Vad ett godkännandeflöde är och hur det fungerar
Ett godkännandeflöde är listan med steg ett utlägg går igenom innan det godkänns. Läs vad ett steg är, vem som kan godkänna, hur förmånsköp och uppladdade utlägg hittar sitt flöde, och vad som händer när inget flöde är valt.
Ett godkännandeflöde avgör vem som granskar en anställds utlägg innan det godkänns och skickas till lönen. Det gäller både en uppladdad utläggsrapport (till exempel ett kvitto för friskvård) och en förmån som köps i butiken. Ett flöde är en lista med steg som körs uppifrån och ned, och varje steg är en grupp personer, eller flera grupper som tillfrågas samtidigt. Du bygger flöden under Godkännandeinställningar, och ett flöde gör ingenting förrän en förmån eller kategori använder det. Den här artikeln förklarar vad ett flöde består av, vem som kan godkänna, hur köp och uppladdningar hittar sitt flöde och vad som händer när inget flöde är valt.
Det här består ett flöde av
Varje flöde har:
- Ett namn, så att du känner igen det när du väljer det i Förmånsinställningar, till exempel "Chef och sedan Ekonomi".
- Steg i ordning. Utlägget går igenom dem uppifrån och ned, och varje steg måste godkänna innan nästa börjar.
- En regel för varje steg, som avgör hur många i steget som måste godkänna: en av dem, alla, eller minst ett antal som du väljer. I ett steg med flera grupper har varje grupp sin egen regel, och steget anger också om alla grupper måste godkänna eller om en räcker.
När ett stegs regel är uppfylld hoppas de i steget som inte har svarat över, och utlägget går vidare. Ett enda avslag i något steg avslår hela utlägget.
Vem som kan godkänna ett steg
Varje steg använder en grupp, eller flera grupper som tillfrågas samtidigt och kan godkänna i valfri ordning, som HR och Ekonomi tillsammans. Grupperna är:
- Chef: den anställdas egen chef, som slås upp för varje anställd. Om en anställd saknar chef tillfrågas personerna i HR i stället.
- HR: alla med HR-rollen på ert företag, som CLVR sätter.
- Era grupper: fasta grupper av personer som ni skapar, som Lön eller Ekonomi.
Du ser och ändrar dem på fliken Godkännare under Godkännandeinställningar. På samma flik finns Standardgodkännare, som inte är ett steg i något flöde. De granskar uppladdade utlägg som inget flöde täcker.
Så blir ett flöde aktivt
Att skapa ett flöde ändrar ingenting i sig. Det börjar gälla när du väljer det för en förmån eller kategori i Förmånsinställningar. Ett flöde kan användas av många förmåner och kategorier. När du ändrar flödet gäller ändringen överallt där det används. På fliken Flöden visar raden Används av längst ned i varje flöde vilka kategorier som använder det, för sina uppladdningar, sina köp eller en av sina förmåner.
Förmånsköp och uppladdade utläggsrapporter hittar sitt flöde på olika sätt.
Så hittar ett förmånsköp sitt flöde
Ett förmånsköp använder det första av följande som finns:
Förmånens eget flöde. I Förmånsinställningar, på fliken Förmånsbutik för förmånens kategori, har varje förmån kolumnen Godkännandeflöde. Ett flöde som valts där är förmånens eget.
Kategorins standard för köp. På samma flik finns listan Godkännandeflöde under Standardvärden för alla förmåner. Ett flöde som valts där används för alla förmåner i kategorin som inte har ett eget flöde.
Förmånens inbyggda regel. Beroende på förmånen godkänns köpen automatiskt, eller så väntar de på godkännande från HR på sidan Utlägg. Förmånens kolumn Godkännandeflöde visar vilken som gäller som Standard (Automatiskt) eller Standard (Standard).
Förmåner som godkänns automatiskt förblir automatiska och tar inte kategorins standard. En förmån som listas i en andra kategori följer standarden i sin egen kategori.
Så hittar en uppladdad utläggsrapport sitt flöde
En uppladdad utläggsrapport använder det första av följande som finns:
Kategorins eget flöde. I Förmånsinställningar har varje kategori fliken Ladda upp utläggsrapport med Godkännandeflöde under Godkännande. Om ett flöde är valt där används det för uppladdningar i kategorin.
Företagets standardflöde för uppladdningar, om ni har ett. På fliken Flöden visar dess rad Används av de kategorier som saknar ett eget flöde för uppladdningar.
Standardgodkännarna. Alla standardgodkännare ombeds granska utlägget, och var och en av dem måste godkänna. Om ingen är markerad tillfrågas personerna i HR i stället. Om HR också är tom väntar utlägget tills någon läggs till som godkännare. Det godkänns aldrig automatiskt.
Flöden som godkänner automatiskt
Vissa företag har ett flöde som godkänner utlägg så fort de skickas in, utan att någon granskar dem. På fliken Flöden är det märkt Inbyggd och visar Godkänns direkt. Använd det bara där du är bekväm med att hoppa över en kontroll, och håll koll på vilka förmåner och kategorier som använder det.
Ett flöde som sparats utan steg godkänner också allt automatiskt, och det gör även ett flöde där inget av stegen har någon person när ett utlägg kommer in. Fliken Flöden markerar de flödena med en röd prick.
Felsökning
- Jag skapade ett flöde men inget hände. Ett flöde gör ingenting förrän en förmån eller kategori använder det. Välj det i Förmånsinställningar.
- Ett köp använde inte flödet jag valde för kategorin. Kontrollera att du valde det under Standardvärden för alla förmåner på fliken Förmånsbutik. Flödet på fliken Ladda upp utläggsrapport gäller bara uppladdningar. Om förmånen har ett eget flöde, som visas i lila i kolumnen Godkännandeflöde, är det det flödet som gäller. En förmån som godkänns automatiskt, vilket visas som Standard (Automatiskt), förblir automatisk.
- En uppladdning gick inte igenom kategorins flöde. Kontrollera att ett flöde är valt i Godkännandeflöde på kategorins flik Ladda upp utläggsrapport i Förmånsinställningar, och att du har sparat.
- Ett utlägg godkändes utan granskning. Flödet godkänner automatiskt, saknar steg, eller så saknade dess grupper medlemmar. Kontrollera flödet på fliken Flöden.
- Jag kan inte öppna Godkännandeinställningar. Bara den som har HR-behörighet kan det.