Så visas avdrag för överanvänd förmånsbudget i lönerapporter

Var ett färdigställt löneavdrag för överanvänd förmånsbudget hamnar i varje exportformat, och varför det bara visas en gång.

När en anställd slutar och har använt mer än sin proportionerliga förmånsbudget skapar CLVR en post för överanvänd förmånsbudget och ber ditt HR-team välja hur beloppet ska återkrävas: som ett bruttolöneavdrag eller ett nettolöneavdrag. När valet är gjort och posten är färdigställd förs avdraget in i månadens lönerapport så att lönehanteringen kan dra beloppet. Den här artikeln förklarar vilka exportformat som visar avdraget, hur det märks och hur CLVR ser till att samma avdrag aldrig exporteras två gånger.

Vilken månad det hamnar i

Ett färdigställt avdrag för överanvänd förmånsbudget läggs i lönerapporten för den månad det färdigställdes, inte den månad den anställde slutade. Om ditt HR-team färdigställer posten i juni visas avdraget alltså i junirapporten på sidan Reports, tillsammans med månadens godkända utlägg.

Bara färdigställda avdrag visas. Så länge en post väntar på att ditt HR-team ska välja hur den ska hanteras läggs inget in i någon rapport.

Så ser det ut i varje format

Samma avdrag visas på olika sätt beroende på vilket format du laddar ner.

Excel

I den läsbara Excel-exporten är avdraget en vanlig rad med:

• Förmån: Overused allowance
• Avdrag/Utbetalning: Avdrag (ett avdrag, inte en utbetalning)
• Brutto: ifyllt med beloppet endast när HR valde ett bruttolöneavdrag. Vid ett nettolöneavdrag lämnas kolumnen tom.

Det här är det enklaste formatet för att granska beloppet innan det når lönehanteringen.

Fortnox

I Fortnox-exporten (PAXML) blir avdraget en lönetransaktion med lönekoden AVDRAG och beskrivningen Overused benefit allowance. Eftersom det är ett avdrag skrivs det som ett negativt belopp i filen, så att Fortnox drar det från den anställdes lön.

Flex HRM

Exporterna Flex HRM (xlsx) och Flex HRM (dta) innehåller inte avdrag för överanvänd förmånsbudget. Det finns ingen löneart konfigurerad för dem i Flex HRM-layouten, så ingen rad skapas. Om ditt företag importerar till Flex HRM eller Aspia: använd Excel-exporten för att se avdraget och hantera det direkt i ert lönesystem.

Varför det bara visas en gång

Första gången du laddar ner en rapport som innehåller ett avdrag för överanvänd förmånsbudget markerar CLVR posten som redan inkluderad i den månaden. Därefter utelämnas den från alla senare månaders rapporter, så att en ny nedladdning eller nästa månads fil aldrig drar samma avdrag två gånger.

Bara positiva belopp exporteras. Om en post inte har något belopp att återkräva utelämnas den helt ur filen.

Felsökning

• Avdraget finns inte i min Fortnox- eller Excel-fil. Kontrollera att posten har färdigställts med ett brutto- eller nettolöneavdrag. Poster som fortfarande väntar på ett beslut från ditt HR-team visas inte i någon rapport.
• Det saknas i min Flex HRM-fil. Det är väntat. Flex HRM-exporter innehåller aldrig rader för överanvänd förmånsbudget. Öppna Excel-exporten för samma månad i stället.
• Brutto-kolumnen är tom i Excel. Det inträffar när HR valde ett nettolöneavdrag. Beloppet är ändå registrerat. Det är bruttolöneavdrag som fyller i kolumnen Brutto.
• Jag väntade mig det den här månaden men ser det inte. Kontrollera den månad det färdigställdes, inte den månad den anställde slutade. Det visas i rapporten för färdigställandemånaden, och bara en gång.