Besluta om en utläggsrapport

Besluten du fattar i granskningsformuläret, godkänna, avslå, begära ändringar, skicka uppdaterade instruktioner, och hur du rättar ett fel belopp.

Varje beslut om en utläggsrapport fattas på samma ställe: kortet Granska utläggsrapport inne i rapporten. Öppna rapporten, läs igenom detaljerna och använd sedan kortet för att godkänna den, skicka tillbaka den till medarbetaren för ändringar, eller avslå den. Den här artikeln går igenom varje väg, vad varje val gör med rapporten och medarbetaren, och hur du hanterar ett fel belopp, eftersom du inte kan ändra det själv.

Öppna rapporten och hitta granskningskortet

Öppna utlägget från din kö för att se hela rapporten: medarbetarens uppgifter, kvittot, kostnadsfördelningen och granskningsstatusen. Under dessa, i huvudkolumnen, ligger kortet Granska utläggsrapport. Det är där varje beslut fattas.

Du ser bara beslutsformuläret när det är din tur att agera:

• Som utsedd granskare visas kortet så länge ditt eget beslut fortfarande är väntande.
• Som HR på en rapport utan utsedda granskare visas kortet med texten Denna rapport har inga utsedda granskare. Som HR kan du granska och slutföra den nedan.

Om rapporten redan är godkänd, avslagen eller tillbakaskickad för ändringar visas inte formuläret, eftersom inget beslut återstår att fatta.

Kortet erbjuder tre val:

• Godkänn: Godkänn denna utläggsrapport som den är inskickad.
• Begär ändringar: Skicka tillbaka rapporten till medarbetaren med instruktioner. Hen kan uppdatera och skicka in igen.
• Avslå: Avslå rapporten. Medarbetaren meddelas med din orsak.

Godkänn rapporten

För att godkänna, välj Godkänn och klicka sedan på Skicka granskning.

När en rapport har flera utsedda granskare registreras ditt godkännande direkt, men rapporten är inte klar än. Den ligger kvar under granskning tills varje utsedd granskare har fattat ett beslut.

• När alla granskare har godkänt slutförs rapporten som Godkänd.
• Om någon granskare avslår avslås hela rapporten, även om andra har godkänt.

Att klicka på Godkänn och Skicka granskning registrerar alltså din del. Rapporten växlar till Godkänd först när den sista återstående granskaren håller med.

När rapporten blir Godkänd (antingen för att du var den enda eller sista granskaren, eller för att HR slutförde den direkt):

• Medarbetaren får en avisering i appen om att utläggsrapporten är godkänd.
• Ett godkännandemejl skickas till medarbetaren, på deras valda språk.
• Medarbetarens väntande förmånsbudget räknas om så att kvarvarande saldo speglar den godkända rapporten.

Den godkända rapporten följer sedan med till löneunderlaget för medarbetaren, så det finns inget extra att markera som klart.

Begär ändringar från medarbetaren

När en rapport är nästan rätt men behöver en justering (ett saknat kvitto, fel kategori, en suddig bild) behöver du inte avslå den. Skicka tillbaka den med instruktioner så att medarbetaren kan justera och skicka in igen utan att börja om.

Begär ändringar är en del av granskningsformuläret för en utläggsrapport. Det visas inte för förmånsköp eller systemposter, där du bara kan godkänna eller avslå. Alternativet finns medan en rapport fortfarande är Väntande på granskning, och igen senare om den redan väntar på att medarbetaren ska göra uppdateringar.

När du skickar in flyttas rapporten till statusen Ändringar begärda och ditt meddelande sparas på den. Medarbetaren meddelas på två sätt: en avisering i appen om att utläggsrapporten behöver ändringar, markerad som att den kräver åtgärd, och ett mejl med dina instruktioner och rapportens detaljer. Nästa steg för medarbetaren är att justera rapporten och skicka in den för granskning igen.

Medan en rapport ligger i Ändringar begärda visas en gul notis med rubriken Ändringar har begärts för detta utlägg högst upp på rapporten. Den förklarar "Gör de ändringar som beskrivs i begäran och skicka sedan in utlägget igen för granskning." och visar din instruktionstext i en markerad ruta. Om begäran kom från CLVR:s automatiska granskning i stället för en person bär instruktionen en liten AI-bricka med en stjärnikon.

Skicka uppdaterade instruktioner

Om dina första instruktioner var otydliga, eller om något ändrats innan medarbetaren skickat in på nytt, kan du skicka ett nytt meddelande utan att vänta på svar. Utlägget ligger kvar i läget Ändringar begärda, och medarbetaren meddelas igen med din uppdaterade text. Detta är användbart när:

• Ditt första meddelande var vagt och medarbetaren inte förstått vad som ska åtgärdas.
• Du bad om fel sak, eller situationen ändrades (ett annat kvitto behövs nu).
• Du vill lägga till ett förtydligande utöver det du redan skickat.

Du behöver inte avslå och börja om. Utlägget ligger kvar öppet hos medarbetaren.

Detta skapar en ny ändringsbegäran på utlägget och meddelar medarbetaren igen, både i appen och via mejl, med dina senaste instruktioner. Utlägget ligger kvar i läget Ändringar begärda.

Rätta ett fel belopp

När du öppnar en rapport för att granska den är beloppen skrivskyddade. CLVR ger dig ingen funktion för att själv ändra kvittokostnaden, momssatsen, kategorin, utläggsdatumet eller bifogade filer. Det är medvetet: bara medarbetaren som skickade in utlägget kan ändra detaljerna, så att siffrorna som går vidare till lönen alltid stämmer med vad personen faktiskt har begärt. Att ändra någon annans begärda belopp utan personens medverkan skulle bryta spårbarheten mellan kvittot och ersättningen, så rättelser går alltid via medarbetaren.

När beloppet, momssatsen, kategorin eller en kvittofil behöver rättas använder du alltså Begär ändringar i stället för att godkänna eller avslå. I Lämna en kommentar skriver du exakt vad som ska uppdateras, till exempel "Kvittobeloppet ska vara 950 kr, inte 9 500 kr" eller "Sätt momssatsen till 25 %." och väljer sedan Skicka granskning.

Medarbetaren öppnar rapporten, ser dina instruktioner högst upp och redigerar den under Uppdatera din utläggsrapport. Hen kan ändra Kvittokostnad, Momssats, Förmånskategori, utläggsdatum och kvittofiler, och skickar sedan tillbaka den för granskning. När hen skickar in igen räknar CLVR om allt automatiskt:

• Kostnadsuppställningen räknas om utifrån de rättade siffrorna.
• Fördelningen mellan vad förmånsbudgeten täcker och eventuellt belopp över återstående saldo uppdateras.
• Rapporten kommer tillbaka till din kö för en ny granskning.

Du matar inte in några siffror på nytt. Du granskar bara den rättade rapporten när den kommer tillbaka.

Avslå rapporten

När ett utlägg inte alls kan ersättas avslår du det. CLVR ber dig ange varför, och orsaken du skriver skickas till medarbetaren, så en tydlig mening sparar fram-och-tillbaka.

Välj Avslå, skriv sedan din orsak i rutan Lämna en kommentar och välj Skicka granskning. Kommentarsrutan är märkt "Obligatoriskt vid avslag eller begäran om ändringar". Tills du skriver något förblir knappen Skicka granskning inaktiv, och om du för muspekaren över den visas en påminnelse om att lägga till ett kort meddelande. Skriv en mening eller två i klartext om varför utlägget inte kan ersättas. Den texten blir medarbetarens enda förklaring, så var konkret.

Så snart du skickar avslaget får medarbetaren en avisering i appen om att utläggsrapporten har avslagits, och ett avslagsmejl som innehåller orsaken du skrev. När de öppnar utlägget visas högst upp på sidan en röd notis, Detta utlägg har avslagits, med datumet och din orsak utskriven under. Du ser samma röda notis och orsak på din sida, så uppgiften förblir samstämmig för er båda.

En avslagen rapport är ingen återvändsgränd. I sin egen vy av utlägget ser medarbetaren alternativet Redigera och skicka om. När de uppdaterar rapporten och skickar den för granskning igen återställs den till ett nytt Väntar-ärende och granskningen startar om från början. Det ursprungliga avslaget och din orsak finns kvar i utläggets historik. Behandla en omskickad rapport som en ny granskning utifrån de uppdaterade uppgifterna.

Felsökning

• Jag ser inte granskningsformuläret. Det visas bara när ett beslut är ditt att fatta. Om rapporten redan är godkänd, avslagen eller väntar på medarbetarens ändringar finns inget att skicka in. Om du är en av flera granskare och redan har beslutat är din del klar.
• Skicka granskning är nedtonad. Du har inte valt något alternativ än, eller så valde du Begär ändringar eller Avslå utan en kommentar. Välj ett alternativ och lägg, för dessa två, till ett kort meddelande.
• Jag godkände men rapporten visas fortfarande som under granskning. Andra utsedda granskare har inte beslutat än. Rapporten slutförs först när alla har godkänt.
• Jag hittar inte Begär ändringar. Kontrollera att du tittar på en utläggsrapport, inte ett förmånsköp eller en systempost. Alternativet finns bara för rapporter; andra typer erbjuder Godkänn och Avslå.
• Rapporten visar inte längre Godkänn eller Avslå. När den är i Ändringar begärda väntar beslutssteget tills medarbetaren skickar in igen. Granska den på nytt när uppdateringen kommit in.
• Knappen Skicka uppdaterade instruktioner saknas. Den visas bara medan utlägget är i Ändringar begärda. Om medarbetaren redan skickat in på nytt är utlägget tillbaka i granskning och det finns inget att skicka om.
• Jag ser inget redigerbart fält för beloppet. Det är väntat. Det finns ingen direkt redigeringsfunktion; använd Begär ändringar så att medarbetaren kan rätta det.
• Medarbetaren ändrade mer än jag bad om. När hen skickar in igen räknas hela rapporten om och kommer tillbaka till din kö, så granska de uppdaterade siffrorna innan du godkänner.
• Beloppet stämmer men ska inte betalas ut. Avslå rapporten med en orsak i stället för att begära ändringar. En avslagen rapport kan fortfarande redigeras och skickas in igen av medarbetaren om förutsättningarna ändras.
• Utlägget kom tillbaka som Väntar. Medarbetaren har redigerat och skickat om det efter ett avslag eller en ändringsbegäran. Granska den uppdaterade versionen som en ny inskickning; det tidigare beslutet finns kvar i historiken.