Vad ett godkännandeflöde är och hur det fungerar
En namngiven regel som avgör vem som granskar en anställds inskick, de fyra godkännargrupperna den kan använda, hur den kopplas på olika sätt till förmånsköp och uppladdade utlägg, och vad som gäller när inget är kopplat.
Ett godkännandeflöde är en namngiven regel som avgör vad som händer när en anställd skickar in något i CLVR Benefits, antingen ett förmånsköp från butiken eller en uppladdad utläggsrapport (till exempel ett friskvårdskvitto). Flödet godkänner antingen inskicket automatiskt eller skickar det vidare till en eller flera grupper av granskare, i den ordning du väljer. Du bygger flöden under dina HR-inställningar, och varje flöde är inaktivt tills du kopplar det till en förmån eller en utläggskategori. Den här artikeln förklarar flödets delar, de fyra godkännargrupperna, hur köp och uppladdningar var och en hittar sitt flöde, och vad som händer när inget är kopplat.
Flödets delar
Varje flöde har tre delar, som ställs in i formuläret Godkännandeflöden:
- Flödesnamn: en etikett du själv väljer så att du känner igen flödet senare, till exempel "Chef sedan ekonomi".
- Beteende: antingen Godkännandeprocess (skicka inskicket till granskare) eller Auto-godkänn (godkänn det direkt vid inskick, utan granskning).
- Grupper (i ordning): för en godkännandeprocess, de granskningsgrupper som inskicket passerar. Ordningen du väljer är ordningen de granskar i. Grupperna är Chef, HR, Lön och Ekonomi.
Med Godkännandeprocess arbetar CLVR igenom grupperna i tur och ordning: en senare grupp tillfrågas först när den föregående är klar. Om en grupp i ordningen inte har någon som kan granska ett visst inskick går CLVR vidare i stället för att fastna.
Auto-godkänn innebär att ett inskick godkänns direkt utan mänsklig granskning. Använd det bara där du är trygg med att hoppa över en kontroll, och håll koll på vilka förmåner eller kategorier det är kopplat till.
De fyra godkännargrupperna
Varje grupp du lägger till i ett flöde blir ett steg som omvandlas till en uppsättning verkliga personer när en inlämning kommer in. Det finns fyra att välja mellan:
- Chef: den inlämnande medarbetarens egen chef, som hittas automatiskt per medarbetare (ingen fast lista att underhålla).
- HR: medarbetarna du tilldelar HR-gruppen under Gruppmedlemmar.
- Lön: medarbetarna du tilldelar Lön-gruppen.
- Ekonomi: medarbetarna du tilldelar Ekonomi-gruppen.
HR, Lön och Ekonomi fungerar på samma sätt: var och en omvandlas till de personer du har lagt till som medlemmar under Gruppmedlemmar på godkännandeinställningssidan. Chef är den som beter sig annorlunda.
Så hittas chefen
Gruppen Chef använder ingen fast lista. När en medarbetare lämnar in slår CLVR upp den medarbetarens chef i denna ordning:
Medarbetarens Chef-värde (från deras medarbetardata) matchas mot en kollega via anställningsnummer.
Om det inte hittar någon använder CLVR medarbetarens kopplade chefsfält i stället.
Om ingetdera hittar en chef faller steget tillbaka på de som finns i HR-gruppen.
Eftersom Chef räknas ut per medarbetare finns det ingen Chef-väljare under Gruppmedlemmar. Du håller bara varje medarbetares chefsdata korrekt. Hela uppslagningen beskrivs i artikeln om hur chefen som godkännare avgörs.
Ett saknat eller felaktigt Chef-värde skickar det steget till din HR-grupp i stället för till en chef. Att hålla medarbetarnas chefsdata uppdaterad är det som styr Chef-stegen till rätt person.
När en grupp saknar granskare
Ett steg tilldelar bara granskare om dess grupp omvandlas till minst en person. Om en grupp är tom (du lade till exempel till Lön-gruppen men tilldelade inga Lön-medlemmar) hoppar flödet över det steget och går vidare till nästa. Om inget steg i hela flödet hittar någon godkänns inlämningen automatiskt, så att den aldrig fastnar och väntar på en tom grupp.
Var du ställer in flöden
Flöden finns under dina HR-inställningar, på sidan Godkännandeinställningar (avsnittet Godkännandeflöden). Bara personer i ditt HR-team kan öppna den här sidan; om du inte ser den har du inte HR-behörighet i CLVR.
På samma sida finns avsnittet Gruppmedlemmar där du väljer vilka anställda som tillhör grupperna HR, Lön och Ekonomi. Gruppen Chef är annorlunda: CLVR använder varje anställds egen chef, så det finns ingen lista att fylla i för den. I flödestabellen visas ordningen med pilar, till exempel Chef sedan HR sedan Ekonomi, så att du kan läsa vägen i ett ögonkast.
Så blir ett flöde aktivt
Att skapa ett flöde ändrar inget i sig. Ett flöde börjar gälla först när du kopplar det till där anställda skickar in. Samma flöde du bygger kan återanvändas över flera förmåner och flera uppladdningskategorier samtidigt. Ett flöde "Chef sedan HR" kan till exempel granska både ett hårdvaruköp och ett uppladdat resekvitto. Att redigera det flödet ändrar granskningsvägen överallt där det är kopplat, så en enda ändring kan påverka både köp och uppladdningar. De två typerna av inlämning hittar sitt flöde på olika sätt.
Hur ett förmånsköp hittar sitt flöde
Ett förmånsköp tittar bara på flödet som är kopplat till just den förmånen. I Förmånsinställningar slår du på Anpassat godkännande för förmånen och väljer sedan ett flöde i listan; det flödet körs nu varje gång en medarbetare köper den förmånen.
Om Anpassat godkännande lämnas av faller köpet tillbaka på förmånens egen standard, utan att uppladdningsreglerna spelar in. Beroende på förmånen är den standarden en av:
- Default: auto-approved by HR. (godkänns automatiskt av HR)
- Default: manual review required in HR inbox. (manuell granskning krävs i HR-inkorgen)
Det finns ingen reserv på kategorinivå eller företagsnivå för köp. Ett köp använder antingen flödet som är kopplat till förmånen, eller förmånens inbyggda standard.
Hur en uppladdad utläggsrapport hittar sitt flöde
En uppladdad utläggsrapport söker efter ett flöde i en bestämd ordning och använder det första den hittar:
Kategorins eget flöde. I Kategoriinställningar har avsnittet Ladda upp utläggsrapport en växel Aktivera anpassat godkännandeflöde. Om den är på och ett flöde är valt körs det kategorispecifika flödet för uppladdningar i den kategorin.
Standardflödet för uppladdningar. Om kategorin inte har något eget flöde använder CLVR standardflödet för uppladdningar, ett flöde som är kopplat för uppladdningar utan någon specifik kategori. Det fungerar som ett samlingsflöde så att du inte behöver konfigurera varje kategori för hand.
Standardgranskare. Om varken ett kategoriflöde eller ett standardflöde för uppladdningar gäller går rapporten till era standardgranskare (och medarbetarens chef, där en sådan är angiven). Växelns standardtext lyder Default: approved by standard approvers. (godkänns av standardgranskare)
Bara uppladdade utläggsrapporter har uppslaget kategori-sedan-standard och reserven med standardgranskare. Förmånsköp använder ingen av dem, de förblir kopplade till förmånen.
Vad som händer när inget är kopplat
Om en anställd skickar in något som inte har något flöde kopplat går CLVR tillbaka till dina standardgranskare: de anställda du har markerat som standardgodkännare, plus den anställdes egen chef. Det är standardbeteendet, så inskick lämnas aldrig utan granskare, ens innan du har byggt några flöden.
Vad automatiskt godkännande innebär för var typ
Om flödet du kopplar är inställt på att godkänna automatiskt (eller saknar granskningssteg) markeras inlämningen som Godkänd i samma stund den kommer in, med ett slutdatum, och ingen granskare aviseras.
- För en uppladdad utläggsrapport slutför ett automatiskt godkännande även granskningen automatiskt, så ersättningen fortsätter rakt igenom den vanliga utläggsvägen.
- För ett förmånsköp godkänner ett flöde med automatiskt godkännande köpet vid inlämningen på samma sätt.
För uppladdningar finns det ytterligare ett sätt en rapport kan godkännas utan en människa: om flödet tilldelar granskare men inget av dess steg landar på en faktisk person, godkänns rapporten automatiskt så att den inte kan fastna. Läs mer i artikeln om hur ett godkännandeflöde väljer granskare.
Felsökning
- Jag skapade ett flöde men inget hände. Ett flöde gör inget förrän det är kopplat. Koppla det till en förmån (i förmånsinställningarna) eller till en utläggskategori (i kategoriinställningarna).
- En grupp får aldrig något att granska. Öppna Gruppmedlemmar och kontrollera att gruppen har personer tilldelade. En tom grupp hoppas över, så inskicket går direkt vidare till nästa grupp eller blir klart.
- En inlämning godkändes utan granskning. Ett flöde kan slutföras automatiskt när ingen av dess grupper omvandlas till en person. Kontrollera att grupperna i flödet har medlemmar under Gruppmedlemmar, och att inlämnaren har en chef angiven om flödet använder Chef.
- Ett köp använde inte mitt uppladdningsflöde. Köp bortser från kategori- och standardflöden för uppladdningar. Koppla flödet på själva förmånen under Anpassat godkännande i Förmånsinställningar.
- En uppladdning hoppade över mitt kategoriflöde. Kontrollera att Aktivera anpassat godkännandeflöde är på för den kategorin i Kategoriinställningar och att ett flöde är valt. Är det av tar standardflödet för uppladdningar (eller standardgranskare) över.
- Det finns ingen Chef-väljare. Det är förväntat. Chef räknas ut automatiskt från varje medarbetares chefsdata, inte från en lista.
- Jag kan inte öppna sidan Godkännandeinställningar. Bara HR-teamet kan hantera flöden. Be din HR-kontakt att göra ändringen, eller att bekräfta din behörighet.