Lönekoder och BIK

Ställ in en kategoris BIK och lönekod för uppladdade kvitton, och separat som standard för dess förmåner, ge en enskild förmån en egen kod eller BIK, och se hur fälten beror på ert lönesystem.

Två inställningar avgör hur en kategori når lönen: om den beskattas som en förmån (BIK) och vilken lönekod beloppen rapporteras på. Du ställer in båda två gånger för kategorin på sidan Förmånsinställningar: en gång för kvitton som medarbetare laddar upp, och en gång för förmånerna de köper, där de är standardvärden för kategorins förmåner. En enskild förmån kan ändå få en egen kod eller en egen BIK. Den här artikeln går igenom BIK-reglaget, lönekoden för uppladdade kvitton, standardvärdena för förmånerna, inställningarna per förmån och hur fälten skiljer sig mellan olika lönesystem.

Öppna kategorin

Öppna Inställningar i HR-menyn och välj Förmånsinställningar. Välj kategorin i listan till vänster. Inställningarna är fördelade på två flikar:

• Ladda upp utläggsrapport, för kvitton som anställda laddar upp i kategorin. BIK och lönekoderna finns under Lön och skatt: "Hur godkända kvitton rapporteras till lönen."
• Förmånsbutik, för förmånerna som anställda köper. BIK och standardlönekoden finns under Standardvärden för alla förmåner, och varje förmån har en egen rad nedanför.

BIK-reglaget

BIK (Förmån i natura), "Beskattas som en förmån.", avgör om kategorin behandlas som en beskattningsbar förmån:

• Av (skattefri): ingen arbetsgivaravgift tillkommer, och det finns inget förmånsvärde att rapportera.
• På (beskattningsbar): arbetsgivaravgiften (31,42 % i Sverige) tillkommer på den del som betalas från förmånsbudgeten, förmånsvärdet registreras som den anställdes förmånsvärde, och den anställde förmånsbeskattas på nästa lönespecifikation efter godkännandet.

Om en kategori är BIK är ert företags val, inte en fast egenskap hos kategorin. För hela effekten på kostnad, ersättning och löneavdrag, se artikeln om vad BIK-inställningen gör med kostnad och lön.

Varje flik har ett eget BIK-reglage. Det på Ladda upp utläggsrapport avgör uppladdade kvitton; det på Förmånsbutik är standardvärdet för kategorins förmåner, så en kategori kan vara skattefri för kvitton och skattepliktig för köp, eller tvärtom. När du ändrar det i förmånsbutiken följer alla förmåner som använde standardvärdet med till det nya värdet. En förmån med egen BIK behåller sin.

Lönekoden för uppladdade kvitton

På fliken Ladda upp utläggsrapport, under Lön och skatt, anger du koden som ert lönesystem förväntar sig. För de flesta företag finns två fält:

• Lönekod: koden som godkända kvitton rapporteras på. Under fältet ser du kodens svenska namn. Med BIK av är det koden för nettobeloppet (Löneart netto). Med BIK på är det koden för förmånsvärdet (Löneart förmånsvärde). De två sparas var för sig, så fältet kan vara tomt efter att du har slagit på BIK.
• Lönekod för moms: frivillig. Vissa lönesystem använder den för att rapportera den avdragsgilla momsen på ett uppladdat kvitto på en egen rad. Läs mer i artikeln om hur avdragsgill moms delas upp på separata lönerader.

Så länge kategorin erbjuds i uppladdningsformuläret med BIK på krävs Lönekod. Tills den har ett värde har fältet en röd kant och texten "Krävs när BIK är på.", och kategorin får en röd prick för Behöver åtgärd.

Standardvärdet för kategorins förmåner

På fliken Förmånsbutik står det under Standardvärden för alla förmåner: "Ställ in en gång. Varje förmån nedan använder dem om du inte ändrar den." Där finns:

• BIK (Förmån i natura), förmånsbutikens eget reglage, standardvärdet för varje förmån nedan.
• Lönekod, standardkoden för förmånerna, skild från koden på fliken Ladda upp utläggsrapport.
• Godkännandeflöde, godkännandeflödet för köp. Läs mer i artikeln om att välja ett godkännandeflöde för en förmån eller en kategoris uppladdningar.

Varje förmån använder standardvärdena tills du ger den en egen inställning.

Ge en enskild förmån en egen inställning

Varje rad i listan Förmåner har de här kolumnerna:

• Lönekod: så länge fältet visar ett grått värde, till exempel "839 (standard)", använder förmånen standardvärdet. "Ingen angiven" betyder att det inte finns någon kod att använda. Skriv en kod för att ge förmånen en egen. Töm fältet för att gå tillbaka till standardvärdet.
• BIK: Standard (Ja) eller Standard (Nej) följer kategorin. Välj Ja eller Nej för att ge förmånen en egen.
• Godkännandeflöde och Visas: läs mer i artiklarna om godkännandeflöden och om synlighet.

Ett grått värde kommer från standardvärdena ovan. Ett lila värde betyder att förmånen har en egen inställning. Raden under förmånens namn lyder Använder standardvärdena eller Har egna inställningar, och ovanför listan ser du hur många förmåner som har egna inställningar.

En förmån med BIK på behöver en lönekod, en egen eller standardvärdet. Tills den har en har kodfältet en röd kant och kategorin behöver åtgärd.

För att börja om väljer du Återställ alla förmåner till standardvärdena ovan. Det tömmer varje förmåns egen lönekod och sätter tillbaka BIK och Godkännandeflöde till standardvärdena. Det ändrar inte Visas eller en förmåns extra inställningar. Länken visas bara när minst en förmån har egna inställningar.

En förmån kan också listas i en andra kategori. Där står det på raden att lönekod, BIK och godkännande ställs in under förmånens egen kategori, och bara Visas går att ändra. Läs mer i artikeln om förmåner som listas i flera kategorier.

Hur fälten beror på ert lönesystem

Lönefälten följer det lönesystem ert företag är uppsatt med:

• De flesta företag skriver en kod i fritext: koden som ert eget lönesystem använder. CLVR kan inte kontrollera den, så ange exakt det ert lönesystem förväntar sig. Förmånslistan har en kolumn, Lönekod.
• Företag som är kopplade till Kleer väljer varje kod i Kleers lista över lönearter i stället för att skriva den. Om Kleer inte går att nå säger sidan det och visar de sparade värdena. Om Kleer inte har några lönearter påslagna för ert företag visar sidan "Kleer exponerar inga lönearter för det här företaget. Deras Kleer-konsult aktiverar det under Inställningar, Löneart."
• Vissa företag med en egen lönefil ser fyra koder på fliken Ladda upp utläggsrapport: Lönekod netto, Lönekod brutto, Lönekod förmånsvärde och Lönekod för moms, och fyra motsvarande kolumner i förmånslistan. En hjälpikon bredvid Lön och skatt visar vilken kolumn i lönefilen varje kod fyller. Standardvärden för alla förmåner har också fyra egna koder. En förmån med ett tomt kodfält använder standardkoden av samma slag, som visas i grått, och en förmån helt utan kod kommer inte med i lönefilen.

Spara dina ändringar

Välj Spara ändringar i raden längst ned på sidan. En sparning gäller alla kategorier du har ändrat. Meddelandet "Sparat. Lönekoderna gäller från nästa lönekörning." bekräftar det. BIK gäller kvitton som laddas upp och förmåner som köps efter att du har sparat.

Felsökning

• "Krävs när BIK är på." under ett fält. Kategorin, eller en av dess förmåner, är BIK men saknar lönekod. Ange koden, eller slå av BIK om kategorin inte är en beskattningsbar förmån.
• Lönekodsfältet är tomt efter att jag slog på BIK. Med BIK på visar fältet koden för förmånsvärdet, som är en annan kod än för nettobeloppet. Ange den.
• En förmån bryr sig inte om kategorins lönekod. Förmånen har en egen kod, som visas i lila. Töm den, eller välj Återställ alla förmåner till standardvärdena ovan.
• En förmån behöll sin BIK när jag ändrade standardvärdet. Den har en egen BIK. Sätt dess BIK till alternativet Standard.
• Kolumnen BIK visar Nej och jag kan inte ändra den. Förmånen är löneväxling till pension, som aldrig är BIK.
• Jag kan inte ändra kod eller BIK på en förmån. Den listas här från en annan kategori. Öppna kategorin som anges på raden.
• Jag ser fyra kodfält, inte ett. Ert företag har en egen lönefil med fyra koder. Fyll i koderna som ert löneteam ger er, och använd hjälpikonen för att se vart varje kod går.