Hantera godkännare på ett utlägg

Tilldela granskare till ett väntande utlägg från kortet Utgiftsstatus, ta bort dem igen och förstå brickan Lägg till godkännare som markerar utlägg utan någon granskare.

När du öppnar ett utlägg från HR-kön visar sidofältet ett kort som heter Utgiftsstatus. Det är där du bestämmer vem som ska granska utlägget: välj en eller flera kollegor som godkännare, se hur var och en svarar och ta bort den du lagt till av misstag. Den här artikeln går igenom båda riktningarna, förklarar brickan Lägg till godkännare som du kan se i kön och tar upp de få regler som gäller.

Öppna utlägget

Gå till Utlägg i HR-vyn och välj det utlägg du vill arbeta med. Utlägget öppnas med sina detaljer i huvudpanelen och ett sidofält till höger. Kortet Utgiftsstatus finns i det sidofältet.

Om ingen är tilldelad ännu visar kortet en Tilldela godkännare-notis som berättar att inga godkännare har tilldelats och ber dig lägga till minst en. Samma utlägg är märkt med en LÄGG TILL GODKÄNNARE-bricka i kön, så det är lätt att hitta.

Lägg till en godkännare

När minst en godkännare är tilldelad listar kortet alla som granskar utlägget, med en status bredvid varje namn (Väntar, Godkänd, Avvisad eller HAR FEEDBACK när någon har bett om ändringar).

Ta bort en godkännare

I godkännarlistan inne i kortet Utgiftsstatus väljer du ta bort-ikonen bredvid en granskares namn för att ta bort hen från utlägget. Du får en bekräftelse på att granskaren har tagits bort, och listan uppdateras direkt. Att ta bort någon raderar inte beslut som hen redan har registrerat i tidslinjen.

Vad brickan Lägg till godkännare betyder

I HR-listan över utlägg visar kolumnen Status ibland en bricka med Lägg till godkännare i stället för en vanlig status som Väntande eller Godkänd. Det är en uppmaning, inte ett problem: utlägget väntar fortfarande på ett beslut, men ingen har tilldelats att granska det ännu, så det kan inte gå vidare av sig själv.

Brickan visas på ett utlägg när båda dessa stämmer:

• Utlägget är fortfarande Väntande (ingen har godkänt, avslagit eller begärt ändringar ännu), och
• Det har inga tilldelade granskare och följer inget av företagets godkännandeflöden.

Med andra ord har utlägget nått din lista men har ingen som ska agera på det. Brickan är din signal att kliva in. Det är en del av HR-vyn enbart, så medarbetare ser det aldrig på sina egna utlägg.

Två sätt att åtgärda det

Öppna utlägget från kön. När inga godkännare är tilldelade har du två sätt att föra det vidare:

• Tilldela granskare. Använd väljaren Lägg till godkännare i kortet Utgiftsstatus, som ovan. Så snart minst en granskare är sparad slutar brickan att visa Lägg till godkännare och följer i stället granskarnas framsteg. När alla har beslutat men utlägget fortfarande är väntande visas Redo att slutföras så att du kan avsluta det.
• Besluta det själv. Om utlägget inte behöver en separat granskare kan du agera på det direkt från formuläret Granska utläggsrapport utan att tilldela någon först. Godkänn frigör det för ersättning via lönen, Begär ändringar skickar tillbaka det till medarbetaren med en notering så att hen kan rätta och skicka in på nytt (finns för uppladdade utläggsrapporter), och Avslå avvisar det med din motivering. En kommentar krävs när du begär ändringar eller avslår, och är valfri när du godkänner. Välj sedan Skicka granskning. Utlägget byter till Godkänd, Avslagen eller Ändringar begärda, och brickan är borta.

Regler att känna till

En del saker bestäms av appen, inte av dig:

• Ägaren kan inte granska sitt eget utlägg. Personen som skickade in utlägget utesluts ur väljaren, och en kort rad i kortet påminner om att ägare inte kan läggas till som godkännare.
• Ingen kvar att lägga till. Om det inte finns någon tillgänglig att välja och inga godkännare ännu, visar kortet Det finns inga tillgängliga granskare. i stället för en tom väljare.
• Ett godkännandeflöde tar över. Om ditt företag använder ett anpassat godkännandeflöde för det här utlägget bestämmer flödet granskarna, och väljaren Lägg till godkännare visas inte. Läs om hur godkännandeflöden förändrar granskningsprocessen.
• Kortet stängs när utlägget är klart. När ett utlägg är Godkänd eller Avvisad försvinner kortet Utgiftsstatus, så det finns inget kvar att lägga till eller ta bort.

Felsökning

• Jag hittar inte väljaren Lägg till godkännare. Utlägget ligger troligen i ett anpassat godkännandeflöde, som sköter granskarna åt dig, eller så är det redan godkänt eller avvisat. Läs anledningarna nedan.
• Väljaren är tom eller säger att det inte finns några tillgängliga granskare. Alla som är behöriga är antingen redan tilldelade eller är ägaren av utlägget. Det finns ingen kvar att lägga till. Om ingen är tillgänglig, besluta utlägget själv med formuläret Granska utläggsrapport.
• Jag lade till fel person. Använd ta bort-ikonen i godkännarlistan för att ta bort hen och lägg sedan till rätt kollega.
• Brickan Lägg till godkännare är kvar efter att jag tilldelat någon. Uppdatera listan. När en granskare har sparats byter kolumnen Status från Lägg till godkännare till granskarnas framsteg.
• Ett utlägg med ett godkännandeflöde visar inget att lägga till. Det är som det ska. Utlägg med flöde tilldelar granskare automatiskt och visar aldrig Lägg till godkännare.

Varför jag inte kan lägga till godkännare på ett utlägg

När du öppnar en utläggsrapport för att granska den visar sidofältet oftast kortet Utgiftsstatus, där du tilldelar eller lägger till granskare. Ibland saknas det kortet, eller så låter väljaren dig inte lägga till någon. Det är medvetet: några situationer tar bort eller blockerar kontrollerna för att lägga till godkännare.

Ett företagsgodkännandeflöde styr utlägget. Om ditt företag använder ett konfigurerat godkännandeflöde är det flödet som avgör vem som granskar utlägget och i vilken ordning. När ett flöde är aktivt på ett utlägg visas inte det manuella tilldelningskortet Utgiftsstatus alls, och du kan inte välja granskare för hand. Flödet bestämmer. I stället visar sidofältet flödeskortet Utgiftsstatus med texten "Denna utgift följer företagets godkännandeflöde. Stegen hänger ihop i ordning." Under det finns en tidslinje steg för steg: varje steg anger gruppen som granskar det (till exempel Chef, HR, Lön eller Ekonomi), granskarnas namn visas under varje steg när de är kända, och du kan hålla muspekaren över ett steg för att se vem som granskar det och stegets aktuella status. För att ändra vem som granskar under ett flöde justerar du själva flödet, inte det enskilda utlägget.

Utlägget är redan godkänt eller avvisat. Kortet Utgiftsstatus visas bara medan ett utlägg fortfarande är öppet. När rapporten har nått ett slutligt läge, Godkänd eller Avvisad, döljs kortet, så det finns inget att lägga till granskare på. Beslutet är redan fattat. Om ett utlägg avvisades och den anställda behöver en ny granskning kan hen åtgärda problemet och skicka in igen. Det skapar ny aktivitet som du kan granska, i stället för att öppna den gamla, stängda rapporten.

Det finns ingen kvar att lägga till. Du kan bara lägga till en anställd som granskare en gång. När alla andra anställda i företaget redan är granskare på utlägget har väljaren ingen kvar att erbjuda och visar "Det finns inga tillgängliga granskare." Om du når det meddelandet har de personer som kan granska redan lagts till. Använd granskarlistan i kortet Utgiftsstatus för att följa deras beslut.

Ägaren kan inte granska sitt eget utlägg. Den anställda som skickade in utlägget är dess ägare och kan aldrig läggas till som sin egen godkännare. Hen utelämnas medvetet från granskarväljaren, och kortet noterar att "Ägare av utläggsrapporten kan inte läggas till som godkännare." Det håller granskningarna oberoende.