Ladda ner lönrapporter

Sidan Rapporter från början till slut: hur månaderna listas, hur du förhandsgranskar en månads fil, laddar ner den och ser vem som gjorde det, rapporterar ett problem i en fil till CLVR, när en rapport låses upp, vilka utlägg den samlar in och hur du väljer rätt exportformat, plus hur du åtgärdar nedtonade månader och saknade utlägg.

Sidan Rapporter ger ditt HR-team en överblick månad för månad över godkända utlägg som är redo att skickas vidare till lönehanteringen. Varje månad ligger på sin egen rad med sin totalsumma och sin status, så du ser direkt vilka månader som är klara, kan titta i en månads fil innan du laddar ner den och kan ladda ner den i det format ditt lönesystem förväntar sig. Sidan ingår i HR-delen och visas därför bara för personer i ditt HR-team. Den här artikeln går igenom sidan från början till slut: hur månaderna listas, hur du förhandsgranskar och laddar ner en månad, hur du rapporterar ett problem i en fil, när en rapport låses upp, vilka utlägg den samlar in och hur du väljer rätt exportformat.

Öppna sidan

Sidan finns i HR-delen av webbappen, tillsammans med din HR-översikt och dina anställda. Öppna HR-menyn och välj Rapporter. Om du inte tillhör HR-teamet skickar webbappen tillbaka dig till din egen översikt i stället, så en sida som saknas betyder oftast bara att ditt konto inte har HR-behörighet än.

Hur månaderna listas

Sidan visar ett år i taget. Välj ett annat år under År högst upp; innevarande år visas först. Varje rad är en enskild lönemånad, märkt med månad och år, till exempel Mars 2026. Listan är sorterad med den senaste månaden överst; välj rubriken Period för att vända på ordningen.

Sidan visar en sammanhängande följd av månader, från ditt tidigaste godkända utlägg till det senaste, utan luckor. Det betyder att en månad utan godkända utlägg ändå kan dyka upp i listan som en tom rad, vilket är helt normalt.

Varje rad ger dig en snabb sammanfattning av perioden:

• Period: månaden, med hur många godkända utlägg den innehåller, till exempel 7 utlägg. Före månadens brytdatum står det 7 utlägg hittills.
• Totalt: vad månadens utlägg blir sammanlagt, samma belopp som prisets kolumn i Excel-filen.
• Status: var månaden står, med en rad under:
  • Samlar in: brytdatumet har inte passerat än, och godkännanden kommer fortfarande med i månaden. Raden säger när den blir tillgänglig.
  • Klar: brytdatumet har passerat och ingen har laddat ner filen än. Raden säger sedan när.
  • Nedladdad: någon har laddat ner filen. Raden säger vilket format, vem och när, till exempel Fortnox Lön, Maria Holm, 26 juli.
  • Ombyggd: CLVR byggde om en fil som någon hade laddat ner, efter ett problem ni rapporterat. Raden säger när, och inte nedladdad än tills någon laddar ner den nya.
  • Inga godkända utlägg: det finns inget att exportera.
• Förhandsgranska och Ladda ner till höger, men bara när månaden faktiskt har utlägg.

Sök efter en månad på dess namn, eller efter en person: söker du på en anställds namn listas de månader där personen har ett utlägg.

Förhandsgranska en månads fil

Välj Förhandsgranska på en månads rad för att öppna filen under raden, som ett kalkylark: kolumnbokstäver överst, radnummer längs sidan och filens egna rubriker och värden precis som nedladdningen kommer att innehålla dem. Ovanför ser du formatet, en kort sammanfattning (till exempel 7 transaktioner, 6 personer för Fortnox Lön eller 1 blad, 7 rader, 13 kolumner för Excel) och när filen senast laddades ner.

Byt mellan de format ditt företag använder under Format. Förhandsgranskningen och nedladdningen byggs av samma kod, så det du ser är det du laddar ner.

I förhandsgranskningen av Excel markeras en rad i orange om ditt företag också får en Fortnox Lön-fil och Fortnox-filen utelämnar raden: ett köp som betalats via lön, eller ett belopp som är noll eller lägre. Håll muspekaren över det markerade beloppet för att se varför.

Före månadens brytdatum heter knappen Förhandsgranska hittills. Förhandsgranskningen visar då filen så som den skulle byggas just nu. Allt som godkänns före brytdatumet kommer med, oavsett utläggets datum; från brytdatumet är filen slutgiltig.

Ladda ner en månad

När en månad har utlägg och är redo väljer du Ladda ner på raden för att välja format, eller öppnar förhandsgranskningen och väljer Ladda ner där. CLVR skapar filen för just den månaden i det format du väljer:

CLVR sparar varje fil som lämnas ut. När du laddar ner samma månad i samma format igen och inget i månaden har ändrats får du den sparade filen tillbaka, identisk med den förra. Se avsnittet om att ladda ner igen längre ner för vad som händer när något har ändrats.

Rapportera ett problem i en fil

Om något i en månads fil ser fel ut kan du berätta det för CLVR direkt från förhandsgranskningen:

Rapporten ligger sedan ovanför månadens fil för alla i HR-teamet, med referensen (till exempel CLVR-1024), statusen och CLVR:s svar. Där kan du svara CLVR, öppna en löst rapport igen och ladda ner filen som CLVR byggt om. Se Rapportera ett problem i en lönefil för hela flödet.

När en månad blir tillgänglig

En rapport blir inte tillgänglig i samma stund som månaden börjar. Varje månad går att ladda ner först efter att ditt företags lönebrytdatum har passerat, vilket ger godkännanden tid att landa innan siffrorna exporteras.

Fram till dess har månaden statusen Samlar in, Ladda ner-knappen är gråmarkerad och raden under statusen säger Tillgänglig följt av dag och tid då den låses upp, till exempel Tillgänglig 25 sep. 12:00. Du kan ändå öppna Förhandsgranska hittills för att se filen som den ser ut nu. Tillgängligheten jämförs mot den aktuella tiden, så när den tidpunkten passerats kan du helt enkelt ladda om sidan så blir månaden nedladdningsbar.

CLVR räknar fram det datumet med en av två regler:

• Med löneinställningar sparade låses rapporten upp vid företagets avgränsning för den månaden. Avgränsningen byggs av den Avgränsningsdag och tid du anger, justerad efter ditt valda Helg beteende om avgränsningen hamnar på en lördag eller söndag.
• Utan sparade löneinställningar faller CLVR tillbaka på det äldre schemat: rapporten låses upp den första dagen i månaden efter rapportmånaden. Om den första dagen infaller på en lördag eller söndag flyttas den framåt till efterföljande måndag. En marsrapport på det äldre schemat låses till exempel upp den första vardagen i april.

En månad utan godkända utlägg är annorlunda: den har inget att lägga i en rapport, så den visar Inga godkända utlägg och ingen Förhandsgranska- eller Ladda ner-knapp alls. Det är inte ett låst läge som väntar på att låsas upp. En tom månad förblir utan Ladda ner-alternativ oavsett hur mycket tid som går, eftersom det inte finns något att generera.

Vilka utlägg som syns i en rapport

Alla utlägg i CLVR hamnar inte i en lönerapport. En rapport samlar bara det som är helt klart och redo att lämnas över till lön, och varje utlägg hamnar i exakt en månad utifrån när det slutfördes.

En lönerapport tar bara med utlägg som både är:

• Godkänd, och
• av en av två typer: en Utläggsrapport (ett kvitto som en medarbetare laddat upp) eller ett köp i Förmånsbutik.

Allt som fortfarande är Väntande eller markerat Avslagen lämnas utanför. En rapport du laddar ner är alltid en ögonblicksbild av det som var klart den månaden, aldrig en lista över allt som är på gång.

CLVR placerar varje godkänt utlägg i en månad utifrån dess slutdatum, alltså ögonblicket då utlägget slutgiltigt godkändes (eller godkändes automatiskt). Ett utlägg som av någon anledning inte nått det färdiga läget saknar slutdatum och hoppas över tills det gör det. Hur det slutdatumet kopplas till en månad beror på om ditt HR-team har sparat inställningar för brytpunkt:

• Med en sparad brytpunkt hamnar allt som godkänts före brytpunkten för sin månad i den månadens rapport, och allt som godkänts vid eller efter brytpunkten rullar vidare till nästa månads rapport. Det är detta som låter dig stänga en månad rent.
• Utan brytpunktsinställningar (äldre beteende) grupperas varje godkänt utlägg efter den vanliga kalendermånaden för sitt slutdatum. Det finns ingen framåtrullning, så ett utlägg som godkänns sista dagen i månaden stannar i den månaden.

Rapporter kan också ta med en post som inte är ett vanligt utlägg: ett löst löneavdrag för överanvänd budget. När en medarbetare slutar och har använt mer än sin proportionerliga budget väljer ditt HR-team att återkräva beloppet som ett brutto- eller nettolöneavdrag, och så snart posten är löst läggs den till i rapporten för den månad då den löstes. CLVR lägger till varje löst avdrag bara en gång, så samma belopp skickas aldrig till lön två gånger.

Välj rätt exportformat

När du väljer Ladda ner erbjuder CLVR de format ditt företag använder: Fortnox Lön och Excel för de flesta företag, Excel och de två Flex HRM-filerna för ett företag på Flex HRM. Alla innehåller samma godkända utlägg för den månaden, så det enda som skiljer är upplägget. Att byta format ändrar aldrig beloppen eller vem de tillhör; det ändrar bara filtypen och kolumnstrukturen.

• Excel. Välj det här när du själv vill läsa rapporten. Det är en vanlig .xlsx-fil med CLVR:s egen läsbara kolumnstruktur, så du kan öppna den i Excel, Numbers eller Google Kalkylark och granska beloppen per anställd innan något importeras någon annanstans.
• Fortnox Lön. Välj det här när du importerar lönetransaktioner till Fortnox. Det är en PAXML 2.0-fil (det svenska standardformatet för löne-XML), inte ett kalkylark, tänkt att laddas upp i Fortnox snarare än att öppnas och läsas för hand.
• Flex HRM (xlsx). Välj det här för Flex HRM när du vill ha importmallen som en Excel-fil. Den följer FlexHRM:s standardradformat och innehåller en rubrikrad med kolumnbeskrivningar (Anstnr, Löneartsnr, Belopp och så vidare), så den är både importerbar och läsbar.
• Flex HRM (dta). Välj det här för maskinimport till Flex HRM (och Aspia, som läser samma format). Den innehåller samma FlexHRM-rader som xlsx-versionen men som en tabbavgränsad .dta-textfil, utan den beskrivande rubrikraden.

Snabbguide:

• Bara granska siffrorna? Använd Excel.
• Importera till Fortnox? Använd Fortnox Lön (PAXML).
• Importera till Flex HRM eller Aspia? Använd Flex HRM (dta), eller Flex HRM (xlsx) om du vill ha en läsbar kopia.

Att ladda ner samma månad igen

Varje nedladdning jämförs med vad månaden innehåller just nu. Har inget ändrats sedan förra nedladdningen i det formatet får du samma sparade fil tillbaka, byte för byte, så en stängd månad ändras inte mellan nedladdningar.

Har något ändrats, till exempel ett utlägg som godkänts sent in i månaden eller flyttats till en annan kategori, blir nedladdningen en ny fil byggd från månaden som den ser ut nu. Den tidigare filen sparas: välj Historik bredvid Ladda ner i förhandsgranskningen för att se varje fil månaden haft i det formatet, vem som laddade ner var och en och när. Äldre filer är märkta Ersatt och kan fortfarande laddas ner, så att du kan jämföra dem med det du läste in i lönesystemet.

Byter du till ett annat format för samma månad byggs det formatets fil; varje format har sina egna filer och sin egen historik.

Felsökning

Sidan finns inte i min meny. Rapportsidan är endast för HR. Om du inte ser den, be din HR-kontakt bekräfta att ditt konto har HR-behörighet.

En månad har ingen Ladda ner-knapp. Den månaden visar Inga godkända utlägg, så det finns inget att exportera. Tomma månader listas för helhetens skull och kan aldrig laddas ner.

Ladda ner är gråmarkerad. Månaden har statusen Samlar in: den har inte nått sitt tillgänglighetsdatum än. Läs raden Tillgänglig ... under statusen för dag och klockslag, vänta tills dess och ladda om sidan så att tillgängligheten kontrolleras mot aktuell tid på nytt. Texten för upplåsning visar både datum och tid, inte bara en dag, så en månad med en tidig avgränsning på morgonen öppnas inte kvällen innan. Den innevarande månaden är den som oftast är nedtonad, eftersom dess avgränsning ännu ligger i framtiden.

Jag behöver en månad tidigare. Någon i ditt HR-team kan sänka avgränsningen i Löneinställningar: ställ in en tidigare Avgränsningsdag, Avgränsningstimme och Avgränsningsminut och spara. De senaste månaderna räknas om mot den nya avgränsningen, så en månad vars nya avgränsning redan passerat låses upp direkt. En ny avgränsning kan flytta utlägg mellan månader, så en månad du redan laddat ner kan ge en annan fil nästa gång. Den tidigare filen finns kvar under Historik.

Filen laddades ner i stället för att öppnas i en flik. Om fillagringen tillfälligt är otillgänglig laddar CLVR ner rapporten direkt till din webbläsare i stället. Filen är densamma, den kommer bara som en nedladdning.

Ett nyss godkänt utlägg saknas i rapporten. Bekräfta först att utlägget hör hemma i månaden du förväntar dig: det måste vara Godkänt, det behöver ett slutförandedatum, och ett godkännande vid eller efter din avgränsning hör korrekt till nästa månad (öppna nästa månad, så hittar du det där). När det hör hemma i månaden, ladda ner månaden igen: den nya nedladdningen byggs från månaden som den ser ut nu och tar med det, och Historik behåller filen du laddade ner förut.

Ett utlägg saknas i exporten. Kontrollera först att det alls är giltigt: bara Godkända utläggsrapporter och köp i Förmånsbutik samlas in, och det måste hamna i den månad du tittar på (ett godkännande vid eller efter din avgränsning rullar vidare till nästa månad). Om det är giltigt och ligger i rätt månad kan det valda formatet utesluta det med avsikt:

• Det finns i Excel men inte i Flex HRM. Båda Flex HRM-filerna utelämnar en rad när ingen löneart är konfigurerad för utläggets kategori eller förmån, eller när det täckta beloppet avrundas till noll eller mindre. Excel-exporten behöver ingen löneart, så den listar utlägget ändå. Lösningen är oftast att sätta kategorins löneart under Löneinställningar.
• Ett köp i Förmånsbutik saknas i Fortnox. Fortnox Lön-exporten utelämnar ett köp som betalats helt via lön (ett löneavdrag i stället för från förmånsbudgeten), och varje rad vars kostnad är noll eller negativ. Öppna förhandsgranskningen av Excel: där är de raderna markerade i orange.
• Beloppet är mindre än kvittot. Bara det budgettäckta beloppet exporteras; delen över budgeten är medarbetarens egen kostnad och finns aldrig i en fil. Se därför skiljer sig radbeloppet från kvittosumman.

Vissa pengar ligger med avsikt utanför alla lönefiler: överskjutande kvittobelopp (delen av ett uppladdat kvitto över budgeten, som är medarbetarens egen kostnad) och återstoder från löneavdrag i Förmånsbutik (som drivs in som ett löneavdrag utanför dessa filer). Dessa exportfiler rapporterar förmånsvärdet som arbetsgivaren krediterade via förmånsbudgeten för perioden, så allt som inte passerade budgetgränsen hör inte hemma i dem, och det är så det är tänkt.

Jag får samma fil trots att något ändrats. Filen ändras bara när månadens rader gör det. En ändring som inte når filen, till exempel ett utlägg som hamnade i nästa månad eller ett som formatet utelämnar, ger samma fil. Öppna förhandsgranskningen för att se vad månaden innehåller nu.

Något i filen ser fel ut. Öppna månadens förhandsgranskning och använd Rapportera ett problem för att peka på cellen och berätta det för CLVR. Se Rapportera ett problem i en lönefil.