Lagringstid för tidigare medarbetares uppgifter
Hur länge en tidigare medarbetares personuppgifter sparas, hur du ändrar tiden och hur du anonymiserar någon direkt.
En persons tillgång till CLVR upphör på sista dagen. Personuppgifterna sparas ett visst antal dagar efter det. Sedan anonymiserar CLVR dem automatiskt. Anonymisera: ta bort personuppgifterna för gott, så att posten inte längre pekar på en person.
Ställ in lagringstiden
Lagringstiden är hur många dagar CLVR sparar en tidigare medarbetares personuppgifter efter sista dagen. Från början är den 90 dagar. Du kan välja från 30 till 730 dagar.
Ett meddelande bekräftar det, till exempel Sparat. Tidigare medarbetare anonymiseras 180 dagar efter sista dagen.
Under fältet visar ett exempel vilket datum någon skulle anonymiseras om sista dagen var i dag.
Kortar du tiden varnar sidan dig först. Exempel: "Kortar från 180 till 90 dagar. Alla vars sista dag var för mer än 90 dagar sedan anonymiseras natten efter att ni sparar. Det går inte att ångra."
Tiden gäller alla som har slutat och inte är anonymiserade än. CLVR jämför varje persons sista dag med den varje natt.
Det här tas bort och det här sparas
| Tas bort vid anonymisering | Sparas |
|---|---|
| Namn, mejladress, personnummer, adress och födelsedatum | Belopp för utlägg och förmåner |
| Kopplingen till chefen | Utlägg som redan skickats till lönen |
| Kvitton på personens utlägg | Förmånssummor |
| Text personen skrivit, som kommentarer på utlägg och förfrågningar | Anställningsnumret |
| Inloggningar, notifikationer och mejl som väntar på att skickas |
Beloppen sparas, så era summor för året stämmer fortfarande. Gamla lönefiler stämmer också. Anställningsnumret sparas så att raden fortfarande matchar ert lönesystem. Överallt där personen syns står det Former employee.
I listan över anställda har personen status Anonymiserad. Hen är dold tills du slår på Visa anonymiserade under Radfilter.
CLVR sparar också en liten anonym statistik: roll, ort, anställningstid, lön och förmånsanvändning per år. Den har ingen koppling till personen eller till ert företag.
Anonymisera någon direkt
Ber en tidigare medarbetare dig att ta bort uppgifterna nu behöver du inte vänta.
Det går inte att ångra. För att få tillbaka personen måste du lägga till hen igen som ny anställd.
Har någon fortfarande personen som chef nekar CLVR. Ge de personerna en ny chef först. För att hitta dem väljer du personen i filtret Chef i listan över anställda.
Personer som slutade för länge sedan
Körningen varje natt gäller alla, även de som slutade för länge sedan. Har någons tid passerat anonymiseras hen vid nästa körning. Vill du spara någons uppgifter längre ställer du in en längre tid först.
Felsökning
- Jag hittar inte inställningen. Öppna HR-menyn och välj Lagringsinställningar under Inställningar. Valen för att proportionera vid avslut finns i Budgetinställningar.
- Jag kan inte spara den nya tiden. Spara i måste vara från 30 till 730. Tills det stämmer står det Ange ett tal från 30 till 730.
- Sidan är låst. Ert företag ingår i en koncern, och koncernen hanterar inställningen åt er. Fråga den som sköter koncernens inställningar.
- Anonymisera nu saknas. Det visas först när personens sista dag har passerat. Den som redan är anonymiserad har bara Öppna detaljer i radmenyn.
- Jag hittar inte en anonymiserad person. Slå på Visa anonymiserade under Radfilter.
- Anonymisera nu nekades. Meddelandet säger varför: personen har inget slutdatum, är redan anonymiserad eller är fortfarande någons chef. Ge personens medarbetare en ny chef först.
- En tidigare medarbetares riktiga namn syns fortfarande i en löne- eller utläggsrapport. Det är väntat tills tiden har gått ut, eller tills du anonymiserar personen.