Avsluta och offboarda anställda

Sätt ett avslutsdatum, proportionera budgeten, förstå statusen schemalagd jämfört med avslutad, återaktivera någon och se vad som händer med åtkomst, data och en överskriden ersättning.

När någon slutar offboardar du dem i CLVR genom att sätta ett avslutsdatum på deras anställningspost. CLVR sköter resten: ett framtida datum schemalägger avslutet och låter personen arbeta som vanligt fram till dess, medan ett datum i dag eller bakåt i tiden avslutar åtkomsten direkt. Den här artikeln täcker hur du sätter datumet, valet om proportionering, märkningarna schemalagd jämfört med avslutad, hur du återaktiverar någon, vad den anställde upplever, vad som händer med deras data och hur en överskriden ersättning regleras.

Öppna den anställde och hitta avslutskortet

På sidan Anställda väljer du den anställde du vill offboarda för att öppna deras detaljvy. Avslutskortet finns i sidopanelen. Dess rubrik ändras beroende på den anställdes nuvarande status:

• Terminate employee, för någon som fortfarande är aktiv.
• Update termination date, om ett avslut redan är schemalagt till ett framtida datum.
• Termination (pro-rata), när avslutsdatumet har passerat.

Sätt ett avslutsdatum

Om de är chef för andra

Om personen du offboardar är chef för andra anställda öppnar Set termination date ett omfördelningssteg i stället för att avsluta direkt. Det ser till att utläggsgodkännandena för alla som rapporterar till dem fortsätter fungera när de slutar, så att ingens utlägg blir liggande hos någon som har gått.

Steget listar alla som rapporterar till dem. Högst upp väljer Ange för alla en ersättande chef för alla på en gång, och varje rad nedanför kan sedan justeras individuellt. Raderna föreslår den avgående chefens egen chef där den personen fortfarande är aktiv.

Välj när ändringen ska gälla:

• På slutdatumet, standard för ett framtida datum, lägger till de nya cheferna den dag avslutet börjar gälla.
• Nu lägger till dem direkt.

Att välja Ange slutdatum och omfördela sparar slutdatumet och ersättarna tillsammans. Varje person i listan behöver en ersättande chef innan du kan spara. När ändringen tillämpas flyttas även den avgående chefens ännu ej hanterade utläggsgodkännanden över till den nya chefen, och varje ny chef får en avisering.

Du kan när som helst ändra valen innan de börjar gälla: öppna den anställde och välj Visa ersättare på avslutsnotisen.

Schemalagd jämfört med avslutad

Vad som händer sedan beror på vilket datum du valde, och din anställdlista visar det med en av två märkningar i kolumnen Avslutsdatum, precis under själva datumet.

Ett framtida datum schemalägger avslutet. Den anställde behåller full åtkomst till CLVR Benefits fram till den dagen. Raden visar en orange Schemalagd-bricka, och när du öppnar posten visas en avisering om schemalagt avslut som räknar ner dagarna. Avstängningen tillämpas automatiskt när datumet infaller. Du kan fortfarande ändra eller ta bort datumet medan det ligger i framtiden.

Ett datum i dag eller bakåt i tiden träder i kraft direkt. Eftersom detta avslutar åtkomsten omedelbart visar CLVR först en dialog, Backdate termination?, som varnar om att den anställde markeras som avslutad och förlorar åtkomsten. Välj Yes, terminate för att gå vidare, eller Cancel för att backa. När det bekräftats visar raden en röd Avslutad-bricka (raden visas också nedtonad) och posten en avisering om att den anställde är avslutad, med datumet.

Om inget avslutsdatum är satt visar kolumnen ett streck och ingen märkning.

Du behöver inte göra något för att växla en person från schemalagd till avslutad. En daglig bakgrundskontroll markerar alla vars datum har infallit, och inloggning blockeras i samma stund datumet passerar, så en avslutad anställd kommer inte in längre, även innan den dagliga kontrollen har körts.

Proportionera förmånsbudgeten

Med Pro-rate benefit allowance to termination date ikryssad ersätter CLVR grundbudgeten med den andel som motsvarar antalet anställda dagar i den aktuella förmånsperioden:

• grundbudget ÷ dagar på året × anställda dagar i perioden

Dagar på året är 365, eller 366 under ett skottår. Anställda dagar räknas från medarbetarens startdatum (eller periodens start, det som inträffar senast) till och med avslutsdatumet. Resultatet avrundas till närmaste krona. Med proportionering av behålls hela grundbudgeten.

När ett avslutsdatum är satt med proportionering på syns det på två ställen i detaljpanelen: i Ersättningsdetaljer markeras värdet för Grundersättning med (proportionerad) i rött och visar det minskade beloppet; i kortet Justeringar visar en Proportionerad:-rad uträkningen, till exempel 5 000 kr / 365 × 200 dagar = 2 740 kr. Justerad ersättning, total ersättning, totalt utlägg och återstående saldo utgår alla från denna proportionerade grund.

Proportionering återkräver inte utlägg som redan godkänts eller ersatts, och den tar inte bort åtkomst i sig; åtkomsten styrs av avslutsdatumet.

Ändra ett avslut i efterhand

Du kan justera ett avslut, med vissa begränsningar:

• Innan datumet passerat öppnar du posten igen och använder Update termination date för att ändra datum eller proportioneringsinställningen.
• Efter att datumet passerat är datumet låst. Kortet växlar till Termination (pro-rata), där du fortfarande kan ändra om budgeten ska proportioneras via Update pro-rata setting (knappen är inaktiv tills ditt val skiljer sig från det sparade), men inte själva datumet.

Återaktivera någon

Du kan ångra ett avslut själv, oavsett om det fortfarande är schemalagt eller redan har trätt i kraft. Öppna den anställde från listan för att ta fram detaljvyn; vilken knapp du får beror på statusen.

Om avslutet fortfarande är schemalagt (ett framtida datum) heter avslutskortet Update termination date. Du kan antingen flytta slutdatumet (ändra Termination date, bocka i I confirm... och välj Update termination date), eller ställa in det helt med Cancel termination.

Om avslutsdatumet redan har passerat heter kortet Termination (pro-rata). Välj Undo termination för att ta tillbaka den anställde.

Båda knapparna öppnar en kort bekräftelse. Att avbryta eller ångra ett avslut återställer den anställdes åtkomst direkt, återställer deras fulla (icke-proportionerade) förmånsbudget och tar bort de väntande posterna för överskriden ersättning och de tillhörande HR-aviseringar som avslutet skapade.

Bekräftelsen erbjuder också två valfria upprensningar, som var och en bara visas när den är relevant:

• Behåll rapporterna under den här chefen. Om du schemalade en chefsomfördelning när du offboardade dem avbryter detta den väntande omfördelningen så att teamet stannar kvar hos dem.
• Ta bort saldojusteringar. Om du gjorde manuella återkrav av budgeten kring avslutet, bocka i dem du vill radera; lämna dem omarkerade för att behålla dem.

Om du flaggade någon för avslut via en massuppladdning av misstag rensar samma knapp Cancel termination det när du öppnar deras post.

Återanställa en återvändande anställd

Att avbryta eller ångra återställer posten exakt som den var. När någon verkligen återvänder efter en tid borta och du vill granska deras uppgifter och sätta ett nytt startdatum, använd Re-hire employee på kortet Termination (pro-rata) i stället. Den öppnar deras uppgifter förifyllda, med startdatumet satt till i dag. Uppdatera det som har ändrats (lön, befattning, adress, anpassade fält), välj om budgeten ska proportioneras till det nya startdatumet, och välj Re-hire employee. Detta ångrar avslutet, återställer åtkomsten, behåller deras historik och inloggningskonto, räknar om budgeten från det nya startdatumet och behåller de rapporter de fortfarande är chef för.

Vad den anställde upplever efter avslut

När en anställd är avslutad stängs åtkomsten helt. Avslutet blockerar själva kontot, inte ett specifikt sätt att logga in, så ingen inloggningsmetod fungerar för dem: inloggningslänken (och dess engångskod), e-post och lösenord, eller Fortsätt med Microsoft på företag som är konfigurerade för det. En aktiv session avslutas nästa gång den kontrolleras. Inloggningssidan visar meddelandet Konto avslutat: "Ditt konto har avslutats. Du har inte längre tillgång till CLVR Benefits." Det finns ingen knapp för att försöka igen, eftersom ett nytt försök inte hjälper.

Eftersom sessioner är kortlivade förblir en avslutad anställd med en öppen flik inte inloggad i all oändlighet; sessionen löper ut inom några timmar, och varje ny inloggning avvisas från det ögonblick de avslutats.

Vad händer med en avslutad anställds data

Att avsluta en anställd blockerar deras åtkomst men raderar inte deras poster. CLVR Benefits ligger nära lönehanteringen, så vissa uppgifter måste sparas för att uppfylla svenska skatte- och arbetsrättsliga krav. Efter ett avslut sparas följande under den lagstadgade lagringstiden (i regel sju år):

• Lön som används för förmåns- och skatteberäkningar.
• Utläggsbelopp och förmånskostnader (BIK), så att tidigare ersättningar och skatterapportering förblir kontrollerbara.
• Personnummer, som krävs för svensk skatterapportering.
• Kopplingen till ditt företag, för att uppfylla arbetsgivarens rapporteringsskyldigheter.

Det är därför en avslutad anställd fortfarande syns i historiska löneexporter och utläggshistorik: dessa belopp är en del av ert skatteunderlag för det år då de inträffade.

Uppgifter som inte ingår i skatteunderlaget, som personens namn och e-post, tas bort eller ersätts när de inte längre behövs. Om en tidigare anställd ber om en kopia av sina uppgifter eller om att de ska raderas, vidarebefordra begäran till den som ansvarar för dataskydd hos er, och kontakta CLVR om du behöver hjälp att hitta vad som finns lagrat.

När en anställd överskrider sin ersättning

Om en avgående anställd redan har spenderat mer än sin minskade ersättning markerar CLVR mellanskillnaden som en överskriden förmånsersättning, meddelar ditt HR-team och ger dig beloppet att reglera via lön.

Kontrollen körs om automatiskt när du anger ett avslutsdatum inom den aktuella förmånsperioden, och när du ändrar proportioneringsinställningen efter att datumet har passerat. CLVR summerar den anställdas utlägg under den aktuella perioden och jämför summan med den omräknade ersättningen. Nekade utlägg, manuella justeringar av ersättningen och köp som betalats direkt via lön utelämnas. Ett inskickat utlägg räknas från det datum det slutfördes (godkändes eller godkändes automatiskt), inte från kvittots datum. Om den inräknade förbrukningen är högre än den omräknade ersättningen är mellanskillnaden det överskridna beloppet, avrundat till närmaste krona.

När en överskridning upptäcks skapar CLVR en post för den anställda och perioden och skickar en avisering i appen till alla medlemmar i din HR-grupp med en ÅTGÄRD KRÄVS-bricka, till exempel: "Anna Andersson har överskridit sin förmånsersättning med 1 200 kr. Välj hur ersättningen ska hanteras." Endast en öppen post sparas per anställd och period, så att köra om kontrollen ger inte dubbla aviseringar.

Det överskridna beloppet är en lönefråga: det finns inget att kräva tillbaka inne i CLVR, och godkända utlägg återförs inte. När du genererar månadens lönerapport tas det överskridna beloppet med och markeras som redovisat, så att det inte räknas igen senare. Att stänga av proportionering återställer den fulla ersättningen, vilket kan lyfta förbrukningen tillbaka under den och rensa överskridningen; att slå på den minskar ersättningen och kan utlösa flaggan.

Felsökning

• Knappen aktiveras inte. Både ett datum i Termination date och kryssrutan I confirm... krävs innan Set termination date blir aktiv.
• Jag valde i dag eller ett tidigare datum av misstag. Dialogen Backdate termination? visas just för att du ska kunna fånga detta. Välj Cancel och välj ett framtida datum i stället.
• Jag kan inte ändra avslutsdatumet. Datumet har redan passerat och är därför låst. Du kan bara justera proportioneringsinställningen från kortet Termination (pro-rata), eller välja Undo termination för att ångra avslutet helt.
• Knappen Update pro-rata setting är gråtonad. Din valda kryssruta matchar det som redan är sparat. Ändra kryssrutan för att aktivera knappen.
• Grundersättningen proportioneras inte trots att ett datum är satt. Proportionering gäller bara när avslutsdatumet ligger inom den aktuella förmånsperioden och proportioneringsalternativet är på.
• En schemalagd anställd har fortfarande åtkomst. Det är förväntat fram tills avslutsdatumet inträffar. Åtkomsten fortsätter fram till och med dagen innan det träder i kraft.
• Jag backdaterade ett avslut av misstag. Öppna den anställde och välj Undo termination på kortet Termination (pro-rata) för att återställa deras åtkomst och fulla budget.
• Ingen överskridning flaggades trots att ersättningen sjönk. Den inräknade förbrukningen ligger fortfarande i nivå med eller under den omräknade ersättningen, eller så infaller avslutsdatumet utanför den aktuella förmånsperioden.
• Jag fick aviseringen om överskridning men hittar ingen separat skärm. Det finns ingen sådan. Aviseringen tar dig till din anställdalista under HR; öppna personen för att granska och reglera mellanskillnaden.
• Det flaggade beloppet ser för högt ut. Kontrollera om någon del av förbrukningen var nekad, en manuell justering eller ett köp betalat via lön, eftersom de inte räknas.
• En avslutad person syns fortfarande i löne- eller utläggsrapporter. Det är förväntat. Dessa belopp sparas för skatterapportering och tas inte bort när du avslutar den anställda.
• Set termination date öppnade ett omfördelningssteg. Det är väntat när den anställde är chef för andra. Välj vem som tar över och bekräfta; slutdatumet sparas samtidigt.
• Jag vill ändra vem som tar över. Öppna den anställde och välj Visa ersättare på avslutsnotisen. Du kan ändra valen tills de börjar gälla på slutdatumet.
• Jag behöver offboarda flera personer samtidigt. Du kan sätta avslutsdatum i bulk via importfilen. Se artikeln om att massimportera anställda från CSV eller Excel.