Varför ett lönevärde ser fel ut

Varför ett radbelopp ofta är mindre än kvittot, varför en löneart är tom eller fel och hur du rättar den, och varför ett personnummer eller anställningsnummer blir tomt i en export.

När ett värde i en lönefil inte ser ut som du förväntade dig beror det nästan alltid på någon av ett fåtal medvetna regler, inte på ett fel. Ett radbelopp kan vara mindre än kvittot, en löneart kan vara tom eller fel, eller en anställds personnummer eller anställningsnummer kan bli tomt. Den här artikeln förklarar vad siffran i filen står för och hur du rättar koderna och identifierarna bakom den.

Löneraden rapporterar det täckta beloppet

Beloppet på en lönerad är det som förmånsbudgeten faktiskt täckte för ett utlägg, inte nödvändigtvis hela summan på kvittot. Varje lönerad bär det täckta beloppet: den del av ett utlägg som medarbetarens förmånsbudget betalade för, inklusive moms. Om ett kvitto ryms helt inom den kvarvarande budgeten och kategorin är skattefri, är det täckta beloppet lika med kvittosumman och de två stämmer överens. Så fort någon av reglerna nedan gäller skiljer de sig åt.

Det här täckta beloppet är det som fyller kolumnen Pris inklusive moms i Excel-exporten. Den motsvarande summan utan moms i Pris exklusive moms räknas fram från det beloppet, aldrig från råa kvittosumman.

En rad för skattepliktig förmån räknar bort den sociala avgiften

För en skattepliktig förmånskategori (BIK) är beloppet som dras från budgeten kvittosumman plus den sociala avgiften på 31,42 % (arbetsgivaravgift). Löneraden rapporterar inte den uppblåsta debiteringen. Den rapporterar bara förmånsvärdet medarbetaren får, med den sociala avgiften borträknad.

• Ersättningen (och Förmånsvärde för en BIK-rad) är kvittobeloppet minus den sociala avgiften.
• Den sociala avgiften betalas till Skatteverket av arbetsgivaren. Den betalas aldrig ut till medarbetaren och får ingen egen lönerad.

En BIK-rad är alltså mindre än beloppet som lämnade budgeten, med exakt avgiften på 31,42 %. För hela genomgången, läs om hur BIK (förmånsvärde) rapporteras i lönefilen.

Överskjutande kvittobelopp betalas inte tillbaka

När ett kvitto är större än vad den kvarvarande budgeten och kategorins regler tillåter, är den del som inte ryms medarbetarens egen kostnad på ett uppladdat kvitto. Den ersätts inte och finns inte alls med i lönefilen.

• För en skattefri kategori täcker budgeten det den kan upp till den kvarvarande balansen. Allt däröver blir medarbetarens förlust.
• För en BIK-kategori måste budgeten först reservera den sociala avgiften, så det täckta förmånsvärdet kan bli ännu mindre. Delen däröver blir återigen medarbetarens förlust.

Ett köp i Förmånsbutiken rapporterar bara budgetdelen

Vid ett köp i Förmånsbutiken ligger CLVR eller leverantören ute med kostnaden, och budgeten täcker det den kan. Löneraden rapporterar bara den budgettäckta delen. Resten som behövs för att täcka leverantörsfakturan tas som ett löneavdrag, och löneavdrag är inte en del av dessa exportfiler. Radbeloppet är därför mindre än orderpriset, med den löneavdragna resten.

Var beloppet utan moms kommer ifrån

Kolumnen Pris exklusive moms är inte en separat siffra du anger någonstans. CLVR tar det täckta beloppet (inklusive moms) och räknar bort moms med utläggets egen momssats:

• Pris exklusive moms = täckt belopp delat med (1 + momssats). För ett kvitto med 25 % moms som täcks med 1 250 kr blir det 1 250 / 1,25 = 1 000,00 kr.

Eftersom det räknas fram från det täckta beloppet krymper det av exakt samma skäl som raden ovanför (social avgift borträknad, överskott uteslutet, löneavdragen rest utesluten). Logiken bakom ersättning, social avgift och löneavdrag som styr varje lönesiffra följer en källa: CLVR:s regler för utläggsersättning och lönerapportering, tillsammans med de förmånsinställningar per kategori som ditt HR-team har konfigurerat.

Varför en löneart är tom eller fel

Varje rad i en löneexport bär en löneart (lönekod) som talar om för ditt lönesystem hur beloppet ska bokföras. CLVR hittar inte på koden: den läses från de lönekodsinställningar du anger för varje förmånskategori och förmån. Om en rad visar en tom eller oväntad löneart beror det nästan alltid på en kod som saknas eller är felaktigt satt på den matchande kategorin eller förmånen.

Du anger lönekoder under Inställningar, på sidan Förmånsinställningar (sidan där du hanterar kategorier och förmånssynlighet, BIK och lönekoder). Varje rad slår upp sin kod därifrån, på två nivåer:

• Förmånens egen lönekodsinställning används först, om den har en.
• Annars faller raden tillbaka på kategorins lönekodsinställning.

En kod på förmånsnivå har alltså företräde framför kategorins kod. Om varken förmånen eller dess kategori har den aktuella koden ifylld saknar raden löneart, och kodkolumnen blir tom.

När flera kodtyper är konfigurerade väljer CLVR den som matchar den sorts rad som skrivs:

• Netto-utbetalningar och nettoavdrag använder netto-koden. Det täcker vanliga ersättningar och nettoavdrag.
• Bruttolöneväxling och bruttorader använder brutto-koden. Löneväxling till pension, som betalas via ett bruttolöneavdrag, rapporteras på den här koden.
• BIK-rader (förmån i natura) använder förmånsvärde-koden. Om en förmån är markerad som BIK men saknar förmånsvärdeskod faller raden tillbaka på netto-koden istället för att bli tom.
• Den uppdelade momsraden använder koden för avdragsgill moms. En utläggsrapport som inte är BIK kan delas i en nettorad plus en separat momsrad när kategorin har en kod för avdragsgill moms satt och kvittot har moms över noll. Momsraden bär koden för avdragsgill moms.

Mer om uppdelningen i två rader finns i artikeln om hur avdragsgill moms delas upp på lönerader.

Vissa rader bär aldrig en löneart, och det är väntat snarare än ett konfigurationsfel. Avdrag för överutnyttjad förmånsbudget har ingen lönekod konfigurerad alls, så de ger aldrig en kodrad i en Flex HRM- eller Fortnox-export, men de syns fortfarande i den läsbara Excel-exporten. Rader där både förmån och kategori saknar den matchande koden hoppas över i de importklara filerna, eftersom raden inte kan byggas utan en kod.

Så rättar du en kod

Att spara en kod skriver inte om en rapport du redan har laddat ner. CLVR bygger varje månadsrapport en gång och återanvänder den sparade filen, så att en stängd månad inte ändras i tysthet mellan nedladdningar. För att en nyligen genererad månad ska plocka upp dina rättade koder måste du bygga om den: öppna Inställningar, sedan Löneinställningar, och spara sidan (det rensar de sparade rapporterna för de senaste månaderna), gå sedan tillbaka till sidan Rapporter, öppna månaden och ladda ner den igen. Den nya filen genereras från grunden med de rättade koderna.

Varför ett personnummer eller anställningsnummer är tomt

När du laddar ner en lönerapport identifierar CLVR varje anställd med fält från deras anställningsprofil. Om en profil saknar Anställningsnummer eller Personnummer kan det fältet bli tomt i filen. De två exportformaten använder fälten på olika sätt, så ett tomt fält i det ena är inte alltid tomt i det andra.

Fortnox (PAXML) bär två identifierare för varje anställd:

• Anställningsnummer blir anstid (anställnings-id). Om en anställd saknar Anställningsnummer faller CLVR tillbaka på det interna CLVR-id:t så att raden ändå har en identifierare. Den reservidentifieraren är en lång intern referens, inte det nummer ditt lönesystem förväntar sig, vilket oftast är anledningen till att en Fortnox-import inte matchar rätt person.
• Personnummer blir fältet persnr. Om Personnummer saknas, eller är lagrat i en form som CLVR inte kan läsa som ett giltigt svenskt personnummer, utelämnas persnr ur filen för den anställde.

Flex HRM (både xlsx- och dta-varianten) är enklare. Dess första kolumn, Anstnr, är anställningsnumret, hämtat direkt från Anställningsnummer på profilen. Om det fältet är tomt blir cellen Anstnr också tom.

Båda fälten finns på anställningsprofilen, så åtgärden är densamma för båda formaten:

Personnummer ingår i den svenska profilen, så det gäller bara företag som är konfigurerade för Sverige. Anställningsnummer gäller alla anställda oavsett land. Om ditt företag inte är svenskt har du inget personnummerfält att fylla i, och endast Anställningsnummer styr identifieraren i din export.

Felsökning

Radbelopp som ser för små ut:

• Raden är mindre än kvittosumman. För en BIK-kategori är det den sociala avgiften på 31,42 % som räknas bort. För vilken kategori som helst kan det också betyda att kvittot var större än den kvarvarande budgeten, så bara den täckta delen rapporteras.
• Raden är mindre än orderpriset på ett köp. Resten är ett löneavdrag som tas utanför exportfilen. Bara den budgettäckta delen hamnar på löneraden.
• Pris exklusive moms ser fel ut. Det är det täckta beloppet inklusive moms med moms borträknad enligt utläggets momssats, inte kvittot minus moms. En annan momssats på utlägget ändrar resultatet.
• Det finns ingen rad för skillnaden. Överskjutande kvittobelopp och löneavdragna rester för köp utesluts med flit ur exporten. Exportfilerna rapporterar bara förmånsvärdet arbetsgivaren krediterade den perioden.

Fel eller tom löneart:

• En kodkolumn är tom. Den matchande koden är inte satt på vare sig förmånen eller dess kategori. Lägg till den under Förmånsinställningar och bygg sedan om månaden.
• En BIK-rad använder fel kod. Kontrollera förmånsvärde-koden för den förmånen eller kategorin. Om den är tom faller raden tillbaka på netto-koden, vilket kanske inte är vad du vill.
• En löneväxlingsrad ligger på fel kod. Löneväxling använder brutto-koden, inte netto-koden. Sätt brutto-koden på den förmånen.
• Den rättade koden finns fortfarande inte i filen. Rapporten är en sparad kopia från före din ändring. Spara om Löneinställningar för att rensa de senaste månaderna och ladda sedan ner igen.
• En rad för överutnyttjad budget saknar kod. Det är avsiktligt. Dessa avdrag bär ingen löneart och syns bara i Excel-exporten.

Tomt personnummer eller anställningsnummer:

• Fortnox-filen visar en lång kod i stället för ett nummer. Det är det interna CLVR-id:t, som används eftersom den anställde saknar Anställningsnummer. Ange Anställningsnummer och ladda ner igen.
• Personnumret är ifyllt men saknas ändå i Fortnox. Kontrollera formatet på profilen. CLVR behöver ett läsbart svenskt personnummer (10 eller 12 siffror); ett ofullständigt eller feltypat värde utelämnas.
• Flex HRM visar ett tomt Anstnr. Den anställde saknar Anställningsnummer. Lägg till det på profilen och ladda ner på nytt.
• Jag rättade profilen men filen ser likadan ut. Ladda ner på nytt från sidan Lönrapporter så att en ny fil genereras med de uppdaterade uppgifterna.