Massimportera anställda från CSV eller Excel

Ladda ner importmallen, formatera och fyll i filen, lägg till nya personer, uppdatera befintliga anställda direkt och avsluta dem som slutar, allt i en granskad uppladdning.

Med massimport kan du lägga till eller uppdatera många anställda på en gång genom att ladda upp en förberedd CSV- eller Excel-fil. Du utgår från en mall som redan innehåller dina nuvarande anställda, gör dina ändringar i ett kalkylprogram, laddar upp filen igen och bekräftar en tydlig sammanställning av exakt vad som ska ändras. Inget sparas förrän du har granskat och bekräftat. Den här artikeln täcker hela flödet: att ladda ner mallen, formatera filen, lägga till nya personer, uppdatera befintliga, avsluta dem som slutar och åtgärda felen du kan stöta på.

Var du hittar funktionen

I CLVR öppnar du HR-delen och går till Lägg till / Hantera anställda, och fäller sedan ut avsnittet Massimport. En ruta med rubriken Så fungerar massimport förklarar de fyra stegen och påminner om att anställda matchas via anställningsnummer: att ändra ett anställningsnummer behandlas som att ta bort den gamla personen och lägga till en ny. Det finns också en ruta, Tips för Excel och Numbers, med råd om hur du behåller personnummer, anställningsnummer, datum och decimaler intakta när kalkylprogrammet sparar filen.

Steg 1: Ladda ner mallen

Filen innehåller dina nuvarande anställda som utgångspunkt, så du kan lägga till nya rader, ändra befintliga eller utelämna personer. Båda formaten använder samma kolumner och samma kolumnordning, så en fil du börjat i ett format importeras ändå korrekt.

Excel-filen har två kalkylblad:

• Employees: en rad per nuvarande anställd, förifylld med befintliga uppgifter. Om du ännu inte har några anställda är bladet tomt bortsett från rubrikraden.
• Instructions: ett referensblad som listar varje kolumn, om den är obligatorisk (Required), en kort beskrivning och det förväntade formatet (Format), till exempel Text, Number, Email eller DD/MM/YYYY. Det är det snabbaste sättet att kontrollera en kolumn du är osäker på utan att lämna filen.

CSV:n beter sig lite olika beroende på om du redan har anställda. Med anställda exporterar den dina nuvarande personer som en CSV sparad som UTF-8 (med en byte-order mark) så att svenska tecken som å, ä och ö visas korrekt. Utan anställda ännu öppnar den en tom startmall med bara rubrikraden.

Kolumnerna i mallen

Varje mall innehåller samma baskolumner, i den här ordningen. Alla är obligatoriska utom gender:

• employeeNumber, firstName, lastName, email, personnummer, dateOfBirth
• gender (valfritt)
• jobTitle, annualSalary, pensionableSalary, taxTable, employmentRate, benefitAllowance, startDate
• address, postalCode, city, country

Några anteckningar om format:

• Datum (dateOfBirth och startDate) använder DD/MM/ÅÅÅÅ, till exempel 07/03/1990.
• employmentRate är en procentsats, till exempel 100 för heltid.
• employeeNumber är hur CLVR matchar en rad mot en befintlig anställd vid uppladdning, så håll det oförändrat.

Om ditt företag använder anpassade fält för anställda läggs de som är i aktiv användning till som extra kolumner efter baskolumnerna, och listas på Instructions-bladet. Du behöver inte lägga till dem för hand.

Formateringstips som undviker fel

De flesta problem vid massimport beror på en handfull formateringsfel i kalkylfilen, inte på CLVR. Några minuters arbete med filen i förväg sparar dig en runda med felrättning.

• Behåll rubrikraden exakt som den är. Kolumner matchas efter rubriknamnen, så en omdöpt kolumn läses som saknad och stoppar uppladdningen. Att ordna om kolumner går bra; att byta namn gör det inte. Utgå alltid från en ny fil via Ladda ner mall i stället för att bygga rubrikraden för hand.
• Fyll i alla obligatoriska celler. En tom obligatorisk cell stoppar uppladdningen. gender är den enda baskolumnen som får lämnas tom. Var uppmärksam på celler som ser ifyllda ut men bara innehåller mellanslag: de räknas som tomma.
• Formatera talkolumner som rena tal. annualSalary, pensionableSalary, benefitAllowance och employmentRate ska vara rena tal. Skriv 45000, inte 45 000 kr eller 45 000, och använd 100 (inte 100%) för employmentRate.
• Använd DD/MM/ÅÅÅÅ för datum. Håll dag först, sedan månad och därefter fyrsiffrigt år, annars kan ett datum tolkas fel.
• Håll anställningsnummer och e-postadresser unika. Varje employeeNumber och varje email får förekomma bara en gång i filen, och en e-postadress får inte redan tillhöra en annan anställd i systemet.
• Spara i ett format som stöds. Uppladdningsytan tar emot .csv, .xlsx och .xls. För CSV, spara som CSV UTF-8 så att svenska tecken bevaras. I en Excel-fil läser importen det första bladet som inte är bladet Instructions, så du kan ha kvar referensbladet i arbetsboken.

Steg 2: Ladda upp din uppdaterade fil

CLVR kontrollerar filen så fort du lägger till den. Om något är fel stannar du kvar på det här steget och får ett meddelande som beskriver problemet, så att du kan rätta filen och försöka igen. Uppladdningen stoppas när en obligatorisk kolumn saknas, en obligatorisk cell är tom, filen innehåller dubbletter av anställningsnummer eller e-postadresser, eller en e-postadress redan tillhör en annan anställd i CLVR. (Avsnittet Felsökning nedan förklarar var och en av dessa.)

Om din fil använder extra kolumner som CLVR inte känner igen är det inget problem: ett meddelande, Nya kolumner upptäcktes, talar om att de sparas som anpassade fält.

Steg 3: Granska ändringarna

En giltig fil tar dig till skärmen Granska ändringar. Längst upp sammanfattar färgade märken effekten:

• att lägga till (grön) för nya anställda.
• att uppdatera (orange) för befintliga anställda vars uppgifter har ändrats.
• saknas i uppladdning (röd) för nuvarande aktiva anställda som inte finns i din fil.

För varje uppdatering listar raden de exakta fältändringarna, med det gamla värdet överstruket och det nya värdet markerat, så att inget kommer som en överraskning. Nya anpassade kolumner listas också.

Uppdatera befintliga anställda direkt

När du laddar upp filen igen med ändrade värden uppdateras de matchande anställda direkt, så att du aldrig skapar dubbletter. CLVR matchar varje rad mot en befintlig anställd via anställningsnummer: om numret redan finns i ditt företag uppdateras den personens uppgifter; om det inte finns behandlas raden som en helt ny anställd.

• Endast fält som faktiskt skiljer sig listas, så en person med en ändrad cell visar bara den ena ändringen. Det här är din sista chans att fånga ett skrivfel innan du sparar.
• Att ändra en anställds e-post, förnamn eller efternamn uppdaterar både anställduppgifterna och inloggningskontot samtidigt. Den nya e-postadressen blir den adress personen loggar in med.
• En tom cell skriver över det sparade värdet. Att tömma ett anpassat fält i filen töms det för den personen. Obligatoriska kolumner får inte lämnas tomma.
• Om filen exakt matchar dina nuvarande uppgifter visar CLVR meddelandet Inga ändringar upptäcktes och skriver inget, så det är tryggt att ladda upp igen för att dubbelkolla att dina uppgifter är i synk.

Avsluta anställda som saknas i filen

När din fil utelämnar några av dina nuvarande aktiva anställda antar CLVR inte att du vill ta bort dem. Var och en visas under den röda saknas i uppladdning-brickan i avsnittet Anställda saknas i uppladdning, med en kryssruta märkt med personens namn och anställningsnummer. En varning ovanför listan beskriver regeln:

• Du kan välja att markera dessa personer som avslutade genom att bocka i deras ruta.
• Om du inte väljer att avsluta dem vidtas ingen åtgärd för dem.
• Massimport kan inte ta bort en anställd helt. Om du behöver ta bort någon helt, kontakta oss.

För alla du bockar i markerar bekräftelsen dem som avslutade med verkan från i dag och proportionerar deras förmånsersättning till dagens datum. Det här är samma resultat som ett bakåtdaterat avslut satt från en anställds egen profil, så dessa personer förlorar åtkomst till CLVR Benefits direkt. Om en avslutad anställd redan hade använt mer av sin ersättning än den proportionerade summan tillåter, flaggar CLVR den överanvändningen åt dig, precis som vid ett enskilt avslut.

Anställda som redan är avslutade visas aldrig i listan, så du kan ladda upp en fil med enbart nuvarande anställda hur ofta du vill, utan att flagga personer som du avslutade tidigare.

Steg 4: Bekräfta

När sammanställningen ser rätt ut väljer du Bekräfta ändringar. Använd Avbryt eller Tillbaka till uppladdning om du vill justera filen först. Efter bearbetningen visar ett meddelande, Massåtgärd klar, hur många anställda som lades till, uppdaterades och markerades som avslutade, samt hur många nya anpassade kolumner som skapades.

Varje nyligen tillagd anställd får också sitt Välkommen till CLVR Benefits-mejl så att de kan logga in.

Felsökning

Varje felnotis listar upp till 10 berörda rader, följt av en rad i stil med "...och X till" när det finns fler. Rätta alla berörda rader, inte bara de som visas, annars återkommer samma fel vid nästa uppladdning.

• Saknade kolumner. En eller flera förväntade kolumner saknas, nästan alltid för att en rubrik har bytt namn. Notisen anger varje kolumn som saknas. Ändra tillbaka en omdöpt rubrik till sitt ursprungliga namn (att ordna om är okej), eller klistra in dina data i en ny mall.
• Vissa obligatoriska fält är tomma. En obligatorisk cell är tom i en eller flera rader. Notisen listar varje berört radnummer och de tomma fältnamnen. Obligatoriska fält omfattar anställningsnummer, namn, e-post, födelsedatum, jobbtitel, lön, sysselsättningsgrad, förmånsbudget, startdatum och adressuppgifter; i Sverige även personnummer, pensionsgrundande lön och skattetabell. En cell som bara innehåller mellanslag räknas som tom.
• Dubbletter av anställningsnummer i uppladdningen. Samma anställningsnummer förekommer i mer än en rad. Ge varje anställd sitt rätta, unika nummer.
• Dubbletter av e-postadresser i uppladdningen. Samma e-postadress förekommer i mer än en rad. Två personer kan inte dela samma e-postadress; rätta dubbletten.
• Vissa e-postadresser används redan av andra anställda. En e-postadress i din fil tillhör redan en befintlig anställd med ett annat anställningsnummer, oftast för att ett nummer skrivits fel. Antingen rättar du e-postadressen så att den matchar rätt person, eller så rättar du anställningsnumret så att raden uppdaterar den befintliga anställda i stället för att skapa en ny. E-postkontrollen är skiftlägesokänslig, så Anna@example.se och anna@example.se räknas som samma adress.
• Filstyp stöds inte, eller filen kunde inte tolkas. Filstyp stöds inte betyder att filändelsen inte är en CLVR kan läsa; spara som .csv, .xlsx eller .xls. Kunde inte tolka betyder att filen är rätt typ men innehållet inte gick att läsa; exportera om från en ren kopia i stället för att spara om den trasiga filen.
• Ett kalkylprogram tog bort inledande nollor eller ändrade ett personnummer. Formatera de kolumnerna som Text innan du sparar, och välj helst CSV UTF-8.
• Någon hamnar under "saknas i uppladdning" av misstag. Personen finns helt enkelt inte i den här filen. Låt kryssrutan vara obockad så förblir personen oförändrad, eller lägg tillbaka personen i filen (matchas via anställningsnummer) innan du bekräftar.
• Någon jag ville ändra dyker upp som en ny anställd i stället. Anställningsnumret i filen matchar inte det som finns sparat i CLVR. Återställ det ursprungliga numret så att raden uppdaterar den befintliga personen.
• Jag behöver radera en anställd helt. Fullständig radering går inte att göra i CLVR. Att markera som avslutad är vägen för offboarding. Kontakta oss om uppgifter måste tas bort helt.