Så avgörs vilken chef som blir godkännare
Hur ett flödes Chef-steg hittar rätt granskare för varje anställd, och vad som händer när ingen chef är angiven.
När ett steg i ett godkännandeflöde använder gruppen Chef hämtar CLVR inte granskare från en fast lista. I stället räknas rätt chef ut för varje anställd just när hen skickar in, utifrån den personens egna anställningsuppgifter. Den här artikeln går igenom exakt vilken ordning CLVR följer i sökningen och förklarar vad som händer när ingen chef hittas.
Varför Chef fungerar annorlunda än de andra grupperna
De övriga grupperna i ett flöde, HR, Lön och Ekonomi, kopplas till de personer du lägger till under Gruppmedlemmar på godkännandeinställningssidan. Alla i en grupp granskar varje gång ett steg pekar på den gruppen.
Chef är undantaget. Den har ingen medlemslista och ingen väljare på inställningssidan, eftersom granskaren skiljer sig från en anställd till en annan. När ett steg är Chef dirigeras varje inskickat ärende till just den anställdas egen chef, framräknad i realtid. Du styr detta genom att hålla varje anställds chefsuppgifter korrekta, inte genom att redigera flödet.
Sökordningen
När en anställd skickar in och flödet når ett Chef-steg räknar CLVR ut granskaren i den här ordningen och stannar vid det första alternativet som hittar en person:
CLVR läser den anställdas Manager-värde från anställningsuppgifterna och hittar kollegan vars anställningsnummer matchar värdet. Fältet Manager är en personväljare, så det pekar på en specifik person.
Om det inte hittar någon faller CLVR tillbaka på den anställdas länkade chefsfält och matchar återigen mot en kollega via anställningsnummer.
Om inget av stegen hittar en chef faller Chef-steget tillbaka på personerna i din HR-grupp.
Den första träffen vinner. Om Manager-värdet pekar på en verklig kollega används aldrig det länkade chefsfältet eller HR-fallbacken.
Vad HR-fallbacken innebär i praktiken
HR-fallbacken finns för att ett inskickat ärende aldrig ska bli utan granskare. Det betyder också att ett saknat eller felaktigt Manager-värde dirigerar godkännandet till HR i stället för till en chef. Några situationer utlöser detta:
- Den anställda har inget Manager-värde och ingen länkad chef angiven.
- Manager-värdet pekar på ett anställningsnummer som inte finns i företaget.
- Personen som angetts som chef har slutat och posten är borttagen.
I samtliga fall går Chef-steget i tysthet till din HR-grupp i stället för att misslyckas. Det är bra för att hålla saker i rörelse, men det kan dölja ett datafel, så det är värt att hålla anställdas chefsuppgifter uppdaterade och alltid ha minst en person i HR-gruppen.
Du tilldelar inga Chef-medlemmar någonstans. Det finns ingen Chef-väljare under Gruppmedlemmar, och det är medvetet. Det enda som styr vart ett Chef-steg dirigeras är varje anställds egna chefsuppgifter.
Att hålla Chef-steg korrekta
För att Chef-steg ska nå rätt person:
- Ange rätt kollega som Manager i varje anställds uppgifter.
- När någon byter chef, uppdatera Manager-värdet så att framtida ärenden dirigeras rätt.
- Håll din HR-grupp bemannad, eftersom det är dit ett olöst Chef-steg hamnar.
Samma sökning körs överallt där flödet visas, så den chef du ser listad som förväntad granskare för ett steg är den CLVR faktiskt tilldelar när den anställda skickar in.
Felsökning
- Ett Chef-steg gick till HR i stället för en chef. Den anställda har ingen chef som går att lösa upp. Kontrollera att Manager-värdet är angett och pekar på en aktuell kollega, och skicka sedan in ett nytt utlägg för att bekräfta.
- Fel chef granskar. Öppna den anställdas uppgifter och rätta Manager-värdet. Ändringen får effekt vid nästa inskickning, inte på ärenden som redan är under granskning.
- Det finns ingen Chef-väljare på inställningssidan. Det är förväntat. Chef räknas ut automatiskt per anställd och har därför ingen medlemslista som HR, Lön och Ekonomi har.
- Ett ärende godkändes utan granskning. Om ett flödes enda steg är Chef och den anställda saknar chef och din HR-grupp är tom löses ingen granskare ut, och ärendet godkänns automatiskt så att det inte fastnar. Lägg till medlemmar i din HR-grupp för att återställa granskningen.