmånsköp som dras från förmånsbudgeten tas med.
• Ett förmånsköp som betalats helt via lön utelämnas, eftersom det inte finns något att ersätta genom den här filen.
• Rader som landar på noll eller ett negativt belopp tas bort, med ett medvetet undantag nedan.
• Ett avdrag för överanvänd förmånsbudget tas med som ett negativt belopp (ett AVDRAG), så att överuttaget återförs via lönen.

För varför ett visst utlägg du väntat dig inte finns i filen, se artikeln om varför ett utlägg saknas i löneexporten.

Delen med personal

Transaktionerna grupperas per anställd, och varje anställd som finns i filen får en post i personaldelen med sitt förnamn, efternamn och personnummer. Det låter Fortnox matcha varje transaktion mot rätt person vid importen. Om ett personnummer eller anställningsnummer är tomt, se artikeln om varför personnummer eller anställningsnummer är tomt i en export.

Felsökning

• Fortnox avvisade filen. Bekräfta att du importerade Fortnox-nedladdningen, inte Excel- eller Flex HRM-filen. Bara Fortnox-alternativet skapar den PAXML som Fortnox läser.
• En anställd saknar personnummer i Fortnox. Personnumret kommer från den anställdas profil. Fyll i det och ladda sedan ner månaden igen.
• Ett utlägg jag väntade mig finns inte med. Bara godkända utlägg för månaden tas med, och lönebetalda köp och nollbelopp utelämnas avsiktligt. Se artikeln om varför ett utlägg saknas i löneexporten.
• Jag vill läsa siffrorna först. Ladda ner formatet Excel för en läsbar layout, och ladda sedan ner Fortnox för importen.