Lägg till och redigera anställda

Lägg till en eller flera personer i tabellen under Lägg till här, redigera en persons uppgifter i sidopanelen, justera förmånsersättningen för året och läs historiken för justeringar.

För att lägga till några få personer skriver du in dem direkt i tabellen på Lägg till anställda. Varje rad är en person, och inget sparas förrän du har granskat listan och bekräftat den. När du lägger till någon skapas personens anställdpost, ett inloggningskonto kopplas och ett välkomstmejl skickas. Senare redigerar du personens uppgifter och justerar förmånsersättningen från sidopanelen i listan över anställda. Den här artikeln går igenom allt.

Öppna Lägg till anställda

I webbappen öppnar du HR-menyn och väljer Lägg till / Hantera anställda. Sidan, Lägg till anställda, erbjuder två sätt att lägga till personer:

• Lägg till här: skriv eller klistra in nya personer i en tabell. Passar för en person eller några få.
• Importera en fil: ladda upp Excel-mallen för att lägga till många personer eller uppdatera alla på en gång. Se artikeln om att importera anställda från en fil.

Lägg till här är valt när sidan öppnas.

Fyll i tabellen

Tabellen, Nya personer, börjar med en tom rad. Fyll i en rad per person:

• Förnamn och Efternamn.
• E-post: jobbadressen personen loggar in med, och dit välkomstmejlet skickas.
• Jobbtitel.
• Startdatum: dagens datum från början. Ändra det om personen börjar senare.
• Chef (valfritt): vem som godkänner personens utlägg. Låt det stå Ingen chef om du anger det senare.
• Förmånsersättning: räknas fram åt dig utifrån startdatumet. Se nedan.

Välj Lägg till en person till för en ny rad, och ta bort-knappen i slutet av en rad för att ta bort den.

Detaljer för varje rad

Välj pilen på en rad för att öppna dess Detaljer. De är indelade i tre grupper:

• Identitet: Anställningsnummer, Personnummer och Kön (valfritt).
• Lön: Årslön, Pensionsgrundande lön, Skattetabell och Anställningsgrad %, som är 100 från början.
• Adress: Gatuadress, Postnummer och Ort, alla valfria.

Födelsedatumet hämtas från personnumret, så du skriver inte in det. Landet är ditt företags land.

Egna fält ingår inte i tabellen. Lägg till dem från personens sidopanel när personen är tillagd. Se artikeln om att hantera anpassade fält på anställda.

Förmånsersättningen och dess etikett

Cellen Förmånsersättning visar vad personen får för den aktuella förmånsperioden. När startdatumet ligger en bit in i perioden står en etikett bredvid beloppet:

• Proportionerad: förmånsersättningen gäller den del av perioden som börjar på startdatumet. Välj etiketten för att ge hela året i stället.
• Helt år: hela årsbeloppet. Välj etiketten för att proportionera igen.

Varje ny rad utgår från ditt företags val under Proportionera för nya medarbetare på Budgetinställningar. Ett startdatum på eller före periodens början ger alltid hela beloppet och får därför ingen etikett. Hur beloppet räknas fram beskrivs i artikeln om att proportionera ersättningen för en nyanställd.

Klistra in från ett kalkylark

Du behöver inte skriva allt. Kopiera rader från Excel eller ett annat kalkylprogram, välj en cell i tabellen och klistra in. Värdena fyller tabellen från den cellen, från vänster till höger i tabellens kolumnordning och nedåt, och nya rader läggs till vid behov. Ordna kolumnerna i kalkylarket i samma ordning som i tabellen först. Kolumnen Förmånsersättning räknas alltid fram och klistras aldrig in.

Ångra en ändring

Välj Ångra ovanför tabellen, eller tryck på Ctrl+Z (⌘+Z på en Mac), för att ångra den senaste ändringen i tabellen: ett inskrivet värde, en inklistring, en borttagen rad eller en ändrad etikett. Du kan ångra upp till 50 steg.

Radens status

I slutet av varje rad syns hur den ligger till:

• 3 fält kvar (eller hur många det är): obligatoriska fält är fortfarande tomma. Öppna Detaljer om tabellens egna celler redan är ifyllda.
• Rätta uppgifter: ett värde behöver rättas. Fältet har en röd ram och en notis under sig.
• Klar: raden är färdig.

Notiserna du kan se är bland annat Obligatoriskt., Kontrollera e-postadressen., Bara siffror. (för skattetabell och anställningsgrad), Används två gånger i listan. (två rader har samma e-post eller anställningsnummer) och Redan anställd: följt av ett namn (e-postadressen eller anställningsnumret tillhör någon som redan finns i ditt företag). Löner läses som vilket belopp som helst, så både 540000 och 540 000 fungerar, och anställningsgraden är ett tal från 1 till 100.

Granska och lägg till

När tabellen har personer i sig visar en rad längst ner på sidan hur många nya personer det är. Släng i den raden tömmer hela tabellen. Granska och lägg till kontrollerar först varje rad: om något saknas markeras fälten som behöver rättas i rött, och Detaljer öppnas på de rader som behöver det.

När alla rader är klara öppnas en granskning, med till exempel rubriken Lägg till 3 personer? Den listar varje person med jobbtitel, startdatum, förmånsersättning och när välkomstmejlet skickas: nu, eller på startdatumet om det ligger senare. Välj Tillbaka för att ändra något, eller Lägg till personer (Lägg till person för en) för att spara.

Alla i granskningen läggs till tillsammans. Om CLVR inte kan lägga till en av dem läggs ingen till, och meddelandet säger vad du behöver rätta. Du kan lägga till upp till 100 personer åt gången; för fler, importera en fil.

Efteråt säger en bekräftelse hur många personer som lades till, och tabellen töms. För varje ny person:

• skapar CLVR anställdposten och anger chefen, om du valde en;
• kopplar CLVR ett inloggningskonto till personens e-post;
• skickar CLVR ett Välkommen till CLVR Benefits-mejl direkt, eller på morgonen på startdatumet om personen inte har börjat än.

För att se exakt vad den anställda får, läs artikeln om vad nya anställda får när de läggs till.

Redigera en anställds uppgifter

Du redigerar en person från personens sidopanel, utan att lämna listan över anställda. Under HR väljer du Visa alla anställda och väljer personens rad. Panelen öppnas på fliken Översikt.

Under Uppgifter om anställd väljer du ett värde för att ändra det på plats. Ett ändrat värde är färgmarkerat tills du sparar det. Årslön går att ändra, och Månadslön bredvid räknas fram ur årslönen, så den ändrar du inte direkt. Chef och personens egna fält ingår i samma lista.

Dina ändringar sparas inte en och en. De samlas i en rad längst ner i panelen, till exempel "2 osparade ändringar för Anna", som listar vad som ändrats. Välj Spara ändringar för att spara alla, eller Släng för att släppa dem. Om du försöker stänga panelen eller gå till en annan person först frågar CLVR Släng osparade ändringar?, så att inget försvinner av misstag. Varje sparning registrerar vilka fält som ändrades, så det finns en historik över redigeringar på den anställda.

Om era personaluppgifter kommer från ett HR-system är de fält som systemet äger låsta, med en notis om varför.

För att lägga till ett fält utöver standardfälten, till exempel ett kostnadsställe eller ett team, använder du + Lägg till eget fält på samma flik. Se artikeln om att hantera anpassade fält på anställda.

Justera en anställds förmånsersättning

Ibland behöver en enskild anställd en annan förmånsersättning för året: ett tillägg för att uppmärksamma något, eller ett avdrag för att rätta ett saldo. Du kan göra den engångsändringen för en person på två ställen:

• Lägg till eller dra av i kortet Förmånsersättning på fliken Översikt i personens panel, eller på fliken Justeringar.
• Justera förmånsersättning i radens ⋮-meny i listan över anställda.

Båda öppnar samma korta formulär:

Läs historiken för justeringar

Varje manuell ändring registreras på fliken Justeringar i personens panel, så det finns alltid en logg över vad som ändrades, med hur mycket, vem som gjorde det och varför. Flikens namn visar hur många justeringar det finns.

Om personens förmånsersättning har proportionerats för att personen började eller slutade en bit in i perioden börjar fliken med en rad som visar beräkningen (grundersättning / antal dagar på året × antal anställda dagar = proportionerat belopp). Den raden förklarar beloppet; den är ingen manuell justering.

Under den visar varje justering:

• anledningen som skrevs när den sparades;
• vem som gjorde den, eller CLVR för en ändring som CLVR-supporten gjort åt er;
• beloppet, med plustecken för ett tillägg och minustecken för ett avdrag;
• datumet då den gjordes.

Kortet Förmånsersättning på fliken Översikt samlar allt: vad som är kvar av totalen, och sedan Grund, Justerat, Totalt och Utlägg.

Justeringar är en permanent logg och kan inte redigeras eller tas bort efter att de sparats. För att rätta ett misstag lägger du till en motjustering (till exempel ett avdrag på 500 kr för att ta bort ett oavsiktligt tillägg på 500 kr) och skriver i anledningen att den tar tillbaka den tidigare posten. Båda posterna ligger kvar synliga.

Felsökning

• Granska och lägg till markerar fält i rött. Ett obligatoriskt fält är fortfarande tomt eller ett värde behöver rättas. Titta på varje rads status och öppna Detaljer på rader som fortfarande har fält kvar.
• "Redan anställd:" och ett namn. E-postadressen eller anställningsnumret tillhör någon som redan finns i ditt företag. Kontrollera om det är ett skrivfel, eller öppna den personen i listan över anställda i stället.
• "Används två gånger i listan." Två rader har samma e-postadress eller anställningsnummer. Varje person behöver ett eget.
• "Bara siffror." Skattetabellen eller anställningsgraden innehåller något annat än ett tal. Skriv bara talet, till exempel 32 eller 100.
• Ingen lades till. CLVR lägger till alla i granskningen tillsammans, så en nekad rad stoppar alla. Cellerna som nekades markeras i tabellen, till exempel en e-postadress som någon på ett annat företag redan loggar in med. Rätta dem och välj Granska och lägg till igen.
• Förmånsersättningen har ingen etikett Proportionerad. Startdatumet ligger på eller före förmånsperiodens början, så personen får hela året ändå.
• Jag vill lägga till ett eget fält för en ny person. Lägg till personen först, öppna personen i listan över anställda och använd + Lägg till eget fält.
• Välkomstmejlet kom inte fram. Kontot skapas även om mejlet är försenat. Om personen inte har börjat än väntar mejlet till startdatumet. Annars, be personen kontrollera skräpposten och kontrollera e-postadressen på personens post.
• Mina ändringar i panelen sparades inte. De väntar i raden längst ner tills du väljer Spara ändringar. En ändring som nekades förblir osparad, med en notis vid fältet.
• Knappen Justera saldot går inte att välja. Både Belopp (kr) och Anledning behövs, och beloppet får inte vara 0.
• Jag drog av av misstag, eller angav fel belopp. Justeringar redigeras inte i efterhand. Gör en andra justering åt motsatt håll.
• Jag vill att en ändring ska gälla varje år. Ändra den anställdas förmånsersättning, inte en engångsjustering, som bara påverkar i år.
• En justering visar CLVR som den som gjorde den. CLVR-supporten gjorde den ändringen åt er, inte någon i ert HR-team.