Välj ett godkännandeflöde för en förmån eller en kategoris uppladdningar

Använd Godkännandeflöde i Förmånsinställningar för att välja ett godkännandeflöde för en kategoris köp, för en enskild förmån eller för en kategoris uppladdade utläggsrapporter, och se vad som gäller när du inte väljer något.

Varje förmån och varje uppladdning har ett standardsätt att godkännas. När en kategori eller en enskild förmån behöver hanteras annorlunda väljer du ett av era godkännandeflöden för den under Godkännandeflöde på sidan Förmånsinställningar. Den här artikeln går igenom de tre ställen där du kan välja ett flöde: som standard för en kategoris köp, för en enskild förmån och för en kategoris uppladdade utläggsrapporter.

Innan du börjar

Du väljer bland de godkännandeflöden som ert företag har byggt. Du bygger dem på fliken Flöden under Godkännandeinställningar, under Inställningar i HR-menyn, och väljer Spara ändringar där. Så länge företaget saknar sparade flöden erbjuder listorna Godkännandeflöde bara standardläget.

Köp: kategorins standard

På fliken Förmånsbutik för en kategori finns en lista Godkännandeflöde under Standardvärden för alla förmåner. Flödet du väljer här används för köp av alla förmåner i kategorin som inte har ett eget flöde. Förmåner som godkänns automatiskt förblir automatiska och tar inte kategorins standard: deras rad visar Standard (Automatiskt) oavsett vad kategorins standard är.

Det första alternativet, Standardgodkännare, betyder att kategorin inte har något standardflöde. Varje förmån behåller då sin egen inbyggda regel, som du ser på förmånens rad.

Köp: en enskild förmån

Varje rad i listan Förmåner har kolumnen Godkännandeflöde. Det första alternativet, Standard (...), visar vad förmånen använder när den inte har ett eget flöde:

• Standard med ett flödesnamn: kategorins standardflöde.
• Standard (Automatiskt): köp godkänns automatiskt.
• Standard (Standard): köp väntar på att HR godkänner dem på sidan Utlägg.

Välj ett flöde i listan för att ge förmånen ett eget flöde. Det visas i lila och används i stället för kategorins standard. För att gå tillbaka väljer du alternativet Standard igen, eller Återställ alla förmåner till standardvärdena ovan. Den länken återställer även förmånernas egna lönekoder och BIK.

Ett köp använder alltså först förmånens eget flöde, sedan kategorins standard för köp och sist förmånens inbyggda regel. Förmåner som godkänns automatiskt förblir automatiska och tar inte kategorins standard.

En förmån som listas i en andra kategori ställs in under sin egen kategori, och dess köp följer den kategorins standard.

Uppladdningar: en kategoris utläggsrapporter

När en anställd laddar upp ett kvitto kan du ge kategorin ett eget flöde, så att till exempel friskvårdskvitton och resekvitton granskas av olika personer. Det här påverkar bara uppladdade utläggsrapporter, inte förmåner som köps i butiken.

Det första alternativet i listan visar vad uppladdningar i kategorin använder utan ett eget flöde:

• Standardgodkännare: era standardgodkännare granskar uppladdningen, och var och en av dem måste godkänna. Om ingen är markerad gör personerna i gruppen HR det.
• Standard med ett flödesnamn: företaget har ett standardflöde för uppladdningar, och det används.

För att gå tillbaka väljer du det första alternativet igen och sparar. En uppladdning använder alltså först kategorins eget flöde, sedan företagets standardflöde för uppladdningar om ni har ett, och sist era standardgodkännare.

Se vad som använder ett flöde

På fliken Flöden under Godkännandeinställningar visar raden Används av för varje flöde vilka kategorier som använder det: för sina uppladdningar, som standard för köp eller för en av sina förmåner.

Felsökning

• Godkännandeflöde erbjuder bara standardläget. Företaget har inga sparade flöden än. Skapa ett på fliken Flöden under Godkännandeinställningar, välj Spara ändringar där och ladda sedan om Förmånsinställningar.
• Mitt nya flöde finns inte i listan. Kontrollera att du sparade det under Godkännandeinställningar och ladda sedan om Förmånsinställningar.
• En förmån följer inte kategorins standard. Förmånen har ett eget flöde, som visas i lila: välj dess alternativ Standard för att använda kategorins standard. Eller så godkänns förmånen automatiskt, vilket visas som Standard (Automatiskt), och den förblir så.
• Sparandet säger "Anpassat godkännande: en annan sparning ändrade godkännandeflödena för den här förmånen samtidigt, så inget sparades." Någon annan sparade samtidigt. Ladda om sidan, gör ändringen igen och spara.
• Inget ändrades för tidigare utlägg. Ett flöde gäller utlägg som skickas in efter att du har sparat. Utlägg som redan är inskickade behåller den väg de började på.