Öppna ett utlägg för att granska detaljerna

En komplett rundtur i utläggsvyn: kvittot, anställdinfo, kostnadssammanfattningen, tidslinjen och hur ett företags godkännandeflöde förändrar det du ser innan du fattar beslut.

När du öppnar ett utlägg från HR-kön finns allt du behöver för att fatta beslut på en och samma skärm: vem som skickade in det, vad de yrkat, kostnadssammanfattningen, kvittot och en tidslinje över vad som hänt hittills. Den här artikeln visar var varje del finns, hur du läser tidslinjen och hur ett företags godkännandeflöde förändrar granskningen, så att du kan granska helheten innan du godkänner, avslår eller begär ändringar.

Öppna ett utlägg

Gå till Utlägg och välj valfri rad i kön för att öppna detaljvyn. Det finns inget extra att klicka på: hela raden är klickbar, och vyn öppnas ovanpå tabellen så att du behåller din plats. Stäng den för att återgå till samma filtrerade och sorterade kö.

Längst upp ser du utläggets typ som rubrik (Utläggsuppladdning, Köp eller Justerat av system) med en statusmärkning bredvid, och utläggets ID strax under. ID:t är praktiskt att uppge om du behöver kontakta din CLVR-kontakt om ett specifikt utlägg.

Sidofältet: underlag för ditt beslut

Sidofältet samlar bakgrunden du behöver, uppifrån och ner:

• Anställddetaljer visar Namn och E-post för personen som skickade in utlägget.
• Utgiftsstatus är där du tilldelar granskare medan utlägget fortfarande är öppet. Om ingen tilldelats än ser du en uppmaning att Tilldela godkännare; när godkännare har lagts till listas vilka som fortfarande behöver godkänna. Det här kortet försvinner när utlägget är helt godkänt eller avslaget.
• Stegen i godkännandeflödet visas i stället när utlägget följer ett bestämt godkännandeflöde, med varje steg (till exempel Chef och sedan HR) och vem som förväntas vid varje steg. För muspekaren över ett steg för att se granskarna och hur långt det kommit.
• Tidslinje för utgift listar utläggets historik i ordning.

Huvudkolumnen: vad som yrkats

För en uppladdad utläggsrapport visar huvudkolumnen själva yrkandet:

• Rapportdetaljer: Datum, Kategori och Organisations-ID för leverantören.
• Kostnadssammanfattning: Kvittokostnad (inkl. moms), kostnaden exklusive moms och hur mycket som Dras från förmånsaldo, plus eventuellt Ej ersatt. För full detalj på varje rad, se artikeln om att läsa kostnadssammanfattningen för ett utlägg.
• Bifogade filer: varje kvitto den anställde laddat upp.

Välj valfri fil under Bifogade filer för att öppna den i en ny flik. Den ursprungliga fliken stannar precis där den var, så du kan läsa kvittot och komma tillbaka utan att tappa din plats.

Se kvittot sida vid sida

På en mycket bred skärm (omkring 1600 px och uppåt) öppnas en utläggsrapport med bifogade kvitton med en förhandsvisningsruta för kvittot bredvid detaljerna. Detaljerna ligger kvar till vänster och kvittot fyller höger sida, så att du kan jämföra yrkandet mot kvittot utan att öppna en separat flik. På smalare skärmar staplas vyn, och du öppnar kvitton från Bifogade filer i stället.

Läs tidslinjen för utlägget

Kortet Tidslinje för utgift är den löpande loggen över allt som hänt med utlägget, i klartext så att du ser exakt vad som har hänt innan du agerar. Det ligger i sidofältet bredvid medarbetaruppgifterna och granskningsstatusen och listar varje händelse i ordning, med datumet då den inträffade. Det är det snabbaste sättet att förstå varför ett utlägg har sin nuvarande status.

Kortet visas för inskickade utläggsrapporter och förmånsköp. Poster som är Justerat av system har ingen godkännandehistorik och visar därför inte kortet. Om inget mer än det grundläggande har hänt än kan du se Inga händelser har registrerats än.

Vad varje händelse berättar

Beroende på vad utlägget har gått igenom kan du se:

• Inskickning. Den första händelsen, som visar vem som skickade in det och vilken typ av utlägg det är: en utläggsrapport, ett förmånsköp eller en manuell post.
• Begärd feedback. När någon bad medarbetaren om feedback innan godkännande anger raden vem som frågade och citerar ett kort utdrag ur meddelandet.
• Feedback begärd av AI. Om den automatiska granskningen bad om ett tydligare kvitto eller mer detaljer märks raden som att den kommer från AI och citerar meddelandet.
• Återinskickning. När medarbetaren åtgärdade problemet och skickade in rapporten på nytt.
• Beslut från godkännare. För varje granskare som har agerat: godkände, avvisade eller bad om ändringar i utläggsrapporten.
• AI-beslut. När den automatiska granskningen godkände eller avvisade utlägget på egen hand.

Så använder du tidslinjen innan du agerar

Läs tidslinjen uppifrån innan du fattar ett beslut. Den svarar på de frågor som oftast dyker upp i kön:

• Har någon redan granskat det här? Leta efter beslut från godkännare och AI-beslut längre ned i listan.
• Varför ligger det framför mig igen? En begäran om feedback eller ändringar följd av en återinskickning visar att medarbetaren svarade och att utlägget väntar på nytt.
• Hanterades det här automatiskt? En rad om att AI godkände eller avvisade betyder att den automatiska granskningen fattade beslutet. Om du behöver ändra det kan du återställa beslutet (se artikeln om att återställa ett AI-beslut).

Tidslinjen visar bara beslut som fortfarande gäller. Om ett AI-beslut har återställts försvinner det från listan, så det du ser är den aktuella och korrekta historiken.

Så förändrar ett företags godkännandeflöde granskningen

De flesta utlägg granskas av godkännare som du lägger till för hand i kortet Utgiftsstatus. När ditt företag har satt upp ett godkännandeflöde för en förmån eller kategori tar det flödet över: det avgör vem som granskar utlägget, i vilken ordning och hur beslutet förs vidare från en grupp till nästa. På ett flödesstyrt utlägg ser granskningen annorlunda ut, och kontrollerna för att lägga till godkännare försvinner.

Så ser du att ett flöde är aktivt

När ett godkännandeflöde styr utlägget visar sidopanelens kort Utgiftsstatus inte längre rutan där du väljer godkännare. Istället visas flödet som en ordnad lista med steg som hänger ihop uppifrån och ner, med texten "Denna utgift följer företagets godkännandeflöde. Stegen hänger ihop i ordning."

I själva utläggskön står statusetiketten GODKÄNNANDEFLÖDE 2/3, som talar om vilket steg flödet är på av hur många totalt.

Att läsa stegen

Varje steg är en godkännandegrupp, visad i den ordning flödet kör dem, till exempel Chef, sedan HR, sedan Ekonomi. (Andra möjliga gruppetiketter är Lön och valfri egen grupp som ditt företag har definierat.) Under varje gruppnamn ser du de granskare som förväntas för det steget.

En liten färgad punkt sitter bredvid varje steg:

• Orange: steget är aktivt och väntar på att en granskare ska svara.
• Grön: steget är godkänt, och kopplingen nedanför blir grön.
• Gul: en granskare i steget har bett medarbetaren om ändringar.
• Röd: en granskare i steget har avslagit.
• Grå: steget har inte börjat än.

Håll muspekaren över en punkt eller ett stegnamn för att se en beskrivning som namnger granskarna, till exempel "Väntar på att Anna Berg ska svara" på det aktiva steget, eller "Erik Lund granskar det här steget när det är deras tur" på ett steg som inte har börjat.

Så går flödet mellan stegen

Stegen körs strikt i ordning. Granskarna i ett tidigare steg måste besluta innan granskarna i nästa steg tillfrågas. Medan ett steg är aktivt kan bara dess granskare agera; ett senare steg förblir grått tills det blir dess tur.

När ett steg har fler än en granskare i samma grupp räcker det att den första godkänner för hela gruppen. De övriga i gruppen markeras som överhoppade, och flödet går vidare till nästa steg automatiskt.

Vad som avslutar flödet

• Slutligt godkännande. När det sista steget godkänner markeras hela utlägget som Godkänd och går vidare till ersättning via lönen, precis som vilket annat godkänt utlägg som helst.
• Ett avslag i något steg. Om en granskare avslår i något steg slutförs hela utlägget som Avslagen direkt. Senare steg tillfrågas aldrig. Medarbetaren kan öppna rapporten för att läsa orsaken och skicka in den på nytt.
• Begärda ändringar. En granskare kan be medarbetaren om ändringar istället för att godkänna eller avslå. Utlägget väntar då på att medarbetaren justerar och skickar in på nytt innan flödet fortsätter.

Medan ett flöde är aktivt är kontrollerna för godkännare avsiktligt dolda: flödet definierar redan vem som granskar och i vilken ordning, så det finns inget att lägga till eller ta bort. Behöver du en annan uppsättning granskare för en viss förmån eller kategori är det en ändring av själva godkännandeflödet, inte av ett enskilt utlägg. Kontakta din HR-kontakt som hanterar godkännandeflöden i företagets inställningar.

Felsökning

• Sidofältet ser tomt ut. Det är väntat för en post som är Justerat av system, som bara visar Anställddetaljer. En vanlig inskickad rapport visar hela sidofältet.
• Det finns inget Utgiftsstatus-kort. Det döljs när ett utlägg är helt godkänt eller avslaget, och det ersätts av stegen i godkännandeflödet när utlägget följer ett godkännandeflöde.
• Ingen förhandsvisning av kvittot visas bredvid detaljerna. Rutan sida vid sida visas bara på mycket breda skärmar för rapporter som har bifogade kvitton. På en mindre skärm öppnar du kvittot från Bifogade filer.
• En kvittolänk gör ingenting. Den öppnas i en ny webbläsarflik, så kontrollera om en ny flik öppnades bakom den nuvarande, eller om en popup-blockerare stoppade den.
• Tidslinjekortet saknas. Det visas inte på utlägg som har justerats av systemet, eftersom de saknar godkännandehistorik. Öppna en utläggsrapport eller ett förmånsköp för att se det.
• Ett meddelande i tidslinjen ser avklippt ut. Längre feedback- och ändringsbegäranden kortas ned till ett kort utdrag i tidslinjen. Öppna den aktuella ändringsbegäran i utlägget för att läsa hela texten.
• Ett AI-beslut listas inte. Återställda AI-beslut tas bort från tidslinjen så att historiken speglar den nuvarande statusen.
• Ett flödessteg är grönt men utlägget är inte godkänt än. Det stegets grupp har godkänt; flödet väntar nu på ett senare steg. Utlägget blir Godkänd först när det sista steget är klart.
• En granskare kan inte svara. Bara det aktiva steget kan agera. Är deras steg fortfarande grått är det inte deras tur än; är det redan grönt eller rött är steget klart.
• Jag behöver andra granskare på just det här utlägget. Du kan inte åsidosätta ett flöde per utlägg. Justera godkännandeflödet i inställningarna, eller be din HR-kontakt göra det.