Öppna ett utlägg för att granska detaljerna

En rundtur i utgiftspanelen: rubriken med föregående och nästa, kvittot, beloppet och kostnadsfördelningen, de automatiska kontrollerna, attesten, tidslinjen och hur ett företags godkännandeflöde förändrar det du ser.

När du öppnar en utgift öppnas den i en panel bredvid sidan, och tabellen krymper till datum, anställd, belopp och status så att du inte tappar bort var du är. Kolumnerna kommer tillbaka när du stänger panelen. Allt du behöver för ett beslut finns i panelen: vem som skickade in den, kvittot, beloppet och hur det fördelas, automatiska kontroller, vem som ska attestera den och vad som har hänt hittills. Den här artikeln går igenom varje del, hur du läser kortet Attest, som är utgiftens tidslinje, och hur ett företags godkännandeflöde förändrar granskningen.

Öppna en utgift

Klicka på en rad på HR-sidan Utlägg för att öppna utgiften. En avisering eller en länk från CLVR-assistenten öppnar den på samma sätt. Som HR öppnas länkar till utgifter på sidan Utlägg; för alla andra öppnas de på deras sida Jag.

Rubriken

Rubriken visar Utgift med utgiftens ID bredvid. ID:t är praktiskt att uppge om du kontaktar CLVR om en viss utgift.

• Knapparna för föregående och nästa stegar genom listan du öppnade den från, i dess aktuella ordning. Ctrl + ← → gör samma sak från tangentbordet.
• Stängknappen, eller Escape, stänger panelen.

Under den ser du personens namn och avatar, utgiftens typ (Utläggsrapport, Köp eller Justerat av system) och dess status. Rubriken visar också hur långt granskningen har kommit: "Steg 2 av 3" när ett godkännandeflöde styr utgiften ("3 av 3 steg" när den är godkänd), eller "1 av 2 godkända" på en utgift utan flöde. En gul Löneavdrag-etikett visas när en del av kostnaden hamnar utanför budgeten.

Ändra panelens bredd

Dra i panelens vänstra kant för att göra den bredare eller smalare: handtaget sitter mitt på kanten. Sidan bredvid anpassar sig medan du drar. Dubbelklicka på kanten för att gå tillbaka till standardbredden. Bredden du väljer sparas i den här webbläsaren. Att dra ändrar bara bredden: om kvittot är en flik eller ligger bredvid detaljerna bestämmer Sida vid sida.

Kvittot

På en skärm som är 1600 pixlar eller bredare öppnas ett utlägg med kvittot bredvid detaljerna. Blir det för mycket på en gång väljer du Sida vid sida i panelens rubrik så hamnar kvittot i en egen flik; välj den igen för att få tillbaka det. Ditt val sparas på ditt konto, så det är detsamma på alla enheter. På en mindre skärm är kvittot och detaljerna alltid två flikar, Utgift och Kvitto. Verktygsraden ovanför kan zooma in och ut, rotera, återställa, öppna filen i en ny flik och ladda ner den. Zoom och rotering är till för foton; en PDF har sina egna sidkontroller.

Har den anställda inte bifogat någon fil visar kvittoytan Inget kvitto bifogat, och medan du kan besluta om utgiften öppnar Be om kvittot Begär ändringar med en färdig begäran om filen.

Detaljerna

Uppifrån och ner visar detaljerna:

• AI-beslutet, när CLVR:s automatiska granskning har beslutat om utgiften, med Ångra AI-beslut om du vill granska den själv. Se förstå AI-beslut om automatiskt godkännande.
• Belopp, med en rad för momsen som ingår, Utgiftsdatum, och Kategori, med leverantörens namn under. På en godkänd utläggsrapport kan HR flytta den till en annan kategori med länken Ändra kategori under kategorin.
• Kostnadsfördelning: välj den för att visa kvittobeloppet inkl. moms, kostnaden exkl. moms, momsen, sociala avgifter där de gäller, det som dras från bidraget, det som tas från lönen över den skattefria gränsen och det som inte täcks av bidraget. Se läsa kostnadsfördelningen för en utgift.
• Automatiska kontroller: på ett utlägg Kvitto bifogat (eller Inget kvitto), momssatsen och Täcks av förmånsbudgeten; ett köp eller en justering får bara kontrollen av förmånsbudgeten. En kontroll som behöver en titt markeras och öppnas på plats med vad den betyder. Inget kvitto säger att det inte finns något att jämföra beloppet med, och medan beslutet är ditt öppnar Be om kvittot Begär ändringar med en färdig begäran om filen. 0 % moms är ovanligt ber dig dubbelkolla med den anställda att 0 % stämmer. När förmånsbudgeten inte täckte allt säger kontrollen hur mycket som inte ersätts, eller på ett köp hur mycket som dras från lönen.
• Attest: utgiftens tidslinje, från Inskickad genom varje steg i attesten till Lön (se nedan). Som HR lägger du till och tar bort attesterare här; se hantera godkännare på ett utlägg.
• Detaljer: Anställd, E-post och Säljarens org.nr.

Ett köp visar också sin Köpinformation och Betalningsfördelning, och en justering visar sina Manuella utläggsdetaljer.

Besluta från fältet längst ner

När beslutet är ditt (du är en attesterare som inte har beslutat, eller du är HR och ingen är tilldelad) visar ett fält längst ner i panelen Avslå, Begär ändringar och Godkänn. Se besluta om en utläggsrapport.

Läs kortet Attest

Kortet Attest är utgiftens tidslinje: vad som har hänt med den och vad som kommer härnäst, i ordning uppifrån och ner. Det är det snabbaste sättet att förstå varför en utgift har sitt nuvarande läge.

Vad varje steg berättar

Beroende på vad utgiften har gått igenom kan du se:

• Inskickad. Alltid först, och visar vem som skickade in den och när.
• AI-granskning. När den automatiska granskningen godkände eller avslog utgiften på egen hand.
• Varje steg i attesten. I ordning. Ett steg som är klart visar vem som godkände det och när. Ett steg som avslog eller bad om ändringar visar vem och när, med skälet till avslaget eller begäran som en kommentar under. Det aktuella steget visar vem som tillfrågas och sedan när, och visar Väntar på dig när det är du. Ett steg som återstår visar Inte tillfrågad än.
• Ett steg med flera grupper. Får gruppernas namn, som "HR + Ekonomi", eller "HR eller Ekonomi" när en grupp räcker, med märkningen Valfri ordning eller Vem som helst. Medan det är det aktuella steget visas det i en streckad ram med en rad för varje grupp: gruppens regel, dess status och vem som tillfrågas eller vem som godkände. När alla grupper måste godkänna visar det hur många som är klara, som "1 av 2". När steget är klart visar det en rad per grupp, som "Ekonomi: Marta Bergfalk · 13 aug". En grupp som inte längre behövdes visar till exempel "HR: behövs inte, förfrågan återkallad".
• Lön. Sist. Före godkännandet står det "Betalas ut i nästa lönekörning". När utgiften är godkänd anges lönen den hamnar i, till exempel "I lönen för oktober". En avslagen utgift slutar vid steget som avslog den.

Mindre händelser ligger som korta grå rader under steget där de hände, var och en med sitt datum: en påminnelse som skickats, en tidigare begäran om ändringar (från en person eller från AI), den anställdas nya inskickning, när en kollega tog över efter en annan, och en kategori som ändrats efter godkännandet.

Så använder du kortet innan du agerar

• Har någon redan granskat den här? Leta efter steg som är klara, och efter ett steg AI-granskning.
• Varför ligger den framför mig igen? En begäran om ändringar följd av en rad om att den skickats in igen visar att den anställda svarade och att utgiften väntar igen.
• Vad händer när jag godkänner? I ett steg med flera grupper visar en lila notis under stegen när ditt godkännande slutför steget, till exempel "Ekonomi har godkänt. Ditt godkännande slutför steg 2, sedan tillfrågas Lön."
• Hanterades den automatiskt? Ett steg AI-granskning betyder att den automatiska granskningen fattade beslutet. Behöver du ändra det kan du ångra beslutet (se artikeln om att ångra ett AI-beslut).

Kortet visar bara beslut som fortfarande gäller. Har ett AI-beslut ångrats försvinner steget AI-granskning, så det du ser är den aktuella historiken.

Så förändrar ett företags godkännandeflöde granskningen

De flesta utgifter granskas av attesterare som du lägger till för hand i kortet Attest. När ditt företag har satt upp ett godkännandeflöde för en förmån eller kategori tar flödet över: det avgör vem som granskar utgiften, i vilken ordning och hur beslutet förs vidare från en grupp till nästa.

Så ser du att ett flöde är aktivt

På en flödesstyrd utgift namnger kortet Attest flödet under rubriken, med Visa flödet, som öppnar Godkännandeinställningar, och dess steg är flödets steg, i ordning. I stället för Lägg till godkännare ser HR Lägg till godkännare i det här steget medan ett steg väntar. Rubriken visar "Steg N av M". I tabellen visas utgiften som Under attest medan den väntar på någon annan.

Att läsa stegen

Varje steg är en godkännandegrupp, eller flera grupper som tillfrågas samtidigt, i den ordning flödet kör dem, till exempel Chef, sedan HR + Ekonomi, sedan Lön. (Andra möjliga gruppetiketter är Lön och valfri egen grupp som ditt företag har definierat.) Under varje gruppnamn ser du vem som beslutade, eller på det aktiva steget vem som tillfrågas.

Varje steg visar var det står:

• Väntar (eller Väntar på dig): steget är aktivt och väntar på att en granskare ska svara.
• Godkänd: steget är godkänt.
• Ändringar begärda: en granskare i steget har bett den anställda om ändringar.
• Avslagen: en granskare i steget har avslagit.
• Inte tillfrågad än: steget har inte börjat. Dess granskare väljs när utgiften når steget, så inga namn visas än.
• Behövs inte: utgiften hoppade över steget eftersom ingen ingick i dess grupp.

Så går flödet mellan stegen

Stegen körs strikt i ordning. Ett tidigare steg måste vara godkänt innan granskarna i nästa steg tillfrågas. Medan ett steg är aktivt kan bara dess granskare agera; ett senare steg visar Inte tillfrågad än tills det blir dess tur.

När ett steg har fler än en granskare tillfrågas alla samtidigt, och steget följer den regel som är inställd för det i flödet: 1 av [antal] godkänner, Alla [antal] godkänner eller Minst ett visst antal. När regeln är uppfylld hoppas de i steget som inte har svarat än över, och flödet går vidare till nästa steg automatiskt.

I ett steg med flera grupper tillfrågas alla grupper samtidigt, och de kan godkänna i valfri ordning. Varje grupp följer sin egen regel, och steget är klart när varje grupp har uppfyllt sin regel, eller, när steget är inställt så att en grupp räcker, så fort en har gjort det. Om samma person ingår i två av grupperna räknas hens godkännande för båda.

Vad som avslutar flödet

• Slutligt godkännande. När det sista stegets regel är uppfylld markeras utgiften som Godkänd och går vidare till ersättning via lönen, precis som vilken annan godkänd utgift som helst.
• Ett avslag i något steg. Om en granskare avslår i något steg slutförs hela utgiften som Avslagen direkt. Förfrågningarna till alla andra som fortfarande var tillfrågade återkallas, och senare steg tillfrågas aldrig.
• Begärda ändringar. En granskare kan i stället skicka tillbaka utgiften till den anställda. När den anställda skickar in igen börjar flödet om från första steget. Medan den väntar säger kortet det, till exempel "När Axel skickar in igen börjar attesten om från första steget: Chef." Godkännanden från den tidigare omgången finns kvar på kortet som korta daterade rader under sitt steg.

Du kan inte ändra flödets grupper för en enskild utgift. Som HR kan du lägga till en tillfällig attesterare i steget som väntar med Lägg till godkännare i det här steget: personen tillfrågas direkt och måste också godkänna innan steget är klart. Se hantera godkännare på ett utlägg. Vill du ha en annan uppsättning granskare för en förmån eller kategori ändrar du flödet på fliken Flöden under Godkännandeinställningar (under Inställningar i HR-menyn), eller väljer ett annat flöde för förmånen eller kategorin i Förmånsinställningar.

Felsökning

• Kvittot och detaljerna är flikar, inte sida vid sida. Välj Sida vid sida i panelens rubrik. Ser du den inte är fönstret smalare än 1600 pixlar: växla då mellan Utgift och Kvitto.
• Panelen är för bred eller för smal. Dra i dess vänstra kant, eller dubbelklicka på kanten för att återställa bredden.
• Föregående och nästa hoppar över utgifter jag väntade mig. De stegar genom listan du öppnade utgiften från, så som den är filtrerad och sorterad, på den aktuella sidan.
• Det finns inget beslutsfält längst ner. Det visas bara medan utgiften väntar och beslutet är ditt: du är en attesterare som inte har beslutat, eller du är HR och ingen är tilldelad.
• Zoom och rotering gör ingenting. De är till för foton. En PDF har sina egna sidkontroller.
• Öppna i ny flik gör ingenting. Kontrollera om en ny flik öppnades bakom den nuvarande, eller om en popup-blockerare stoppade den.
• Det finns inget steg AI-granskning. Ångrade AI-beslut tas bort från kortet Attest så att historiken speglar den nuvarande statusen.
• Ett flödessteg är godkänt men utgiften är inte godkänd än. Det steget är klart och flödet väntar på ett senare steg. Utgiften blir Godkänd först när det sista stegets regel är uppfylld.
• En grupp i ett steg har godkänt, men steget är fortfarande öppet. Alla grupper i steget måste godkänna. Steget visar hur många som är klara, som "1 av 2".
• En granskare kan inte svara. Bara det aktiva steget kan agera. Visar deras steg Inte tillfrågad än är det inte deras tur än; visar det redan Godkänd eller Avslagen är steget klart.