Vad Flex HRM-exporten innehåller (xlsx och dta)

Så blir en månadsrapport en importfil för Flex HRM: rubrikraderna, dataraderna och när ett utlägg blir två rader.

De två Flex HRM-formaten, Flex HRM (xlsx) och Flex HRM (dta), är gjorda för direktimport till Flex HRM (och Aspia, som läser samma format). Båda gör om de godkända utläggen för en månad till Flex HRM:s standardupplägg för import: ett par rubrikrader som beskriver filen och perioden, följt av en eller två datarader per utlägg. Den här artikeln går igenom vad varje del av filen innehåller, så att du kan kontrollera den innan du importerar.

Var filen kommer ifrån

På sidan Rapporter öppnar du en månad, väljer Ladda ner och väljer sedan Flex HRM (xlsx) eller Flex HRM (dta). Båda formaten innehåller samma data för månaden; bara filtypen och en enda rubrikrad skiljer sig. Filen namnges efter rapportmånaden, till exempel 2026-05-flex-xlsx-report.xlsx eller 2026-05-flex-dta-report.dta.

Rubrikraderna

Varje Flex HRM-fil börjar med samma två rader innan någon utläggsdata:

• Versionsrad. En fast versionsrad (Version: 1.3 Manuellt skapad) som talar om för Flex HRM hur filen ska läsas.
• Datumrad. Tre datum: transaktionsdatumet (dagen då du skapar filen), periodens start (första dagen i rapportmånaden) och periodens slut (sista dagen i rapportmånaden).

Filen Flex HRM (xlsx) lägger sedan till en tredje rad, en rubrikrad med kolumnbeskrivningar (Anstnr, Löneartsnr, ..., Belopp och så vidare), så att du kan läsa kalkylarket direkt. Filen Flex HRM (dta) utelämnar medvetet den raden, eftersom Flex HRM annars skulle läsa kolumnnamnen som om de vore en anställds data.

Dataraderna

Efter rubrikerna är varje rad en lönepost. Endast tre kolumner är ifyllda:

• Anstnr: den anställdes anställningsnummer.
• Löneartsnr: löneartskoden som är konfigurerad för förmånen eller kategorin.
• Belopp: beloppet, alltså den del av utlägget som täcks av den anställdes förmånsbudget.

Konteringskolumnerna (Kontering) och antalskolumnerna lämnas avsiktligt tomma. Xlsx-filen har extra avslutande kolumner från Flex HRM-mallen, men även de förblir tomma.

När ett utlägg blir två rader

De flesta utlägg ger en enda rad. Ett utlägg som inte är en förmån (BIK) delas upp i två rader när båda dessa stämmer: kategorin har en löneartskod för avdragsgill moms konfigurerad, och kvittot har en momssats över noll. I det fallet skriver CLVR:

• en nettorad på den vanliga löneartskoden (det täckta beloppet exklusive moms), och
• en separat momsrad på koden för avdragsgill moms (den avdragsgilla momsdelen).

De två beloppen summerar till hela det täckta beloppet. Läs mer i artikeln om hur avdragsgill moms delas upp på lönerader.

Vad som utelämnas

Några saker hamnar aldrig som rader i Flex HRM-filen, enligt design:

• Utlägg utan löneartskod för sin kategori eller förmån (raden kan inte byggas och hoppas därför över).
• Nollbelopp, inklusive en uppdelning där netto- eller momsdelen avrundas till noll.
• Avdrag för överutnyttjad förmån, som inte har någon löneartskod konfigurerad och därför inte ger några Flex HRM-rader. De syns fortfarande i den läsbara Excel-exporten.

Om ett utlägg du väntade dig saknas, se artikeln om varför ett utlägg saknas i löneexporten.

Felsökning

• Min import ser en rad för mycket högst upp. Då importerar du troligen filen Flex HRM (xlsx), som innehåller en rubrikrad med kolumnbeskrivningar. Använd Flex HRM (dta) för maskinimport, eftersom den utelämnar den raden.
• En anställds rader är tomma eller saknas. Kontrollera att den anställde har ett anställningsnummer och att den aktuella kategorin har en löneartskod inställd. Utan kod hoppas raden över.
• En rad visar mindre än kvittots totalsumma. Belopp är beloppet som täcks av den anställdes förmånsbudget, inte alltid hela kvittot. Se artikeln om varför ett radbelopp skiljer sig från kvittots totalsumma.
• Jag väntade mig en rad men ser två. Det är uppdelningen för avdragsgill moms: en nettorad plus en momsrad som tillsammans blir det täckta beloppet.