Vad BIK-inställningen gör med kostnad och lön

Hur BIK på eller av påverkar sociala avgifter, ersättning och löneavdrag för en kategori eller en förmån.

BIK (förmån i natura) är inställningen som avgör om en förmån behandlas som en beskattningsbar förmån. Den finns på varje kategori under växeln BIK (Förmån i natura) i kortet Ladda upp utläggsrapport, och den kan styras per förmån med kryssrutan BIK i förmånstabellen. Den här artikeln förklarar vad som ändras när du slår på eller av den: arbetsgivarens sociala avgifter, hur mycket av en kostnad som ryms i en medarbetares förmånsaldo, vad som ersätts och vad som dras från lönen. Det här är svenska skatteregler, och de länkade dokumenten är den auktoritativa källan.

När BIK är av (skattefri)

Med BIK av är förmånen skattefri, så ingen arbetsgivaravgift tillkommer. Kostnaden delas helt enkelt:

• Medarbetarens förmånsaldo täcker så mycket av kostnaden det räcker till.
• Det finns inget förmånsvärde att rapportera och ingen social avgift.

Vad som händer med det som förmånsaldot inte täcker beror på hur medarbetaren fick förmånen, vilket beskrivs längre ner.

När BIK är på (beskattningsbar)

Med BIK på är förmånen beskattningsbar. En arbetsgivaravgift på 31,42 % läggs på den del som betalas från förmånsaldot, och CLVR bygger in avgiften i avdraget från förmånsaldot så att företaget förblir nollställt i kostnad:

• För varje krona förmånsvärde som tas från förmånsaldot belastas förmånsaldot även med den sociala avgiften på 31,42 %. Det betyder att mindre förmånsvärde ryms i samma förmånsaldo än med BIK av.
• Förmånsvärdet (inte avgiften) registreras som medarbetarens förmånsvärde och förmånsbeskattas på nästa lönespecifikation enligt deras skattetabell.
• Den sociala avgiften redovisas till Skatteverket. Den betalas inte ut till medarbetaren och syns aldrig som en egen lönerad.

När en medarbetare skickar in ett utlägg i en BIK-kategori ser de en notis om att de kommer att förmånsbeskattas på nästkommande löneutbetalning efter att rapporten har godkänts.

Kvitto kontra Förmånsbutik: vart det otäckta beloppet tar vägen

Samma BIK-beräkning gäller oavsett om medarbetaren laddade upp ett kvitto eller beställde via Förmånsbutiken. Den enda skillnaden är vad som händer med det belopp som förmånsaldot inte kunde täcka:

• Uppladdade kvitton. Medarbetaren har redan betalat ur egen ficka. Det som ligger över vad förmånsaldot kan täcka (efter att den sociala avgiften reserverats, om BIK är på) ersätts inte. Det är medarbetarens förlust, inte ett löneavdrag. I medarbetarens vy visas detta som Ersättning och Ej ersatt.
• Köp i Förmånsbutiken. CLVR eller leverantören har lagt ut för kostnaden, så det otäckta beloppet dras från medarbetarens lön för att återföras. Det gäller oavsett om BIK är på eller av.

Skattefria gränser (till exempel friskvård)

Vissa kategorier har en årlig skattefri gräns, till exempel friskvård upp till 5 000 kr per år. Gränsen följs ackumulerat per medarbetare, per kategori, per år, och nollställs på företagets återställningsdatum. När BIK är på:

• Belopp inom den kvarvarande skattefria gränsen får ingen social avgift.
• Endast beloppet över gränsen får arbetsgivaravgiften på 31,42 %.

När BIK är av tillkommer ingen social avgift alls, så gränsen sätter helt enkelt ett tak för den skattefria förmånen, och en eventuell överskjutande del på ett kvitto blir medarbetarens förlust.

Löneväxling till pension är ett specialfall

Löneväxling till pension är aldrig BIK. Dess BIK-kontroll tas bort från förmånstabellen och tvingas av automatiskt, så du konfigurerar den inte. När den betalas från förmånsaldot används en reducerad social avgift på 24,26 % i stället för 31,42 %.

Var du ställer in det

• På kategorinivå: växeln BIK (Förmån i natura) i kortet Ladda upp utläggsrapport. Det är beslutet på företags- och kategorinivå och gäller hela kategorin.
• På förmånsnivå: kryssrutan BIK i förmånstabellen, som åsidosätter kategoriinställningen för just den förmånen.

Om en kategori är BIK är ett val per företag, inte en fast egenskap hos kategorin. Samma kategori kan vara BIK hos ett företag och skattefri hos ett annat. Spara kategorin för att ändringen ska gälla, så tillämpas den på nya uppladdningar och nya köp i Förmånsbutiken.