Avsluta och offboarda anställda

Sätt ett avslutsdatum, proportionera budgeten, förstå statusen schemalagd jämfört med avslutad, återaktivera någon och se vad som händer med åtkomst, data och en överskriden ersättning.

När någon slutar offboardar du dem i CLVR genom att sätta ett avslutsdatum på deras anställningspost. CLVR sköter resten: ett framtida datum schemalägger avslutet och låter personen arbeta som vanligt fram till dess, medan ett datum i dag eller bakåt i tiden avslutar åtkomsten direkt. Den här artikeln täcker hur du sätter datumet, valet om proportionering, statusen slutar jämfört med avslutad, hur du återaktiverar någon, vad den anställde upplever, vad som händer med deras data och hur en överskriden ersättning regleras.

Öppna den anställde och hitta avslutskortet

I HR-menyn väljer du Visa alla anställda. Välj den anställde du vill offboarda för att öppna sidopanelen, och öppna sedan fliken Åtkomst. Avslutskortet ligger under tillfällig åtkomst. En genväg är Avsluta anställd i radens ⋮-meny, som öppnar panelen vid samma kort.

Kortet heter alltid Avsluta anställning. För någon som fortfarande är aktiv har det en enda rad: fältet Slutdatum, kryssrutan Proportionera förmånsersättningen till det datumet och knappen Ange slutdatum.

När ett datum är satt ersätts raden av en rad text som visar läget:

• För ett framtida datum, till exempel: "Slutar 2026-12-31. Anna kan använda CLVR Benefits fram till dess."
• När datumet har passerat, till exempel: "Avslutad 2026-09-30."
• När personuppgifterna har tagits bort: "Avslutad och anonymiserad."

Allt du fortfarande kan ändra ligger under Hantera bredvid den raden. Allt på kortet sparas så fort du bekräftar det; inget väntar i panelens rad för osparade ändringar.

Sätt ett avslutsdatum

Om de är chef för andra

Om personen du offboardar är chef för andra anställda öppnar Ange slutdatum ett omfördelningssteg i stället för att avsluta direkt. Det ser till att utläggsgodkännandena för alla som rapporterar till dem fortsätter fungera när de slutar, så att ingens utlägg blir liggande hos någon som har gått.

Steget listar alla som rapporterar till dem. Högst upp väljer Ange för alla en ersättande chef för alla på en gång, och varje rad nedanför kan sedan justeras individuellt. Raderna föreslår den avgående chefens egen chef där den personen fortfarande är aktiv.

Välj när ändringen ska gälla:

• På slutdatumet, standard för ett framtida datum, lägger till de nya cheferna den dag avslutet börjar gälla.
• Nu lägger till dem direkt.

Att välja Ange slutdatum och omfördela sparar slutdatumet och ersättarna tillsammans. Varje person i listan behöver en ersättande chef innan du kan spara. När ändringen tillämpas flyttas även den avgående chefens ännu ej hanterade utläggsgodkännanden över till den nya chefen, och varje ny chef får en avisering.

Du kan när som helst ändra valen innan de börjar gälla: öppna den anställde och välj Visa ersättare på avslutsnotisen högst upp på fliken Översikt.

Slutar jämfört med avslutad

Vad som händer sedan beror på vilket datum du valde, och kolumnen Status i din anställdlista visar det.

Ett framtida datum schemalägger avslutet. Den anställde behåller full åtkomst till CLVR Benefits fram till den dagen. Statusen visar Slutar och datumet i orange, personen ligger kvar på fliken Aktiva, och när du öppnar personen visas en grå rad högst upp på fliken Översikt, till exempel: "Slutar 2026-12-31. Tillgången till CLVR Benefits upphör den dagen." Om personen är chef för andra står det också hur många, med Visa ersättare bredvid. Avstängningen tillämpas automatiskt när datumet infaller. Du kan fortfarande ändra eller avbryta datumet medan det ligger i framtiden.

Ett datum i dag eller bakåt i tiden träder i kraft direkt. Eftersom detta avslutar åtkomsten omedelbart visar CLVR först en dialog, Avsluta bakåt i tiden?, som varnar om att den anställde markeras som avslutad och förlorar åtkomsten. Välj Ja, avsluta för att gå vidare, eller Avbryt för att backa. När det bekräftats visar statusen Avslutad och datumet, personen flyttas till fliken Avslutade, och raden högst upp på fliken Översikt lyder till exempel: "Avslutad 2026-09-30. Har inte längre tillgång till CLVR Benefits."

Den som inte har något avslutsdatum visas som Aktiv.

Du behöver inte göra något för att växla en person från schemalagd till avslutad. En daglig bakgrundskontroll markerar alla vars datum har infallit, och inloggning blockeras i samma stund datumet passerar, så en avslutad anställd kommer inte in längre, även innan den dagliga kontrollen har körts.

Proportionera förmånsbudgeten

Med Proportionera förmånsersättningen till det datumet ikryssad ersätter CLVR grundbudgeten med den andel som motsvarar antalet anställda dagar i den aktuella förmånsperioden:

• grundbudget ÷ dagar på året × anställda dagar i perioden

Dagar på året är 365, eller 366 under ett skottår. Anställda dagar räknas från medarbetarens startdatum (eller periodens start, det som inträffar senast) till och med avslutsdatumet. Resultatet avrundas till närmaste krona. Med proportionering av behålls hela grundbudgeten.

När ett avslutsdatum är satt med proportionering på syns det på två ställen i den anställdas sidopanel: på fliken Översikt visar kortet Förmånsersättning det minskade beloppet som Grund; på fliken Justeringar visar en rad högst upp uträkningen, till exempel Proportionerat: 5 000 kr / 365 dagar × 200 dagar = 2 740 kr. Det justerade beloppet, totalen, utläggen och det som är kvar utgår alla från denna proportionerade grund.

Proportionering återkräver inte utlägg som redan godkänts eller ersatts, och den tar inte bort åtkomst i sig; åtkomsten styrs av avslutsdatumet.

Ändra ett avslut i efterhand

Du kan justera ett avslut, med vissa begränsningar:

• Innan datumet passerat öppnar du den anställdas flik Åtkomst och väljer Hantera på avslutskortet. Ändra datum eller proportioneringsinställningen och välj Uppdatera slutdatum. Ett framtida datum frågar en gång till i samma dialog, Avsluta Anna Andersson?; välj Ange slutdatum för att spara.
• Efter att datumet passerat är datumet låst, och kortet visar "Avslutad" och datumet. Under Hantera kan du fortfarande ändra om budgeten ska proportioneras via Uppdatera proportionering (knappen är inaktiv tills ditt val skiljer sig från det sparade), men inte själva datumet.

Återaktivera någon

Du kan ångra ett avslut själv, oavsett om det fortfarande är schemalagt eller redan har trätt i kraft. Öppna den anställde från listan och gå till fliken Åtkomst; vad du får beror på statusen.

Om avslutet fortfarande är schemalagt (ett framtida datum) visar kortet "Slutar" och datumet. Under Hantera kan du antingen flytta slutdatumet (ändra Slutdatum, välj Uppdatera slutdatum och bekräfta), eller ställa in det helt med Avbryt avslut.

Om avslutsdatumet redan har passerat visar kortet "Avslutad" och datumet. Under Hantera väljer du Ångra avslut för att ta tillbaka den anställde.

Radens ⋮-meny i listan över anställda har samma steg som genvägar: Avbryt avslut för någon som slutar, och Ångra avslut för någon som har slutat. Båda öppnar sidopanelen vid steget.

Båda knapparna öppnar en kort bekräftelse. Att avbryta eller ångra ett avslut återställer den anställdes åtkomst direkt, återställer deras fulla (icke-proportionerade) förmånsbudget och tar bort de väntande posterna för överskriden ersättning och de tillhörande HR-aviseringar som avslutet skapade.

Bekräftelsen erbjuder också två valfria upprensningar, som var och en bara visas när den är relevant:

• Behåll rapporterna under den här chefen. Om du schemalade en chefsomfördelning när du offboardade dem avbryter detta den väntande omfördelningen så att teamet stannar kvar hos dem.
• Ta bort saldojusteringar. Om du gjorde manuella återkrav av budgeten kring avslutet, bocka i dem du vill radera; lämna dem omarkerade för att behålla dem.

Om du avslutade någon via en filimport av misstag ångrar du det på samma sätt: öppna personen och använd Avbryt avslut eller Ångra avslut under Hantera, eller Ångra avslut i radens ⋮-meny.

Återanställa en återvändande anställd

Att avbryta eller ångra återställer posten exakt som den var. När någon verkligen återvänder efter en tid borta och du vill granska deras uppgifter och sätta ett nytt startdatum, använd Återanställ under Hantera på avslutskortet i stället, eller i radens ⋮-meny. Den öppnar deras uppgifter förifyllda, med startdatumet satt till i dag. Uppdatera det som har ändrats (lön, befattning, adress, anpassade fält), välj om budgeten ska proportioneras till det nya startdatumet, och välj Re-hire employee. Detta ångrar avslutet, återställer åtkomsten, behåller deras historik och inloggningskonto, räknar om budgeten från det nya startdatumet och behåller de rapporter de fortfarande är chef för.

Vad den anställde upplever efter avslut

När en anställd är avslutad stängs åtkomsten helt. Avslutet blockerar själva kontot, inte ett specifikt sätt att logga in, så ingen inloggningsmetod fungerar för dem: inloggningslänken (och dess engångskod), e-post och lösenord, eller Fortsätt med Microsoft på företag som är konfigurerade för det. En aktiv session avslutas nästa gång den kontrolleras. Inloggningssidan visar meddelandet Konto avslutat: "Ditt konto har avslutats. Du har inte längre tillgång till CLVR Benefits." Det finns ingen knapp för att försöka igen, eftersom ett nytt försök inte hjälper.

Eftersom sessioner är kortlivade förblir en avslutad anställd med en öppen flik inte inloggad i all oändlighet; sessionen löper ut inom några timmar, och varje ny inloggning avvisas från det ögonblick de avslutats.

Vad händer med en avslutad anställds data

Att avsluta en anställd blockerar deras åtkomst men raderar inte deras poster. CLVR Benefits ligger nära lönehanteringen, så vissa uppgifter måste sparas för att uppfylla svenska skatte- och arbetsrättsliga krav. Efter ett avslut sparas följande under den lagstadgade lagringstiden (i regel sju år):

• Lön som används för förmåns- och skatteberäkningar.
• Utläggsbelopp och förmånskostnader (BIK), så att tidigare ersättningar och skatterapportering förblir kontrollerbara.
• Personnummer, som krävs för svensk skatterapportering.
• Kopplingen till ditt företag, för att uppfylla arbetsgivarens rapporteringsskyldigheter.

Det är därför en avslutad anställd fortfarande syns i historiska löneexporter och utläggshistorik: dessa belopp är en del av ert skatteunderlag för det år då de inträffade.

Uppgifter som inte ingår i skatteunderlaget, som personens namn, e-post, personnummer och adress, ligger kvar under en karenstid efter avslutet (90 dagar som standard, ni kan ställa in mellan 30 och 730 dagar), och tas sedan bort automatiskt. Om en tidigare anställd ber om att uppgifterna raderas tidigare kan ni göra det själva från deras profil när som helst efter avslutet, utan att vänta ut karenstiden. Se lagringstid för tidigare medarbetares data för hela beskrivningen och hur ni ändrar karenstiden.

När en anställd överskrider sin ersättning

Om en avgående anställd redan har spenderat mer än sin minskade ersättning markerar CLVR mellanskillnaden som en överskriden förmånsersättning, meddelar ditt HR-team och ger dig beloppet att reglera via lön.

Kontrollen körs om automatiskt när du anger ett avslutsdatum inom den aktuella förmånsperioden, och när du ändrar proportioneringsinställningen efter att datumet har passerat. CLVR summerar den anställdas utlägg under den aktuella perioden och jämför summan med den omräknade ersättningen. Nekade utlägg, manuella justeringar av ersättningen och köp som betalats direkt via lön utelämnas. Ett inskickat utlägg räknas från det datum det slutfördes (godkändes eller godkändes automatiskt), inte från kvittots datum. Om den inräknade förbrukningen är högre än den omräknade ersättningen är mellanskillnaden det överskridna beloppet, avrundat till närmaste krona.

När en överskridning upptäcks skapar CLVR en post för den anställda och perioden och skickar en avisering i appen till alla medlemmar i din HR-grupp med en ÅTGÄRD KRÄVS-bricka, till exempel: "Anna Andersson har överskridit sin förmånsersättning med 1 200 kr. Välj hur ersättningen ska hanteras." Endast en öppen post sparas per anställd och period, så att köra om kontrollen ger inte dubbla aviseringar.

Det överskridna beloppet är en lönefråga: det finns inget att kräva tillbaka inne i CLVR, och godkända utlägg återförs inte. När du genererar månadens lönerapport tas det överskridna beloppet med och markeras som redovisat, så att det inte räknas igen senare. Att stänga av proportionering återställer den fulla ersättningen, vilket kan lyfta förbrukningen tillbaka under den och rensa överskridningen; att slå på den minskar ersättningen och kan utlösa flaggan.

Felsökning

• Knappen aktiveras inte. Ange slutdatum är inaktiv tills du väljer ett datum i Slutdatum.
• Jag valde i dag eller ett tidigare datum av misstag. Dialogen Avsluta bakåt i tiden? visas just för att du ska kunna fånga detta. Välj Avbryt och välj ett framtida datum i stället.
• Jag kan inte ändra avslutsdatumet. Datumet har redan passerat och är därför låst. Du kan bara justera proportioneringsinställningen under Hantera på avslutskortet, eller välja Ångra avslut för att ångra avslutet helt.
• Knappen Uppdatera proportionering är gråtonad. Din valda kryssruta matchar det som redan är sparat. Ändra kryssrutan för att aktivera knappen.
• Grundersättningen proportioneras inte trots att ett datum är satt. Proportionering gäller bara när avslutsdatumet ligger inom den aktuella förmånsperioden och proportioneringsalternativet är på.
• En schemalagd anställd har fortfarande åtkomst. Det är förväntat fram tills avslutsdatumet inträffar. Åtkomsten fortsätter fram till och med dagen innan det träder i kraft.
• Jag backdaterade ett avslut av misstag. Öppna den anställde och välj Ångra avslut under Hantera på fliken Åtkomst, eller Ångra avslut i radens ⋮-meny, för att återställa deras åtkomst och fulla budget.
• Ingen överskridning flaggades trots att ersättningen sjönk. Den inräknade förbrukningen ligger fortfarande i nivå med eller under den omräknade ersättningen, eller så infaller avslutsdatumet utanför den aktuella förmånsperioden.
• Jag fick aviseringen om överskridning men hittar ingen separat skärm. Det finns ingen sådan. Aviseringen öppnar personens sidopanel i din anställdlista, där du kan granska och reglera mellanskillnaden.
• Det flaggade beloppet ser för högt ut. Kontrollera om någon del av förbrukningen var nekad, en manuell justering eller ett köp betalat via lön, eftersom de inte räknas.
• En avslutad person syns fortfarande i löne- eller utläggsrapporter. Det är förväntat. Dessa belopp sparas för skatterapportering och tas inte bort när du avslutar den anställda.
• Ange slutdatum öppnade ett omfördelningssteg. Det är väntat när den anställde är chef för andra. Välj vem som tar över och bekräfta; slutdatumet sparas samtidigt.
• Jag vill ändra vem som tar över. Öppna den anställde och välj Visa ersättare på avslutsnotisen på fliken Översikt. Du kan ändra valen tills de börjar gälla på slutdatumet.
• Jag behöver offboarda flera personer samtidigt. En filimport kan avsluta alla du bockar i under Saknas i filen, med dagens datum som sista dag. Se artikeln om att importera anställda från en fil.