Ladda ner lönrapporter

Sidan Lönrapporter från början till slut: hur månaderna listas, hur du laddar ner en månad, exporterar listan över månader, när en rapport låses upp, vilka utlägg den samlar in och hur du väljer rätt exportformat, plus hur du åtgärdar nedtonade månader och saknade utlägg.

Sidan Lönrapporter ger ditt HR-team en överblick månad för månad över godkända utlägg som är redo att skickas vidare till lönehanteringen. Varje månad ligger på sin egen rad, så du ser direkt hur många utlägg som hör till en viss period och kan ladda ner månadens rapport i det format ditt lönesystem förväntar sig. Sidan ingår i HR-delen och visas därför bara för personer i ditt HR-team. Den här artikeln går igenom sidan från början till slut: hur månaderna listas, hur du laddar ner en månad, hur du exporterar översikten över månader, när en rapport låses upp, vilka utlägg den samlar in och hur du väljer rätt exportformat.

Öppna sidan

Sidan finns i HR-delen av webbappen, tillsammans med din HR-översikt och dina anställda. Öppna HR-menyn och gå till rapportvyn. Om du inte tillhör HR-teamet skickar webbappen tillbaka dig till din egen översikt i stället, så en sida som saknas betyder oftast bara att ditt konto inte har HR-behörighet än.

Hur månaderna listas

Varje rad är en enskild lönemånad, märkt med månad och år, till exempel mars 2025. Listan är sorterad med den senaste månaden överst.

Sidan visar en sammanhängande följd av månader, från ditt tidigaste godkända utlägg till det senaste, utan luckor. Det betyder att en månad utan godkända utlägg ändå kan dyka upp i listan som en tom rad, vilket är helt normalt.

Varje rad ger dig en snabb sammanfattning av perioden:

• Ett antal godkända utlägg, som visas som 1 utlägg för denna period eller 3 utlägg för denna period.
• Inga utlägg för denna period när månaden inte har något att rapportera.
• En Ladda ner-knapp till höger, men bara när månaden faktiskt har utlägg.

En månad utan utlägg har inget att exportera och visar därför ingen Ladda ner-knapp alls. Den här översikten visar ingen uppdelning per anställd; här ser du totalsummorna, och detaljerna finns i filen du laddar ner. Använd sök- och kolumnkontrollerna högst upp om du har många månader att bläddra igenom.

Ladda ner en månad

När en månad har utlägg och är redo väljer du Ladda ner för att öppna formatmenyn. CLVR skapar filen för just den månaden i det format du väljer:

Första gången du laddar ner en månad lagrar CLVR den genererade filen privat. När du laddar ner samma månad i samma format igen öppnas den lagrade filen i stället för att en ny byggs, så du får en identisk rapport. Se avsnittet om att ladda ner igen längre ner för varför filen inte ändras.

Exportera listan över månader

Verktygsfältet ovanför tabellen har en Exportera-knapp som laddar ner en liten översikt: en rad per månad med månadens namn och hur många utlägg den innehåller. Det här är en snabb sammanställning av själva månaderna, inte de lönedata per anställd som du lämnar till ditt lönesystem, dem hämtar du i stället via nedladdningen för respektive månad.

När du väljer Exportera laddas en Excel-fil (.xlsx) ner med en rad per månad och två kolumner:

• Lönrapporter: månaden, utskriven som månadsnamn och år (till exempel maj 2026).
• Utlägg: antalet godkända utlägg som räknas in i den månaden.

Mer än så innehåller filen inte. Det är samma lista över månader som du ser i tabellen, exporterad så att du kan överblicka eller dela den utanför CLVR. Den innehåller inga namn på anställda, belopp, skatterader eller löneartskoder.

När en månad blir tillgänglig

En rapport blir inte tillgänglig i samma stund som månaden börjar. Varje månad går att ladda ner först efter att ditt företags lönebrytdatum har passerat, vilket ger godkännanden tid att landa innan siffrorna exporteras.

Fram till dess är raden nedtonad, Ladda ner-knappen är gråmarkerad och du ser en rad med texten Tillgänglig för nedladdning den följt av exakt datum och tid då den låses upp, till exempel Tillgänglig för nedladdning den April 1, 2025, 12:00 AM. Datumet skrivs ut i sin helhet (månad, dag, år, timme och minut) så att det inte råder någon tvekan. Tillgängligheten jämförs mot den aktuella tiden, så när den tidpunkten passerats kan du helt enkelt ladda om sidan så blir månaden nedladdningsbar.

CLVR räknar fram det datumet med en av två regler:

• Med löneinställningar sparade låses rapporten upp vid företagets avgränsning för den månaden. Avgränsningen byggs av den Avgränsningsdag och tid du anger, justerad efter ditt valda Helg beteende om avgränsningen hamnar på en lördag eller söndag.
• Utan sparade löneinställningar faller CLVR tillbaka på det äldre schemat: rapporten låses upp den första dagen i månaden efter rapportmånaden. Om den första dagen infaller på en lördag eller söndag flyttas den framåt till efterföljande måndag. En marsrapport på det äldre schemat låses till exempel upp den första vardagen i april.

En månad utan godkända utlägg är annorlunda: den har inget att lägga i en rapport, så den visar Inga utlägg för denna period och ingen Ladda ner-knapp alls. Det är inte ett låst läge som väntar på att låsas upp. En tom månad förblir utan Ladda ner-alternativ oavsett hur mycket tid som går, eftersom det inte finns något att generera.

Vilka utlägg som syns i en rapport

Alla utlägg i CLVR hamnar inte i en lönerapport. En rapport samlar bara det som är helt klart och redo att lämnas över till lön, och varje utlägg hamnar i exakt en månad utifrån när det slutfördes.

En lönerapport tar bara med utlägg som både är:

• Godkänd, och
• av en av två typer: en Utläggsrapport (ett kvitto som en medarbetare laddat upp) eller ett köp i Förmånsbutik.

Allt som fortfarande är Väntande eller markerat Avslagen lämnas utanför. En rapport du laddar ner är alltid en ögonblicksbild av det som var klart den månaden, aldrig en lista över allt som är på gång.

CLVR placerar varje godkänt utlägg i en månad utifrån dess slutdatum, alltså ögonblicket då utlägget slutgiltigt godkändes (eller godkändes automatiskt). Ett utlägg som av någon anledning inte nått det färdiga läget saknar slutdatum och hoppas över tills det gör det. Hur det slutdatumet kopplas till en månad beror på om ditt HR-team har sparat inställningar för brytpunkt:

• Med en sparad brytpunkt hamnar allt som godkänts före brytpunkten för sin månad i den månadens rapport, och allt som godkänts vid eller efter brytpunkten rullar vidare till nästa månads rapport. Det är detta som låter dig stänga en månad rent.
• Utan brytpunktsinställningar (äldre beteende) grupperas varje godkänt utlägg efter den vanliga kalendermånaden för sitt slutdatum. Det finns ingen framåtrullning, så ett utlägg som godkänns sista dagen i månaden stannar i den månaden.

Rapporter kan också ta med en post som inte är ett vanligt utlägg: ett löst löneavdrag för överanvänd budget. När en medarbetare slutar och har använt mer än sin proportionerliga budget väljer ditt HR-team att återkräva beloppet som ett brutto- eller nettolöneavdrag, och så snart posten är löst läggs den till i rapporten för den månad då den löstes. CLVR lägger till varje löst avdrag bara en gång, så samma belopp skickas aldrig till lön två gånger.

Välj rätt exportformat

När du väljer Ladda ner erbjuder CLVR fyra format: Fortnox, Excel, Flex HRM (xlsx) och Flex HRM (dta). Alla innehåller samma godkända utlägg för den månaden, så det enda som skiljer är upplägget. Att byta format ändrar aldrig beloppen eller vem de tillhör; det ändrar bara filtypen och kolumnstrukturen.

• Excel. Välj det här när du själv vill läsa rapporten. Det är en vanlig .xlsx-fil med CLVR:s egen läsbara kolumnstruktur, så du kan öppna den i Excel, Numbers eller Google Kalkylark och granska beloppen per anställd innan något importeras någon annanstans.
• Fortnox. Välj det här när du importerar lönetransaktioner till Fortnox. Det är en PAXML 2.0-fil (det svenska standardformatet för löne-XML), inte ett kalkylark, tänkt att laddas upp i Fortnox snarare än att öppnas och läsas för hand.
• Flex HRM (xlsx). Välj det här för Flex HRM när du vill ha importmallen som en Excel-fil. Den följer FlexHRM:s standardradformat och innehåller en rubrikrad med kolumnbeskrivningar (Anstnr, Löneartsnr, Belopp och så vidare), så den är både importerbar och läsbar.
• Flex HRM (dta). Välj det här för maskinimport till Flex HRM (och Aspia, som läser samma format). Den innehåller samma FlexHRM-rader som xlsx-versionen men som en tabbavgränsad .dta-textfil, utan den beskrivande rubrikraden.

Snabbguide:

• Bara granska siffrorna? Använd Excel.
• Importera till Fortnox? Använd Fortnox (PAXML).
• Importera till Flex HRM eller Aspia? Använd Flex HRM (dta), eller Flex HRM (xlsx) om du vill ha en läsbar kopia.

Att ladda ner samma månad igen

När du laddar ner en månad bygger CLVR filen en gång, sparar den säkert och återanvänder sedan den sparade kopian vid senare nedladdningar av samma månad och samma format. Det är därför en andra nedladdning öppnar en fil som är identisk med den första, byte för byte. Löneexporter för en stängd månad ska inte tyst ändras mellan nedladdningar.

Återanvändningen matchas mot den sparade filen, per format:

• Excel återanvänder en fil som slutar på -excel-report.xlsx
• Flex HRM (xlsx) återanvänder en fil som slutar på -flex-xlsx-report.xlsx
• Flex HRM (dta) återanvänder en fil som slutar på -flex-dta-report.dta

Om du byter till ett annat format för samma månad byggs en ny fil i det formatet, eftersom den sparade kopian gäller ett format i taget. Väljer du samma format igen får du tillbaka den sparade filen.

Om du verkligen behöver att CLVR bygger om en av de senaste månaderna (till exempel om ett sent utlägg precis godkänts och ska ingå) rensar du den sparade kopian genom att spara om dina löneinställningar. Öppna Löneinställningar, spara sidan, så rensar CLVR de sparade rapporterna för de senaste månaderna. Nästa nedladdning för dessa månader genereras då från grunden.

Felsökning

Sidan finns inte i min meny. Rapportsidan är endast för HR. Om du inte ser den, be din HR-kontakt bekräfta att ditt konto har HR-behörighet.

En månad har ingen Ladda ner-knapp. Den månaden visar Inga utlägg för denna period, så det finns inget att exportera. Tomma månader listas för helhetens skull och kan aldrig laddas ner.

Ladda ner är gråmarkerad. Månaden har inte nått sitt tillgänglighetsdatum än. Läs raden Tillgänglig för nedladdning den ... för exakt datum och klockslag, vänta tills dess och ladda om sidan så att tillgängligheten kontrolleras mot aktuell tid på nytt. Texten för upplåsning visar både datum och tid, inte bara en dag, så en månad med en tidig avgränsning på morgonen öppnas inte kvällen innan. Den innevarande månaden är den som oftast är nedtonad, eftersom dess avgränsning ännu ligger i framtiden.

Jag behöver en månad tidigare. Någon i ditt HR-team kan sänka avgränsningen i Löneinställningar: ställ in en tidigare Avgränsningsdag, Avgränsningstimme och Avgränsningsminut och spara. De senaste månaderna räknas om mot den nya avgränsningen, så en månad vars nya avgränsning redan passerat låses upp direkt. När du sparar nya inställningar uppdateras de senaste månaderna, så en rapport du redan laddat ner för någon av dessa månader kan genereras på nytt och se något annorlunda ut nästa gång. Om det spelar roll för era underlag, ladda ner det du behöver innan du ändrar avgränsningen.

Filen laddades ner i stället för att öppnas i en flik. Om fillagringen tillfälligt är otillgänglig laddar CLVR ner rapporten direkt till din webbläsare i stället. Filen är densamma, den kommer bara som en nedladdning.

Ett nyss godkänt utlägg saknas i rapporten. CLVR sparade rapportfilen första gången månaden laddades ner och återanvänder den sparade filen, så den fångar inte upp ett utlägg som godkänts efter den första nedladdningen. Bekräfta först att utlägget hör hemma i månaden du förväntar dig: det måste vara Godkänt, det behöver ett slutförandedatum, och ett godkännande vid eller efter din avgränsning hör korrekt till nästa månad (öppna nästa månad, så hittar du det där). När utlägget borde finnas i månaden men helt enkelt inte finns i den lagrade filen, rensa den cachade rapporten genom att spara om dina löneinställningar: gå till Inställningar, öppna Löneinställningar, välj Spara ändringar (du behöver inte ändra något) och ladda sedan ner månaden igen. Att spara rensar de lagrade rapporterna för de tre senaste månaderna. En äldre månad behåller sin tidigare genererade fil, så att spara igen uppdaterar den inte; kontakta din HR-kontakt på CLVR om en äldre månad behöver genereras om.

Ett utlägg saknas i exporten. Kontrollera först att det alls är giltigt: bara Godkända utläggsrapporter och köp i Förmånsbutik samlas in, och det måste hamna i den månad du tittar på (ett godkännande vid eller efter din avgränsning rullar vidare till nästa månad). Om det är giltigt och ligger i rätt månad kan det valda formatet utesluta det med avsikt:

• Det finns i Excel men inte i Flex HRM. Båda Flex HRM-filerna utelämnar en rad när ingen löneart är konfigurerad för utläggets kategori eller förmån, eller när det täckta beloppet avrundas till noll eller mindre. Excel-exporten behöver ingen löneart, så den listar utlägget ändå. Lösningen är oftast att sätta kategorins löneart under Löneinställningar.
• Ett köp i Förmånsbutik saknas i Fortnox. Fortnox-exporten utelämnar ett köp som betalats helt via lön (ett löneavdrag i stället för från förmånsbudgeten), och varje rad vars täckta belopp är noll eller negativt. Kontrollera det i Excel-exporten i stället.
• Beloppet är mindre än kvittot. Bara det budgettäckta beloppet exporteras; delen över budgeten är medarbetarens egen kostnad och finns aldrig i en fil. Se därför skiljer sig radbeloppet från kvittosumman.

Vissa pengar ligger med avsikt utanför alla lönefiler: överskjutande kvittobelopp (delen av ett uppladdat kvitto över budgeten, som är medarbetarens egen kostnad) och återstoder från löneavdrag i Förmånsbutik (som drivs in som ett löneavdrag utanför dessa filer). Dessa exportfiler rapporterar förmånsvärdet som arbetsgivaren krediterade via förmånsbudgeten för perioden, så allt som inte passerade budgetgränsen hör inte hemma i dem, och det är så det är tänkt.

Jag får samma fil trots att något ändrats. Det är den sparade kopian som återanvänds. Spara om Löneinställningar för att tvinga fram en ombyggnad av de senaste månaderna och ladda sedan ner igen.