Så fungerar förmånsersättningen och återställningsdatumet

Var varje anställds årliga ersättning kommer ifrån, hur förmånsperioden fungerar, hur du ändrar den årliga förmånsbudgeten och återställningsdatumet från nästa period, om oanvänt saldo förs över, hur du bekräftar det kommande förmånsåret, och hur nya och avgående medarbetare proportioneras på Budgetinställningar.

Två saker avgör vad en anställd kan använda i CLVR: deras förmånsersättning (kronbeloppet de får) och återställningsdatumet (när beloppet börjar om från noll). Ingen av dem finns på sidan Förmånsinställningar, som rör kategorier, förmåner och godkännandeflöden. Ersättningen sätts per anställd, och återställningsdatumet är ett värde på företagsnivå. Du kan se och ändra båda på sidan Budgetinställningar. Den här artikeln förklarar var de kommer ifrån, hur förmånsperioden fungerar och vad du kan ställa in på Budgetinställningar.

Var ersättningen sätts

Varje anställds ersättning sätts på den anställda, inte på Förmånsinställningar. Du hanterar den från Anställda i HR-menyn.

• När du lägger till någon hämtar CLVR deras ersättning från företagets Grundersättning. Om du slår på Proportionera förmånsersättning baserat på startdatum skalar CLVR beloppet efter den del av perioden som personen är anställd.
• För att ändra en enskild persons belopp öppnar du den anställda och använder Lägg till/Drä av ersättning för en engångsändring, eller redigerar deras förmånsersättning för en bestående ändring.

En anställds Ersättningsdetaljer delar upp beloppet i Grundersättning, Justerad ersättning (summan av eventuella lägg till/dra av-justeringar), Total ersättning och Återstående saldo efter utlägg.

Förmånsperioden

Förmånsperioden är ett år lång. Den slutar vid nästa tillfälle för företagets återställningsdatum och börjar sedan om. Undantaget är en period vars återställningsdatum du flyttar på Budgetinställningar: just den perioden löper till det nya datumet, så den blir längre eller kortare än ett år, och perioderna efter den är ett år igen. Utlägg räknas mot den period de infaller i, så översikten av ersättningen speglar alltid det år som pågår.

När en period tar slut flyttas återställningsdatumet automatiskt fram ett år och en ny period börjar:

• Den återstående ersättningen går tillbaka till hela beloppet för den nya perioden.
• Det en anställd inte har använt går tillbaka till företaget, om ni inte för över oanvänt saldo (se Välj vad som händer med oanvänt saldo nedan).
• Den som fick en proportionerad förmånsbudget när de började får hela den årliga förmånsbudgeten från den nya perioden.

Skattefria gränser fungerar annorlunda: de följer kalenderåret, inte företagets period. Friskvårdsgränsen, upp till 5 000 kr per år, börjar om den 1 januari oavsett återställningsdatum, så att flytta återställningsdatumet ger aldrig någon ett nytt skattefritt belopp tidigare.

Se och ändra förmånsbudgeten och återställningsdatumet

Återställningsdatumet är ett enda värde på företagsnivå, lika för alla i ditt företag, så det finns inte på sidan Förmånsinställningar (den sidan rör bara kategorier, förmåner och godkännanden). Nya företag börjar med en återställning den första januari, och datumet flyttas fram ett år av sig självt i slutet av varje period.

Du kan se och ändra återställningsdatumet, tillsammans med den årliga förmånsbudgeten, på Budgetinställningar i avsnittet Inställningar i HR-menyn. Under rubriken beskriver sidan vad den är till för: "Det årliga beloppet varje medarbetare får, när saldona börjar om och hur nya och avgående medarbetare hanteras." Kortet Förmånsbudget och återställningsdatum visar:

• Årlig förmånsbudget: beloppet varje medarbetare får per år.
• Nästa återställning: datumet då saldona nästa gång börjar om, med "Sedan varje år den" och dagen under.
• Nuvarande förmånsperiod: hur många dagar som är kvar, och periodens första och sista dag.

En tidslinje under siffrorna visar den nuvarande perioden och början på nästa.

Ändra från nästa period

En ändring påverkar aldrig perioden medarbetarna är i nu. Den börjar gälla vid nästa återställning.

På återställningsdagen går den nya årliga förmånsbudgeten till alla som har företagets årliga förmånsbudget, och till alla vars budget proportionerades när de började. Den som har ett eget belopp behåller det, och den som slutar behåller sitt proportionerade belopp.

Ändra eller avbryt en schemalagd ändring

Medan en ändring väntar visar kortet Ändring schemalagd, de nya värdena bredvid de nuvarande och en ruta med Schemalagd till den datumet. Välj Ändra för att ändra den, eller Avbryt ändringen för att släppa den, fram till dagen före den börjar gälla. Från återställningsdagen har den börjat gälla och går inte att ångra på sidan; schemalägg i stället en ny ändring till återställningen därefter.

För att i stället ändra en enskild persons belopp använder du Anställda som beskrivs ovan.

Välj vad som händer med oanvänt saldo

Kortet Oanvänt saldo på Budgetinställningar avgör vad som händer med pengar som medarbetarna inte har använt när perioden tar slut. Under Vid nästa återställning står Nollställs eller Förs över. En ändring gäller från nästa återställning, så den påverkar aldrig perioden medarbetarna är i nu.

När saldot förs över händer det här:

• På återställningsdagen blir varje medarbetares nya saldo den årliga förmånsbudgeten plus det de hade kvar. Du ser det under Justeringar i medarbetarpanelen som "Överfört från 2026", tillagt av Automatiskt.
• Överförda pengar används först. Det en medarbetare köper efter återställningen tas från det överförda beloppet före den nya förmånsbudgeten.
• På utgångsdagen går det som är kvar av det överförda beloppet tillbaka till företaget, och syns som "Överfört saldo har gått ut". Med Aldrig går inget tillbaka: det som är kvar ingår i det som förs över vid nästa återställning, upp till taket.
• Utläggsrapporter som fortfarande väntar på godkännande vid återställningen räknas i den nya perioden när de godkänns, så de minskar inte det som förs över.
• Medarbetarna får veta det. Mejlet 60 dagar före återställningen säger att det som är kvar förs över och till när, och ett mejl 30 dagar före utgångsdagen säger hur mycket av det överförda beloppet som inte är använt.
• Inställningen gäller år efter år, och utgångsdagen flyttas till samma dag varje år.

Överförd förmånsbudget ändrar aldrig ett skattefritt belopp: de följer fortfarande kalenderåret.

Bekräfta det kommande förmånsåret

Från 90 dagar före nästa återställning ser HR-administratörer Bekräfta förmånsåret 2027 under Dina deadlines på Översikt, med datumet att bekräfta senast (en månad före återställningen).

Alla HR-administratörer kan bekräfta. När någon har gjort det visar deadlinen Förmånsåret 2027 är bekräftat för er alla tills det nya året börjar, och Granska igen öppnar den på nytt. Om ingen bekräftar börjar det nya året med inställningarna som de är.

Välj hur nya och avgående medarbetare proportioneras

Det sista kortet på Budgetinställningar är Nya och avgående medarbetare: "Hur förmånsbudgeten fördelas för den som börjar eller slutar mitt i en period. Gäller så fort ni sparar." Det har tre reglage:

• Proportionera för nya medarbetare: den som börjar mitt i en period får den del av perioden hen faktiskt är anställd.
• Proportionera när någon slutar: budgeten krymper till den del av perioden hen arbetade, när ett slutdatum har bekräftats.
• Begär tillbaka överförbrukning: om någon har använt mer än sin förkortade budget flaggas mellanskillnaden till lönen. Reglaget är nedtonat, med texten "Gäller bara när proportionering för avgående medarbetare är på.", så länge Proportionera när någon slutar är avslaget.

Var du ser perioden i appen

Den aktuella perioden styr ersättningssiffrorna i hela webbappen:

• På en anställds Översikt visar hälsningen hur mycket ersättning som är kvar att använda i år, med återställningsdatumet i en bricka bredvid, och budgetstapeln delar upp användningen per kategori för perioden som pågår.
• I HR-vyn Utlägg läses utläggen mot samma period, så summorna stämmer med det de anställda ser.
• På Budgetinställningar visar Nuvarande förmånsperiod och tidslinjen den period som pågår och när nästa börjar.

Felsökning

• En anställds ersättning ser fel ut. Öppna personen under Anställda och kontrollera Ersättningsdetaljer: Grundersättning, eventuell Justerad ersättning från lägg till/dra av-ändringar och Återstående saldo efter utlägg.
• En nyanställd fick mindre än hela beloppet. Ersättningen proportionerades efter startdatumet. Öppna den anställda för att se grundbeloppet och det proportionerade resultatet, eller redigera förmånsersättningen om det ska vara hela beloppet.
• Ersättningen återställdes inte när jag väntade mig. Perioden slutar vid företagets återställningsdatum, inte vid en fast kalendergräns du sätter per kategori. Under Nästa återställning på Budgetinställningar ser du datumet, och om en ändring är schemalagd. Om själva återställningsdatumet är fel, schemalägg ett nytt där; det börjar gälla vid nästa återställning.
• Jag kan inte välja ett återställningsdatum. Det måste vara efter idag, högst ett år efter nuvarande återställning, och inte den 29 februari.
• Ändra och Avbryt ändringen syns inte längre. Ändringen började gälla på sin återställningsdag. Schemalägg en ny ändring till återställningen därefter om du behöver ett annat belopp eller datum.
• En medarbetares överförda belopp ser fel ut. Det är det de hade kvar periodens sista dag, upp till ert tak om ni har satt ett, utan utläggsrapporter som fortfarande väntade på godkännande. CLVR räknar om det varje natt fram till utgångsdagen, så ett utlägg som avslås eller återställs efter återställningen rättar det.
• Jag kan inte spara ett utgångsdatum. Det måste ligga i nästa period, från dess andra dag till dess sista.
• Deadlinen Bekräfta förmånsåret syns inte längre. Det nya året har börjat. Ändra vad som händer med oanvänt saldo på Budgetinställningar i stället.