Koppla ett godkännandeflöde till förmåner och uppladdningar
Välj ett godkännandeflöde för en kategoris köp, en enskild förmån eller en kategoris uppladdade utlägg i Förmånsinställningar, se i vilken ordning flödena gäller och kontrollera vad som använder ett flöde på fliken Flöden.
Ett flöde som du bygger under Godkännandeinställningar gör ingenting på egen hand. Det börjar gälla när du väljer det där de anställda skickar in något: förmånerna de köper, eller en kategori de laddar upp utläggsrapporter i. Flöden väljer du under Godkännandeflöde i Förmånsinställningar. Den här artikeln går igenom var du väljer ett flöde, vad som gäller när inget flöde är valt och hur du ser vad som använder ett flöde.
Innan du börjar
Du behöver minst ett sparat flöde. Bygg det på fliken Flöden under Godkännandeinställningar och välj Spara ändringar. Så länge företaget saknar flöden erbjuder listorna Godkännandeflöde i Förmånsinställningar bara standardläget.
Välj ett flöde för en kategoris köp
Ett flöde som du väljer för en kategori används för köp av alla förmåner i den som inte har ett eget flöde. Förmåner som godkänns automatiskt förblir automatiska och tar inte kategorins standard: deras rad visar Standard (Automatiskt) oavsett vad kategorins standard är.
Öppna Inställningar i HR-menyn och välj Förmånsinställningar.
Välj kategorin och öppna fliken Förmånsbutik.
Välj flödet i Godkännandeflöde under Standardvärden för alla förmåner.
Välj Spara ändringar i raden längst ned på sidan. Ett grönt meddelande bekräftar det.
Det första alternativet, Standardgodkännare, betyder att kategorin inte har något standardflöde, och att varje förmån behåller sin egen inbyggda regel.
Välj ett flöde för en enskild förmån
På samma flik har varje rad i listan Förmåner kolumnen Godkännandeflöde. Välj ett flöde där för att ge en förmån ett eget flöde och välj sedan Spara ändringar. Förmånens eget flöde går före kategorins standard. En förmån använder ett flöde i taget: väljer du ett annat flöde och sparar ersätts det första.
För att gå tillbaka väljer du det första alternativet, Standard (...), och sparar. Det visar vad förmånen då använder: kategorins standardflöde med namn, Automatiskt när köp godkänns automatiskt, eller Standard när de väntar på godkännande från HR på sidan Utlägg. Den inbyggda regeln gäller per förmån, så förmåner i samma kategori kan fungera olika.
Välj ett flöde för en kategoris uppladdade utlägg
När en anställd laddar upp en utläggsrapport kan kategorin som personen väljer ha ett eget flöde, så att till exempel friskvårdskvitton och resekvitton granskas av olika personer. Det här påverkar bara uppladdade utläggsrapporter, inte förmåner som köps i butiken.
Välj kategorin i Förmånsinställningar och öppna fliken Ladda upp utläggsrapport.
Välj flödet i Godkännandeflöde under Godkännande.
Välj Spara ändringar i raden längst ned på sidan.
För att gå tillbaka väljer du det första alternativet och sparar.
Vad som händer när inget flöde är valt
Ett förmånsköp använder, i den här ordningen:
- Flödet som valts på själva förmånen.
- Flödet som valts som kategorins standard för köp.
- Förmånens inbyggda regel: godkänns automatiskt, eller väntar på godkännande från HR på sidan Utlägg.
En uppladdad utläggsrapport använder, i den här ordningen:
- Flödet som valts för kategorin på fliken Ladda upp utläggsrapport.
- Företagets standardflöde för uppladdningar, om ni har ett. Det första alternativet i Godkännandeflöde visar då Standard med flödets namn.
- Era standardgodkännare. Det första alternativet lyder då Standardgodkännare. Var och en av dem måste godkänna. Om ingen är markerad gör personerna i gruppen HR det.
Förmåner som godkänns automatiskt förblir automatiska och tar inte kategorins standard. Ett köp följer aldrig ordningen för uppladdningar, och en uppladdning använder aldrig kategorins standard för köp.
Se vad som använder ett flöde
På fliken Flöden under Godkännandeinställningar visar raden Används av längst ned i varje flöde vilka kategorier som använder det, var och en med sin ikon och färg. En kategori visas när flödet är valt för kategorins uppladdningar, som dess standard för köp eller för en av dess förmåner, och den visas bara en gång även om flera av dem använder flödet. Om företaget har ett standardflöde för uppladdningar visar det flödet de kategorier som saknar ett eget flöde för uppladdningar. Standardgodkännare visar de kategorier vars uppladdningar inget flöde täcker. Listan över flöden visar också hur många kategorier som använder varje flöde.
Du kan inte ta bort ett flöde medan något använder det. Välj först ett annat flöde för de förmånerna och kategorierna i Förmånsinställningar.
Felsökning
- Godkännandeflöde erbjuder bara standardläget. Företaget har inga sparade flöden än. Skapa ett på fliken Flöden under Godkännandeinställningar, välj Spara ändringar och ladda sedan om Förmånsinställningar.
- Mitt nya flöde finns inte i listan. Kontrollera att du valde Spara ändringar på Godkännandeinställningar och ladda sedan om Förmånsinställningar.
- Ett köp använde inte kategorins flöde. Förmånen har ett eget flöde, som visas i lila i kolumnen Godkännandeflöde: välj dess alternativ Standard för att använda kategorins flöde. Eller så godkänns förmånen automatiskt, vilket visas som Standard (Automatiskt), och den förblir så.
- Jag sparade men inget ändrades för tidigare utlägg. Ett flöde du väljer gäller utlägg som skickas in efter att du har sparat. Utlägg som redan är inskickade behåller den väg de började på.
- En uppladdning godkändes utan granskare. Kategorins flöde godkänner automatiskt, saknar steg eller använder grupper utan medlemmar. Öppna flödet på fliken Flöden under Godkännandeinställningar och kontrollera.
- Jag vill ha ett flöde för alla kategorier. Välj samma flöde för varje kategori, på fliken för köp, för uppladdningar eller båda.