Skapa och hantera godkännandeflöden

Bygg ett godkännandeflöde, redigera det, ta bort det, sätt det till auto-godkänn, skicka det genom flera godkännargrupper i följd och välj vem som ingår i varje grupp.

Ett godkännandeflöde avgör vem som granskar en inskickning och i vilken ordning, så att ett utlägg eller ett förmånsköp hamnar hos rätt personer innan det går vidare till lön. Du bygger flödet en gång i dina inställningar och kopplar det sedan till förmåner och utläggskategorier. Den här artikeln går igenom hela livscykeln: att skapa ett flöde, redigera det, ta bort det, sätta det till auto-godkänn, skicka det genom flera grupper i följd och välja vem som ingår i varje godkännargrupp.

Öppna Godkännandeinställningar

I webbappen öppnar du avsnittet Inställningar i HR-menyn och väljer Godkännandeinställningar. Sidan öppnas med två avsnitt: Godkännandeflöden, där du bygger och hanterar flöden, och Gruppmedlemmar, där du bestämmer vilka som ingår i varje godkännargrupp. Öppna avsnittet Godkännandeflöden för att se skapa-formuläret.

Skapa flödet

Vad varje grupp betyder

• Chef löses upp till varje anställds egen chef vid granskningstillfället, så ett och samma flöde fungerar för alla utan att du namnger enskilda personer.
• HR, Lön och Ekonomi är fasta listor med personer. Du väljer vilka som ingår i varje grupp under avsnittet Gruppmedlemmar på samma sida. Ett flöde som använder HR, Lön eller Ekonomi fungerar först när de grupperna har medlemmar.

Välj vem som ingår i varje grupp

Dina flöden skickar varje inskickad ansökan till en grupp människor. Avsnittet Gruppmedlemmar på samma sida är där du bestämmer vem som tillhör HR, Lön och Ekonomi, så att du styr exakt vem som får i uppgift att granska.

Expandera avsnittet Gruppmedlemmar, som beskrivs som "Tilldela godkännare för HR-, Lön- och Ekonomigrupper". Det visar en sökbar väljare med flerval för varje grupp:

• HR
• Lön
• Ekonomi

Ändringar sparas i samma stund du justerar en väljare. En grön avisering Uppdaterat bekräftar varje sparning och anger gruppen (till exempel "HR grupp sparad"). Det finns ingen separat sparaknapp för det här avsnittet.

Gruppmedlemmar används på två ställen: som granskare när ett flödessteg riktas mot deras grupp, och som reserv för Chef. När ett flödessteg riktas mot gruppen Chef men den anställde inte har någon chef angiven, faller CLVR tillbaka på personerna i din HR-grupp i stället, så att en ansökan aldrig blir utan granskare. På grund av den reservlösningen är det värt att alltid ha minst en person i HR-gruppen. Gruppen Chef behöver ingen lista här, eftersom den följer varje anställds egen chef.

Sätt ett flöde till att auto-godkänna

Ett auto-godkännande flöde markerar ett matchande inskick som godkänt i samma stund som det skickas, utan att någon granskar det först. Det passar för kategorier med låg risk där en manuell kontroll bara skapar fördröjning utan att tillföra något, till exempel vanliga friskvårdskvitton.

För att bygga ett ger du flödet ett Flödesnamn, öppnar listan Beteende och väljer Auto-godkänn i stället för Godkännandeprocess, lämnar Grupper (i ordning) tomt (ingen granskar det) och väljer Skapa flöde. Det nya flödet dyker upp i tabellen med Auto-godkänn i kolumnen Beteende.

När ett inskick matchar ett auto-godkännande flöde skapar CLVR inga godkännare och skickar ingen granskningsförfrågan. I stället sätts inskicket direkt till Godkänt och får ett slutdatum, så att det är klart för ersättning via lön inom sekunder. På medarbetarsidan syns det tydligt: en uppladdad utläggsrapport landar som Auto-godkänd i stället för Väntar, med "Detta utlägg godkändes automatiskt", och ett förmånsköp bekräftas med "Ditt köp har godkänts automatiskt".

Ställ in sekventiellt godkännande i flera steg

Ett sekventiellt flöde i flera steg skickar en inlämning genom två eller flera godkännandegrupper efter varandra, i stället för en enda granskning eller ett direkt auto-godkännande. Du bestämmer ordningen en gång, och CLVR aktiverar varje steg först när steget innan har godkänts.

För att bygga ett ställer du Beteende på Godkännandeprocess (så att det skickar vidare till personer i stället för att godkänna direkt), och väljer sedan i Grupper (i ordning) två eller flera av Chef, HR, Lön och Ekonomi. Ordningen du klickar i är stegordningen: den första gruppen blir steg 1, nästa blir steg 2, och så vidare. Namnge det något du känner igen, till exempel "Chef sedan HR sedan Ekonomi", och välj Skapa flöde.

När en matchande inlämning kommer in går CLVR igenom dina grupper i ordning och tilldelar det första steget som landar på minst en verklig person som granskare, och stannar där. När en granskare i det aktiva steget godkänner stänger CLVR det steget och går vidare till nästa grupp som har någon att granska; andra granskare som fortfarande väntar i samma steg hoppas över. Flödet fortsätter grupp för grupp tills det sista steget är godkänt, då inlämningen är helt godkänd och den anställda får ett meddelande. Ett avslag i vilket steg som helst avslår hela inlämningen direkt, och senare steg körs inte. Om en senare grupp visar sig sakna någon att granska hoppar CLVR över den och fortsätter; om inget återstående steg landar på någon godkänns inlämningen i stället för att fastna.

Medan en inlämning i flera steg pågår visar den en sammanhängande tidslinje under Utgiftsstatus, en punkt per steg i ordning, med varje gruppetikett och dess granskare. Steg som inte har börjat ännu visar ändå sina förväntade granskare, härledda från varje grupps medlemmar (och, för Chef, den inlämnande personens egen chef). Varje granskare får besked när deras steg blir aktivt, med en avisering i appen, Granska, och ett mejl; granskare i senare steg aviseras först när deras steg startar.

Redigera ett godkännandeflöde

Ett flöde är inte låst när du väl skapat det. I tabellen Godkännandeflöden hittar du flödet (varje rad visar dess namn under Flöde, dess Beteende och dess Grupper i ordning) och väljer Redigera i kolumnen Åtgärder. Flödets aktuella värden laddas in i formuläret, och knappen ändras från Skapa flöde till Uppdatera flöde så att du ser att du redigerar i stället för att skapa.

När flödet är laddat justerar du något av de tre fälten, Flödesnamn, Beteende eller Grupper (i ordning), och väljer sedan Uppdatera flöde för att spara eller Avbryt för att kasta ändringarna (vilket rensar formuläret och går tillbaka till att skapa ett nytt flöde, medan det befintliga flödet lämnas orört). En grön avisering, Godkännandeflöde sparat, bekräftar uppdateringen.

Ett par saker är värda att känna till innan du sparar:

• Stegen byggs om från ditt nuvarande urval. När du sparar ersätts flödets befintliga steg med grupperna som just nu finns i formuläret, i den ordning som visas. Det är därför en omordning eller borttagning av en grupp får effekt direkt. Kontrollera alltid fältet Grupper (i ordning) igen innan du väljer Uppdatera flöde.
• Befintliga kopplingar består. Förmåner eller utläggskategorier som redan är kopplade till det här flödet förblir kopplade till det. Du behöver inte koppla om dem efter en redigering.
• Nytt beteende gäller framtida inlämningar. Inlämningar som redan pågår behåller det flöde de startade med. En ändring av flödets beteende eller grupper får effekt för inlämningar som görs efter att du sparat.

Ta bort ett godkännandeflöde

När ett flöde inte längre behövs hittar du dess rad i tabellen Godkännandeflöden och väljer den röda knappen Ta bort i kolumnen Åtgärder. Flödet försvinner direkt ur tabellen och en orange bekräftelse, Godkännandeflöde borttaget, visas.

Att ta bort ett flöde tar bort mer än bara en rad:

• Flödet och alla dess steg. Varje ordnad grupp i flödet (till exempel Chef, HR, Ekonomi) tas bort tillsammans med flödet.
• Dess kopplingar. Varje förmån eller uppladdad utläggskategori som dirigerades genom flödet förlorar den kopplingen. De förmånerna och kategorierna faller tillbaka på ditt standardflöde för utlägg, eller på standardgodkännare om inget standardflöde är satt.

Kontrollera därför om flödet fortfarande används innan du tar bort det. Om en förmån eller kategori ska behålla en egen granskningsväg, peka den mot ett annat flöde först så att den inte tyst faller tillbaka på standardflödet. Inskick som redan är på gång påverkas inte: utlägg och förmånsköp som redan startat under flödet behåller de granskare de tilldelats, och kan fortfarande godkännas eller avslås som vanligt. Att ta bort flödet ändrar bara hur framtida inskick dirigeras. Det går inte att ångra, så om du tar bort fel flöde måste du skapa det på nytt med samma namn, beteende och gruppordning, och koppla om de förmåner eller kategorier som ska använda det.

Felsökning

• Mitt flöde syns inte i listan när jag kopplar en förmån eller kategori. Kontrollera att du valde Skapa flöde och såg meddelandet Godkännandeflöde sparat. Flödet måste finnas i tabellen Godkännandeflöden innan det dyker upp i någon kopplingslista.
• Inskickningar når inte granskarna. Kontrollera flödets beteende. Auto-godkänn godkänner inskickningar utan granskning. Om du ville skicka dem vidare, redigera flödet och byt till Godkännandeprocess.
• En grupp får aldrig inskickningen. Öppna Gruppmedlemmar och se till att HR, Lön eller Ekonomi har minst en person tilldelad. Gruppen Chef behöver ingen inställning här, eftersom den följer varje anställds egen chef.
• Grupperna granskar i fel ordning. Ordningen bestäms av i vilken ordning du klickar grupperna i Grupper (i ordning). Redigera flödet, töm urvalet och välj grupperna på nytt i den ordning du vill ha, och välj sedan Uppdatera flöde.
• Bara en grupp granskar någonsin. Kontrollera att Beteende är Godkännandeprocess och att du valde mer än en grupp under Grupper (i ordning). Ett flöde med en enda grupp är ett steg, så är det tänkt.
• Ett steg hoppades över. Den gruppen landade på ingen. Öppna Gruppmedlemmar och kontrollera att HR, Lön eller Ekonomi har personer tilldelade, och att inlämnare har en chef satt om flödet använder Chef.
• Inskick klarmarkeras inte automatiskt. Kontrollera att flödets Beteende står som Auto-godkänn i tabellen, och att du faktiskt har mappat det till förmånen eller kategorin. Ett flöde som bara ligger omappat gör ingenting.
• Formuläret säger fortfarande Skapa flöde. Du har inte laddat något flöde ännu. Välj Redigera på raden du vill ändra först, så byter knappen till Uppdatera flöde.
• Jag tog bort fel flöde. Det går inte att ångra. Skapa flödet på nytt med samma namn, beteende och gruppordning, och koppla sedan om de förmåner eller kategorier som ska använda det.