Använd ett anpassat godkännandeflöde för en förmån eller en kategoris uppladdningar
Skicka en enda förmåns förfrågningar, eller en hel kategoris uppladdade utläggsrapporter, genom ett godkännandeflöde du väljer i stället för standardläget.
De flesta förmåner och uppladdningar följer ett rimligt standardläge: vissa godkänns automatiskt, andra väntar på manuell granskning i HR-inkorgen. När en enskild förmån eller en hel kategori behöver hanteras annorlunda kan du dirigera just den förmånen, eller den kategorins uppladdade utläggsrapporter, genom ett av dina godkännandeflöden utan att ändra något annat. Båda ställs in på sidan Förmånsinställningar: kontrollen per förmån är kolumnen Anpassat godkännande i förmånstabellen, och kontrollen per kategori är ett reglage i kortet Ladda upp utläggsrapport. Den här artikeln går igenom båda.
Innan du börjar
Anpassat godkännande återanvänder de godkännandeflöden du redan har byggt, så du behöver minst ett. Skapa dem på sidan Godkännandeflöden först. Tills ett flöde finns är både kryssrutan Anpassat godkännande per förmån och reglaget per kategori inaktiverade, och om du för muspekaren över endera visas anledningen: "Konfigurera godkännandeflöden innan du aktiverar anpassat godkännande."
Anpassat godkännande för en enskild förmån
Öppna Förmånsinställningar och fäll ut kategorin som innehåller förmånen. Varje förmånsrad har en kolumn Anpassat godkännande med en kryssruta och en flödesväljare som visar Standard tills du väljer ett flöde.
Kryssa i Anpassat godkännande på förmånens rad.
Välj ett flöde i väljaren bredvid kryssrutan. Listan visar de flöden du skapat på Godkännandeflöden.
Välj Spara ändringar längst ner i kategorin för att tillämpa ändringen.
Från och med då går varje förfrågan för den förmånen genom flödet du valt, medan resten av kategorin behåller sitt eget beteende.
Vad "Standard" betyder
När Anpassat godkännande är av använder förmånen sitt inbyggda standardläge, som beror på förmånen:
- Godkänns automatiskt av HR: förfrågningar klaras automatiskt.
- Manuell granskning i HR-inkorgen: en person granskar varje förfrågan innan den godkänns.
När du för muspekaren över den omarkerade kryssrutan Anpassat godkännande visas vilket standardläge som gäller för just den förmånen, så att du kan avgöra om ett anpassat flöde är värt att lägga till.
Ta bort ett anpassat flöde från en förmån
För att skicka tillbaka en förmån till sitt standardläge, avmarkera Anpassat godkännande på dess rad och välj Spara ändringar för den kategorin. Det tar bort förmånens anpassade koppling, och nästa förfrågan följer standardläget igen.
Anpassat godkännande för en kategoris utläggsuppladdningar
När en anställd laddar upp ett kvitto mot en kategori skickas rapporten genom ett godkännandeflöde. Som standard är det företagets vanliga flöde, men du kan styra det per kategori så att just den kategorins uppladdningar följer ett flöde du väljer.
Öppna kategorin du vill ändra och titta på kortet Ladda upp utläggsrapport, det som beskrivs som att konfigurera hur kategorin visas när anställda laddar upp utläggskvitton. Till höger på kortet hittar du reglaget Aktivera anpassat godkännandeflöde.
När reglaget är av beskriver hjälptexten vad företagets standard gör för den här kategorin, till exempel "Default: approved by standard approvers." eller en rad som namnger standardflödet och dess steg. Det visar vad uppladdningarna använder i dag, innan du ändrar något.
Slå på Aktivera anpassat godkännandeflöde.
En väljare Godkännandeflöde dyker upp. Öppna den och välj flödet du vill att kategorins uppladdningar ska följa. Platshållaren visar Välj godkännandeflöde.
Välj Spara ändringar. En bekräftelse visas, till exempel "Wellness settings have been updated successfully."
Från och med då går varje utläggsrapport som laddas upp mot den här kategorin genom flödet du valde, medan övriga kategorier fortsätter använda företagets standard.
För att skicka en kategoris uppladdningar tillbaka genom standardflödet stänger du av Aktivera anpassat godkännandeflöde och väljer Spara ändringar. Det tar bort kategorins anpassade koppling, så att uppladdningarna följer företagets standard igen. Hjälptexten under reglaget visar den standarden, så att du kan bekräfta vad de kommer att använda.
Anpassat godkännande per förmån och godkännande per kategori för uppladdningar är oberoende av varandra. Använd kolumnen Anpassat godkännande i förmånstabellen för att dirigera en enskild förmån, och reglaget Aktivera anpassat godkännandeflöde i kortet Ladda upp utläggsrapport för att dirigera en hel kategoris uppladdade utläggsrapporter.
Felsökning
- Kryssrutan eller reglaget är gråmarkerat. Du har inga godkännandeflöden ännu. Verktygstipset "Konfigurera godkännandeflöden innan du aktiverar anpassat godkännande." bekräftar det. Skapa ett på Godkännandeflöden och kom sedan tillbaka.
- Det gick inte att spara, felet "Välj ett godkännandeflöde" visas. Anpassat godkännande är aktiverat men inget flöde är valt. Välj ett flöde i väljaren, eller stäng av anpassat godkännande, och spara igen.
- Ändringen fick ingen effekt. Se till att du använde knappen Spara ändringar längst ner i samma kategori som du redigerade. Varje kategori sparas för sig. För kategoriuppladdningar gäller ändringen bara rapporter som laddas upp efter att du har sparat, inte sådana som redan är under granskning.