Hantera anpassade fält på anställda
Lägg till, redigera och ta bort egna anpassade fält på en anställd, och förstå varningarna för fält som används eller dubbletter.
Anpassade fält låter dig spara extra information på en anställd som de inbyggda fälten inte täcker, till exempel ett kostnadsställe, en pensionspolicy eller en rapporterande chef. Du hanterar dem från avsnittet Employee Data på en anställd, tillsammans med de vanliga uppgifterna, och de sparas efter hand. Den här artikeln beskriver hur du lägger till, redigerar och tar bort dem, och vad varningarna du kan stöta på betyder.
Öppna avsnittet Employee Data
Gå till sidan Employees och välj en anställd för att öppna deras kort. Avsnittet Employee Data visar de vanliga fälten (namn, e-post, roll, lön med mera).
Under dem hittar du de fält som CLVR känner till, grupperade efter vad som använder dem, plus dina egna. Fälten visas även när den anställda inte har något värde än, så att du kan se vad som finns utan att behöva veta om det i förväg. Ett tomt fält visas helt enkelt som en tom kontroll.
Redigera ett befintligt fält
Varje fält ger dig rätt kontroll för det som ska sparas, så att du slipper komma ihåg formatet:
| Fältet innehåller | Du får | | --- | --- | | Ja eller nej (till exempel Work Permit) | En kryssruta | | Ett bestämt antal val (till exempel Pension Policy) | En rullgardinsmeny | | Ett tal (till exempel Vacation Entitlement) | En sifferruta | | Ett datum | En datumväljare | | En annan anställd (till exempel Manager) | En sökbar namnväljare | | Något annat | En textruta |
Ändringarna sparas löpande och du får en kort bekräftelse. Egna fält som kommit in via en filuppladdning förblir vanliga textrutor, eftersom CLVR inte vet vad de ska innehålla.
Om ett värde inte passar fältet avvisas det med en notis om vad fältet accepterar, i stället för att sparas felaktigt.
Lägg till ett anpassat fält
Välj Add Custom Field längst ner i avsnittet Employee Data.
Öppna Field. Du ser tre grupper:
- Already used in this company, med hur många av era anställda som har ett värde för varje fält. Att välja härifrån håller datan enhetlig.
- Available but not used yet, alltså fält som CLVR-funktioner kan använda men som ingen på ert företag har fyllt i, var och en med vad som använder det.
- Something else, som dyker upp när du skriver ett eget namn.
I Value anger du informationen för den här anställda.
Välj Add. Fältet visas direkt i avsnittet Employee Data.
Ta bort ett anpassat fält
Ett fält som har ett värde har en röd papperskorgsikon bredvid sig. Välj den för att ta bort fältet från den anställda. Det tas bort enbart för den här anställda och påverkar ingen annan. Ett fält som aldrig har fyllts i har inget att ta bort och saknar därför ikon.
Varningar du kan se
Ett par små markeringar kan dyka upp bredvid ett anpassat fält, och båda finns till för att hålla datan ren:
- (in use) bredvid ett fältnamn betyder att en CLVR-funktion förlitar sig på fältet. Håll muspekaren över det för att se vilken funktion och varför. Till exempel används Manager av godkännandeflöden, och ett kostnadsställefält kan användas i lönerapportering. Det går bra att redigera dessa, men tänk på att en ändring eller borttagning kan påverka funktionen.
- En gul varningstriangel betyder att fältnamnet överlappar ett inbyggt fält (till exempel ett anpassat fält som heter Email när det redan finns ett inbyggt e-postfält). Håll muspekaren över för detaljerna. För att undvika två versioner av samma information bör du använda det inbyggda fältet och ta bort det anpassade.
Återanvänd ett befintligt fältnamn från förslagen i stället för att hitta på en ny stavning. "Cost center" och "Cost Center" blir två separata kolumner, vilket gör filtrering och rapportering svårare.
Var anpassade fält dyker upp
Ett anpassat fält är inte begränsat till en enda anställd. Så snart någon anställd har det blir det tillgängligt i hela Employees-vyn:
- Som en kolumn i anställningstabellen, som du kan visa, dölja och ordna om precis som vilken kolumn som helst.
- Som ett valfritt fält när du lägger till en enskild anställd, under Anpassade fält.
- Vid massuppladdning, där eventuella extra kolumner i din fil utöver standardkolumnerna sparas som anpassade fält automatiskt. Om en kolumn motsvarar ett fält som CLVR känner till kontrolleras värdena när filen läses, och rader som inte passar rapporteras innan något sparas.
Felsökning
- Ett fält jag förväntade mig finns inte. Fält som CLVR-funktioner använder listas alltid, även när de är tomma. Ett eget fält visas först när minst en anställd har ett värde för det, så lägg till det på en anställd först.
- Mitt värde avvisades. Notisen talar om vad fältet accepterar. Ett ja/nej-fält sparar bara "true" eller "false", vilket är skälet till att det är en kryssruta i stället för något du skriver i; en rullgardinsmeny accepterar bara sina egna val.
- Jag ser två liknande kolumner. Det är två olika fältnamn (till exempel en skillnad i stavning eller versaler). Bestäm dig för ett namn, flytta över värdena och ta bort det andra.
- Systemfält listas inte. Interna fält som CLVR använder i bakgrunden (till exempel inloggnings- och inställningsdata) är dolda med flit och går inte att redigera här.