Så väljer ett godkännandeflöde godkännare när ett utlägg kommer in

Ordningen CLVR följer när en utläggsrapport eller ett förmånsköp skickas in: vilket flöde som gäller, när det godkänns direkt, vilka som tillfrågas först, och varför en granskare kanske inte aviseras eller ett utlägg godkänns utan granskning.

När en anställd laddar upp en utläggsrapport eller köper en förmån tar CLVR reda på vilket godkännandeflöde som gäller, och godkänner sedan antingen direkt eller ber de första granskarna att granska. Samma regler gäller varje gång, så resultatet går att förutse när du känner till ordningen. Den här artikeln går igenom reglerna och svarar sedan på de två vanligaste frågorna: varför en granskare inte aviserades, och varför ett utlägg godkändes utan granskning.

Vilket flöde som gäller

För en uppladdad utläggsrapport använder CLVR det första av följande som finns:

1. Flödet som valts för utläggets kategori i Förmånsinställningar.
2. Företagets standardflöde för uppladdade utlägg, om ni har ett. På fliken Flöden visar raden Används av för det flödet de kategorier som saknar ett eget flöde för uppladdningar.
3. Inget flöde: Standardgodkännare granskar utlägget, och var och en av dem måste godkänna.

För ett förmånsköp använder CLVR flödet som valts för förmånen i Förmånsinställningar. Om inget flöde är valt gäller förmånens eget standardläge: antingen godkänns köpet automatiskt, eller så väntar det på HR på sidan Utlägg.

Flöden som godkänner direkt

Om flödet godkänner automatiskt, eller saknar steg, godkänns utlägget i samma stund som det skickas in. Ingen ombeds granska det.

Det första steget

Annars går CLVR igenom flödets steg uppifrån och stannar vid det första steget som har minst en person:

• Chef: den anställdes egen chef. Om den anställda saknar chef tillfrågas personerna i HR i stället.
• HR: alla med HR-rollen på ert företag, som visas på fliken Godkännare. CLVR bestämmer vem som har den.
• Era egna grupper: personerna i gruppen.

Alla i steget tillfrågas samtidigt. När ett steg innehåller flera grupper tillfrågas personerna i alla grupperna samtidigt, och grupperna kan godkänna i valfri ordning. En grupp utan medlemmar lämnas utanför sitt steg, och de andra grupperna i steget tillfrågas ändå. Ett steg hoppas bara över när ingen av dess grupper har någon. Om inget steg i flödet har någon godkänns utlägget utan granskning.

Det här får granskarna

Varje person som tillfrågas i det aktuella steget får:

• en notifikation i appen, Granska [namn]s utläggsrapport (eller förmånsköp), med etiketten Väntar på din granskning, och
• ett mejl med en länk till granskningen.

Personer i senare steg får ingenting än. De tillfrågas först när utlägget når deras steg.

Senare steg

När det aktuella stegets regel är uppfylld (ett, alla eller minst ett visst antal godkännanden) hoppas de i steget som inte har svarat över, och nästa steg som har personer tillfrågas. Tomma steg däremellan hoppas över. Varje stegs grupper läses när utlägget når steget, så det är gruppernas medlemmar just då som gäller.

I ett steg med flera grupper har varje grupp sin egen regel. Med Alla måste godkänna är steget klart när varje grupp har uppfyllt sin regel. Med En räcker gör den första grupp som uppfyller sin regel steget klart. Om HR har lagt till en godkännare i det aktuella steget för hand måste den personen också godkänna.

Efter sista steget godkänns utlägget och den anställda får besked. Ett enda avslag i något steg avslår hela utlägget direkt. Förfrågningarna till alla andra som fortfarande var tillfrågade återkallas, och senare steg startar aldrig.

När ett utlägg kommer tillbaka efter ändringar

Om en granskare ber om ändringar på en utläggsrapport i ett flöde börjar flödet om från steg 1 när den anställda skickar in den igen. Det första stegets granskare tillfrågas igen, och utlägget går igenom alla steg en gång till. Godkännanden från den tidigare omgången syns kvar på utläggets kort Attest, som korta daterade rader under sitt steg.

Medan utlägget väntar på den anställda säger kortet Attest vad som kommer att hända, till exempel "När Axel skickar in igen börjar attesten om från första steget: Chef."

Se vem som är näst på tur

Öppna utlägget. Rubriken visar vilket steg det är i, till exempel "Steg 2 av 3". Kortet Attest visar alla steg i ordning, från Inskickad till Lön, vart och ett med sin grupp:

• Ett steg som är klart visar vem som godkände det och när.
• Det aktuella steget visar vem som tillfrågas och sedan när.
• Ett steg som återstår visar Inte tillfrågad än. Dess granskare väljs ur gruppen när utlägget når steget, så kortet namnger dem inte i förväg. Öppna fliken Godkännare för att se vilka som ingår i en grupp i dag.
• Ett steg som utlägget hoppade över eftersom ingen ingick i det visar Behövs inte.

Ett steg med flera grupper får deras namn, som "HR + Ekonomi", eller "HR eller Ekonomi" när en grupp räcker, med märkningen Valfri ordning eller Vem som helst. Medan det är det aktuella steget visas det i en streckad ram med en rad för varje grupp: gruppens regel, dess status och vem som tillfrågas eller vem som godkände. När alla grupper måste godkänna visar steget också hur många grupper som är klara, som "1 av 2". När steget är klart visar det en rad per grupp, som "Ekonomi: Marta Bergfalk · 13 aug". En grupp som inte längre behövdes visar till exempel "HR: behövs inte, förfrågan återkallad".

När en granskare inte aviseras

Orsaken är nästan alltid något av detta:

• Deras steg har inte börjat. Granskare tillfrågas steg för steg. Titta på "Steg N av M" i rubriken, eller på kortet Attest, för att se vilket steg utlägget är i.
• De ingick inte i gruppen när steget började. Ett steg frågar dem som ingår i gruppen när utlägget når steget. Den som läggs till i gruppen senare läggs inte till på utlägg som redan har passerat steget.
• Gruppen var tom, så steget hoppades över. I ett steg med flera grupper var det bara den tomma gruppen som lämnades utanför. Lägg till personer i gruppen på fliken Godkännare. Nya utlägg frågar då den gruppen.
• Det var ett Chef-steg och den anställda saknar chef. Steget gick till personerna i HR i stället. Ange den anställdas chef på profilen.

När ett utlägg godkänns utan granskning

Ett utlägg godkänns utan att någon granskar det när:

• flödet godkänner automatiskt, eller saknar steg,
• alla steg i flödet saknade personer när utlägget nådde dem (för ett Chef-steg: den anställda saknade chef och HR var tom),
• det är ett förmånsköp utan valt flöde, och förmånens standardläge är att godkänna automatiskt, eller
• Automatiskt godkännande av utlägg är påslaget i AI-inställningar, och AI:n godkände ett uppladdat kvitto.

En uppladdad utläggsrapport utan flöde godkänns aldrig automatiskt. Den går till Standardgodkännare, eller till HR om inga standardgodkännare är markerade. Om HR också är tom väntar den tills någon läggs till som godkännare.

Felsökning

• Ett utlägg godkändes utan granskare. Kontrollera flödet som valts för kategorin eller förmånen på fliken Flöden. Det kanske godkänner automatiskt, saknar steg eller använder grupper utan medlemmar.
• Bara vissa anställdas utlägg hoppar över granskningen. Ett Chef-steg beror på den anställda. En anställd utan chef går till HR, och om HR också är tom hoppas steget över. Kontrollera de anställdas chefer och se till att det finns någon i HR.
• En granskare i ett senare steg aviserades inte. Deras steg har inte börjat än, så det visar Inte tillfrågad än på kortet Attest. Det är som det ska.
• Ett steg på kortet Attest visar Behövs inte. Stegets grupp saknade medlemmar, eller så hittade ett Chef-steg ingen chef och HR var tom. Lägg till personer på fliken Godkännare.
• Fel grupp granskade först. Öppna flödet på fliken Flöden och kontrollera stegens ordning.
• Bara en grupp i ett steg tillfrågades. Den andra gruppen i steget saknade medlemmar när utlägget nådde steget, så den lämnades utanför. Lägg till personer i den på fliken Godkännare.
• Ett utlägg började om från första steget. Det skickades tillbaka för ändringar och den anställda skickade in det igen. I ett flöde börjar attesten då om från steg 1. Tidigare godkännanden finns kvar på kortet Attest.