Vad nya anställda får när du lägger till dem

Vad som sker automatiskt när du lägger till en anställd, inklusive inloggningskontot, välkomstmejlet och vad mejlet innehåller.

Att lägga till en anställd gör mer än att skapa en post: i samma steg kopplar CLVR ett inloggningskonto till personens e-post och skickar ett välkomstmejl så att hen kan logga in första gången. Du behöver inte skicka ut några inloggningsuppgifter själv. Den här artikeln förklarar exakt vad som skapas, vad välkomstmejlet innehåller och vad som händer om mejlet är försenat eller inte når fram.

Vad som skapas

Oavsett om du lägger till en person via Add Single Employee eller många på en gång med Bulk Import får varje ny person samma två saker:

• En anställdpost med personens uppgifter, lön och förmånsbudget.
• Ett kopplat inloggningskonto, knutet till den e-postadress du angav. Den adressen är personens identitet i CLVR, så hen behöver aldrig skapa något användarnamn.

De två kopplas ihop automatiskt. Det finns inget separat steg för att "bjuda in" eller "aktivera" användaren som du behöver köra.

Välkomstmejlet

CLVR skickar ett Välkommen till CLVR Benefits-mejl till adressen du angav. Det ger en kort översikt av vad CLVR är, några höjdpunkter (hur man köper en förmån, var man ser sin budget och köphistorik) och tydliga instruktioner för att logga in. Det avslutas med knappen Öppna CLVR Benefits som tar personen till inloggningssidan.

Det kommer på personens språk

Mejlet skickas på svenska som standard. Det kommer på engelska endast när personens språkinställning är satt till engelska. Den anställda kan själv byta språk efter inloggning, och valet följer med mellan olika enheter.

Inloggningsinstruktionerna matchar hur ert företag loggar in

Välkomstmejlet ger inte alla samma steg. Det beskriver exakt den inloggningsmetod som gäller för ert företag, så personen läser bara det som är relevant:

• Microsoft-inloggning, om ert företag använder Microsoft single sign-on för sin e-postdomän. Mejlet uppmanar personen att välja Fortsätt med Microsoft.
• E-post och lösenord, om ert företag är konfigurerat för lösenordsinloggning. Mejlet förklarar att personen vid första inloggningen kan behöva verifiera med sitt personnummer innan hen väljer lösenord.
• En inloggningslänk, för alla andra. Mejlet ber personen ange sin jobbadress och öppna länken som skickas.

Det betyder att du inte behöver förklara inloggningen för varje ny anställd. Instruktionerna de får matchar redan er uppsättning.

Mejl och inloggning sätts upp automatiskt

När du har sparat sker allt ovanstående av sig självt:

• Kontot skapas och kopplas.
• Välkomstmejlet skickas.
• Rätt inloggningsinstruktioner väljs.

Det finns inget att skicka manuellt och inget lösenord för dig att dela ut. Är någon osäker på hur hen loggar in räknar inloggningssidan också ut det utifrån jobbadressen.

Om välkomstmejlet är försenat eller inte når fram

Välkomstmejlet skickas separat från att den anställda skapas, så ett leveransproblem blockerar aldrig kontot:

• Den anställda skapas ändå även om mejlet är försenat eller studsar. Kontot fungerar i samma stund det finns.
• En misslyckad skickning loggas för support. CLVR registrerar utfallet på den anställda, så en studs eller leveransmiss syns i stället för att försvinna tyst.

Om en ny anställd säger att mejlet aldrig kom, be hen kolla skräppost- och spammapparna först, och bekräfta sedan att e-postadressen på posten är rätt. Eftersom kontot redan finns kan personen logga in direkt från inloggningssidan med rätt jobbadress, även utan det ursprungliga mejlet.

Felsökning

• Personen säger att inget välkomstmejl kom. Be hen kolla skräppost och spam, och bekräfta att e-postadressen på den anställdas post stämmer. Kontot finns oavsett, så personen kan gå direkt till inloggningssidan.
• Välkomstmejlet gick till fel adress. Redigera den anställda och rätta e-posten. Kontot följer den nya adressen, och du kan låta personen logga in med den korrigerade jobbadressen.
• Mejlet kom på fel språk. Det är svenska som standard; engelska används bara när personens språkinställning är engelska. Hen kan byta språk själv efter inloggning.
• De är osäkra på vilken inloggningsmetod de ska använda. Instruktionerna i välkomstmejlet matchar redan ert företag. Är mejlet borta visar inloggningssidan rätt alternativ när personen anger sin jobbadress.