Lönekoder och BIK

Ange en kategoris lönekod och BIK-flagga, fyll i de fyra FlexHRM Löneart-koderna, och åsidosätt lönekod, BIK eller synlighet för en enskild förmån i förmånstabellen.

Två av de viktigaste inställningarna på en förmånskategori är om den räknas som en beskattningsbar förmån (BIK) och vilken lönekod den använder i er export. Båda finns inne i kategorin på sidan Förmånsinställningar: BIK är en växel i kortet Ladda upp utläggsrapport, och lönekoden är ett fält (eller, för FlexHRM-företag, fyra fält) i kortet Förmånsbutik och allmänt. Båda är beslut på företags- och kategorinivå, och du kan fortfarande åsidosätta endera, samt synlighet, för en enskild förmån i kategorins förmånstabell. Den här artikeln går igenom lönekoden och BIK-växeln på kategorinivå, FlexHRM-lönearterna och åsidosättningarna per förmån.

Öppna kategorin

I webbappen öppnar du Förmånsinställningar under HR och väljer sedan kategoriraden för att fälla ut den. Varje kategori visar två kort: Ladda upp utläggsrapport och Förmånsbutik och allmänt. BIK-växeln finns i det första, lönekoden i det andra.

Ställ in BIK-växeln

I kortet Ladda upp utläggsrapport avgör växeln BIK (Förmån i natura) om utlägg i den här kategorin behandlas som en beskattningsbar förmån:

• Av (skattefri): ingen arbetsgivaravgift tillkommer, och det finns inget förmånsvärde att rapportera.
• På (beskattningsbar): arbetsgivaravgiften (31,42 % i Sverige) tillkommer på den del som betalas från förmånsbudgeten, förmånsvärdet registreras som den anställdes förmånsvärde, och den anställde förmånsbeskattas på nästa lönespecifikation efter att rapporten godkänts.

Om en kategori är BIK är ett val per företag, inte en fast egenskap hos kategorin. Samma kategori kan vara BIK hos ett företag och skattefri hos ett annat. För hela effekten på kostnad, ersättning och löneavdrag, se vad BIK-inställningen gör med kostnad och lön.

Ange kategorins lönekod

En lönekod talar om för CLVR var en förmån hör hemma när löneexporten byggs. I kortet Förmånsbutik och allmänt fyller du i fältet Lönekod (hjälptexten lyder "Ange lönekoden för denna kategori"). CLVR använder den här koden när kategorins utlägg mappas in i er löneexport, så ange koden som ert lönesystem förväntar sig.

Den här kategorikoden är reserven för varje förmån i kategorin som inte har en egen kod, så du behöver inte skriva samma kod på varje förmånsrad. Om du ger en enskild förmån en annan lönekod i förmånstabellen vinner den koden på förmånsnivå, men bara för den förmånen.

Om ert företag använder FlexHRM

Företag som är konfigurerade för FlexHRM-exporten ser inte ett enda Lönekod-fält. I stället visar kortet Förmånsbutik och allmänt ett avsnitt Lönekoder (FlexHRM) med fyra Löneart-fält. Varje kod talar om för CLVR vilken löneart som ska skrivas för ett visst belopp i FlexHRM-filen, så att exporten hamnar i rätt kolumner i ert lönesystem:

• Löneart netto: koden för nettobeloppet (ersättningen som betalas ut, eller ett nettoavdrag).
• Löneart brutto: koden för ett bruttobelopp, som används när förmånen går via ett bruttolöneavdrag.
• Löneart förmånsvärde: koden för det skattepliktiga förmånsvärdet, som används bara när förmånen är markerad som BIK.
• Löneart avdragsgill moms: koden för den avdragsgilla momsdelen. Se momsuppdelningen nedan.

Samma fyra koder finns också som kolumner i förmånstabellen längre ner i kategoripanelen, en rad per förmån. På en förmånsrad heter det sista fältet Löneart moms av utrymmesskäl, men det styr samma kolumn för avdragsgill moms som Löneart avdragsgill moms.

Läs popovern med kolumnmappningen

Bredvid rubriken Lönekoder (FlexHRM) finns en liten infoikon. Välj den för att öppna en popover med titeln FlexHRM payroll export som visar exakt vilken FlexHRM-kolumn varje Löneart styr:

• Löneart netto skriver nettobeloppet.
• Löneart brutto skriver bruttobeloppet.
• Löneart förmånsvärde skriver förmånsvärdet och fylls i bara för BIK-rader.
• Löneart avdragsgill moms skriver den avdragsgilla momsen och fylls i bara för friskvårdsrader där moms tillkommer.

Använd popovern som referens när ert löneteam berättar vilken löneart som hör till vilken kolumn.

Så fungerar momsuppdelningen

När du anger Löneart avdragsgill moms på en kategori eller förmån kan CLVR dela upp ett kvalificerat utlägg i två rader i FlexHRM-filen:

• en netto-rad med beloppet exklusive moms, skriven på Löneart netto, och
• en avdragsgill moms-rad med momsdelen, skriven på Löneart avdragsgill moms.

Uppdelningen sker bara när allt detta stämmer: utlägget är en uppladdad utläggsrapport (inte ett förmånsköp), det är inte markerat som BIK, kategorin eller förmånen har en kod för avdragsgill moms, och kvittot har en momssats över noll. Om något av detta inte stämmer förblir utlägget en enda rad på Löneart netto.

Åsidosätt endera inställningen per förmån

Varje kategori har en förmånstabell längst ner i sin panel där du kan finjustera en förmån i taget. Allt du ställer in här för en förmån åsidosätter värdet på kategorinivå, men bara för den förmånen. För de flesta företag har tabellen dessa kolumner:

• Förmån: förmånens namn (satt av CLVR, går inte att ändra här).
• Lönekod: ett fritextfält för förmånens kod. Lämna det tomt så används kategorins Lönekod. En kod på förmånsnivå åsidosätter kategorikoden endast för just den förmånen.
• BIK: en kryssruta som markerar bara den förmånen som beskattningsbar och åsidosätter kategorins växel för den förmånen. På så sätt kan du driva en skattefri kategori med en beskattningsbar förmån i, eller tvärtom.
• Synlig: en kryssruta som styr om förmånen visas i förmånsbutiken. Den är bara aktiv medan kategorins Förmånsbutik-växel är på.
• Anpassat godkännande: ett valfritt eget godkännandeflöde för just denna förmån.

För FlexHRM-företag visas de fyra Löneart-fälten som kolumner även här. En kod på en förmånsrad åsidosätter kategorins kod för just den förmånen; lämna en förmåns fält tomma för att i stället använda kategorins koder.

En förmån kan dyka upp i en andra kategori utöver sin huvudkategori. På dess rad i den sekundära kategorin går bara Synlig att ändra. Dess lönekod, BIK-flagga och leverantörsmejl hanteras alltid på raden i huvudkategorin, och de kolumnerna visar ett streck i den sekundära.

Spara kategorin

Kategorin sparas inte av sig själv. Välj Spara ändringar längst ner i kategoripanelen för att spara BIK-växeln, lönekoden och varje förmånsrad i kategorin tillsammans. Du får en grön bekräftelse, Inställningar uppdaterade, när inställningarna har sparats. Varje kategori sparas separat, så spara varje panel du redigerar. Ändringen gäller nya utläggsuppladdningar och nya köp i förmånsbutiken, och de nya koderna används nästa gång din löneexport genereras.

Felsökning

• Jag ser fyra Löneart-fält, inte ett Lönekod-fält. Ert företag använder FlexHRM-exporten. Fyll i de koder för netto, brutto, förmånsvärde och avdragsgill moms som din uppsättning behöver i stället, och använd inforutan för att se hur var och en mappar till exporten.
• Ett utlägg delades inte upp i en momsrad. Kontrollera att utlägget är en uppladdad utläggsrapport, att det inte är markerat som BIK, att kategorin eller förmånen har Löneart avdragsgill moms ifylld, och att kvittots momssats är över noll. Alla fyra krävs för uppdelningen.
• BIK-kryssrutan saknas på en förmån. Den förmånen är löneväxling till pension, som aldrig är BIK, så kontrollen är borttagen med avsikt.
• Min ändring fick ingen effekt. Se till att du använde knappen Spara ändringar inne i just den kategoripanelen. Varje kategori sparas för sig.
• En förmån ignorerade kategorins lönekod. Den förmånen har en egen kod angiven i förmånstabellen. Töm fältet Lönekod på förmånsnivå för att falla tillbaka på kategorikoden.
• Kryssrutan Synlig är gråtonad. Slå först på kategorins Förmånsbutik-växel i kortet Förmånsbutik och allmänt, sedan blir kryssrutorna per förmån aktiva.