Läsa kostnadssammanfattningen för ett utlägg

Vad varje rad i Kostnadssammanfattning betyder: kvittokostnad, ersättning, sociala avgifter, vad som dras från förmånsaldot och vad som inte ersätts.

När du öppnar ett utlägg för granskning delar kortet Kostnadssammanfattning upp kostnaden i separata rader. Siffrorna ser ut som om de borde stämma överens, men oftast gör de inte det: vad den anställda betalade i butiken, vad förmånsaldot täckte och vad hen faktiskt får i ersättning är tre olika saker. Den här artikeln förklarar varje rad så att du kan läsa vilket utlägg som helst rätt.

Öppna sammanfattningen

Välj ett utlägg i utläggslistan för att öppna detaljerna. Under Rapportdetaljer ser du datum, kategori och organisations-ID. Under det ligger kortet Kostnadssammanfattning med uppdelningen. Vilka rader som visas beror på om kategorin förmånsbeskattas (BIK) eller är skattefri, så kortet ser olika ut från utlägg till utlägg.

Raderna du alltid ser

Varje utläggsrapport visar kvittosiffrorna högst upp i Kostnadssammanfattning:

• Kvittokostnad (inkl. moms): vad den anställda betalade leverantören. Det är den enda siffran som omvärlden bryr sig om, och den ändras inte.
• Kostnad exkl. moms: kvittobeloppet utan moms (visas indraget).
• Moms: momsdelen av kvittot, med satsen i etiketten (också indraget).

Under dessa visar Dras från förmånsaldo den feta totalsumman som faktiskt drogs från den anställdas förmånsaldo den här perioden.

Skattefria kategorier

För en skattefri kategori (till exempel friskvård under årströskeln, transport eller utbildning) är uppdelningen kort:

• Dras från förmånsaldo är vad förmånsaldot täckte.
• Ej ersatt visas bara om kvittot var större än vad förmånsaldot kunde täcka. På ett uppladdat kvitto är den resten den anställdas egen förlust: den betalas inte tillbaka och den dras inte heller från lönen.

För skattefria kvitton är alltså ersättningen lika med Dras från förmånsaldo, och allt över det betalas helt enkelt inte ut.

Förmånsbeskattade kategorier (BIK)

När kategorin förmånsbeskattas visar en varning högst upp att den anställda förmånsbeskattas på nästkommande löneutbetalning efter godkännande, och uppdelningen får extra rader:

• Ersättning: vad den anställda faktiskt får tillbaka. För BIK är detta det momsinkluderade beloppet som förmånsaldot kan täcka efter att de sociala avgifterna har reserverats.
• Sociala avgifter (visas med satsen, till exempel 31,42 %): arbetsgivarens sociala avgifter som reserveras inuti förmånsaldot. Detta registreras som det förmånsvärde som den anställda beskattas på. Det betalas inte ut till den anställda och är inte en egen lönerad.
• Dras från förmånsaldo: den feta totalsumman, som här är ersättning plus sociala avgifter. Det är detta som lämnar förmånsaldot.
• Ej ersatt: visas bara när förmånsaldot tog slut. Även här är detta den anställdas förlust på ett kvitto, inte ett lönedrag.

Det viktiga att läsa: det är raden Ersättning, inte kvittototalen, som den anställda får. De sociala avgifterna äter upp en del av förmånsaldot men når aldrig den anställda.

När lönen är inblandad

Uppladdade kvitton dras aldrig från lönen: allt som förmånsaldot inte täcker är den anställdas egen förlust. Lönedrag sker bara för köp i förmånsbutiken, där CLVR eller leverantören redan har betalat leverantören och den otäckta resten måste tas igen. Du ser dem direkt: utläggslistan visar en gul Lönedrag-bricka på varje utlägg där en del av kostnaden tas igen från den anställdas lön.

En rad som bara gäller friskvård

För friskvårdsutlägg där kvittot var större än vad förmånsaldot täckte kan även en rad Avdragsgill moms dyka upp. Den visar den momsdel som är avdragsgill enligt friskvårdsreglerna. Den är informativ för lönehanteringen och ändrar inte vad den anställda får i ersättning.

Felsökning

• Kvittototalen och det dragna beloppet stämmer inte överens. Det är väntat. Läs Ersättning (för BIK) eller Dras från förmånsaldo (för skattefritt) som det den anställda får, och Ej ersatt som hens förlust.
• Det finns en Ej ersatt-rad. Kvittot var större än vad det kvarvarande förmånsaldot kunde ta upp. På ett kvitto är detta aldrig ett lönedrag, bara ett belopp som inte betalas tillbaka.
• Jag ser en Lönedrag-bricka. Det utlägget tar igen en del av kostnaden från lönen, vilket bara sker vid köp i förmånsbutiken, inte vid uppladdade kvitton. Se artikeln om Lönedrag-brickan.
• Jag behöver de exakta svenska skattesiffrorna. För satsen för sociala avgifter, friskvårdströskeln och reglerna för avdragsgill moms bakom dessa siffror, fråga din HR-kontakt som ansvarar för skatte- och löneinställningarna.