Lägg till och redigera en anställd

Lägg till en person via Lägg till / Hantera anställda, redigera profilen senare, justera förmånsbudgeten för året och läs historiken för justeringar av ersättning.

När du bara har en person att lägga till är formuläret för enskild anställd den snabbaste vägen. Du fyller i några fält, och när du sparar skapas den anställda, ett inloggningskonto kopplas och ett välkomstmejl skickas. Senare kan du redigera vilka som helst av deras uppgifter och justera deras förmånsbudget från detaljvyn. Den här artikeln täcker hur du lägger till en person, redigerar profilen, justerar ersättningen och läser justeringshistoriken.

Öppna formuläret

Gå till Lägg till / Hantera anställda i HR-menyn. Sidan har två avsnitt i ett dragspel:

• Massimport, för att lägga till många personer samtidigt från en fil.
• Lägg till enskild anställd, för att lägga till en person manuellt.

Fäll ut Lägg till enskild anställd för att se formuläret. Det är indelat i Identitet, Anställning, Förmånsersättning och Adress, med ett valfritt avsnitt Anpassade fält om ditt företag använder sådana.

Identitet

Fyll i vem personen är:

• Anställningsnummer
• Förnamn och Efternamn
• E-post, jobbadressen personen loggar in med och dit välkomstmejlet skickas.
• Personnummer
• Födelsedatum
• Kön (valfritt), med Man, Kvinna eller Annat.

Anställning

Ange roll och löneuppgifter:

• Jobbtitel
• Årslön. Medan du skriver visar formuläret Månadsvis-beloppet under, så att du kan rimlighetskontrollera summan.
• Pensioneringsgrundande lön
• Skattetabell
• Anställningsgrad (%), som har standardvärdet 100 för en heltidsanställd.
• Startdatum, som är dagens datum som standard. Ändra det om personen börjar senare.

Förmånsersättning

Det här avsnittet visar företagets Grundersättning och en växel, Proportionera förmånsersättning baserat på startdatum, som är på som standard.

När proportioneringen är på förhandsvisar formuläret det justerade beloppet (en person som börjar mitt i förmånsperioden får en andel av den fulla ersättningen för de dagar hen är anställd). Stäng av växeln för att ge den fulla grundersättningen oavsett startdatum. Läs mer om hur detta beräknas i artikeln om att proportionera ersättning för en nyanställd.

Adress

Alla adressfält krävs:

• Adress
• Postnummer
• Ort
• Land, som är Sverige som standard.

Anpassade fält (valfritt)

Om ditt företag har lagt till egna fält (till exempel en chefsreferens eller ett kostnadsställe) visas de här under Anpassade fält. Dessa är valfria, så fyll i de som är relevanta för den här anställda och lämna resten tomma.

Spara och vad som händer sedan

Knappen Lägg till anställd förblir inaktiv tills alla obligatoriska fält är ifyllda och e-posten klarar dubblettkontrollen i formuläret. När den blir aktiv väljer du den för att spara. När du sparar händer tre saker:

• Den anställdas post skapas.
• Ett inloggningskonto kopplas till e-postadressen.
• Ett Välkommen till CLVR Benefits-mejl skickas så att personen kan logga in första gången.

Du får en bekräftelse, formuläret töms och den nya personen visas i din anställningslista. För att se exakt vad den anställda får, läs artikeln om vad nya anställda får när de läggs till.

Redigera en anställds uppgifter

Du kan redigera vilken anställds profil som helst direkt från detaljvyn, utan att lämna listan över anställda. Öppna den anställda för att visa kortet Anställddata och välj den lilla pennikonen bredvid rubriken för att göra kortet till ett formulär. (Pennan visas bara när du inte redan redigerar.)

I redigeringsläge kan du alltid ändra profilens kärnfält: Förnamn, Efternamn, E-post, Jobbtitel och Årslön (som visar en löpande Månadsvis-siffra medan du skriver). Välj Visa ytterligare fält (uppe till höger på kortet) för att visa resten:

• Anställningsnummer, Personnummer, Födelsedatum, Kön
• Pensionsgrundande lön, Sysselsättningsgrad (%), Skattetabell
• Adress, Postnummer, Ort, Land, Startdatum

När du är klar väljer du Spara för att skriva ändringarna eller Avbryt för att ångra dem. En bekräftelse visas, och varje sparning registrerar vilka fält som ändrats, så det finns en historik över redigeringar på den anställda.

För att lägga till ett fält utöver standardprofilen (till exempel ett kostnadsställe eller team) använder du Lägg till anpassat fält på samma kort. Se artikeln om att hantera anpassade anställdfält.

Justera en anställds förmånsbudget

Ibland behöver en enskild anställd en annan ersättning för året: ett tillägg för att uppmärksamma något, eller ett avdrag för att rätta ett saldo. Kortet Add/Deduct Allowance i detaljvyns sidofält gör den engångsändringen på en enda person utan att påverka någon annan.

Läs historiken för justeringar av ersättning

Varje manuell ändring registreras i kortet Justeringar i den anställdas profil, så det finns alltid en tydlig logg över vad som ändrades, med hur mycket, vem som gjorde det och varför. Kortet visas bara när det finns något att visa, så en anställd utan manuella justeringar och utan någon proportionering att förklara får inget kort.

När en anställd har en eller flera ändringar visar kortet en tabell med fyra kolumner:

• Datum: dagen då justeringen gjordes.
• Belopp: en positiv ändring i grönt med ett inledande +, ett avdrag i rött.
• Justerare: vem som gjorde ändringen, eller CLVR för en som CLVR-supporten gjort åt dig.
• Orsak: anteckningen som skrevs när justeringen sparades.

Om en anställds ersättning har proportionerats (för att personen började eller avslutades mitt under året) visar kortet en rad Proportionerad: ovanför tabellen som beskriver beräkningen (grundersättning / antal dagar på året x antal anställda dagar = proportionerat belopp). Det här är informativt, inte en manuell justering.

Siffrorna flödar också in i Ersättningsdetaljer, som bryter ner saldot i Grundersättning, Justerad ersättning (grönt + för ett tillägg, rött - för ett avdrag) och Total ersättning, och sedan Totalt utlägg och Återstående saldo.

Justeringsposter är en permanent logg och kan inte redigeras eller tas bort efter att de sparats. För att rätta ett misstag lägger du till en motjustering med Add/Deduct Allowance (till exempel ett avdrag på 500 kr för att ta bort ett oavsiktligt tillägg på 500 kr), och noterar i Reason att den återställer den tidigare posten. Båda posterna ligger kvar synliga.

Felsökning

• Knappen Lägg till anställd är gråtonad. Ett obligatoriskt fält är fortfarande tomt, eller så är e-posten markerad som en dubblett. Kontrollera varje fält i alla avsnitt, även adressen.
• "Denna e-post används redan av en annan anställd." Det här meddelandet i formuläret visas när e-posten matchar någon som redan finns i ditt företag. Använd en annan adress, eller kontrollera om personen redan är tillagd.
• "An employee with this email already exists" eller "...employee number already exists." Sparandet stoppades eftersom e-posten eller anställningsnumret redan är upptaget i ditt företag. E-postkontrollen är skiftlägesokänslig, så att bara ändra stor eller liten bokstav hjälper inte. Välj ett unikt anställningsnummer, eller bekräfta att personen inte redan finns i listan.
• "Email is already in use by another user." E-posten är kopplad till ett inloggningskonto någon annanstans (till exempel på ett annat företag). Använd en annan adress, eller kontakta CLVR-supporten om du tror att kontot inte borde finnas.
• Välkomstmejlet kom inte fram. Kontot skapas även om mejlet är försenat. Be personen kontrollera skräpposten och bekräfta att e-postadressen är korrekt på posten.
• Pennikonen saknas. Kortet Anställddata är redan i redigeringsläge. Leta efter knapparna Spara och Avbryt längst ner i stället.
• Knappen Adjust balance skickar inte. Både Amount och Reason är obligatoriska. Lägg till en orsak och ett belopp skilt från noll och försök igen.
• Jag drog av av misstag, eller angav fel belopp. Justeringar redigeras inte i efterhand. Gör en andra justering åt motsatt håll för att rätta saldot.
• Jag vill att en ändring ska gälla varje år. Använd den anställdas förmånsersättning (redigera den på profilen), inte verktyget Add/Deduct Allowance, som bara påverkar innevarande år.
• Kortet Justeringar visas inte. Det visas bara när det finns minst en manuell justering eller en proportionering att förklara.
• En justering visar CLVR som justerare. Den ändringen gjordes av CLVR-supporten åt dig, inte av någon i ditt HR-team.