Så bedömer CLVR:s AI utlägg

Vad AI-kvittoskanning fyller i åt medarbetare, vilka utlägg automatiskt godkännande bedömer, de fyra utfallen och regeln om 85 procents konfidens, vilka företagsfiler som matar beslutet och varför ett utlägg skickas till manuell granskning.

CLVR:s AI läser ett kvitto, fyller i utläggsformuläret åt en medarbetare och, där automatiskt godkännande är på, avgör om ett kvalificerat friskvårdsutlägg kan godkännas på egen hand. Det är medvetet snävt: det godkänner bara tydliga gymkort, det agerar bara när det är säkert, och allt det är osäkert på går vidare till en människa. Den här artikeln förklarar vad kvittoskanningen fyller i, vad automatiskt godkännande bedömer, de fyra utfallen ett beslut kan ge, vilka företagsfiler som matar det och varför ett utlägg du förväntade dig skulle godkännas fortfarande väntar.

Vad kvittoskanning fyller i åt medarbetare

När ditt företag har slagit på kvittoskanning behöver medarbetarna inte göra något extra. När de laddar upp ett kvitto i samband med ett utlägg läser CLVR av filen i bakgrunden och fyller i uppgifterna åt dem, så att de bara behöver kontrollera värdena och skicka in.

Det finns ingen separat skanningsknapp. Skanningen startar av sig själv så fort ett kvitto bifogas, och bara när ditt företag har funktionen påslagen. Utifrån kvittot föreslår och förifyller CLVR Förmånskategori (matchad mot en av era aktiverade kategorier), Utläggsdatum, leverantörens namn (fältet Företagsnamn), Organisationsnummer, Kvittokostnad (totalsumman inklusive moms) och Momssatsen.

Varje skanning loggas mot medarbetaren och ditt företag, så att det finns en notering om när kvittoskanning användes. Själva kvittofilen lagras säkert tillsammans med utlägget, precis som vid alla andra uppladdningar.

Vad automatiskt godkännande bedömer

När automatiskt godkännande är på är det medvetet snävt. Det tittar bara på friskvårdsutlägg, och inom det godkänner det bara tydliga gymkort på egen hand. Allt utanför den omfattningen, och varje friskvårdskvitto som AI:n inte är säker på, går vidare till ert vanliga godkännandeflöde orört.

• Bara friskvårdsutlägg bedöms. Ingen annan förmånskategori utvärderas automatiskt, så resor, utrustning, utbildning och allt annat följer ert vanliga godkännandeflöde.
• Den här omfattningen ingår i landspaketet för Sverige. Reglerna är skrivna utifrån svenskt friskvårdsbidrag, och AI:n får i uppgift att ha de reglerna i åtanke när den läser ett kvitto.
• AI:n agerar bara när autogodkännande är aktiverat under AI-inställningar i ert HR-område.

AI:n godkänner bara när kvittot tydligt är ett gymkort. Närmare bestämt letar den efter ett gymkort, ett abonnemang på gym eller ett återkommande tillträdeskort till gym; ett tydligt identifierbart namn på gym eller träningsanläggning; en kostnad som motsvarar en medlems- eller abonnemangsavgift (inte ett engångsköp); och ett inköpsdatum eller en faktureringsperiod.

Den godkänner inte enstaka gymbesök eller engångsinträden, proteinbars, kosttillskott eller mat köpt på ett gym, personlig träning (PT-pass), spabehandlingar eller massage (om inte kvittot uttryckligen är ett abonnemang på en friskvårdstjänst), köp av utrustning av något slag, vilken icke-medlemsvara som helst köpt på en träningsanläggning, eller blandade kvitton där ett gymkort blandas med icke-godkända varor.

De fyra utfallen

När automatiskt godkännande är på granskar CLVR varje nytt friskvårdsutlägg mot kategorireglerna och landar i ett av fyra utfall. Varje utfall sparas med en konfidenspoäng och en kort lista med skäl, så ingenting sker i det tysta.

• Godkänt. AI:n är säker på att kvittot kvalificerar, så utlägget sätts till godkänt och går vidare till ersättning via lönen. Godkännande sker bara vid 85 % konfidens eller högre, så allt AI:n är osäker på godkänns aldrig automatiskt.
• Avslaget. Kvittot är inte godkänt. Utlägget sätts till avslaget, och medarbetaren får ett tydligt skäl i klarspråk plus en uppmaning att redigera och skicka in på nytt.
• Ändringar begärda. Själva kvittot ser godkänt ut, men uppgifterna som skrivits in i formuläret stämmer troligen inte med det (till exempel belopp, moms, leverantörsnamn eller organisationsnummer). AI:n ger specifika instruktioner, och utlägget går tillbaka till medarbetaren för rättelse i stället för att avslås.
• Uppskjutet. Närhelst AI:n är tveksam, kvittot är otydligt eller av låg kvalitet, viktig information saknas, eller konfidensen ligger under 85 procent, stannar utlägget som väntande och går genom er vanliga manuella granskning.

Konfidens är ett tal från 0 till 100 som speglar hur säker AI:n är på sin tolkning av kvittot. Vid sidan av poängen sparar varje beslut upp till tre korta skäl som förklarar bedömningen. Ett avslag bär även en förklaring i klarspråk, och en ändringsbegäran bär stegen medarbetaren ska rätta.

Hur ett beslut visas på utlägget

Öppna ett utlägg under era utlägg i HR-vyn för att se AI:ns bedömning på själva utlägget:

• En lila, AI-märkt panel (markerad med en gnista) visar utfallet och konfidensen, till exempel AI godkände detta utlägg med 92% konfidens eller AI begärde ändringar med 88% konfidens.
• Under rubriken ser du AI:ns skäl som en kort punktlista, plus avslagsförklaringen eller ändringsinstruktionerna där de gäller.
• För godkända och avslagna utlägg ligger den AI-panelen inbäddad i den gröna godkänt-notisen eller den röda avslagsnotisen, så att status och AI:ns resonemang sitter tillsammans i ett kort.
• En liten gnistmarkering visas också bredvid AI-hanterade utlägg i utläggslistan, så att du kan se vad AI:n har berört.

Vilka företagsfiler matar beslutet

När företagsdokumentkontext är på läser CLVR de dokument som ditt HR-team laddar upp under Företagsfiler, så att AI:n förstår era egna regler för utlägg och förmåner innan den utvärderar en rapport. Den läser inte allt ni sparar, och den behåller bara en kort policysammanfattning, inte själva filerna.

Bara dokumentfiltyper ingår i skanningen: PDF-filer, Word-dokument (.docx och .doc) och Apple Pages-filer. Allt annat, däribland bilder, kalkylark och övriga filtyper, lämnas utanför. Om ingen av era uppladdade filer är skanningsbara dokument finns det inget för AI:n att läsa, och policysammanfattningen förblir tom.

CLVR läser de skanningsbara dokumenten för att enbart plocka ut policyinformation, till exempel regler för att rapportera och få ersättning för utlägg, regler och gränser för hur förmåner får användas, regler för friskvård, kriterier och tröskelvärden för godkännande, krav på kvitton och dokumentation, samt eventuella kategorispecifika förmånsregler. Allt som inte handlar om dessa regler ignoreras med avsikt.

CLVR sparar inte innehållet i era dokument. Efter en skanning behålls en kort post per företag: en enda samlad policysammanfattning i klartext, en lista över vilka filer som skannades via filreferens, och ett tokenantal som bara används för att övervaka kostnaden. Den sammanfattningen är det AI:n läser när den utvärderar en utläggsrapport.

Felsökning

• Ett giltigt gymkort autogodkändes inte. Kvittot var troligen otydligt, av låg kvalitet eller saknade gymnamn, kostnad eller datum, så AI:n sköt upp det. Granska det som vanligt.
• Ett friskvårdskvitto som inte är ett gymkort nådde mig ändå. Det är väntat. AI:n godkänner bara tydliga gymkort automatiskt; enstaka besök, kosttillskott, personlig träning och utrustning lämnas till dig att granska.
• Ett utlägg som inte är friskvård bedömdes aldrig. Bara friskvård är i omfattning i dag. Alla andra kategorier följer ert vanliga godkännandeflöde utan något AI-steg.
• En medarbetare säger att formuläret inte fylldes i. Kontrollera att kvittoskanning är påslagen för ditt företag. Om den är av fyller medarbetarna i formuläret för hand och ser ingen skanningsnotis.
• Ett dokument jag laddade upp syns inte i besluten. Kontrollera att det är en PDF-, Word- eller Apple Pages-fil. Bilder och kalkylark hoppas över.

Varför ett utlägg skickades till manuell granskning

Manuell granskning är det försiktiga utfallet: i stället för att gissa lämnar AI utlägget vidare till ditt HR-team. På rapporten visas detta utfall som AI skickade detta utlägg till manuell granskning. Inget beslut fattades automatiskt, så det finns inget godkännande eller avslag att ångra: statusen förblir Väntande, det går in i ert vanliga granskningsflöde under Utlägg, och vem som helst i ditt HR-team godkänner eller avslår det på vanligt sätt.

AI skickar vidare när den inte är tillräckligt säker för att godkänna (en tolkning som lutar mot godkännande men ligger under 85 procent), när kvittot är otydligt eller av låg kvalitet, när viktig information saknas (ett identifierbart gymnamn, en kostnad för medlemskap eller abonnemang, samt ett datum eller en betalningsperiod), eller när fallet är genuint tvetydigt.

• En rapport jag väntade mig skulle autogodkännas är fortfarande väntande. AI skickade den till granskning, oftast för att konfidensen låg under 85 procent eller för att kvittot var svårläst. Granska den som vanligt.
• Det finns ingen Ångra-knapp. Att ångra gäller bara ett AI-godkännande, ett avslag eller en begäran om ändringar. Ett vidareskickat utlägg fick aldrig något automatiskt beslut, så det finns inget att ångra: granska bara det väntande utlägget.
• Många kvitton skickas hela tiden till granskning. Be medarbetarna ladda upp en tydlig, hel bild där gymnamn, medlemskostnad och datum alla är läsbara. Skarpare kvitton ger AI tillräckligt för att kunna besluta.