Hantera godkännare och grupper

Fliken Godkännare visar alla som kan godkänna ett utlägg. Läs om de inbyggda Chef, HR och Standardgodkännare, och om hur du skapar, ändrar och tar bort era egna grupper.

Fliken Godkännare på Godkännandeinställningar visar alla som kan godkänna ett utlägg, sorterade i grupper. Era godkännandeflöden byggs av de här grupperna: varje steg i ett flöde är en grupp, eller flera grupper som tillfrågas samtidigt. Den här artikeln förklarar de inbyggda godkännarna och visar hur du skapar och sköter era egna grupper.

Öppna fliken Godkännare

Öppna Inställningar i HR-menyn och välj Godkännandeinställningar. Sidan öppnas på fliken Godkännare. Fliken har två delar: Inbyggda, som finns i alla företag, och Era grupper, som ni skapar själva.

Allt du ändrar på fliken är ett utkast tills du väljer Spara ändringar i raden längst ned på sidan. Ångra slänger de osparade ändringarna.

Inbyggda godkännare

Chef

Den anställdes egen chef, enligt profilen. En chef är en person och godkänner därför alltid ensam. Kortet visar hur många i företaget som är chefer, och att anställda utan chef går till HR i stället.

Det finns inget att ändra på kortet. Vem som är någons chef ändrar du på den anställdes profil. Läs mer i artikeln om hur det avgörs vilken chef som blir godkännare.

HR

Alla med HR-rollen på ert företag: samma personer som kan öppna HR-sidorna. CLVR bestämmer vem som har rollen, så du ser dem här men kan inte ändra dem. Kontakta CLVR:s support för att lägga till eller ta bort någon. Ett steg som använder HR går till de här personerna, och det gör även ett Chef-steg för en anställd som saknar chef.

Om ingen har HR-rollen hoppas ett steg som använder HR över. Kortet visar då i rött vilka flöden det gäller.

Standardgodkännare

HR-anställda som granskar alla uppladdade utlägg som inget flöde täcker. Kortet är märkt Hanteras av CLVR: CLVR markerar vilka som är standardgodkännare, så du ser dem här men kan inte ändra dem. Kontakta CLVR:s support för att lägga till eller ta bort någon.

Alla standardgodkännare ombeds granska, och var och en av dem måste godkänna. Om ingen är markerad går de utläggen till alla med HR-rollen i stället.

Era grupper

Era grupper är fasta grupper av personer, som Lön eller Ekonomi, som ni kan lägga till som ett steg i vilket flöde som helst. Varje kort visar gruppens namn och färg, vilka flöden den är ett steg i (Steg i följt av flödenas namn, eller Används inte i något flöde än) och dess medlemmar.

Om ert företag redan använde en grupp för Lön eller Ekonomi visas den här också och fungerar som de grupper ni skapar själva.

Skapa en grupp

Nu kan gruppen läggas till som ett steg i ett flöde på fliken Flöden. Läs mer i artikeln om att skapa och hantera godkännandeflöden.

Ändra en grupp

Du kan när som helst byta namn och färg på en grupp, lägga till personer eller ta bort dem. Välj Spara ändringar när du är klar.

Ett steg frågar de personer som ingår i gruppen när ett utlägg når steget. En ändring av medlemmarna gäller alltså utlägg som når steget efter att du har sparat. Den som redan har ombetts granska ett utlägg behåller den granskningen.

Ta bort en grupp

Välj papperskorgen på kortet (Ta bort grupp) och välj sedan Spara ändringar.

Du kan inte ta bort en grupp som är ett steg i ett flöde, eftersom flödet då skulle bli utan godkännare. I stället visar kortet "Ni kan inte ta bort [gruppens namn] än" med en knapp för varje flöde som använder gruppen. Välj ett flöde för att öppna det, ta bort steget där och kom sedan tillbaka och ta bort gruppen. Om gruppen delar steg med andra grupper väljer du först Flytta till ett eget steg på den och tar sedan bort det steget. Välj Okej för att stänga meddelandet.

När en grupp som ett flöde använder är tom

Om ett flöde använder en grupp utan medlemmar visar gruppens kort ett rött meddelande, "Lägg till minst en person. Tills ni gör det hoppar utlägg i [flöden] över det här steget.", och fliken Godkännare får en röd prick. Lägg till minst en person och spara.

Tills du gör det kan ingen i gruppen granska utlägg. Ett utlägg hoppar över ett steg vars grupp är tom och går vidare till nästa steg som har medlemmar. I ett steg med flera grupper är det bara den tomma gruppen som lämnas utanför, och de andra grupperna i steget tillfrågas ändå. Om inget steg i flödet har någon medlem godkänns utlägget utan granskning.

Felsökning

• Någon saknas i + Lägg till person. Listan visar företagets anställda som inte redan ingår i gruppen. Om alla redan ingår står det "Alla ingår redan i gruppen". Lägg först till en ny kollega som anställd.
• En medlem visas som "Tidigare anställd". Personen är inte längre anställd i ert företag. Ta bort personen med x och lägg till någon annan vid behov.
• Jag kan inte ta bort en grupp. Ett flöde har fortfarande gruppen som steg. Ta bort steget i varje flöde som nämns i meddelandet och ta sedan bort gruppen.
• Sparningen stoppas med "Ge alla grupper och flöden ett namn och spara sedan igen." En grupp eller ett flöde saknar namn. Ge det ett namn och välj Spara ändringar igen.
• Sparningen misslyckas med "Något gick fel när ändringarna sparades". Ladda om sidan för att se vad som sparades och gör sedan resten av ändringarna igen.
• Jag kan inte ändra standardgodkännarna. Den listan sköter CLVR. Kontakta CLVR:s support för att lägga till eller ta bort någon.
• Jag vill byta chef för en anställd. Chefen ställs in på varje anställds profil, inte på den här sidan.