Hantera godkännare på ett utlägg

Lägg till attesterare på en öppen utgift från kortet Attest i utgiftspanelen, lägg till en tillfällig attesterare i det aktuella steget i ett godkännandeflöde, ta bort dem igen och förstå läget Saknar attesterare som markerar en utgift utan någon som granskar den.

När du öppnar en utgift som HR visar panelen kortet Attest. Det är där du bestämmer vem som granskar utgiften: lägg till en eller flera kollegor som attesterare, se hur var och en svarar och ta bort den du lagt till av misstag. På en utgift som följer ett av företagets godkännandeflöden kan du lägga till en tillfällig attesterare i steget som väntar. Den här artikeln går igenom allt detta, förklarar läget Saknar attesterare som du ser i tabellen och tar upp de få regler som gäller.

Öppna utgiften

Gå till Utlägg i HR-området och klicka på utgiften du vill arbeta med. Den öppnas i panelen bredvid tabellen, och kortet Attest ligger under beloppet och kontrollerna.

Utan ett av företagets godkännandeflöden hamnar alla du lägger till i ett gemensamt steg, Godkännare, och var och en av dem måste godkänna. Medan steget är öppet listar det attesterarna som inte har beslutat än, med ett kryss bredvid var och en, och den som redan har godkänt visas som en kort grå rad under steget med datum. Kortets rubrik visar hur många som har godkänt, till exempel "1 av 2 godkända". När ingen är tilldelad står det i steget "Inga attesterare är tilldelade. Lägg till en, eller besluta själv som HR."

Med ett av företagets godkännandeflöden visar kortet i stället flödets steg, och knappen heter Lägg till godkännare i det här steget. Se "Lägg till en attesterare i ett steg i ett godkännandeflöde" nedan.

Lägg till en attesterare

Avbryt stänger väljaren utan att lägga till någon.

Lägg till en attesterare i ett steg i ett godkännandeflöde

När ett av företagets godkännandeflöden styr utgiften avgör flödet vilka som tillfrågas i varje steg. Behöver en utgift en extra granskare kan du lägga till hen i steget som väntar:

De du lägger till tillfrågas direkt, med samma avisering och mejl som andra granskare. De är tillfälliga attesterare för just den här utgiften: själva flödet ändras inte. Steget är inte klart förrän var och en av dem har godkänt, utöver stegets egen regel. Medan de inte har beslutat visas de under steget med ett kryss bredvid namnet, så att du kan ta bort dem igen.

Ta bort en attesterare

Bredvid en attesterare som inte har beslutat än väljer du krysset (Ta bort attesterare). På en utgift i ett godkännandeflöde är det bara attesterare du har lagt till för hand som har ett kryss. En bekräftelse säger att hen har tagits bort, och kortet uppdateras direkt. Att ta bort någon raderar inte beslut som redan har registrerats på kortet Attest.

Vad Saknar attesterare betyder

I HR-tabellen över utgifter visar kolumnen Status Saknar attesterare när en utgift fortfarande väntar på ett beslut men ingen har tilldelats att granska den, så att den inte kan gå vidare av sig själv. Den andra raden lyder "Ingen attesterare, sedan" följt av datumet den skickades in, och raden har knappen Lägg till godkännare som öppnar utgiften. Utgifterna finns också under fliken Saknar attesterare.

Läget visas när båda dessa stämmer:

• Utgiften är fortfarande väntande (ingen har godkänt, avslagit eller begärt ändringar än), och
• Den har inga attesterare och följer inget av företagets godkännandeflöden.

Det är en del av HR-vyn, så medarbetare agerar inte på det.

Två sätt att åtgärda det

• Lägg till attesterare. Använd Lägg till godkännare i kortet Attest, som ovan. När en attesterare har sparats visar utgiften Under attest (eller Väntar på dig, om du lade till dig själv) och följer hens framsteg.
• Besluta själv. Behöver utgiften ingen separat granskare beslutar du den från beslutsfältet längst ner i panelen, som visar Du beslutar som HR, ingen attesterare tilldelad. Godkänn godkänner den, Begär ändringar skickar tillbaka den till medarbetaren med din kommentar (för utläggsrapporter), och Avslå nekar den med ditt skäl. Se besluta om en utläggsrapport.

Regler att känna till

• Ägaren kan inte granska sin egen utgift. Personen som skickade in den utesluts ur väljaren, och kortet visar "[namn] äger den här utgiften och kan inte vara attesterare."
• Ingen kvar att lägga till. Finns det ingen att välja och inga attesterare än visar väljaren Det finns inga tillgängliga granskare.
• Ett godkännandeflöde bestämmer stegen. Styr ett av företagets godkännandeflöden utgiften är det flödet som bestämmer granskarna i varje steg, och kortet Attest visar flödets steg. I stället för Lägg till godkännare finns Lägg till godkännare i det här steget, som lägger till en tillfällig attesterare i steget som väntar. Den personen måste också godkänna.
• Bara öppna utgifter kan ändras. När en utgift är godkänd, avslagen eller tillbakaskickad för ändringar försvinner Lägg till godkännare och kryssen.

Felsökning

• Jag hittar inte Lägg till godkännare. Följer utgiften ett godkännandeflöde heter knappen Lägg till godkännare i det här steget. Finns det ingen knapp alls är utgiften redan godkänd, avslagen eller tillbakaskickad. Läs anledningarna nedan.
• Väljaren är tom eller säger att det inte finns några tillgängliga granskare. Alla som är behöriga är antingen redan tilldelade eller är utgiftens ägare. Besluta i stället utgiften själv från beslutsfältet.
• Jag lade till fel person. Välj krysset bredvid namnet för att ta bort hen och lägg sedan till rätt kollega.
• Det finns inget kryss bredvid en attesterare. Hen har redan beslutat. Bara attesterare som fortfarande väntar kan tas bort.
• Jag lade till någon i ett flödessteg och steget gick inte vidare. En tillfällig attesterare måste godkänna innan steget är klart, även om stegets egen regel redan är uppfylld. Be hen besluta, eller ta bort hen med krysset om hen inte längre behövs.
• Det finns inget kryss bredvid en granskare i flödet. Bara attesterare du har lagt till för hand har ett kryss. De som flödet tillfrågade kommer från dess grupper. Vill du ändra dem ändrar du gruppen eller flödet i Godkännandeinställningar.

Varför jag inte kan lägga till attesterare på en utgift

Ett av företagets godkännandeflöden styr utgiften. Flödet avgör vem som granskar utgiften och i vilken ordning. Kortet Attest namnger flödet och visar dess steg i ordning, vart och ett med den eller de grupper som granskar det (till exempel Chef, HR + Ekonomi eller Lön) och hur långt det har kommit. Du kan inte byta ut flödets granskare på en enskild utgift, men du kan lägga till en tillfällig attesterare i steget som väntar med Lägg till godkännare i det här steget. För att ändra vem som granskar under ett flöde ändrar du själva flödet, inte den enskilda utgiften.

Utgiften är inte längre öppen. Attesterare kan bara läggas till medan en utgift väntar på ett beslut. När den är godkänd eller avslagen är beslutet redan fattat. Har en utgift avslagits och medarbetaren behöver en ny granskning kan hen åtgärda den och skicka in igen, vilket startar en ny granskning. En utgift som skickats tillbaka för ändringar kan få attesterare igen när medarbetaren har skickat in den på nytt.

Det finns ingen kvar att lägga till. Du kan lägga till varje kollega en gång. När alla andra anställda redan är attesterare på utgiften har väljaren ingen kvar och visar "Det finns inga tillgängliga granskare."

Ägaren kan inte granska sin egen utgift. Medarbetaren som skickade in utgiften kan aldrig vara dess attesterare. Det håller granskningarna oberoende.