Hantera anpassade fält på anställda
Lägg till, redigera och ta bort egna anpassade fält på en anställd, och förstå varningarna för fält som används eller dubbletter.
Anpassade fält låter dig spara extra information på en anställd som de inbyggda fälten inte täcker, till exempel ett kostnadsställe, en pensionspolicy eller en rapporterande chef. Du hanterar dem från avsnittet Employee Data på en anställd, tillsammans med de vanliga uppgifterna, och de sparas efter hand. Den här artikeln beskriver hur du lägger till, redigerar och tar bort dem, och vad varningarna du kan stöta på betyder.
Öppna avsnittet Employee Data
Gå till sidan Employees och välj en anställd för att öppna deras kort. Avsnittet Employee Data visar de vanliga fälten (namn, e-post, roll, lön med mera). Eventuella anpassade fält som redan finns sparade på den anställda visas i samma avsnitt, var och en som en etikett med sitt värde.
Redigera ett befintligt fält
För att ändra värdet på ett anpassat fält skriver du i dess fält och klickar utanför (fältet sparas när du lämnar det). Du får en kort bekräftelse när det är sparat. Ett fält som pekar på en annan anställd, till exempel Manager, ger dig i stället en sökbar väljare: börja skriva ett namn och välj rätt person.
Lägg till ett anpassat fält
Välj Add Custom Field längst ner i avsnittet Employee Data.
I Key skriver du fältnamnet eller väljer ett från förslagen. Förslagen är de anpassade fält som andra anställda i ditt företag redan använder, så att återanvända ett befintligt namn håller datan enhetlig.
I Value anger du informationen för den här anställda.
Välj Add. Fältet visas direkt i avsnittet Employee Data.
Ta bort ett anpassat fält
Varje anpassat fält har en röd papperskorgsikon bredvid sig. Välj den för att ta bort fältet från den anställda. Det tas bort enbart för den här anställda och påverkar ingen annan.
Varningar du kan se
Ett par små markeringar kan dyka upp bredvid ett anpassat fält, och båda finns till för att hålla datan ren:
- (in use) bredvid ett fältnamn betyder att en CLVR-funktion förlitar sig på fältet. Håll muspekaren över det för att se vilken funktion och varför. Till exempel används Manager av godkännandeflöden, och ett kostnadsställefält kan användas i lönerapportering. Det går bra att redigera dessa, men tänk på att en ändring eller borttagning kan påverka funktionen.
- En gul varningstriangel betyder att fältnamnet överlappar ett inbyggt fält (till exempel ett anpassat fält som heter Email när det redan finns ett inbyggt e-postfält). Håll muspekaren över för detaljerna. För att undvika två versioner av samma information bör du använda det inbyggda fältet och ta bort det anpassade.
Återanvänd ett befintligt fältnamn från förslagen i stället för att hitta på en ny stavning. "Cost center" och "Cost Center" blir två separata kolumner, vilket gör filtrering och rapportering svårare.
Var anpassade fält dyker upp
Ett anpassat fält är inte begränsat till en enda anställd. Så snart någon anställd har det blir det tillgängligt i hela Employees-vyn:
- Som en kolumn i anställningstabellen, som du kan visa, dölja och ordna om precis som vilken kolumn som helst.
- Som ett valfritt fält när du lägger till en enskild anställd, under Anpassade fält.
- Vid massuppladdning, där eventuella extra kolumner i din fil utöver standardkolumnerna sparas som anpassade fält automatiskt.
Felsökning
- Ett fält jag förväntade mig finns inte. Anpassade fält är per företag och visas först när minst en anställd har ett värde för dem. Lägg till det på en anställd först.
- Jag ser två liknande kolumner. Det är två olika fältnamn (till exempel en skillnad i stavning eller versaler). Bestäm dig för ett namn, flytta över värdena och ta bort det andra.
- Systemfält listas inte. Interna fält som CLVR använder i bakgrunden (till exempel inloggnings- och inställningsdata) är dolda med flit och går inte att redigera här.