När en medarbetare avbryter ett väntande utlägg
Varför ett väntande utlägg kan försvinna från din kö, vad ett avbrott gör med raden och det reserverade bidraget, och vad du gör i stället när en granskning redan har börjat.
Medarbetare kan avbryta sin egen utläggsrapport så länge den fortfarande väntar på granskning, så en rad du nyss såg i din kö kan helt enkelt försvinna. Det är helt normalt: oftast betyder det att personen laddade upp fel kvitto eller ångrade sig innan någon hann granska. Den här artikeln förklarar exakt när ett avbrott är möjligt, vad det ändrar, och vad du gör när en rapport behöver tas bort efter att en granskning redan har börjat.
När en medarbetare kan avbryta
Alternativet att avbryta visas bara för medarbetaren medan rapporten är i sitt tidigaste läge:
- Utlägget är en uppladdad utläggsrapport, inte ett köp eller en justering.
- Statusen är fortfarande Väntande.
- Ingen granskare har agerat än: alla godkännare väntar fortfarande på att besluta.
Medarbetaren hittar knappen Avbryt denna utläggsrapport genom att öppna rapporten under Mina förmåner. Så snart någon granskare godkänner, avslår eller begär ändringar försvinner den knappen och medarbetaren kan inte längre avbryta. Då uppmanar CLVR personen att i stället kontakta sin HR-kontakt.
Att avbryta är en åtgärd som medarbetaren gör på sin egen rapport. Det finns ingen avbryt-knapp i din utläggskö, så du tar inte bort en rapport på det här sättet åt någon annan.
Vad ett avbrott gör
När en medarbetare bekräftar avbrottet gör CLVR följande:
- Raderar utläggsrapporten och de uppladdade kvittona permanent.
- Frigör det förmånsbidrag som rapporten hade reserverat, så att medarbetarens återstående saldo återgår till hur det var före uppladdningen.
- Räknar om eventuella andra väntande rapporter medarbetaren fortfarande har, så att deras kostnadsfördelning speglar det frigjorda saldot.
- Tar bort raden från din utläggskö, eftersom rapporten inte längre finns.
Medarbetaren ser en kort bekräftelse som förklarar att detta raderar rapporten och kvittona permanent och frigör det reserverade bidraget, och bekräftar innan något händer.
En notering om avbrottet sparas för företaget även om rapportraden är borta. Så om en väntande rapport försvinner från din kö är den avbruten av medarbetaren, inte förlorad.
Vad du gör när en granskning har börjat
Så snart någon granskare har agerat kan medarbetaren inte avbryta, och det finns ingen avbryt-knapp för HR som gör det åt dem. Om en rapport inte ska gå vidare efter att en granskning har börjat är rätt åtgärd att Avslå den från kön. Att avslå hindrar rapporten från att nå lönen och låter dig ange ett skäl, och medarbetaren kan sedan ladda upp en korrigerad rapport om det behövs.
För hela avslagsflödet och vad medarbetaren ser efteråt, se artikeln om att avslå en utläggsrapport.
Felsökning
- En rapport försvann från min kö. Medarbetaren avbröt den medan den fortfarande var väntande. Inget är fel, och bidraget den höll har återställts till dem.
- En medarbetare bad mig avbryta sin rapport. Om den fortfarande är väntande utan beslut från någon granskare, be dem öppna den under Mina förmåner och använda Avbryt denna utläggsrapport. Om en granskning redan har börjat, avslå den i stället.
- Jag behöver ta bort rapporten efter att den godkänts eller avslagits. Avbrott är inte möjligt då. Använd åtgärden Avslå och be sedan medarbetaren ladda upp på nytt om ett korrigerat utlägg behövs.