Hur ett steg godkänns och när granskare hoppas över

Alla i ett godkännandesteg tillfrågas samtidigt, även när steget innehåller flera grupper. Stegets regler avgör när utlägget går vidare, och de som inte har svarat då hoppas över och får sin granskningsnotifikation rensad.

När ett utlägg når ett steg i ett godkännandeflöde tillfrågas alla i stegets grupp, eller i var och en av dess grupper när steget innehåller flera, samtidigt. Stegets regler avgör hur många av dem som måste godkänna innan utlägget går vidare. Den här artikeln förklarar reglerna, vad som händer med dem som inte har svarat när en regel är uppfylld, och varför det inte betyder att en granskning har missats.

Alla i ett steg tillfrågas samtidigt

När ett utlägg når ett steg blir alla i stegets grupper granskare på en gång. Var och en av dem:

• får notifikationen Granska [namn]s utläggsrapport (eller förmånsköp) med etiketten Väntar på din granskning, och
• får ett mejl med en länk till granskningen.

De ser samma utlägg och kan öppna det i vilken ordning som helst. Personer i senare steg tillfrågas inte än. De tillfrågas när utlägget når deras steg.

Stegets regel avgör när steget är klart

HR ställer in en regel för varje steg på fliken Flöden under Godkännandeinställningar:

• 1 av [antal] godkänner: det första godkännandet gör steget klart.
• Alla [antal] godkänner: alla granskare i steget måste godkänna.
• Minst [antal]: så många godkännanden gör steget klart. Om färre personer finns kvar i steget än så, till exempel för att en granskare har tagits bort från utlägget, räcker det att alla som är kvar godkänner.

Ett Chef-steg är alltid en person, som godkänner ensam.

När regeln är uppfylld går utlägget vidare till nästa steg, eller godkänns om det var det sista steget. Om en granskare som inte hade svarat tas bort från utlägget kontrolleras steget igen, så de godkännanden som redan finns kan då räcka. Ett steg utan något godkännande alls blir aldrig klart.

Steg med flera grupper

Ett steg kan innehålla flera grupper som tillfrågas samtidigt. Varje grupp har sin egen regel från listan ovan, och steget har ytterligare en regel för grupperna:

• Alla måste godkänna: steget är klart när varje grupp har uppfyllt sin egen regel.
• En räcker: steget är klart så fort en grupp har uppfyllt sin egen regel.

En grupp som har uppfyllt sin regel är klar, även medan steget fortfarande väntar på en annan grupp. De i gruppen som inte har svarat än hoppas över direkt.

Om samma person ingår i två grupper i ett steg godkänner hen en gång, och godkännandet räknas för båda grupperna.

Om HR har lagt till en godkännare i steget för hand, med Lägg till godkännare i det här steget på utlägget, måste den personen också godkänna innan steget är klart.

Resten av steget hoppas över

När regeln är uppfylld behöver de i samma steg som inte har svarat än inte längre göra det. Deras granskning markeras som överhoppad i stället för att ligga kvar som väntande. Med Alla [antal] godkänner i ett eget steg hoppas ingen över, eftersom alla redan har svarat.

I ett steg med flera grupper händer samma sak för varje grupp: när en grupp har uppfyllt sin regel hoppas resten av gruppen över, och när hela steget är klart hoppas alla som fortfarande väntar i det över. På utläggets kort Attest visar en grupp som inte längre behövdes till exempel "HR: behövs inte, förfrågan återkallad".

Det här gäller bara steget som just blev klart. Granskare i senare steg påverkas inte.

Överhoppade granskare får sin notifikation rensad

En granskare som hoppas över behöver inte göra något. Granskningsnotifikationen för utlägget rensas åt dem:

• Etiketten Väntar på din granskning försvinner, eftersom det inte finns något kvar att göra.
• Om den fortfarande är oläst ligger den kvar i siffran bredvid Notifikationer tills de har läst den, som vilken notifikation som helst.

Notifikationen raderas inte. Den finns kvar bland deras notifikationer, den ber bara inte längre om någon åtgärd. De får inte heller fler påminnelser om granskning för utlägget.

Det här är som det ska, inte en missad granskning

Att hoppa över är avsiktligt. När ett steg har fått de godkännanden regeln kräver skulle det bara leda folk till arbete som redan är gjort om de övriga fortfarande var aktiva.

Felsökning

• En granskares notifikation tappade sin etikett innan granskaren hann titta. Kollegor i samma steg godkände först och stegets regel blev uppfylld, så resten av steget hoppades över. Inget har missats.
• En person godkände men utlägget väntar fortfarande. Steget behöver fler godkännanden (Alla eller Minst), steget har flera grupper och en annan grupp måste fortfarande godkänna, eller så har flödet fler steg och utlägget har gått vidare till nästa.
• En granskare som ingår i två grupper godkände bara en gång. Det räcker. Ett godkännande räknas för alla grupper hen ingår i i det steget.
• Vi vill att alla i en grupp ska godkänna. Ställ in stegets regel på Alla [antal] godkänner på fliken Flöden.
• Vi vill att två olika grupper ska godkänna. Lägg till varje grupp som ett eget steg, så att utlägget passerar dem i tur och ordning. Eller lägg båda grupperna i samma steg med Alla måste godkänna, så att de tillfrågas samtidigt och kan godkänna i valfri ordning.