Skapa och hantera godkännandeflöden

Använd fliken Flöden för att läsa listan över flöden, bygga ett flöde steg för steg, låta flera grupper godkänna samma steg i valfri ordning, välja hur många som ska godkänna i varje steg, ändra eller flytta steg och ta bort ett flöde som inget använder.

Ett godkännandeflöde är vägen ett utlägg tar innan det godkänns: en lista med steg som körs uppifrån och ned, där varje steg är en grupp personer, eller flera grupper som tillfrågas samtidigt. Du bygger och ändrar flöden på fliken Flöden under Godkännandeinställningar och väljer sedan flöde för en förmån eller kategori i Förmånsinställningar. Den här artikeln går igenom listan över flöden, hur du bygger ett flöde, regeln för varje steg, steg med flera grupper, hur du ändrar och tar bort flöden, och flöden som godkänner automatiskt.

Öppna fliken Flöden

Öppna Inställningar i HR-menyn, välj Godkännandeinställningar och sedan fliken Flöden. Listan över flöden finns till vänster, och flödet du väljer öppnas i redigeraren bredvid.

Läs listan över flöden

Listan har rubriken Flöden och antalet flöden, och visar i den här ordningen:

1. Standardgodkännare, märkt Hanteras av CLVR. Den granskar alla uppladdade utlägg som inget annat flöde täcker. CLVR sköter den, så du kan titta på den men inte ändra den.
2. Ert företags flöden, äldst först.
3. Nytt flöde, för att skapa ett nytt.

Varje flöde i listan visar sitt namn, sina steg och hur många kategorier som använder det:

• Stegen visas från första till sista, till exempel "Chef → HR + Ekonomi → Lön". Grupper som delar ett steg skrivs ihop med "+" när alla måste godkänna, och med "eller" när en räcker, som i "HR eller Ekonomi".
• Användningen visas som Används inte än, "Används av 1 kategori" eller "Används av 3 kategorier". För Standardgodkännare är det de kategorier vars uppladdade utlägg går till standardgodkännarna.

En röd prick betyder att flödet behöver åtgärdas.

Välj ett flöde för att öppna det i redigeraren.

Skapa ett flöde

Ett nytt flöde gör ingenting förrän en förmån eller kategori använder det. Raden Används av, längst ned i redigeraren, säger då "Inga förmåner än. Välj det här flödet i Förmånsinställningar för att använda det." Läs mer i artikeln om att koppla ett godkännandeflöde till förmåner och uppladdningar.

Lägg till och ordna stegen

Redigeraren visar flödet från Utlägg inskickat (ett kvitto eller en beställning i butiken) högst upp till Godkänt (skickas till lönen) längst ned, med en pil mellan varje del. Stegen körs uppifrån och ned, och varje steg måste godkänna innan nästa börjar.

Ovanför flödet finns en rad med grupper: Chef, HR och era egna grupper. Lägg till ett steg på något av de här sätten:

• Välj en grupp i raden för att lägga till den som sista steg.
• Dra en grupp till en pil för att lägga den där.
• Välj + på en pil och välj en grupp i menyn Lägg till steg.

Vill du i stället lägga till en grupp i ett steg som redan finns, så att båda tillfrågas samtidigt, drar du den till det steget. Se "Låt flera grupper godkänna samma steg" nedan.

En grupp kan bara användas en gång i ett flöde, antingen som ett eget steg eller i ett steg med andra grupper. En grupp som redan finns i flödet är nedtonad i raden och märkt I flödet i menyn.

Ändra ordningen genom att dra ett steg i handtaget (Dra för att ändra ordning) till en annan pil. Ta bort ett steg genom att välja x på steget (Ta bort steg).

Varje steg visar sitt nummer och sin grupp, med stegets regel till höger. En grupp utan medlemmar visar också Inga medlemmar i rött under gruppens namn.

Välj vilka som behöver godkänna i varje steg

En grupp med två eller fler personer har valet Vilka som behöver godkänna på sitt kort:

• 1 av [antal] godkänner: det första godkännandet gör steget klart. Det är vad ett nytt steg börjar med.
• Alla [antal] godkänner: alla i gruppen måste godkänna.
• Minst [antal]: du väljer hur många som måste godkänna. Valet finns för grupper med tre eller fler personer, från 2 upp till en färre än alla i gruppen.

Vissa steg har inget val:

• Ett Chef-steg är en person och visar därför Godkänner ensam.
• En grupp med en person visar "[namn] godkänner".
• En grupp utan medlemmar visar Lägg till medlemmar under Godkännare.

Om personer lämnar en grupp så att ett stegs Minst-antal inte längre går ihop, byter steget till den närmaste regel som fungerar. Minst 2 i en grupp som bara har två personer kvar blir Alla 2 godkänner, och ett högre antal sänks till en färre än alla i gruppen. Kontrollera steget innan du sparar.

När ett stegs regel är uppfylld hoppas de i steget som inte har svarat än över, och utlägget går vidare till nästa steg. Ett enda avslag från någon avslår hela utlägget, oavsett regel. Läs mer i artikeln om hur ett steg godkänns och när granskare hoppas över.

Låt flera grupper godkänna samma steg

Ett steg kan innehålla mer än en grupp. Alla grupper i steget tillfrågas samtidigt och kan godkänna i valfri ordning, så ingen av dem väntar på någon annan. Använd det när till exempel både HR och Ekonomi behöver godkänna ett utlägg.

Lägg flera grupper i samma steg på något av de här sätten:

• Håll pekaren över pilen mellan två steg och välj Kör tillsammans. Steget nedanför slås ihop med steget ovanför. På en pekskärm visas Kör tillsammans alltid.
• Dra en grupp från raden ovanför flödet till ett steg. Steget visar "Kör med [grupp]" medan du håller gruppen över det, och gruppen läggs till i steget när du släpper den. Släpper du en grupp på en pil läggs den fortfarande till som ett nytt steg.
• Dra ett steg till ett annat steg för att köra dem tillsammans.

Ett steg med två eller fler grupper visas som en streckad lila ram med stegets nummer, märkningen Valfri ordning och ett val av vilka grupper som behöver godkänna:

• Alla måste godkänna: varje grupp i steget måste uppfylla sin egen regel innan utlägget går vidare. Det är vad ett steg med flera grupper börjar med.
• En räcker: den första grupp som uppfyller sin egen regel gör steget klart.

Varje grupp i ramen behåller sin egen regel för Vilka som behöver godkänna, som beskrivs ovan. Ett steg kan till exempel kräva en valfri person i HR och alla tre personer i Ekonomi.

Ramen flyttas som ett steg. Dra den i handtaget till en annan pil, så flyttas alla dess grupper tillsammans.

Ta ut en grupp ur steget genom att välja Flytta till ett eget steg (ikonen med den brutna länken) på gruppens kort. Gruppen blir ett nytt steg direkt efter. När bara en grupp är kvar blir ramen ett vanligt stegkort igen. En grupp i en ram har inget x: för att ta bort den ur flödet flyttar du den först till ett eget steg och tar sedan bort det steget.

En grupp utan medlemmar ger flödet en röd prick, även när den ligger i ett steg med andra grupper. När ett utlägg når steget hoppas den tomma gruppen över, och de andra grupperna i steget tillfrågas ändå.

Spara dina ändringar

Allt du ändrar på sidan är ett utkast tills du väljer Spara ändringar i raden längst ned. Ångra slänger alla osparade ändringar. Du kan ändra flera flöden och grupper och spara allt på en gång.

Ändra ett flöde

Välj flödet i listan, ändra namn, steg, ordning, regler eller vilka grupper som körs tillsammans och välj Spara ändringar. När du sparar gäller följande:

• Nya utlägg följer det uppdaterade flödet.
• Utlägg som redan är på väg genom flödet behåller de personer som redan har ombetts granska dem. Varje stegs regel, och stegen som kommer efter, läses från flödet som det är sparat när någon godkänner. En ändring når alltså även utlägg som redan väntar i flödet.
• Förmåner och kategorier som använder flödet fortsätter att göra det. Du behöver inte välja det igen.

Ta bort ett flöde

Du kan inte ta bort ett flöde som en förmån, en kategori eller företagets standard för uppladdade utlägg använder. Knappen Ta bort flöde är då nedtonad. Håll pekaren över den för att se Kan inte tas bort medan det används och vad som använder flödet. Raden Används av längst ned i redigeraren visar kategorierna de hör till. Välj först ett annat flöde för var och en av dem i Förmånsinställningar och ta sedan bort det här.

Flöden som godkänner automatiskt

Vissa företag har ett flöde som godkänner utlägg så fort de skickas in, utan att någon granskar dem. I listan är det märkt Inbyggd, och redigeraren visar Godkänns direkt. Du kan välja det för en förmån eller kategori i Förmånsinställningar som vilket flöde som helst, men du kan inte byta namn på det, lägga till steg eller ta bort det på den här sidan.

Felsökning

• Ett flöde har en röd prick. Det saknar steg, eller så saknar en av dess grupper medlemmar, i ett eget steg eller i ett steg med andra grupper. Den röda texten i redigeraren säger vilket, till exempel "Ekonomi har inga medlemmar, så utlägg i det här flödet hoppar över gruppen." Lägg till ett steg, eller lägg till personer i gruppen på fliken Godkännare.
• Sparningen stoppas med "Ge alla grupper och flöden ett namn och spara sedan igen." Ett flöde eller en grupp saknar namn. Ge det ett namn och spara igen.
• Jag kan inte lägga till en grupp som steg. Den finns redan i flödet, som ett eget steg eller i ett steg med andra grupper. Varje grupp kan användas en gång per flöde.
• Jag hittar inte Kör tillsammans. Den visas när du håller pekaren över en pil mellan två steg. Pilen ovanför det första steget och pilen under det sista steget har den inte.
• En grupp i en ram har inget x. Välj först Flytta till ett eget steg på gruppens kort och ta sedan bort det nya steget med dess x.
• Valet Minst saknas. Det finns bara för grupper med tre eller fler personer. För en grupp med två personer väljer du Alla 2 godkänner.
• Ta bort flöde är nedtonat. En förmån eller kategori använder fortfarande flödet. Håll pekaren över knappen för att se vilka, välj ett annat flöde för dem i Förmånsinställningar och ta sedan bort det.
• Mitt nya flöde syns inte i Förmånsinställningar. Välj först Spara ändringar på Godkännandeinställningar. Bara sparade flöden går att välja.
• Jag kan inte ändra ett flöde som godkänner direkt. Flöden märkta Inbyggd går inte att ändra på den här sidan.
• Jag vill ändra standardgodkännarna. Den listan sköter CLVR. Kontakta CLVR:s support.