Så delas avdragsgill moms upp på separata lönerader
När ett enskilt utlägg blir två rader i Flex HRM: en netto och en för momsen.
De flesta utlägg blir en rad i löneexporten, men vissa blir två: en nettorad och en separat rad för den avdragsgilla momsen. Det sker bara när en kategori eller förmån är inställd på att redovisa momsen på en egen löneart, och det låter dig bokföra momsen på ett annat konto än nettokostnaden. Den här artikeln förklarar exakt när uppdelningen sker, hur de två beloppen räknas fram och när en rad utelämnas.
När ett utlägg delas upp
Ett enskilt utlägg delas upp i två rader bara när allt detta stämmer:
- Det är ett rapporterat utlägg (en utläggsrapport med kvitto), inte ett köp i Förmånsbutiken.
- Det är inte en skattepliktig förmån (BIK). BIK-utlägg, som sjukvård eller skattepliktig friskvård över gränsvärdet, delas aldrig upp.
- Utläggets kategori har en kod i fältet Lönekod för moms på fliken Ladda upp utläggsrapport i Förmånsinställningar.
- Utlägget har en momssats över noll.
Om något av detta inte är uppfyllt förblir utlägget en enda rad.
Uppdelningen är frivillig. Den sker bara för att någon i ditt HR-team har angett en kod i kategorins fält Lönekod för moms, under Lön och skatt på fliken Ladda upp utläggsrapport (under fältet visas dess lönearts namn, Löneart avdragsgill moms). Lämna fältet tomt så redovisas utlägget som en rad, precis som tidigare.
Vad varje rad innehåller
När ett utlägg delas upp fördelas det täckta beloppet (det som förmånsbudgeten betalar) i två delar:
- Nettoraden bär beloppet exklusive moms, bokfört på Löneart netto.
- Momsraden bär den avdragsgilla momsen, bokförd på Löneart avdragsgill moms.
Båda raderna använder samma anställningsnummer (Anstnr); det är bara lönearten (Löneartsnr) och beloppet (Belopp) som skiljer.
Så räknas beloppen fram
Utgångspunkten är det täckta beloppet: den summa inklusive moms som förmånsbudgeten faktiskt betalar för utlägget. Uppdelningen delar den siffran:
- Nettobelopp = det täckta beloppet delat med (1 + momssatsen). Vid 25 % moms blir det det täckta beloppet delat med 1,25.
- Momsbelopp = det täckta beloppet minus nettobeloppet.
De två summeras alltid tillbaka till det täckta beloppet, så ingenting vinns eller försvinner i uppdelningen.
Ett friskvårdskvitto med 25 % moms, täckt fullt ut till 1 250 kr.
Nettorad: 1 250 / 1,25 = 1 000,00 kr på Löneart netto.
Momsrad: 1 250 - 1 000 = 250,00 kr på Löneart avdragsgill moms.
När bara en del av kostnaden täcks
Uppdelningen utgår alltid från det täckta beloppet, aldrig från hela kvittot. Om budgeten bara täcker en del av kostnaden (till exempel ett kvitto större än återstående saldo) räknas netto- och momsraden enbart fram från den täckta delen. Det den anställda betalat utöver vad budgeten täcker finns inte med i löneexporten alls, och delas alltså inte heller upp.
När en rad utelämnas
En rad skrivs bara om den bär ett verkligt belopp:
- Om nettobeloppet eller momsbeloppet avrundas till noll utelämnas den raden.
- Om lönearten netto är tom ger utlägget inga rader.
- Skattepliktiga förmåner (BIK) och köp i Förmånsbutiken delas aldrig upp, även om en momslöneart är angiven för dem.
Felsökning
- Jag väntade mig två rader men ser bara en. Kontrollera de fyra villkoren ovan. De vanligaste orsakerna är en momssats på 0 % på utlägget, en BIK-kategori eller ingen kod i kategorins fält Lönekod för moms.
- De två beloppen ser ut att skilja en öre. Varje rad avrundas till två decimaler för sig, så netto- och momsraden summeras alltid tillbaka till det täckta beloppet inom en öre.
- Ett köp delades inte upp. Köp i Förmånsbutiken delas aldrig upp. Bara rapporterade utlägg med kvitto kan ge en momsrad.