Öppna sidan Förmånsinställningar och spara dina ändringar

Hur HR når sidan Förmånsinställningar, vad dragspelet per kategori och dess statusikoner och Behöver åtgärd-märkning visar, och hur varje kategoris Spara ändringar-knapp fungerar.

Förmånsinställningar är där ditt HR-team styr hur varje förmånskategori beter sig: om den syns i förmånsbutiken, om anställda kan ladda upp utlägg mot den, hur den hanteras skattemässigt (BIK) och vilka lönekoder den använder. Sidan är endast för HR-användare. Alla andra skickas tillbaka till sin översikt, så om en kollega inte hittar den är de inte upplagda som HR-användare. Den här artikeln går igenom hur du når sidan, hur dragspelet per kategori är uppbyggt, vad dess statusikoner och Behöver åtgärd-märkning betyder och hur sparandet fungerar.

Öppna sidan

Gå till HR-delen, öppna menyn till vänster och titta under avsnittet Inställningar:

• Välj Förmånsinställningar.

Du landar på en sida med rubriken Förmånsinställningar och underrubriken "Hantera kategorier och förmånssynlighet, BIK och lönekoder." Andra länkar i appen tar dig ibland direkt till en viss kategori och öppnar den åt dig, så du kan komma in med ett avsnitt redan utfällt.

Så är sidan uppbyggd

Sidan är ett dragspel: en panel som kan fällas ihop för varje förmånskategori ditt företag har, till exempel friskvård eller en ledighetskategori. Välj en kategorirad för att fälla ut den, och välj den igen för att fälla ihop den.

Varje kategorirad visar, från vänster till höger:

• En liten färgad ikon i kategorins accentfärg.
• Kategorinamnet.
• En röd Behöver åtgärd-märkning, bara när något i kategorin fortfarande behöver fyllas i.
• En eller två statusikoner längst till höger som snabbt visar var kategorin syns just nu.

Inuti en kategori

När du fäller ut en kategori visas två kort:

• Ladda upp utläggsrapport: styr om kategorin visas i formuläret för utläggsuppladdning, dess inställning för BIK (Förmån i natura) och ett valfritt anpassat godkännandeflöde för uppladdningar i kategorin.
• Förmånsbutik och allmänt: reglaget för synlighet i Förmånsbutik, kategorins Lönekod och (för en ledighetskategori) inställningarna för kostnad per dag och max antal dagar.

Under korten finns förmånstabellen för kategorin, som listar varje enskild förmån så att du kan ställa in synlighet, lönekoder och BIK per förmån såväl som per kategori.

De två synlighetsikonerna

Till höger på varje kategorirubrik kan du se upp till två ikoner, en för varje plats där en kategori kan visas för anställda:

• En butiksikon (verktygstips Synlig i förmånsbutiken): kategorin visas i förmånsbutiken, där anställda bläddrar bland och väljer förmåner. Den visas när Förmånsbutik-växeln inne i kategorin är på.
• En uppladdningsikon (verktygstips Synlig i utläggsuppladdning): kategorin erbjuds i formuläret för utläggsuppladdning, där anställda väljer en kategori för ett kvitto. Den visas när Synlig-växeln i kategorins avsnitt Ladda upp utläggsrapport är på.

Håll muspekaren över en ikon för att läsa verktygstipset. Om en kategori är dold från båda ytorna visas ingen ikon.

Behöver åtgärd-märkningen

En röd Behöver åtgärd-märkning på en kategorirubrik betyder att kategorin, eller en av förmånerna i den, saknar en obligatorisk inställning. Kategorin fungerar i alla andra avseenden; märkningen är en påminnelse om att slutföra konfigurationen.

Två saker utlöser den:

• Ledighet saknar sina gränser. För kategorin Ledighet visas märkningen när Max antal dagar saknar värde, eller när kostnaden per dag inte är angiven (varken ett fast belopp eller en formel). Öppna kategorin och fyll i båda. Fältet Max antal dagar visar också en liten varningsikon bredvid etiketten tills det är ifyllt.
• En pensionsförmån saknar sitt leverantörsmejl. För löneväxling till pension och liknande pensionsförmåner visas märkningen när Leverantörsmejl är tomt. Öppna kategorin, hitta förmånen och ange e-postadressen till din pensionsleverantör. En varningsikon sitter bredvid etiketten Leverantörsmejl tills du gör det.

För att rensa märkningen fäller du ut kategorin, fyller i den saknade inställningen (Max antal dagar och kostnad per dag för Ledighet, eller Leverantörsmejl för en pensionsförmån) och väljer Spara ändringar. När det obligatoriska värdet är sparat försvinner märkningen.

Spara: en kategori i taget

Varje förmånskategori är en egen hopfällbar panel, och varje panel sparas för sig. Varje panel har en Spara ändringar-knapp längst ner, och när du väljer den sparas alla inställningar för den kategorin i en enda åtgärd. Det finns ingen sparaknapp för hela sidan, så om du redigerar fler än en kategori sparar du var och en separat.

När du väljer Spara ändringar i en kategoripanel sparas allt i den panelen tillsammans, på en gång:

• Kategoriinställningarna i korten Ladda upp utläggsrapport och Förmånsbutik och allmänt, som synlighetsreglaget för Förmånsbutik, inställningen BIK (Förmån i natura), Lönekod och (för en ledighetskategori) kostnad per dag och max antal dagar.
• Om kategorin visas i formuläret för utläggsuppladdning, vilket styrs av reglaget Synlig i kortet Ladda upp utläggsrapport.
• Det anpassade godkännandeflödet för uppladdning för den kategorin, om du har aktiverat ett.
• Varje förmånsrad i kategorins tabell under korten, med sin egen synlighet, sina lönekoder och sin BIK.

Eftersom allt detta sparas tillsammans behöver du ingen separat knapp för tabellen eller för varje kort. Ett klick på Spara ändringar täcker hela panelen.

Bekräfta att sparandet lyckades

När sparandet lyckas visas en grön notis, Inställningar uppdaterade, som bekräftar att kategorins inställningar har uppdaterats. Det är ditt tecken på att ändringarna är aktiva.

Om sparandet inte går igenom tillämpas ingenting. Kategorin behåller sina tidigare inställningar, så du kan helt enkelt försöka med Spara ändringar igen. Om det fortsätter att misslyckas, ladda om sidan och ange dina ändringar på nytt innan du sparar.

När du sparar en kategori uppdateras de anställdas ytor direkt, så du behöver inte vänta på att något ska synkroniseras:

• Den anställdas Förmånsbutik och kategorisidorna återspeglar eventuella synlighetsändringar.
• Formuläret för utläggsuppladdning fångar upp om kategorin går att välja.

Om en anställd redan hade en sida öppen, be dem ladda om en gång. Nya besök visar alltid de aktuella inställningarna.

Det förs en logg

Varje sparande i Förmånsinställningar registreras, med både de tidigare värdena och de nya värdena för kategorin. Det ger ditt företag en historik över vem som ändrade en förmånsinställning och vad den ändrades från, vilket är användbart när du behöver spåra varför en kategori eller förmån beter sig som den gör.

Om ditt företag använder FlexHRM-löneexport

Vissa företag är upplagda med en extra löneexport, och då visar kortet Förmånsbutik och allmänt och förmånstabellen ytterligare lönekodsfält (med rubriken Lönekoder (FlexHRM)) som andra företag inte ser. Resten av sidan fungerar precis likadant. Se artikeln om att ange lönekod för en kategori för hur du fyller i dessa.

Felsökning

• Jag kan inte öppna sidan alls. Förmånsinställningar är endast för HR. Om du skickas tillbaka till din översikt, fråga din HR-kontakt om ditt konto är upplagt som HR-användare.
• Jag ändrade två kategorier men bara en fick effekt. Varje panel sparas för sig. Öppna den andra kategorin och välj dess Spara ändringar-knapp också.
• Ingen grön notis dök upp. Sparandet slutfördes inte, så ingenting tillämpades. Om du i stället såg en röd Fel-notis ("Ett fel uppstod vid uppdatering av inställningar.") tillämpades ingenting. Försök med Spara ändringar igen; om det fortfarande misslyckas, ladda om sidan och ange dina ändringar på nytt.
• Min ändring syns inte för de anställda. Bekräfta att du använde Spara ändringar inuti just den kategoripanelen och be sedan den anställda ladda om. Kontrollera även synlighetsväxlarna: en kategori syns i förmånsbutiken bara när dess Förmånsbutik-växel är på, och i uppladdningsformuläret bara när Synlig-växeln i Ladda upp utläggsrapport är på. Det är två oberoende växlar.
• Märkningen finns kvar efter att jag skrev in ett värde. Den försvinner först när du sparar. Välj Spara ändringar och öppna sedan sidan igen för att bekräfta.
• En ikon ändrades inte efter att jag slog om synligheten. Rubrikikonerna speglar växeln du just ändrade, men ändringen sparas inte förrän du väljer Spara ändringar. Lämnar du sidan utan att spara återställs växeln och ikonen går tillbaka.
• Jag hittar inte vad Behöver åtgärd-märkningen vill ha. Leta efter varningsikonen bredvid en fältetikett inne i kategorin (bredvid Max antal dagar eller Leverantörsmejl); det är inställningen att slutföra.