Öppna sidan Förmånsinställningar och spara dina ändringar

Hur HR hittar Förmånsinställningar, hur listan med kategorier och dess markeringar fungerar, vad en kategoris två flikar är till för, vad Behöver åtgärd betyder och hur en rad sparar alla ändrade kategorier.

Förmånsinställningar är sidan där HR bestämmer hur varje förmånskategori fungerar: om anställda kan välja den när de laddar upp ett kvitto, vilka av dess förmåner de ser i förmånsbutiken, hur den beskattas (BIK), vilka lönekoder den rapporteras på och vem som godkänner. Den här artikeln visar hur du hittar sidan, hur den är uppbyggd, vad markeringarna och prickarna betyder och hur du sparar.

Öppna sidan

Öppna HR-menyn i webbappen och välj Förmånsinställningar under Inställningar.

Raden under sidrubriken sammanfattar sidan: "Vad varje kategori visar för anställda och hur den rapporteras till lönen."

Bara den som har HR-behörighet kan öppna sidan. Den som saknar HR-behörighet och går till sidan skickas tillbaka till sin startsida.

Vissa länkar i appen öppnar sidan med en kategori redan vald. Den öppna kategorin finns också i sidans adress, så om du laddar om sidan eller delar länken öppnas samma kategori.

Listan med kategorier

Era kategorier listas till vänster under Kategorier, med hur många de är totalt. Högst upp i listan finns:

• Sök kategorier, där du hittar en kategori på namnet.
• Alla, som visar alla kategorier, och Behöver åtgärd, som bara visar de kategorier där något saknas, med hur många de är.

Varje kategori i listan har två markeringar under namnet:

• Kvitton: anställda kan välja kategorin när de laddar upp ett kvitto. Markeringen är överstruken när kategorin inte erbjuds i uppladdningsformuläret. Håll pekaren över den för att läsa Erbjuds vid utläggsuppladdning eller Dold vid utläggsuppladdning.
• Butik: minst en av kategorins förmåner visas i förmånsbutiken. Markeringen är överstruken när ingen gör det. Håll pekaren över den för att läsa Visas i förmånsbutiken eller Dold i förmånsbutiken.

Två prickar kan visas till höger om en kategori:

• En lila prick betyder att kategorin har Osparade ändringar.
• En röd prick betyder att kategorin Behöver åtgärd. Läs mer nedan.

Markeringarna och prickarna följer det du ändrar, så de ändras direkt när du ändrar en inställning, innan du har sparat.

En kategoris två flikar

Välj en kategori för att öppna den till höger. Den har två flikar, och varje flik visar små etiketter under namnet, så att du ser hur kategorin är inställd utan att öppna fliken. Håll pekaren över en etikett för att läsa den i sin helhet, och över en flik för att se vad den är till för:

• Ladda upp utläggsrapport: ett grönt Erbjuds, eller ett grått Dold när kategorin inte erbjuds i uppladdningsformuläret. Sedan BIK när kategorin beskattas som förmån, och dess lönekod, till exempel # 839, när en är angiven.
• Förmånsbutik: hur många av förmånerna som visas, i grönt, till exempel 3/5, eller ett grått Dold när ingen visas. Sedan BIK och lönekoden, som ovan.

På en smal skärm är de två flikarna två knappar, Utläggsrapport och Förmånsbutik, med etiketterna för den öppna fliken under.

Sidan öppnas på fliken Förmånsbutik. Fliken du väljer är kvar när du går till en annan kategori.

Ladda upp utläggsrapport

Den här fliken gäller kvitton som anställda laddar upp i kategorin:

• Synlighet: reglaget Erbjud i uppladdningsformuläret avgör om anställda kan välja kategorin.
• Lön och skatt: reglaget BIK (Förmån i natura) och lönekoden som godkända kvitton rapporteras på.
• Godkännande: i Godkännandeflöde väljer du godkännandeflödet för uppladdningar i kategorin.

Förmånsbutik

Den här fliken gäller förmånerna som anställda köper i kategorin:

• Synlighet visar om kategorin finns i butiken. En kategori visas så länge minst en av dess förmåner visas. Det finns inget reglage för hela kategorin.
• Standardvärden för alla förmåner: "Ställ in en gång. Varje förmån nedan använder dem om du inte ändrar den." Här ställer du in BIK, standardlönekoden och Godkännandeflöde för kategorins köp.
• Listan Förmåner, en rad per förmån, med kolumnerna Lönekod, BIK, Godkännandeflöde och Visas. Ett grått värde kommer från standardvärdena ovan. Ett lila värde betyder att förmånen har en egen inställning.

Några förmåner har extra inställningar under sin rad, till exempel leverantörens e-post för löneväxling till pension, eller vad en dag kostar när anställda köper ledighet.

Behöver åtgärd

En röd prick på en kategori, och på fliken där problemet finns, betyder att något saknas:

• På fliken Ladda upp utläggsrapport: kategorin erbjuds i uppladdningsformuläret med BIK på, men saknar lönekod. Fältet har en röd kant och texten "Krävs när BIK är på."
• På fliken Förmånsbutik: kategorin visas i butiken, och en av dess förmåner är BIK men saknar lönekod, både en egen och en från standardvärdena. Eller så saknar en förmån någon av sina extra inställningar, till exempel leverantörens e-post för löneväxling till pension, eller kostnad per dag och maximalt antal dagar för köp av ledighet.

Välj Behöver åtgärd högst upp i listan för att bara se de kategorierna. Pricken försvinner så fort du fyller i det som saknas. Spara för att behålla ändringen.

Spara eller ångra dina ändringar

Ingenting sparas medan du gör ändringar. Så fort du ändrar något visas en rad längst ned på sidan, till exempel Osparade ändringar i 2 kategorier, med namnen på kategorierna du har ändrat. Du kan öppna andra kategorier och fortsätta ändra. Dina ändringar väntar på att du sparar. När du är klar:

• Välj Spara ändringar för att spara alla ändrade kategorier på en gång. Ett grönt meddelande bekräftar det: "Sparat. Lönekoderna gäller från nästa lönekörning."
• Välj Ångra för att slänga alla osparade ändringar i alla kategorier.

Spara innan du lämnar sidan. Ändringar som du inte har sparat finns inte kvar.

Om sparandet inte går igenom visar ett rött meddelande, Inte sparat, vad som gick fel, till exempel en kostnad per dag som inte går att läsa. Rätta det och välj Spara ändringar igen.

När du har sparat

Anställda ser ändringen nästa gång de öppnar eller laddar om en sida. Om en anställd redan hade förmånsbutiken eller uppladdningsformuläret öppet, be personen ladda om sidan.

Varje sparning registreras med värdena före och efter, så att ert företag har en historik över vem som ändrade en förmånsinställning och vad den var innan.

Lönefälten beror på ert lönesystem

De flesta företag ser en lönekod per förmån. Om ert företag är kopplat till Kleer väljer du varje kod i Kleers lista i stället för att skriva den. Vissa företag med en egen lönefil ser fyra koder. Läs mer i artikeln om lönekoder och BIK.

Felsökning

• Jag hittar inte Förmånsinställningar. Sidan finns under Inställningar i HR-menyn. Om du inte ser HR-menyn alls saknar ditt konto HR-behörighet.
• Sidan skickar mig till min startsida. Ditt konto saknar HR-behörighet.
• Mina ändringar är borta. De ångrades, eller så lämnade du sidan innan du valde Spara ändringar. Gör ändringarna igen och spara.
• Min ändring syns inte för de anställda. Kontrollera att raden längst ned är borta och att kategorin inte har någon lila prick, och be sedan den anställda ladda om sidan. En kategori finns i förmånsbutiken bara så länge minst en av dess förmåner visas, och i uppladdningsformuläret bara när Erbjud i uppladdningsformuläret är på.
• Sparandet säger "Något gick fel när ändringarna sparades." Ladda om sidan för att se vad som sparades och gör sedan dina ändringar igen.
• Jag hittar inte vad Behöver åtgärd vill ha. Öppna fliken med den röda pricken. Leta efter ett fält med röd kant, texten "Krävs när BIK är på." eller en röd markering bredvid en fältetikett under en förmåns rad.