Besluta om en utläggsrapport

Besluten du fattar från beslutsfältet i utgiftspanelen eller från tabellraden, godkänna, avslå, begära ändringar, vad som händer sedan, och hur du rättar ett fel belopp.

Varje beslut om en utgift fattas i beslutsfältet längst ner i utgiftspanelen, eller, för ett snabbt beslut, direkt på tabellraden. Den här artikeln går igenom hur du godkänner, skickar tillbaka en utgift för ändringar och avslår, vad varje val gör med utgiften och medarbetaren, och hur du hanterar ett fel belopp, eftersom du inte kan ändra det själv.

Var du beslutar

Som HR öppnar du utgiften från HR-sidan Utlägg. Som attesterare utan HR-behörighet, till exempel någons chef, öppnar du den från Väntar på dig på din översikt eller Att granska på din sida Jag (se granska ditt teams utgifter). Beslutsfältet visas längst ner i panelen när beslutet är ditt:

• Du är en av utgiftens attesterare och har inte beslutat än, eller
• Du är HR, och utgiften saknar både attesterare och godkännandeflöde. Fältet visar då Du beslutar som HR, ingen attesterare tilldelad.

Det visas inte när utgiften är godkänd, avslagen eller tillbakaskickad, eller medan den väntar på någon annan.

Fältets översta rad visar Alla kontroller godkända, eller till exempel 2 saker att kontrollera. Klicka på den för att hoppa till de flaggade kontrollerna. När en annan utgift väntar på dig står det också Sedan öppnas följt av den utgiften, som öppnas när du har beslutat.

Under den finns tre knappar:

• Avslå: neka utgiften. Du anger ett skäl, och beslutet är slutgiltigt.
• Begär ändringar: skicka tillbaka den till medarbetaren med vad som ska ändras. Bara för utläggsrapporter.
• Godkänn: godkänn den som den är inskickad. Ctrl + Enter gör samma sak. Ett utlägg utan kvitto visar i stället Godkänn ändå.

Godkänn rapporten

Välj Godkänn, eller tryck Ctrl + Enter. Ett godkännande tar ingen kommentar. Ett meddelande bekräftar Utgiften är godkänd, och panelen öppnar nästa utgift som väntar på dig, om det finns någon.

När en rapport har flera attesterare registreras ditt godkännande direkt, men rapporten är inte klar än. Den ligger kvar i granskning tills varje attesterare har beslutat.

• När alla attesterare har godkänt slutförs rapporten som Godkänd.
• Om någon attesterare avslår avslås hela rapporten, även om andra har godkänt.

I ett godkännandeflöde räknas ditt godkännande mot ditt stegs regel, och utgiften går vidare när steget är klart. I ett steg där flera grupper godkänner samtidigt visar en lila notis på kortet Attest när ditt godkännande slutför steget, till exempel "Ekonomi har godkänt. Ditt godkännande slutför steg 2, sedan tillfrågas Lön." Ingår du i mer än en av stegets grupper räknas ditt godkännande för alla.

När rapporten blir Godkänd (för att du var den enda eller sista attesteraren, eller för att HR beslutade den direkt):

• Medarbetaren får en avisering i appen om att utläggsrapporten är godkänd.
• Ett godkännandemejl skickas till medarbetaren, på deras valda språk.
• Medarbetarens väntande förmånsbudget räknas om så att det återstående saldot speglar den godkända rapporten.

Den godkända rapporten följer sedan med till löneunderlaget för medarbetaren, så det finns inget extra att markera som klart.

Begär ändringar från medarbetaren

När en rapport är nästan rätt men behöver en justering (ett saknat kvitto, fel kategori, en suddig bild) behöver du inte avslå den. Skicka tillbaka den så att medarbetaren kan justera och skicka in igen utan att börja om. Begär ändringar finns bara för en utläggsrapport, inte för förmånsköp eller justeringar.

Ett meddelande bekräftar Skickad tillbaka för ändringar. Utgiften visas nu som Skickad tillbaka för ändringar för dig och Ändringar begärda för medarbetaren. Medarbetaren får en avisering i appen, markerad som att den kräver åtgärd, och ett mejl med dina instruktioner. På sidan Jag ligger utgiften fäst överst i Mina utgifter under Behöver dina ändringar, med din kommentar och knappen Redigera och skicka om.

I din panel visar kortet Attest ditt steg som Ändringar begärda, med din kommentar under, följt av "Väntar på [namn]" tills hen uppdaterar och skickar in igen.

Om ett godkännandeflöde styr utgiften börjar attesten om från första steget när medarbetaren skickar in igen, och kortet säger det medan det väntar, till exempel "När Axel skickar in igen börjar attesten om från första steget: Chef." Godkännanden som redan har getts finns kvar på kortet som korta daterade rader, men alla steg tillfrågas igen.

Om dina instruktioner behöver uppdateras

När en utgift har skickats tillbaka försvinner beslutsfältet tills medarbetaren skickar in igen, och panelen har inget sätt att skicka ett nytt meddelande på den. Medarbetaren ser din kommentar i panelen och i Mina utgifter tills hen skickar in igen. Kommer rapporten tillbaka utan det du behövde skickar du tillbaka den igen med tydligare instruktioner. Varje tidigare begäran ligger kvar på kortet Attest som en kort daterad rad, så hela dialogen syns.

Rätta ett fel belopp

Beloppen i panelen är skrivskyddade. CLVR låter dig inte ändra kvittobeloppet, momssatsen, kategorin, utgiftsdatumet eller de bifogade filerna i någon annans rapport. Det är medvetet: bara medarbetaren som skickade in utgiften kan ändra detaljerna, så att siffrorna som går vidare till lönen alltid stämmer med vad personen har begärt.

När beloppet, momssatsen, kategorin eller en kvittofil behöver rättas använder du alltså Begär ändringar i stället för att godkänna eller avslå, och skriver exakt vad som ska ändras, till exempel "Kvittobeloppet ska vara 950 kr, inte 9 500 kr" eller "Sätt momssatsen till 25 %."

Medarbetaren öppnar rapporten och redigerar den under Uppdatera din utläggsrapport. Hen kan ändra Kvittokostnad, Momssats, Förmånskategori, utgiftsdatum och kvittofiler, och skickar sedan tillbaka den för granskning. När hen skickar in igen räknar CLVR om allt automatiskt:

• Kostnadsfördelningen räknas om utifrån de rättade siffrorna.
• Fördelningen mellan vad förmånsbudgeten täcker och eventuellt belopp över återstående saldo uppdateras.
• Rapporten kommer tillbaka till din kö för en ny granskning.

Du matar inte in några siffror på nytt. Du granskar bara den rättade rapporten när den kommer tillbaka.

Avslå rapporten

När en utgift inte alls kan ersättas avslår du den. Skälet du skriver skickas till medarbetaren, så en tydlig mening sparar fram och tillbaka.

Välj Avslå. En ruta öppnas med rubriken Varför avslås utgiften?, med tipset att medarbetaren får ett meddelande med ditt skäl och att ett avslag är slutgiltigt. Skriv ditt skäl och välj sedan Avslå utgiften. Knappen är inaktiv tills du har skrivit något.

Så snart du avslår får medarbetaren en avisering i appen och ett avslagsmejl med ditt skäl. I panelen slutar kortet Attest vid ditt steg, markerat Avslagen, med ditt namn, datumet och ditt skäl under, både för dig och för medarbetaren.

En avslagen rapport är ingen återvändsgränd. I sin egen vy av utgiften kan medarbetaren välja Redigera och skicka om. När hen uppdaterar rapporten och skickar den igen återställs den till en ny väntande utgift och granskningen börjar om från början. Det ursprungliga avslaget och ditt skäl finns kvar i utgiftens historik, så behandla en omskickad rapport som en ny granskning.

Felsökning

• Jag ser inte beslutsfältet. Det visas bara när beslutet är ditt. Är utgiften godkänd, avslagen eller tillbakaskickad finns inget att besluta. Är du en av flera attesterare och redan har beslutat är din del klar. Är någon annan tilldelad väntar den på hen.
• Skicka tillbaka eller Avslå utgiften är nedtonad. Skriv ett kort meddelande först; båda kräver ett.
• Jag godkände men rapporten är fortfarande i granskning. Andra attesterare har inte beslutat än. Rapporten slutförs först när alla har godkänt. I ett godkännandeflöde kan ditt steg behöva fler godkännanden, en annan grupp i ditt steg kan fortfarande behöva godkänna, eller så har utgiften gått vidare till nästa steg.
• Jag hittar inte Begär ändringar. Kontrollera att du tittar på en utläggsrapport, inte ett köp eller en justering. De erbjuder bara Godkänn och Avslå.
• Jag vill godkänna med en kommentar. Ett godkännande tar ingen kommentar just nu. Behöver något sägas skickar du i stället tillbaka rapporten.
• En annan utgift öppnades efter mitt beslut. Efter ett beslut öppnar panelen nästa utgift som väntar på dig, om det finns någon. Raden Sedan öppnas i beslutsfältet talar om vilken.
• Jag ser inget redigerbart fält för beloppet. Det är väntat. Använd Begär ändringar så att medarbetaren kan rätta det.
• Medarbetaren ändrade mer än jag bad om. När hen skickar in igen räknas hela rapporten om och kommer tillbaka till din kö, så granska de uppdaterade siffrorna innan du godkänner.
• Beloppet stämmer men ska inte betalas ut. Avslå rapporten med ett skäl i stället för att begära ändringar.
• Utgiften kom tillbaka som väntande. Medarbetaren har redigerat och skickat in den igen efter ett avslag eller en begäran om ändringar. Granska den uppdaterade versionen; det tidigare beslutet finns kvar i historiken.