När en medarbetare skickar in ett avslaget utlägg på nytt

Varför ett avslaget utlägg kan dyka upp igen i kön som ett nytt väntande ärende, och hur granskningen börjar om.

Ett avslag är inte alltid slutet för ett utlägg. Från sin egen vy kan medarbetaren redigera en avslagen rapport och skicka in den för granskning igen. Då kommer den tillbaka till din kö som ett helt nytt Väntande-ärende och granskningen börjar om från början. Den här artikeln förklarar hur den nya inlämningen fungerar, vad som nollställs och hur du hanterar rapporten när den landar hos dig igen.

Så skickar medarbetaren in på nytt

När du avslår en rapport ser medarbetaren en röd notis, Detta utlägg har avslagits, på sin kopia, med en knapp Redigera och skicka om under den. När hen väljer den öppnas ett redigeringsformulär där hen kan uppdatera uppgifterna i rapporten, byta ut kvittofiler och skicka in den för granskning igen. Medarbetaren agerar på din återkoppling, inte gör ett nytt utlägg, så det förblir samma utlägg hela vägen.

Det här alternativet visas bara så länge rapporten är Avslagen. Om du i stället använde Begär ändringar följer medarbetaren ett något annorlunda spår (se artikeln om hur en medarbetare justerar och skickar in på nytt efter begärda ändringar).

Vad som händer när den kommer tillbaka

När redigeringarna skickas in går rapporten direkt in i granskning igen som om den vore ny:

• Statusen återgår till Väntande, så den dyker upp igen i din utläggskö.
• De tidigare granskarna nollställs. CLVR tar bort de gamla granskarbesluten (inklusive avslaget) och tillämpar företagets godkännandeflöde på nytt från början, eller tilldelar standardgranskarna och medarbetarens chef om inget flöde täcker kategorin.
• Ett eventuellt tidigare automatiskt (AI) beslut nollställs, så ingenting från föregående omgång bär med sig ett utslag in i den nya.

AI kan bedöma den igen

Om ditt företag använder automatiskt godkännande med AI kan den återinskickade rapporten bedömas automatiskt igen. Ett tydligt friskvårdsutlägg som nu uppfyller reglerna kan godkännas automatiskt igen inom sekunder, med samma tröskel för säkerhet som vanligt. Om AI avvaktar eller kategorin inte är berättigad väntar rapporten på en person, precis som vilket annat Väntande-ärende som helst.

Så märker du det

Du och ditt HR-team får en avisering i appen om att medarbetaren uppdaterat rapporten, med en uppmaning att fortsätta granskningen. Aviseringen länkar direkt till utlägget. I kön dyker det helt enkelt upp igen som Väntande, redo för ett nytt beslut.

Öppna utlägget och titta på utläggstidslinjen i sidopanelen. Den registrerar den nya inlämningen som en egen daterad händelse ("skickade in utläggsrapporten på nytt"), så du ser exakt när medarbetaren agerade och kan följa hela händelseförloppet.

Behandla det som en ny granskning

Granska den återinskickade rapporten utifrån dess aktuella innehåll: det uppdaterade beloppet, kategorin, leverantören och kvittot. Eftersom de tidigare granskarna och ett eventuellt AI-beslut nollställdes vid den nya inlämningen finns det inget kvarvarande avslag att ångra. Godkänn, begär ändringar eller avslå igen utifrån vad de uppdaterade uppgifterna motiverar.

Felsökning

• Ett avslaget utlägg är tillbaka som Väntande. Medarbetaren valde Redigera och skicka om efter avslaget. Granska den uppdaterade versionen som en ny inlämning.
• De gamla granskarna är borta. Det är som det ska. En ny inlämning efter avslag nollställer de tidigare granskarna och tillämpar godkännandeflödet på nytt, så granskningen börjar om.
• Den godkändes automatiskt vid den nya inlämningen. Ett tydligt friskvårdsutlägg kan godkännas automatiskt när medarbetaren har åtgärdat det. Öppna tidslinjen för att se beslutet, och återställ det om du vill att en person ska titta i stället.
• Jag ville be om en rättelse, inte avslå. Använd Begär ändringar i stället för Avslå nästa gång. Det behåller samma granskning öppen och granskarna intakta, i stället för att starta om flödet.