Hantera anpassade fält på anställda

Lägg till, redigera och ta bort egna fält på en anställd från sidopanelen, och förstå varningarna för fält som används eller dubbletter.

Anpassade fält låter dig spara extra information på en anställd som de inbyggda fälten inte täcker, till exempel ett kostnadsställe, en pensionspolicy eller en rapporterande chef. Du hanterar dem i Uppgifter om anställd på fliken Översikt i den anställdas sidopanel, tillsammans med de vanliga uppgifterna. Den här artikeln beskriver hur du lägger till, redigerar och tar bort dem, när varje ändring sparas, och vad varningarna du kan stöta på betyder.

Hitta de egna fälten

I HR-menyn väljer du Visa alla anställda och väljer en anställd. Sidopanelen öppnas på fliken Översikt. Uppgifter om anställd visar de vanliga fälten (namn, e-post, roll, lön med mera) och Chef.

Under dem hittar du de fält som CLVR känner till, plus dina egna, under rubriken Egna fält. Fälten visas även när den anställda inte har något värde än, så att du kan se vad som finns utan att behöva veta om det i förväg. Ett tomt fält visas helt enkelt som en tom kontroll.

Redigera ett befintligt fält

Varje fält ger dig rätt kontroll för det som ska sparas, så att du slipper komma ihåg formatet:

| Fältet innehåller | Du får | | --- | --- | | Ja eller nej (till exempel Work Permit) | En kryssruta | | Ett bestämt antal val (till exempel Pension Policy) | En rullgardinsmeny | | Ett tal (till exempel Vacation Entitlement) | En sifferruta | | Ett datum | En datumväljare | | En annan anställd (till exempel Manager) | En sökbar namnväljare | | Något annat | En textruta |

Egna fält som kommit in via en filimport förblir vanliga textrutor, eftersom CLVR inte vet vad de ska innehålla.

Ett ändrat värde är färgmarkerat, och ändringen väntar i raden längst ner i panelen tillsammans med andra ändringar i Uppgifter om anställd, till exempel "2 osparade ändringar för Anna". Välj Spara ändringar för att spara dem, eller Släng för att släppa dem. Vissa fält, till exempel en pensionspolicy, frågar också när ändringen ska gälla från; CLVR sparar inte ändringen förrän du har valt det datumet.

Om ett värde inte passar fältet sparas det inte. CLVR säger vilket fält som inte sparades och varför, och ändringen väntar kvar så att du kan rätta den och spara igen.

Lägg till ett eget fält

Ta bort ett eget fält

Håll muspekaren över ett fält som har ett värde så visas en röd papperskorgsikon bredvid det. Välj den för att markera fältet för borttagning: fältets namn stryks över, och borttagningen väntar i raden för osparade ändringar som vilken ändring som helst. Välj pilen som ersätter ikonen om du ångrar dig, eller Spara ändringar för att ta bort fältet.

Det tas bort enbart för den här anställda och påverkar ingen annan. Ett fält som aldrig har fyllts i har inget att ta bort och saknar därför ikon.

Varningar du kan se

Ett par små markeringar kan dyka upp bredvid ett eget fält, och båda finns till för att hålla datan ren:

• En liten lila länk under ett fältnamn, till exempel Payroll reporting, betyder att en CLVR-funktion förlitar sig på fältet. Välj den för att se vilken funktion och varför. Till exempel används ett fält för Cost Center i lönerapporteringen, och ett fält för Pension Policy läses av pensionsfunktionerna. Det går bra att redigera dessa, men tänk på att en ändring eller borttagning kan påverka funktionen.
• En gul varningstriangel betyder att fältnamnet överlappar ett inbyggt fält (till exempel ett eget fält som heter Email när det redan finns ett inbyggt e-postfält). Håll muspekaren över för detaljerna. För att undvika två versioner av samma information bör du använda det inbyggda fältet och ta bort det egna.

Var egna fält dyker upp

Ett eget fält är inte begränsat till en enda anställd. Så snart någon anställd har det blir det tillgängligt på sidorna för anställda:

• Som en kolumn i listan över anställda, under Egna fält i Kolumner, som du kan visa, dölja, filtrera och sortera på precis som vilken kolumn som helst. Du kan också spara den i en vy.
• Vid en filimport, där eventuella extra kolumner i din fil utöver mallens sparas som egna fält automatiskt. Om en kolumn motsvarar ett fält som CLVR känner till kontrolleras värdena när filen läses, och ett värde som inte passar visas på sin rad i förhandsvisningen så att du kan rätta det innan något sparas.

Egna fält ingår inte i tabellen under Lägg till här på Lägg till anställda. Lägg till personen först, och lägg sedan till personens egna fält från sidopanelen.

Felsökning

• Ett fält jag förväntade mig finns inte. Fält som CLVR-funktioner använder listas alltid, även när de är tomma. Ett eget fält visas först när minst en anställd har ett värde för det, så lägg till det på en anställd först.
• Min ändring är borta. Ändringar i befintliga fält väntar i raden längst ner tills du väljer Spara ändringar. Om du valde Släng, eller Släng ändringar när du lämnade panelen, släpptes ändringen. Gör den igen och spara.
• Mitt värde avvisades. Meddelandet säger vilket fält och varför. Ett ja/nej-fält sparar bara "true" eller "false", vilket är skälet till att det är en kryssruta i stället för något du skriver i; en rullgardinsmeny accepterar bara sina egna val.
• CLVR frågar när ändringen ska gälla. Fältet registrerar från vilket datum en ändring gäller, till exempel en pensionspolicy. Välj datumet och välj sedan Spara ändringar.
• Jag ser två liknande kolumner. Det är två olika fältnamn (till exempel en skillnad i stavning eller versaler). Bestäm dig för ett namn, flytta över värdena och ta bort det andra.
• Jag kan inte ändra ett fält. Om era personaluppgifter kommer från ett HR-system är de fält som systemet äger låsta, med en notis om varför. Tidigare anställda som har anonymiserats går inte heller att ändra.
• Systemfält listas inte. Interna fält som CLVR använder i bakgrunden (till exempel inloggnings- och inställningsdata) är dolda med flit och går inte att redigera här.