Importera anställda från en fil

Ladda ner importmallen, fyll i den, ladda upp den, rätta felaktiga celler i förhandsvisningen och importera nya personer, ändringar för befintliga anställda och de som slutar i ett granskat steg.

Med en import kan du lägga till eller uppdatera många anställda på en gång. Du utgår från en mall som redan listar alla i företaget, gör dina ändringar i ett kalkylprogram, laddar upp filen och kontrollerar en förhandsvisning av exakt vad som kommer att ändras. Inget sparas förrän du har granskat och bekräftat. Den här artikeln täcker hela flödet: mallen, att formatera filen, förhandsvisningen, att lägga till nya personer, uppdatera befintliga, avsluta de som slutar och åtgärda problemen du kan stöta på.

För att bara lägga till några få personer går det snabbare att skriva in dem. Se artikeln om att lägga till och redigera anställda.

Var du hittar funktionen

I webbappen öppnar du HR-menyn, väljer Lägg till / Hantera anställda och sedan Importera en fil. Sidan visar tre steg:

1. Ladda ner mallen: den listar redan alla i företaget.
2. Lägg till eller ändra rader: lägg till nya personer längst ner och ändra vem som helst ovanför.
3. Ladda upp och kontrollera: du ser varje ändring innan något sparas.

Anställda matchas via anställningsnummer. En rad vars nummer redan finns uppdaterar den personen; en rad med ett nytt nummer lägger till en ny person. Att ändra någons anställningsnummer behandlas som att ta bort den gamla personen och lägga till en ny.

Steg 1: Ladda ner mallen

Välj Ladda ner mall. Filen innehåller dina nuvarande anställda som utgångspunkt, så du kan lägga till nya rader, ändra befintliga eller utelämna personer.

Excel-filen har två kalkylblad:

• Employees: en rad per nuvarande anställd, ifylld med personens uppgifter. Om du ännu inte har några anställda innehåller bladet en exempelrad som du kan skriva över eller ta bort.
• Instructions: ett referensblad som listar varje kolumn, om den är obligatorisk (Required), en kort beskrivning och det förväntade formatet (Format), till exempel Text, Number, Email eller DD/MM/YYYY. Det är det snabbaste sättet att kontrollera en kolumn du är osäker på utan att lämna filen.

Kolumnerna i mallen

Varje mall har samma baskolumner, i den här ordningen. Alla är obligatoriska utom gender:

• employeeNumber, firstName, lastName, email, personnummer, dateOfBirth
• gender (valfritt)
• jobTitle, annualSalary, pensionableSalary, taxTable, employmentRate, benefitAllowance, startDate
• address, postalCode, city, country

Några anteckningar om format:

• Datum (dateOfBirth och startDate) använder DD/MM/ÅÅÅÅ, till exempel 07/03/1990.
• gender är Female, Male eller Other, eller tomt. Filen får också säga kvinna, man, annan, f eller m (stora eller små bokstäver); CLVR sparar det som Female, Male eller Other.
• email får skrivas med stora eller små bokstäver. CLVR sparar varje adress med små bokstäver, så Anna.Svensson@Foretag.se sparas som anna.svensson@foretag.se, och personen loggar in hur hen än skriver den. En adress med mellanslag eller en bokstav utanför a-z (som å, ä eller ö) går inte att logga in med, så CLVR pekar ut den.
• personnummer får skrivas med 12 eller 10 siffror, med eller utan bindestreck, till exempel 19900307-1234, 199003071234, 900307-1234 eller 9003071234. CLVR sparar det som ÅÅÅÅMMDD-NNNN. Skriv + i stället för bindestrecket för den som har fyllt 100.
• employmentRate är en procentsats, till exempel 100 för heltid.
• employeeNumber är hur CLVR matchar en rad mot en befintlig anställd, så håll det oförändrat.

Om ditt företag använder anpassade fält för anställda läggs de som används till som extra kolumner efter baskolumnerna, och listas på Instructions-bladet. Du behöver inte lägga till dem för hand.

Steg 2: Lägg till eller ändra rader

Lägg till nya personer som nya rader längst ner. Ändra ett värde på en befintlig rad för att uppdatera den personen. Utelämna en rad, eller ta bort den, om personen har slutat: du väljer vad som händer med hen i förhandsvisningen.

De flesta problem med en import beror på en handfull formateringsfel i kalkylfilen, inte på CLVR. Några minuter med filen i förväg sparar dig en runda med felrättning.

• Behåll rubrikraden exakt som den är. Kolumner matchas efter rubriknamnen, så en omdöpt kolumn läses som saknad och stoppar uppladdningen. Att ordna om kolumner går bra; att byta namn gör det inte. Utgå från en nyss nedladdad mall i stället för att bygga rubrikraden för hand.
• Fyll i alla obligatoriska celler. gender är den enda baskolumnen som får lämnas tom. Var uppmärksam på celler som ser ifyllda ut men bara innehåller mellanslag: de räknas som tomma.
• Skriv belopp som du brukar. annualSalary, pensionableSalary och benefitAllowance är årsbelopp i ditt företags valuta. 540000, 540 000, 540 000,50 och 540 000 kr fungerar alla. 540,000 och 540.000 stoppas, eftersom de kan betyda både 540 tusen och 540: skriv tusental med mellanslag och ören efter kommatecken. I Excel läses ett belopp som är sparat som tal som just det talet. För employmentRate skriver du 100 för heltid; en Excel-cell formaterad som procent (100%) läses som procent.
• Sätt belopp med decimalkomma inom citattecken i en kommaseparerad CSV. 540 000,50 utan citattecken delas upp i två celler och flyttar alla kolumner efter den, så CLVR stoppar en rad vars antal celler inte stämmer med rubrikraden. Om du sparar CSV-filen med semikolon undviker du det.
• Använd DD/MM/ÅÅÅÅ för datum. Dag först, sedan månad och därefter fyrsiffrigt år, annars kan ett datum tolkas fel.
• Håll anställningsnummer och e-postadresser unika. Varje employeeNumber och varje email får förekomma bara en gång i filen, och en e-postadress får inte redan tillhöra en annan anställd.
• Spara som .xlsx eller .csv. För CSV, spara som CSV UTF-8 så att svenska tecken bevaras. I en Excel-fil läser CLVR det första bladet som inte är bladet Instructions, så du kan ha kvar referensbladet i arbetsboken.

Steg 3: Ladda upp och kontrollera

Dra filen till uppladdningsytan, eller klicka på den för att bläddra fram filen. CLVR läser den direkt. En rad visar sedan filens namn och hur många rader den har, med Använd en annan fil om du valde fel.

Om själva filen inte går att använda säger CLVR varför och visar ingen förhandsvisning. Det händer när kolumner saknas, när rader har fler celler än rubrikraden, eller när filen inte går att läsa alls. Rätta filen och ladda upp den igen. Avsnittet Felsökning nedan förklarar varje fall.

Förhandsvisningen

En fil som CLVR kan läsa öppnar en förhandsvisning i tre grupper, var och en med ett antal:

• Nya: personer i filen som inte finns i CLVR än. Varje person visas med sin rad i filen, jobbtitel och startdatum, förmånsersättningen hen får och när välkomstmejlet skickas.
• Uppdaterade: befintliga anställda vars uppgifter skiljer sig från filen. Varje ändring listas som fältet, det gamla värdet och det nya värdet, till exempel "Årslön: 498 000 kr → 612 000 kr".
• Saknas i filen: nuvarande anställda som filen utelämnar. Inget händer med dem om du inte bockar i dem.

Om filen exakt matchar dina nuvarande uppgifter säger CLVR att filen stämmer med listan över anställda och att det inte finns något att importera. Det är tryggt att ladda upp en fil bara för att kontrollera att uppgifterna är i synk.

Rätta en felaktig cell i förhandsvisningen

Alla andra problem visas på raden de finns på, med en ruta där du kan rätta cellen och en notis om hur den ska skrivas. Till exempel:

• en tom obligatorisk cell;
• ett belopp, datum, kön, en e-postadress eller ett personnummer som CLVR inte kan läsa, som ett datum som inte är skrivet som DD/MM/ÅÅÅÅ;
• ett anställningsnummer på två rader, eller en e-postadress som någon annan redan har, i filen eller i företaget;
• ett värde som ett eget fält inte kan innehålla.

Skriv rätt värde i rutan. CLVR kontrollerar det igen medan du skriver och visar att det är rättat när det går att läsa. Rättelsen gäller bara den här importen; din fil ändras inte, så rätta filen också om du ska ladda upp den igen.

Du kan inte importera medan en rad fortfarande behöver rättas. Raden längst ner säger hur många rader som återstår.

Uppdatera befintliga anställda

När du ändrar värden i filen uppdateras de matchande anställda direkt, så att du aldrig skapar dubbletter.

• Endast fält som faktiskt skiljer sig listas, så en person med en ändrad cell visar bara den ena ändringen. Det här är din chans att fånga ett skrivfel innan du sparar.
• Att ändra en anställds e-post, förnamn eller efternamn uppdaterar både anställdposten och inloggningskontot samtidigt. Den nya e-postadressen blir den adress personen loggar in med.
• En tom cell skriver över det sparade värdet. Att tömma ett anpassat fält i filen tömmer det för den personen. Obligatoriska kolumner får inte lämnas tomma.

Avsluta anställda som saknas i filen

När din fil utelämnar nuvarande anställda antar CLVR inte att du vill ta bort dem. Var och en listas under Saknas i filen med sin jobbtitel och en obockad ruta, och står kvar som de är.

Bocka i någon för att avsluta personen. Raden ändras till att personen avslutas med dagens datum som sista dag. När du importerar gäller följande för alla du har bockat i:

• de får dagens datum som slutdatum och förlorar åtkomsten till CLVR Benefits direkt, på samma sätt som ett bakåtdaterat avslut från personens egen post;
• deras förmånsersättning proportioneras eller behålls på fullt belopp enligt ditt företags inställning Proportionera när någon slutar på Budgetinställningar;
• de kontrolleras för överskriden förmånsersättning, precis som vid ett enskilt avslut, och flaggas till ditt HR-team om de har använt mer än sin minskade förmånsersättning.

Anställda som redan är avslutade listas aldrig, så du kan ladda upp en fil med enbart nuvarande anställda hur ofta du vill utan att flagga personer du avslutade tidigare. En import kan inte ta bort en anställd helt; om du behöver ta bort någon helt, kontakta oss.

Nya personers förmånsersättning och välkomstmejl

Nya personers förmånsersättning följer ditt företags inställning Proportionera för nya medarbetare på Budgetinställningar: den som börjar en bit in i perioden får den del av perioden hen faktiskt är här. Förhandsvisningen visar beloppet varje person får. Varje ny person får ett Välkommen till CLVR Benefits-mejl, som skickas direkt eller på morgonen på startdatumet om personen inte har börjat än.

Extra kolumner i din fil utöver mallens sparas som anpassade fält.

Granska och importera

När en fil är inläst sammanfattar en rad längst ner på sidan importen, till exempel hur många som är nya, uppdaterade och avslutade. Släng släpper filen. Granska och importera öppnar granskningen.

Granskningen listar alla som kommer att läggas till, uppdateras och avslutas, och påminner om att välkomstmejlen följer startdatumen. Om en inloggningsadress ändras nämns den personen med en varning. Välj Tillbaka för att ändra något, eller Importera för att spara allt.

När importen är klar säger en bekräftelse hur många ändringar som sparades.

Felsökning

Problem som stoppar uppladdningen. De här kräver en rättad fil. Ladda upp den igen när den är rättad.

• Kolumner saknas. En eller flera av mallens kolumner finns inte i filen, nästan alltid för att en rubrik har bytt namn. Meddelandet anger varje kolumn som saknas. Ändra tillbaka rubriken till sitt ursprungliga namn (att ordna om är okej), eller klistra in dina data i en nyss nedladdad mall.
• Rader har fler celler än rubrikraden. Ett belopp med decimalkomma, som 540 000,50, i en kommaseparerad fil delas upp i två celler och flyttar kolumnerna efter den. Sätt beloppen inom citattecken, eller spara filen med semikolon.
• Filtypen går inte att importera. Spara den som .xlsx eller .csv.
• CLVR kunde inte läsa filen. Spara en CSV-fil igen som CSV med UTF-8-kodning. Kontrollera att en Excel-fil går att öppna i Excel. Om den inte gör det, exportera den igen från en ren kopia i stället för att spara om den trasiga filen.
• Arbetsboken har inget blad med anställda. Lägg de anställda på det första bladet. CLVR hoppar över bladet Instructions.

Problem som visas på en rad i förhandsvisningen. Rätta dem i rutan på raden, eller i filen.

• En obligatorisk cell är tom. Obligatoriska fält omfattar anställningsnummer, namn, e-post, födelsedatum, jobbtitel, lön, anställningsgrad, förmånsersättning, startdatum och adressuppgifter; i Sverige även personnummer, pensionsgrundande lön och skattetabell. En cell som bara innehåller mellanslag räknas som tom.
• Ett belopp gick inte att läsa. Den vanligaste orsaken är 540,000 eller 540.000, som kan betyda både 540 tusen och 540: skriv 540000 eller 540 000 i stället. Ett belopp i en annan valuta än företagets, eller ett negativt belopp, stoppas också.
• Ett datum gick inte att läsa. Skriv det som DD/MM/ÅÅÅÅ, till exempel 01/03/2026.
• Ett kön gick inte att läsa. Skriv Female, Male eller Other (eller någon av de korta formerna ovan), eller lämna cellen tom.
• En e-postadress eller ett personnummer gick inte att läsa. Skriv en e-postadress som namn@foretag.se, utan mellanslag och utan bokstäver utanför a-z, och ett personnummer som ÅÅÅÅMMDD-NNNN.
• En annan rad har samma anställningsnummer. Ge varje person sitt eget, rätta nummer.
• Någon annan har den här e-postadressen, i filen eller i företaget. Två personer kan inte dela en e-postadress. Om adressen redan tillhör en befintlig anställd med ett annat anställningsnummer har oftast ett nummer skrivits fel: rätta numret så att raden uppdaterar den personen, eller rätta e-postadressen. Stora och små bokstäver räknas som samma, så Anna@example.se och anna@example.se är en och samma adress.
• Ett eget fält kan inte innehålla värdet. Skriv det som fältet tar emot, till exempel ett datum som ett datum eller ett av en listas val.

Andra problem.

• Knappen Granska och importera går inte att välja. En rad i förhandsvisningen behöver fortfarande rättas. Rätta cellen på den raden.
• Inget importerades efter att jag valde Importera. Listan över anställda ändrades medan du granskade, till exempel för att en kollega lade till någon, och vissa celler stämmer inte längre. Rätta dem i filen och ladda upp den igen.
• Ett kalkylprogram tog bort inledande nollor eller ändrade ett personnummer. Formatera de kolumnerna som Text innan du sparar, och välj helst CSV UTF-8.
• Någon hamnar under "Saknas i filen" av misstag. Personen finns helt enkelt inte i den här filen. Låt rutan vara obockad så förblir personen som hen är, eller lägg tillbaka personen i filen (matchas via anställningsnummer) och ladda upp den igen.
• Någon jag ville ändra dyker upp som ny. Anställningsnumret i filen matchar inte det som finns sparat i CLVR. Återställ det ursprungliga numret så att raden uppdaterar den befintliga personen.
• Jag behöver radera en anställd helt. Fullständig radering går inte att göra i CLVR. Att avsluta är vägen för offboarding. Kontakta oss om uppgifter måste tas bort helt.