Styr vad anställda ser (synlighet)
Visa eller dölj en hel kategori i förmånsbutiken, visa eller dölj en enskild förmån, och tillåt utläggsuppladdningar för en kategori eller flera samtidigt.
Varje förmånskategori har växlar som avgör vad anställda ser: om hela kategorin visas i förmånsbutiken, om varje förmån i den visas, och om anställda kan ladda upp utläggskvitton mot den. Du ställer in allt detta per kategori från sidan Förmånsinställningar, och växlarna för förmånsbutik och utläggsuppladdning är oberoende av varandra. Den här artikeln går igenom att visa eller dölja en hel kategori, att visa eller dölja en enskild förmån, och att välja vilka kategorier som visas i formuläret för utläggsuppladdning, en i taget eller över hela sidan.
Visa eller dölj en hel kategori i förmånsbutiken
Varje förmånskategori har en växel som avgör om hela kategorin visas för anställda i förmånsbutiken. Stäng av den så slutar anställda se den kategorin och allt som finns i den.
Gå till Förmånsinställningar i HR-delen och leta upp kategorin du vill ändra i listan. Varje kategori är ett eget utfällbart fält, så välj raden för att öppna den. Inuti ser du två kort: Ladda upp utläggsrapport högst upp och Förmånsbutik och allmänt under det. I kortet Förmånsbutik och allmänt är den första växeln märkt Förmånsbutik, med beskrivningen "Visa denna kategori i förmånsbutiken."
- På: kategorin visas i förmånsbutiken som anställda ser.
- Av: kategorin döljs från förmånsbutiken, tillsammans med alla förmåner i den.
Den här växeln gäller bara förmånsbutiken. Om kategorin visas i formuläret för utläggsuppladdning är en separat inställning, växeln Synlig i kortet Ladda upp utläggsrapport ovanför. Att dölja en kategori från förmånsbutiken ändrar inte dess synlighet vid utläggsuppladdning.
När växeln Förmånsbutik är av kan de enskilda förmånerna i kategorin inte ha egen synlighet. I förmånstabellen för kategorin blir varje förmåns Synlig-kryssruta inaktiverad, och om du för muspekaren över den visas texten "Aktivera Förmånsbutik-växeln ovan för att styra individuell förmånssynlighet". Vill du ställa in synlighet per förmån slår du först på kategorins växel igen.
Kategorirubriken speglar också växeln. När kategorin är synlig i förmånsbutiken visas en liten butiksikon till höger på kategoriraden, med texten Synlig i förmånsbutiken. Slår du om växeln uppdateras ikonen direkt, så du kan bekräfta läget med en blick redan innan du sparar.
Visa eller dölj en enskild förmån
Ibland vill du ha en hel kategori synlig i förmånsbutiken men en enskild förmån i den dold, till exempel medan du gör klart inställningarna för den. Kryssrutan Synlig på varje förmånsrad gör just det: den styr om just den förmånen visas för anställda, oberoende av övriga förmåner i samma kategori.
I Förmånsinställningar, fäll ut kategorin som innehåller förmånen. Inuti panelen ligger förmånerna i en tabell. På bredare skärmar har varje rad en kolumn Synlig till höger; kryssrutan i den kolumnen styr om just den förmånen visas i förmånsbutiken.
- Ikryssad: förmånen visas i de anställdas förmånsbutik.
- Ej ikryssad: förmånen döljs för anställda, även om själva kategorin fortfarande visas.
Nya förmåner är synliga från start, så en förmån som nyss har lagts till visas för anställda tills du kryssar ur den.
På en smal skärm blir tabellen ett antal kort, ett per förmån. Kontrollen Synlig är där en kryssruta med etikett inuti varje förmånskort, så leta efter etiketten Synlig i stället för en kolumn.
Synlighet per förmån gör bara något så länge kategorin själv är synlig i förmånsbutiken. Medan kategorins Förmånsbutik-växel är på är varje förmåns kryssruta Synlig aktiv och du kan visa eller dölja förmåner en och en. Medan den är av är hela kategorin dold, så kryssrutorna per förmån är inaktiverade.
Att dölja en förmån är inte samma sak som att dölja dess kategori. Om du stänger av kategorins växel Förmånsbutik försvinner alla förmåner i den på en gång och kryssrutorna per förmån gäller inte längre. För att dölja bara en förmån, låt kategorins växel vara på och kryssa ur just den förmånen i stället.
Tillåt utläggsuppladdningar för en kategori
Om anställda kan ladda upp ett utläggskvitto mot en kategori styrs av en separat växel, skild från synligheten i förmånsbutiken. Du styr den från kategorins kort Ladda upp utläggsrapport, med reglaget Synlig.
Öppna kategorin du vill ändra och leta upp kortet Ladda upp utläggsrapport. Det beskrivs som att konfigurera hur denna kategori visas när anställda laddar upp utläggskvitton.
Hitta reglaget Synlig. Hjälptexten lyder Visa denna kategori i formuläret för utläggsuppladdning.
Slå på Synlig för att låta anställda ladda upp kvitton mot kategorin, eller av för att ta bort den från uppladdningsformuläret.
Välj Spara ändringar. En bekräftelse visas, till exempel "Friskvård settings have been updated successfully."
Som standard är varje kategori tillgänglig för utläggsuppladdning. Formuläret börjar dölja kategorier först när du slår av några av dem, så du behöver inte slå på något för en helt ny kategori.
När Synlig är på dyker kategorin upp som ett val i fältet för förmånskategori när en anställd laddar upp ett utläggskvitto. När den är av tas kategorin bort från listan och anställda kan inte längre lämna in kvitton mot den. När du sparar tillämpas ändringen direkt på de anställdas uppladdningsformulär.
Kategorins rubrik visar en liten uppladdningsikon medan uppladdningar är tillåtna, med verktygstipset Synlig i utläggsuppladdning. Ikonen uppdateras i samma ögonblick som du växlar reglaget, så du kan bekräfta läget innan du sparar.
Synlig är inte samma sak som BIK
Kortet Ladda upp utläggsrapport innehåller två reglage sida vid sida, och de gör olika saker:
- Synlig avgör om anställda kan ladda upp kvitton i kategorin.
- BIK (Förmån i natura) avgör om uppladdningarna beskattas. Det påverkar inte tillgängligheten.
Att lämna Synlig på medan BIK är av betyder helt enkelt att anställda kan ladda upp och att utlägget hanteras skattefritt. För hur BIK-reglaget förändrar skatt och lön, se vad BIK-inställningen gör med kostnad och lön.
Ställ in uppladdningssynlighet för flera kategorier samtidigt
Om du vill bestämma hela listan med kategorier anställda kan välja mellan när de laddar upp, gå igenom sidan Förmånsinställningar kategori för kategori. Varje panelrubrik visar små ikoner för var kategorin är påslagen just nu, så en uppladdningsikon med beskrivningen Synlig i utläggsuppladdning betyder att anställda redan kan registrera kvitton mot den.
Öppna en kategoripanel och leta upp kortet Ladda upp utläggsrapport.
Använd reglaget Synlig, med hjälptexten Visa denna kategori i formuläret för utläggsuppladdning. Slå på den för kategorier som anställda får ladda upp kvitton mot, och av för dem du vill dölja.
Välj Spara ändringar längst ner i den kategorin. Uppladdningsikonen i panelrubriken uppdateras så att den stämmer.
Upprepa för nästa kategori. Varje kategori sparas för sig, så ställ in en, spara den och gå vidare till nästa. Listan med alternativ som anställda ser i uppladdningsformuläret är helt enkelt de kategorier vars Synlig-reglage är på.
Spara din ändring
Ändringar börjar gälla först när du sparar kategorin. Välj Spara ändringar längst ner i kategorifältet. En sparning tillämpar kategorins inställningar och alla förmånsrader i den panelen tillsammans, och anställdas förmånsbutik och formuläret för utläggsuppladdning uppdateras så att de stämmer.
Felsökning
- Förmånernas Synlig-kryssrutor är gråtonade. Kategorin är dold från förmånsbutiken. Slå på växeln Förmånsbutik och spara, sedan kan du ställa in varje förmån för sig.
- Jag slog på den men anställda ser fortfarande inte kategorin. Kontrollera att du valde Spara ändringar för den kategorin. Butiksikonen i kategorirubriken visar det osparade läget; ändringen når anställda först när du har sparat. Om en förmån i kategorin fortfarande saknas, kontrollera den förmånens egen Synlig-kryssruta.
- En ny förmån visas innan jag är klar. Nya förmåner är synliga som standard. Kryssa ur dess ruta Synlig och spara för att dölja den tills du är klar.
- Kategorin visas vid uppladdning men inte i butiken (eller tvärtom). Det är två separata växlar. Växeln Förmånsbutik styr butiken; växeln Synlig i kortet Ladda upp utläggsrapport styr utläggsuppladdningar.
- En anställd säger att kategorin saknas vid uppladdning. Kontrollera att Synlig är på i kortet Ladda upp utläggsrapport för den kategorin och att du sparade. Är den på och sparad når ändringen uppladdningsformuläret omedelbart.
- Jag vill tillåta uppladdningar men utan beskattning. Behåll Synlig på och slå av BIK (Förmån i natura) i samma kort.