Så väljer ett godkännandeflöde godkännare när en inlämning kommer in

Ordningen CLVR följer vid inlämning för att hitta rätt flöde och antingen auto-godkänna eller tilldela de första godkännarna, plus varför en godkännare kanske inte aviseras och varför en inlämning kan godkännas utan granskning.

När en medarbetare laddar upp ett utlägg eller köper en förmån kör CLVR en fast sökning för att hitta rätt godkännandeflöde och antingen godkänner inlämningen direkt eller tilldelar de första godkännarna. Inget av det här sker slumpmässigt: samma regler körs varje gång, så resultatet blir förutsägbart när du väl känner till ordningen. Den här artikeln går igenom logiken steg för steg, och tar sedan upp de två frågor den oftast väcker: varför en förväntad granskare inte aviserades, och varför en inlämning godkändes utan granskning.

Hitta flödet

CLVR avgör först vilket flöde som gäller, och börjar alltid med den mest specifika kopplingen.

För ett uppladdat utlägg:

• Ett flöde som är kopplat till exakt den förmånskategorin används först.
• Om kategorin inte har något eget flöde används standardflödet för utlägg (kopplingen utan någon specifik kategori).

För ett förmånsköp använder CLVR det flöde som är kopplat till den förmånen.

Hittas ett flöde körs det. Hittas inget faller inlämningen tillbaka på dina standardgodkännare (se Felsökning nedan).

Auto-godkännande och tomma flöden

När ett flöde har hittats kontrollerar CLVR hur det är inställt:

• Om flödets Beteende är Auto-godkänn, eller
• Om flödet inte har några grupper kopplade (inga steg),

markeras inlämningen som Godkänd direkt, med ett slutförandedatum registrerat. För uppladdade utlägg körs då även de vanliga stegen efter godkännande, så medarbetaren ser resultatet inom sekunder.

Gå igenom stegen i ordning

Är flödet en Godkännandeprocess med en eller flera grupper går CLVR igenom grupperna i den ordning du sparade dem. För varje steg slås gruppen upp till faktiska personer:

• Chef: den inlämnande medarbetarens chef.
• HR, Lön och Ekonomi: de personer du tilldelat dessa grupper under Gruppmedlemmar.

CLVR tilldelar det första steg som motsvarar minst en person som godkännare och stannar där. Senare steg blir aktuella först när den första uppsättningen har slutfört sin granskning, inte vid inlämningstillfället.

Vad tilldelade godkännare får

När ett steg tilldelas får varje godkännare:

• En avisering i appen, Please review, som länkar direkt till inlämningen.
• Ett mejl om att de lagts till som godkännare, med en länk för att öppna granskningen.

Medarbetaren som lämnade in ser vem som ska granska utlägget i det sista uppladdningssteget och kan följa det under Mina förmåner.

När en godkännare inte aviseras eller tilldelas

När någon väntar sig att granska ett ärende men aldrig hör av sig, beror det nästan alltid på ett av några inställningslägen: granskaren tillhör ett senare steg som inte har börjat ännu, gruppen saknar medlemmar, eller en anställd saknar chef.

Granskare tilldelas bara det aktiva steget

CLVR tilldelar granskare till det första steget vars grupp ger minst en person, och bara det steget. Senare steg (till exempel ett Ekonomi-steg efter Chef) får varken granskare eller aviseringar förrän flödet når dit. Så om en granskare i Ekonomi undrar varför inget dykt upp i inkorgen, väntar flödet oftast fortfarande på ett tidigare steg. Det är som det ska, inte ett fel.

Använd förhandsvisningen av utgiftsstatus

Öppna ett pågående utlägg eller ett förmånsköp och leta upp kortet Utgiftsstatus. Varje steg visar gruppens namn (Chef, HR, Lön eller Ekonomi) och dess granskare. För det aktiva steget är detta de tilldelade granskarna; för steg som inte har börjat ännu förhandsvisar CLVR vem som förväntas utifrån nuvarande gruppmedlemskap och chefsuppgifter. Håll muspekaren över ett steg för att se en kort förklaring, till exempel "Anna Svensson granskar det här steget när det är deras tur." Om ett steg inte visar några namn alls saknar den gruppen någon att lösa upp till, vilket är den vanligaste orsaken till att en granskare aldrig aviseras.

En hel grupp saknar medlemmar

Om ett flödessteg pekar på en grupp utan medlemmar ger steget ingen person, så det hoppas över och flödet går vidare. För att åtgärda det går du till Godkännandeinställningar, öppnar avsnittet Gruppmedlemmar, hittar gruppens väljare (HR, Lön eller Ekonomi) och väljer de anställda som ska granska för den. Ändringen sparas så snart du väljer någon. Därefter tilldelas dessa personer nya ärenden som når det steget.

Ett Chef-steg gick till HR i stället

Gruppen Chef löses upp per inlämnande anställd, inte från en fast lista. För varje ärende slår CLVR upp den anställdes chef från personens anställningsuppgifter. Om ingen chef hittas faller steget tillbaka på medlemmarna i HR-gruppen. Det är därför ett Chef-steg kan överraska: en anställd med saknat eller felaktigt chefsvärde dirigeras till HR, så det förväntade namnet i förhandsvisningen kan vara en HR-granskare i stället för den närmaste chefen du hade i åtanke. Lösningen är att rätta den anställdes chefsuppgifter, inte flödet. Hela uppslagsordningen beskrivs i artikeln om hur Chef-godkännaren bestäms.

När en inlämning godkänns automatiskt oväntat

När en inlämning visar Godkänd i samma stund den kommer in och ingen blev ombedd att granska den, är det nästan alltid flödet som gör precis det det är inställt på, inte ett fel. En inlämning godkänns omedelbart i något av dessa fall:

• Det matchade flödets Beteende är inställt på Auto-godkänn.
• Det matchade flödet är en Godkännandeprocess men har inga grupper kopplade.
• Det matchade flödet är en Godkännandeprocess med grupper, men inget av dess steg löser ut till en verklig person.
• Inget flöde är kopplat till förmånen eller kategorin alls, och dina standardgodkännare godkänner det.

De tre första är olika sätt att säga "ingen granskning behövs". Det sista är en lucka i kopplingen.

• Flödet är inställt på Auto-godkänn. Öppna flödet och titta i kolumnen Beteende. Står det Auto-godkänn markeras varje matchande inlämning som Godkänd direkt och ingen granskare tilldelas; grupperna som visas bredvid styr ingenting. För att kräva en granskning väljer du Redigera, ändrar Beteende till Godkännandeprocess och ser till att det har minst en grupp.
• Flödet har inga grupper. Ett flöde inställt på Godkännandeprocess men sparat med ett tomt fält Grupper (i ordning) beter sig precis som Auto-godkänn. Öppna flödet och lägg till minst en grupp.
• Grupperna är tomma, så ingen löses ut. Ett flöde kan lista grupper och ändå auto-godkänna om ingen av dem löser ut till en faktisk person. HR, Lön och Ekonomi löses ut till dem du listat under Gruppmedlemmar; Chef löses ut till den inlämnande medarbetarens chef och faller tillbaka på HR. Fyll grupperna i Gruppmedlemmar, och håll minst en person i HR eftersom Chef-steget faller tillbaka på den.
• Inget flöde är kopplat till objektet. Inlämningen faller tillbaka på dina standardgodkännare, vilket kan se ut som ett oväntat auto-godkännande. Standardtexten i förmåns- och kategoriinställningarna säger vad som händer: Default: auto-approved (flödesnamn) för ett auto-godkänn-flöde, eller Default: approved by standard approvers. när inget är kopplat. Koppla flödet till den förmånen eller kategorin så att dina regler träder i kraft.

Är det omedelbara godkännandet avsiktligt behövs ingen ändring: auto-godkännande är en giltig uppsättning för lågriskkategorier.

Felsökning

• Inlämningen godkändes utan någon granskare. Antingen är det matchade flödet inställt på Auto-godkänn (eller saknar grupper), eller så motsvarade inget av stegen en faktisk person. När inget steg motsvarar någon godkänner CLVR inlämningen i stället för att låta den fastna utan granskare.
• Bara vissa inlämningar auto-godkänns. Chef-steget löses ut per medarbetare. En medarbetare utan chef faller tillbaka på HR, och är HR också tom auto-godkänns inlämningen. Kontrollera den inlämnande medarbetarens chefsuppgift och dina HR-medlemmar.
• En senare granskare aviserades inte. Titta på kortet Utgiftsstatus. Om deras steg inte har börjat är det som det ska; granskare tilldelas steg för steg.
• Ett steg visar inga namn. Den gruppen saknar medlemmar, eller ett Chef-steg hittade ingen chef och HR är också tomt. Lägg till medlemmar i Gruppmedlemmar, eller rätta den anställdes chefsuppgifter.
• En granskare tilldelades men inget mejl kom. Utanför den skarpa produktionsmiljön skickas mejlet inte med avsikt. Aviseringen i appen är den pålitliga signalen.
• Någon som brukade granska gör det inte längre. Om den anställde togs bort från företaget tas hen också bort ur alla grupper och tilldelas därför inte längre. Lägg till en ersättare i Gruppmedlemmar.
• Fel grupp granskade. Öppna flödet och kontrollera ordningen under Grupper (i ordning), och bekräfta sedan att rätt personer finns listade under Gruppmedlemmar.