Agera på ett AI-beslut
Ångra en AI-godkänning eller ett AI-avslag så att utlägget går tillbaka till manuell granskning, se vilka aviseringar och mejl varje AI-utfall skickar, och hur en medarbetare redigerar och skickar om en nekad rapport.
När AI-godkänning är påslagen kan CLVR själv godkänna, avslå eller begära ändringar på ett friskvårdskvitto, och det aviserar rätt personer varje gång. Du har fortfarande kontrollen: vem som helst i ditt HR-team kan ångra vilket AI-beslut som helst, vilket sätter utlägget tillbaka till Väntande så att en person granskar det, och medarbetare kan redigera och skicka om en nekad rapport. Den här artikeln går igenom att ångra ett beslut, vilka aviseringar och mejl varje utfall skickar, och hur en medarbetare skickar om.
Öppna utlägget
Välj Utlägg i sidomenyn i webbappen för att öppna utläggslistan, och välj sedan det utlägg du vill titta på. Detaljvyn öppnas med AI-beslutet överst.
AI-rutan berättar vad som hände, till exempel AI godkände detta utlägg med 92% konfidens eller AI avslog detta utlägg med 90% konfidens, tillsammans med de korta skälen AI angav. Om AI bara skickade utlägget till manuell granskning (inget automatiskt beslut) finns det inget att ångra: det väntar redan på granskning.
Ångra beslutet
Välj Ångra AI-beslut på AI-beslutet. Knappen sitter intill rutan för godkänt eller avslaget.
En bekräftelse öppnas som förklarar att detta sätter utlägget tillbaka till väntande för manuell granskning.
Skriv en kort anledning under Varför ångrar du detta beslut?. Exempeltexten föreslår saker som ett kvitto med icke-godkända poster eller fel kategori. En anledning krävs: bekräfta-knappen är inaktiv tills du fyller i en.
Välj Ångra AI-beslut för att bekräfta. Du får en bekräftelse på att AI-beslutet ångrats och att utlägget nu väntar på manuell granskning.
Vad ångringen gör
När du bekräftar en ångring så gör CLVR följande:
- Sätter utläggets status tillbaka till Väntande, så att det går in i det vanliga granskningsflödet igen.
- Stänger eventuella öppna ändringsbegäranden kopplade till utlägget.
- Nollställer AI-styrda godkännandesteg som markerats som ändring begärd, så att utlägget är redo för en ny manuell granskning.
- Sparar anledningen du angav, ditt namn och datumet på det ursprungliga AI-beslutet.
- Mejlar medarbetaren om att beslutet ångrats och att utlägget är tillbaka i manuell granskning.
Efter ångringen fälls AI-rutan ihop till en sammanfattning, AI-beslut återkallat. Välj Visa detaljer på den för att se det ursprungliga beslutet, vem som ångrade det, när och vilken anledning som angavs. Den historiken stannar kvar på utlägget för spårbarheten.
Ett beslut kan bara ångras en gång. Om du försöker ångra samma AI-beslut igen stoppar CLVR dig med This AI decision has already been reverted. För att ändra utfallet efter en ångring granskar du det nu väntande utlägget och godkänner eller avslår det på vanligt sätt.
Aviseringar och mejl per utfall
Varje rapport som AI utvärderar skapar automatiskt rätt uppföljning: en avisering i appen till ditt HR-team och, där det är relevant, en avisering i appen och ett mejl till medarbetaren.
Ditt HR-team får en avisering i appen för varje AI-utfall, så ingenting sker i det tysta. Varje avisering nämner medarbetaren och utfallet och länkar direkt till rapporten under Utlägg. Vid godkännande, avslag eller uppskjutning visas konfidensprocenten och det första skälet; vid en begäran om ändringar visas i stället instruktionerna AI förberett för medarbetaren.
Vad medarbetaren ser beror på utfallet:
- Godkänd. Medarbetaren får det vanliga godkännandemejlet, samma som vid ett manuellt godkännande, på sitt föredragna språk. Det skickas ingen separat AI-avisering i appen vid ett godkännande. På rapporten står statusen Automatiskt godkänd.
- Avslagen. Medarbetaren får en avisering i appen med rubriken Din utläggsrapport behöver åtgärdas, med AI:ns skäl och en uppmaning om att de kan redigera och skicka in på nytt. De får även det vanliga avslagsmejlet med skälet.
- Ändringar begärda. Medarbetaren får en avisering i appen med rubriken Din utläggsrapport behöver ändras, plus ett mejl om begärda ändringar. Båda innehåller exakt de instruktioner AI skrev.
- Uppskjuten. Inget skickas till medarbetaren. Rapporten ligger kvar i vanlig granskning och de aviseras senare, på sedvanligt sätt, när en person godkänner eller avslår den.
Varje mejl går till medarbetaren på deras föredragna språk där ett är satt, och faller annars tillbaka på språket i den åtgärd som utlöste det.
| AI-utfall | HR-avisering | Avisering till medarbetare | Mejl till medarbetare | |-----------|--------------|----------------------------|-----------------------| | Godkänd | Ja (konfidens + skäl) | Ingen separat AI-avisering | Godkännandemejl | | Avslagen | Ja (konfidens + skäl) | Ja, med skäl och uppmaning att skicka in igen | Avslagsmejl | | Ändringar begärda | Ja (instruktioner) | Ja, med instruktioner | Mejl om begärda ändringar | | Uppskjuten | Ja (konfidens + skäl) | Ingen | Inget |
Hur en medarbetare redigerar och skickar om en nekad rapport
När en utläggsrapport nekas behöver medarbetaren inte börja om från början. Rapporten ligger kvar på kontot med statusen Avslagen och en knapp för att Redigera och skicka om, så att medarbetaren kan rätta det som blev fel och skicka in samma rapport för ny granskning. Det fungerar likadant oavsett om AI nekade rapporten eller om någon i ditt HR-team gjorde det.
Medarbetaren öppnar rapporten under Mina förmåner, där alla inskickade rapporter listas med sin status. En nekad rapport visar statusen Avslagen och, när den öppnas, anledningen till avslaget. Om AI fattade beslutet visas AI:s motivering och konfidensgrad tillsammans med det. I rapporten ser medarbetaren en kort uppmaning med knappen Redigera och skicka om under.
Medarbetaren väljer Redigera och skicka om. Redigeringsformuläret öppnas redan ifyllt med rapportens befintliga uppgifter, så att bara det som blev fel behöver ändras.
Medarbetaren rättar det som avslagsanledningen pekade på. Fälten som går att ändra är Kategori, Utläggsdatum, Företagsnamn (leverantören), Organisationsnummer, Kvittokostnad och Moms. Det går också att ta bort en kvittofil eller lägga till en ny (JPG, PNG eller PDF).
Medarbetaren väljer Skicka in ändringar. Rapportens status går tillbaka till Väntande, och bekräftelsen "Dina ändringar har skickats tillbaka för granskning" visas.
Att skicka om en nekad rapport är en ren omstart av granskningen, inte en anteckning på en avslutad rapport. Statusen går från Avslagen tillbaka till Väntande, det tidigare beslutet rensas (de föregående godkännarnas beslut och eventuellt AI-beslut tas bort), och godkännandeflödet körs igen från början. Om AI-autogodkännande är aktiverat för kategorin innebär det att en ny AI-granskning kan köras på den uppdaterade rapporten, så en rättad rapport kan godkännas automatiskt på några sekunder, lämnas vidare till ditt HR-team, eller nekas igen. Ditt HR-team får en avisering i appen om att medarbetaren uppdaterade rapporten.
En omskickad nekad rapport är en fullständig omstart. Det skiljer sig från en rapport med statusen Ändringar begärda: där följer medarbetaren de specifika instruktioner som en granskare (eller AI) har skickat, befintliga godkännanden ligger kvar, och bara granskaren som begärde ändringarna tar upp rapporten igen. Båda använder samma redigeringsformulär och samma knapp för att Skicka in ändringar.
Felsökning
- Det finns ingen Ångra-knapp. Utlägget skickades till manuell granskning i stället för att beslutas automatiskt, så det finns inget AI-beslut att ångra, eller så är AI-godkänning inte påslagen för ert företag. Granska det väntande utlägget som vanligt.
- Bekräfta-knappen är gråtonad. En anledning är obligatorisk. Fyll i en kort förklaring under Varför ångrar du detta beslut?, så blir knappen aktiv.
- Det står att beslutet redan ångrats. Varje AI-beslut kan ångras en gång. Öppna utlägget, granska det väntande utlägget och godkänn eller avslå det manuellt i stället.
- En medarbetare säger att de inte fick veta om ett godkännande. Det är förväntat: godkännanden skickar det vanliga godkännandemejlet, inte en separat AI-avisering. Be dem kontrollera det mejlet och statusen Automatiskt godkänd under Mina förmåner.
- En rapport sköts upp och ingen följde upp. En uppskjutning aviserar bara ditt HR-team. Rapporten är fortfarande Väntande, så den behöver att en person godkänner eller avslår den.
- Medarbetaren ser ingen knapp för Redigera och skicka om. Den visas bara på uppladdade utläggsrapporter med statusen Avslagen. En rapport som fortfarande är Väntande eller under granskning har inget att skicka om ännu.
- Den omskickade rapporten nekades igen. En omskickad rapport granskas på nytt, så den kan nekas en gång till. Medarbetaren kan läsa den nya anledningen och redigera och skicka om så många gånger som behövs.
- Medarbetaren fick mejlet på fel språk. Mejl följer medarbetarens föredragna språk. Bekräfta att språkinställningen är korrekt, så använder återinsändningar den.