Koppla ett godkännandeflöde till förmåner och uppladdningar
Koppla ett godkännandeflöde till en förmån, styr en utläggskategori till sitt eget flöde, ställ in granskningsvägen som gäller när inget är kopplat, och lås upp reglaget för anpassat godkännande.
Ett flöde du bygger under Godkännandeinställningar gör ingenting i sig. Det får effekt först när du kopplar det till där anställda skickar in: en förmån de köper, eller en utläggskategori de begär ersättning i. Den här artikeln går igenom båda kopplingarna, granskningsvägen CLVR använder när inget är kopplat, och hur du låser upp reglaget för anpassat godkännande när det är gråtonat.
Innan du börjar
Anpassat godkännande återanvänder de flöden du skapar under Godkännandeinställningar, så du behöver minst ett flöde där först. Tills ett flöde finns är kontrollerna för anpassat godkännande avstängda och inaktiverade, med ett verktygstips som lyder Konfigurera godkännandeflöden innan du aktiverar anpassat godkännande. Om du inte har byggt något flöde ännu, skapa ett först (se den relaterade artikeln om att skapa och hantera godkännandeflöden) och kom sedan tillbaka hit för att koppla det.
Koppla ett flöde till en förmån
Varje förmån har redan ett standardbeteende för granskning, men du kan åsidosätta det per förmån så att köp av just den förmånen går igenom ett flöde som du själv har byggt.
Gå till Inställningar i HR-vyn och öppna Förmånsinställningar.
Förmånerna är grupperade per kategori. Expandera kategorin som innehåller förmånen du vill ställa in så att dess förmåner listas. Varje förmånsrad visar sin lönekod samt kontrollerna BIK och Synlig, plus en kolumn för Anpassat godkännande till höger.
Bocka i kryssrutan Anpassat godkännande på förmånens rad.
Öppna flödesväljaren bredvid. När anpassat godkännande är avstängt visar väljaren Standard som platshållare. När du bockar i rutan väljer du ett av dina godkännandeflöden i listan. Flödena här är exakt de som finns under Godkännandeinställningar.
Välj Spara ändringar. Du får en bekräftelse om Inställningar uppdaterade, och flödet är nu kopplat till den förmånen.
Från och med nu går varje köp av den förmånen igenom flödet du valde i stället för förmånens standardbeteende.
En förmån kopplas till ett flöde i taget. Att välja ett annat flöde och spara ersätter helt enkelt det tidigare för den förmånen.
För att sluta använda ett anpassat flöde och låta en förmån återgå till sitt standardbeteende, bocka ur kryssrutan Anpassat godkännande för den förmånen och välj Spara ändringar. Den anpassade kopplingen tas bort och förmånen återgår till sitt inbyggda standardbeteende.
Vad händer om du lämnar anpassat godkännande avstängt
Om du inte slår på Anpassat godkännande behåller förmånen sitt inbyggda standardbeteende. CLVR visar vilket som gäller för varje förmån i verktygstipset på kontrollen för Anpassat godkännande:
- Default: auto-approved by HR. Köp av denna förmån godkänns automatiskt, utan något manuellt steg.
- Default: manual review required in HR inbox. Köp av denna förmån väntar på att någon i ditt HR-team ska granska dem.
Dessa standardvärden gäller per förmån, så olika förmåner i samma kategori kan bete sig olika.
Koppla ett flöde till en utläggskategori
När en anställd laddar upp ett utlägg avgör CLVR vem som granskar det. Som standard följer alla kategorier samma väg, men du kan ge en enskild kategori ett eget godkännandeflöde så att till exempel friskvårdskvitton och resekvitton granskas av olika personer. Det ställer du in per kategori, och det påverkar bara utlägg som anställda laddar upp, inte förmåner de köper i Förmånsbutiken.
I Förmånsinställningar är varje kategori en rad som du kan fälla ut. Öppna kategorin vars inlämnade utlägg du vill styra och titta på avsnittet Ladda upp utläggsrapport högst upp i panelen.
I avsnittet Ladda upp utläggsrapport slår du på Aktivera anpassat godkännandeflöde.
En rullgardinsmeny för Godkännandeflöde dyker upp. Öppna den och välj flödet du vill ha. Menyn listar alla flöden du har skapat med namn. Om du lämnar reglaget på utan att välja ett flöde visas ett fel om att ett flöde måste väljas, så ett val krävs.
Välj Spara ändringar längst ner i kategoripanelen. Flödet är nu kopplat till kategorins inlämnade utlägg.
Från och med nu körs det här flödet varje gång en anställd laddar upp ett utlägg i den här kategorin, och utlägget styrs till de granskare som flödet anger. Vill du sluta använda ett kategorispecifikt flöde öppnar du kategorin igen, stänger av Aktivera anpassat godkännandeflöde och väljer Spara ändringar; kategorin faller då tillbaka på standardflödet för uppladdade utlägg (eller på standardgranskare om inget standardflöde är inställt).
Granskningsvägen när inget är kopplat
Varje uppladdad utläggsrapport behöver en granskningsväg, och CLVR tar fram en åt dig redan innan du konfigurerat något. Texten under reglaget Aktivera anpassat godkännandeflöde berättar vilken granskningsväg uppladdningar i den här kategorin följer just nu:
- Default: approved by standard approvers. Inget godkännandeflöde är kopplat, så CLVR använder standardgodkännarna (den anställdes chef plus dina standardgranskare).
- Default: auto-approved (Flödesnamn). Ett flöde inställt på Auto-godkänn, eller ett flöde utan grupper, gäller, så rapporter godkänns direkt.
- Default: Flödesnamn approval process (Manager, HR, ...). En godkännandeprocess gäller och listar grupperna den går igenom, i ordning.
Den här standardraden speglar det aktuella utfallet för kategorin, inklusive ett flöde du har kopplat. Den uppdateras så snart du kopplar eller tar bort ett flöde och sparar.
CLVR avgör flödet för ett inlämnat utlägg i den här ordningen:
- Kategorins eget flöde, om du har kopplat ett här, körs först och har företräde.
- Standardflödet för uppladdade utlägg, om inget kategorispecifikt flöde är inställt, fungerar som ett samlingsflöde så att du inte behöver konfigurera varje kategori för hand.
- Standardgranskare, om inget av dem är inställt.
Ett kategorispecifikt flöde vinner alltså alltid över standardflödet för just den kategorin, medan alla andra kategorier fortsätter följa standardflödet. Det finns ingen separat brytare för ett standardflöde att ställa in först: du väljer granskningsvägen en kategori i taget genom att koppla ett flöde till den. För att tillämpa samma granskningsväg överallt kopplar du samma flöde till varje kategori du erbjuder för uppladdning. Ett förmånsköp använder aldrig det här uppslaget; det förblir kopplat till flödet på förmånen, eller förmånens inbyggda standard.
Felsökning
- Reglaget för anpassat godkännande är gråtonat. Inga godkännandeflöden finns ännu. En koppling för anpassat godkännande måste hänvisa till ett flöde som faktiskt finns, så tills du skapat ditt första flöde finns det inget för reglaget att växla till. Verktygstipset förklarar detta med Konfigurera godkännandeflöden innan du aktiverar anpassat godkännande. Gå till Godkännandeinställningar (på
/hr/settings/approvals), ge ett flöde ett Flödesnamn, välj dess beteende och grupper och välj Skapa flöde. Ett enda flöde räcker för att låsa upp reglaget. - Reglaget är fortfarande gråtonat efter att jag skapat ett flöde. Ladda om Förmånsinställningar så att det fångar upp det nya flödet, och håll sedan muspekaren över reglaget igen. Om hjälptexten om att konfigurera flöden är borta är det klart att slå på.
- Reglaget slås på men menyn är tom. Det tyder på att det inte finns några sparade flöden på sidan Godkännandeflöden. Öppna Godkännandeinställningar och bekräfta att ditt flöde skapades (det ska synas i listan över flöden, inte bara i ett osparat formulär).
- Jag bockade i rutan men kan inte spara. Ett flöde måste vara valt när anpassat godkännande är på. Välj ett flöde i listan och välj sedan Spara ändringar.
- Förmånen jag vill ha finns inte i listan. Expandera rätt kategori, eller kontrollera att förmånen är aktiverad för ditt företag. Om den saknas helt, kontakta din HR-kontakt på CLVR.
- Jag sparade men inget ändrades för gamla utlägg. Ett flöde gäller för utlägg som laddas upp efter att du sparat. Redan inlämnade utlägg behåller den väg de startade på.
- Ett utlägg godkändes utan granskare. Flödet som är kopplat till kategorin är inställt på Auto-godkänn, saknar grupper, eller så löstes ingen av dess grupper till en verklig person. Öppna flödet i Godkännandeinställningar och lägg till en grupp med medlemmar om du ville ha en granskning.
- Jag vill ha en regel för allt men ser bara inställningar per kategori. Det är som det ska: koppla samma flöde till varje kategori. En kategori du lämnar okopplad behåller reservgranskarna.