Följ medarbetarnas löneväxlingar

Se varje löneväxling och engångsinsättning till pension på sidan Pension, läs ändringsloggen och ställ in förmånen Pensions delar och regler. Medarbetarna startar, ändrar och avslutar sina egna; inget väntar på HR.

Förmånen Pension har tre delar som ditt företag kan slå på: en månatlig löneväxling, en engångsinsättning från en månads lön och ett årligt val av pensionsplan.

Inget väntar på dig. En medarbetare startar, ändrar och avslutar sin egen löneväxling i Förmånsbutiken, var och en från en månad hen väljer. Varje steg mejlas till ert pensionsbolag, med en kopia till dig och till CLVR, och lönen drar beloppet från bruttolönen från den månaden. Pensionsbolaget svarar inte: det agerar på månaden i mejlet, bakåt i tiden om det är sent.

Den här artikeln handlar om sidan Pension, där du ser varje löneväxling, och inställningarna för Pension, där du bestämmer vad som erbjuds.

Sidan Pension

Öppna Pension i HR-menyn. Listan visar alla med en löneväxling eller en engångsinsättning, pågående och kommande först. Flikarna är:

• Alla
• Pågående: pågår nu, eller vald från en kommande månad.
• Avslutade
• Ändringslogg

Sök på namn eller anställningsnummer, och välj Exportera för att ladda ner listan som en Excel-fil.

Varje rad visar medarbetarens Pensionsplan, Löneväxling i månaden och vad pensionsbolaget får, engångsinsättningarna i år, Status och Nästa ändring. En rad kan också ha en flagga:

• Under 8,07 IBB, med lönen efter löneväxlingen: den lönen är under 8,07 inkomstbasbelopp om året. Medarbetaren tjänar in lite mindre allmän pension; sjukpenning och föräldrapenning sjunker bara om lönen också är under 10 prisbasbelopp om året (49 333 kr i månaden 2026). Hen har varnats och kan ändå fortsätta.
• Över 35 %-gränsen: premien skulle bli mer än 35 % av den pensionsgrundande lönen, vilket ditt företag inte kan dra av. Prata med medarbetaren.
• Lönen saknas, kontrollera gränserna: det finns ingen lön registrerad, så kontrollerna kunde inte göras.

Det årliga valet

Om ert företag har det årliga valet av pensionslösning listar sidan Pension alla medarbetare med den pensionslösning de har och om de har valt i det aktuella valfönstret:

• Alla
• Inte valt än: de som fortfarande kan välja. Väljer de inte blir de kvar på pensionslösningen som visas.
• Ändringslogg: varje ändring av pensionslösning och lön, nyast först, med vem som gjorde den.

En rad med Valt visar dagen de valde och dagen valet gäller Från. En medarbetare med arbetstillstånd blir kvar på ITP1, och den som har ITP2 eller Fora kan inte välja; raden säger det. Om ert företag skickar sin pensionsfil till Nordea väljer du Nordea-fil bredvid Exportera för att ladda ner den.

Ändringsloggen

Fliken Ändringslogg listar varje steg på varje löneväxling, senaste först: datum, medarbetare, ändringen och vem som gjorde den (medarbetaren, eller automatiskt). Den tar med varje mejl som skickats till pensionsbolaget.

En löneväxling avslutas av sig själv när anställningen upphör, och pensionsbolaget får avslutet.

Engångsinsättningar

En engångsinsättning är en löneväxling för en enda månad. Precis som den månatliga behöver den inget godkännande och använder inte förmånsbudgeten: medarbetaren väljer belopp och månad, pensionsbolaget får ett mejl med kopia till dig och CLVR, och lönen drar beloppet från den månadens bruttolön. Fram till sin månad kan medarbetaren avboka den, och pensionsbolaget får veta det. Sidan Pension visar varje medarbetares engångsinsättningar i år bredvid löneväxlingen.

Inställningarna för Pension

Öppna Inställningar i HR-menyn och välj Förmånsinställningar. Hitta förmånen Pension i kategorins lista Förmåner och öppna Pensionsinställningar under raden.

Delar. Slå på Löneväxling varje månad, Engångsinsättning och Årligt val av pensionsplan efter behov. Varje del syns på sidan Pension när den är påslagen och har det den behöver:

• Den månatliga löneväxlingen och engångsinsättningen behöver båda pensionsbolagets e-post och lönearten på Pension-raden. Båda bokförs på den lönearten.

Slår du av den månatliga löneväxlingen fortsätter pågående löneväxlingar tills medarbetaren avslutar dem eller slutar. Inga nya kan starta.

Pensionsbolag. Namn och E-post. Starter, ändringar och avslut skickas till e-postadressen, med en kopia till dig och till CLVR. Välj om medarbetarna ska Identifieras med personnummer eller anställningsnummer.

Löneväxling varje månad.

• För vidare tillägget: det företaget sparar i arbetsgivaravgifter, inbetalt ovanpå till pensionen. Oftast 5,8 %.
• Lägsta i månaden och Högsta i månaden: 35 %-gränsen gäller alltid ovanpå ert högsta belopp.
• Framförhållning: ingen, eller en, två eller tre månader innan en ändring eller ett avslut gäller.
• Tidigaste första månad: Nästa lönekörning, eller Lönekörningen efter, som ger pensionsbolaget mer tid.

Engångsinsättning. Minsta belopp. Som mest gäller den månadens lön och det som är kvar av årets 35 %-gräns, vilket sidan räknar ut åt medarbetaren.

Välj Spara pensionsinställningar.

Felsökning

• Medarbetarna ser inte löneväxlingen. Delen är påslagen men något saknas. Lägg till pensionsbolagets e-post i Pensionsinställningar och lönearten på Pension-raden.
• En löneväxling finns inte i lönefilen. Kontrollera dess första månad på sidan Pension. Den finns i filen från den månaden: öppna den månadens förhandsvisning på sidan Rapporter för att se raden.
• Pensionsbolaget säger att det aldrig fick något mejl. Öppna ändringsloggen: varje mejl som skickats står där med datum. Vidarebefordra din kopia till dem.