Ställ in AI-funktioner

Hitta AI-inställningar, slå på eller av kvittoskanning, automatiskt godkännande och företagsdokumentkontext, förstå hur reglagen hänger ihop, spara dina ändringar och starta en omskanning av företagsfiler.

AI-inställningar är där ditt HR-team slår på eller av CLVR:s AI-funktioner för hela företaget: skanna kvitton för att förifylla utläggsformulär, automatiskt godkänna friskvårdsutlägg, låta AI:n läsa företagets filer, och CLVR-assistenten som svarar anställda utifrån de filerna. Funktionerna ligger i två grupper som visar vad som beror på vad: automatiskt godkännande kräver kvittoskanning, assistenten kräver företagsdokumentkontext. Att stänga av en påverkar de som ligger under den, och inget träder i kraft förrän du sparar. Den här artikeln visar var sidan finns, hur du aktiverar eller inaktiverar varje funktion, hur reglagen hänger ihop och hur du skannar om företagets filer.

Hitta AI-inställningar

Du når AI-inställningar från HR-vyn i CLVR:

Sidrubriken är AI-inställningar. Under den förklarar en kort rad att varje funktion är av tills du slår på den, och en liten etikett till höger räknar hur många av funktionerna som är på.

Vad du ser på sidan

Sidan är en enda kolumn som du läser uppifrån och ner.

• Data och integritet. En lila ruta högst upp som gäller alla AI-funktioner nedanför. Den sammanfattar i ett stycke vad varje funktion skickar och vad som aldrig skickas, och att AI-funktionerna drivs av Claude (Anthropic) och aldrig används för att träna modeller. Välj Vad vi skickar för att öppna de fullständiga listorna i sidopanelen till höger: vad som skickas beroende på vad du slår på, vad som aldrig skickas, modell och lagring, samt länkar till integritetspolicyn och Trust Center. Stäng den med krysset i hörnet, eller tryck Escape.
• Utlägg. Den första gruppen har två kort. Kvittoskanning har ett reglage (På eller Av) och är huvudreglaget för AI på kvitton: när anställda laddar upp ett kvitto läser AI:n leverantör, datum, belopp och moms och förifyller utläggsformuläret så att de bara behöver kontrollera och skicka in. Automatiskt godkännande av utlägg dyker bara upp när automatiskt godkännande är påslaget för ditt företag och låter AI:n utvärdera friskvårdsutlägg (till exempel gymkort) och godkänna eller avslå dem utifrån kvittot. Reglaget visar Inte tillgänglig tills kvittoskanning är på, och etiketten bredvid rubriken lyder Kräver kvittoskanning; när skanningen är på lyder den Redo.
• Dokument och assistenten. Den andra gruppen har Företagsdokumentkontext, som låter AI:n läsa filerna du laddar upp under Företagsfiler (PDF, Word, Excel, CSV), och CLVR-assistenten, som ger anställda en flik Assistent där de kan fråga om era policyer. Assistenten kräver företagsdokumentkontext, visat på samma sätt med en etikett Kräver företagsdokumentkontext eller Redo. Inuti assistentens kort finns två mindre reglage som låter assistenten läsa varje anställds egna förmånsuppgifter, och titta på en sida som en anställd delar med den.

Alla kort har samma form: reglaget före funktionens namn, en kort beskrivning med några fakta som grå etiketter, en länk Så fungerar det som fäller ut detaljerna, och till höger ett litet fönster av den riktiga skärmen som visar funktionen när den används. Fönstret tonas ner medan funktionen är av.

Aktivera AI-kvittoskanning

Kvittoskanning låter anställda ladda upp ett kvitto och låta CLVR läsa det och fylla i utläggsformuläret åt dem, i stället för att skriva varje fält för hand. Du aktiverar funktionen en gång för hela företaget, och därefter gäller den för alla anställda som laddar upp ett utlägg.

Inställningen sparas för hela företaget, så det finns inget enskilda anställda behöver slå på själva. Den börjar gälla nästa gång någon laddar upp ett utlägg.

Kvittoskanning är grunden för automatiskt godkännande: Automatiskt godkännande av utlägg kräver den. Därför stängs automatiskt godkännande av tillsammans med kvittoskanningen om du senare slår av den.

Aktivera automatiskt godkännande med AI

När automatiskt godkännande är på läser CLVR kvittot på ett kvalificerat friskvårdsutlägg och avgör om det ska godkännas eller avslås, så att enkla och tydliga ärenden går igenom på några sekunder i stället för att ligga i kö. AI agerar bara när det är säkert, ditt HR-team behåller full tillgång till varje rapport, och alla AI-beslut går att ångra. Den bygger på kvittoskanning, som måste vara aktiverad först. (Automatiskt godkännande styrs av en funktion som din CLVR-kontakt slår på för ditt företag; om du inte ser avsnittet alls, se felsökningen nedan.)

Från och med nästa utlägg utvärderas kvalificerade rapporter automatiskt så snart de anställda skickar in dem. Automatiskt godkännande är medvetet smalt: det utvärderar för närvarande bara friskvårdsutlägg, och för varje rapport kan AI godkänna, avslå eller lämna över till ditt HR-team. Att slå på detta innebär inte att du lämnar ifrån dig något för gott. Ditt HR-team behåller full tillgång till varje rapport och kan granska, ångra eller åsidosätta alla AI-beslut, och varje beslut loggas med sin konfidenspoäng och motivering.

Låt AI läsa företagsfiler

Företagsdokumentkontext låter AI:n läsa era uppladdade policydokument. Automatiskt godkännande använder dem så att besluten även speglar era egna utläggs- och förmånsregler, och CLVR-assistenten svarar anställda utifrån dem. Det är ett eget kort, det första i gruppen Dokument och assistenten, och det beror inte på något annat reglage.

Med företagsdokumentkontext på läses texten i varje fil som redan finns under Företagsfiler en gång, och varje ny uppladdning läses när den kommer in. Bara texten sparas. En lista med rubriken Dokument som AI:n kan läsa visas på kortet, en rad per fil, med en status för var och en: Läsbar, Läser, eller varför den inte kan läsas (Ingen text (skannad), Format som inte stöds, Kunde inte läsas). Skannade PDF:er utan textlager, bilder och Apple-format kan inte läsas och listas i stället för att gissas. Filer i mappen Delat med CLVR läses bara om du också slår på Låt AI läsa Delat med CLVR på det kortet. Då svarar CLVR-assistenten även utifrån dem, och automatiskt godkännande bedömer kvitton mot PDF:erna i mappen. Det betyder att era medarbetare kan fråga assistenten om innehållet i filerna, fast de inte kan öppna dem, så låt reglaget vara av om mappen innehåller löneexporter, avtal eller annat som medarbetare inte ska läsa.

Vad en HR-användare kan fråga

Med läsa varje anställds egna förmånsuppgifter på kan en HR-användare också fråga assistenten om företaget: vad som väntar på granskning, vem som inte använt sitt saldo, vem som oftast får avslag, vilken anställd som är vem. Assistenten läser det som sidorna Anställda, Utlägg och Rapporter visar, utifrån samma uppgifter, och länkar sidan eller utlägget den svarar utifrån. Anställda som inte är HR kan inte fråga om varandra; assistenten svarar då bara utifrån deras egna uppgifter.

Låt assistenten titta på en sida som en anställd delar

Inuti assistentens kort, under reglaget för egna förmånsuppgifter, är Låt assistenten titta på en sida som en anställd delar av tills du slår på det. Med det på kan assistenten be om att få se sidan en anställd tittar på när frågan handlar om det som syns på skärmen: en gråad knapp, ett felmeddelande, en siffra de pekar på. Den anställda bestämmer i chatten, varje gång, med ett kort som säger vad som delas och vad som inte delas, och kan säga nej.

Det som skickas är en ögonblicksbild av den sidan som text, tagen bara när den anställda trycker på Tillåt, aldrig en skärmdump och inget utanför den sidan. Assistenten ser bara det den anställda redan ser på sin egen skärm: en HR-användares skärm kan visa andra anställdas namn och belopp eftersom den HR-användaren kan öppna den skärmen; en anställds skärm visar deras egna. Bilden skickas till Claude med frågan och sparas ingenstans; efter en omladdning visar chatten bara att en sida delades, dess namn och tiden.

Av betyder att assistenten svarar utan att se sidan och ber den anställda beskriva den i stället.

Läs om företagsfilerna

CLVR håller policysammanfattningen aktuell åt dig automatiskt, men du kan också bygga om den när du vill. Knappen Läs om filerna ligger under dokumentlistan på kortet Företagsdokumentkontext när inställningen är På.

Du behöver inte skanna om efter varje ändring. CLVR bygger om policysammanfattningen på egen hand i tre fall:

• Första gången du aktiverar Företagsdokumentkontext skannas dina befintliga företagsfiler i bakgrunden.
• Varje gång du laddar upp en ny företagsfil.
• Varje gång du tar bort en företagsfil.

Dessa automatiska skanningar körs i bakgrunden, så det kan ta ett ögonblick innan den nya sammanfattningen är på plats.

För att bygga om den själv väljer du Läs om filerna. Knappen visar ett laddningsläge medan CLVR läser varje dokument som stöds, och sedan talar en avisering om resultatet:

• Dokument skannade och policykontext extraherad. CLVR hittade utläggs- eller förmånspolicyer i dina filer och byggde in dem i sammanfattningen som AI använder.
• Dokument skannade, inga relevanta policyer hittades. Filerna lästes utan problem, men inget om utläggs- eller förmånsregler hittades i dem. Skanningen slutfördes ändå.
• Inga skanningsbara dokument hittades. Du har inga företagsfiler i ett format som stöds (PDF-filer och Word-dokument). Sammanfattningen rensas tills du lägger till ett dokument som stöds.

En manuell omskanning läser alla dina företagsfiler på en gång och ersätter den befintliga policysammanfattningen med den nya.

Hur reglagen hänger ihop

De två grupperna på sidan är de två beroendekedjorna:

• Kvittoskanning är grunden i gruppen Utlägg. Automatiskt godkännande av utlägg kräver den.
• Företagsdokumentkontext är grunden i gruppen Dokument och assistenten. CLVR-assistenten kräver den, och assistentens två egna reglage, läsa varje anställds egna förmånsuppgifter och titta på en sida som en anställd delar, kräver var för sig assistenten och inte varandra.
• Ett beroende kort visar en etikett bredvid rubriken: Redo medan det som krävs är på, annars Kräver kvittoskanning eller Kräver företagsdokumentkontext, och reglaget visar Inte tillgänglig.

När du stänger av en inställning stängs allt som byggde på den av i samma ögonblick, innan du sparar:

• Att stänga av kvittoskanning stänger av automatiskt godkännande.
• Att stänga av företagsdokumentkontext stänger av assistenten och dess reglage för anställdas uppgifter.
• Att stänga av assistenten stänger av dess reglage för anställdas uppgifter. Företagsdokumentkontext förblir på.
• Att stänga av automatiskt godkännande för sig ändrar inget annat.

Stäng av kvittoskanning

För att stoppa kvittoskanning för hela företaget flyttar du reglaget Kvittoskanning från På till Av och väljer Spara ändringar. Eftersom automatiskt godkännande inte har någon kvittodata att arbeta med när skanningen är av, rensar CLVR det åt dig i samma steg, och ändringen sparas tillsammans. När du har sparat läses kvitton nästa gång någon laddar upp ett utlägg inte längre automatiskt, så formuläret förifylls inte. Anställda fyller i uppgifterna för hand (förmånskategori, utläggsdatum, leverantörsnamn, organisationsnummer, kvittokostnad och momssats). Resten av uppladdningsflödet är oförändrat.

Spara dina ändringar

Inget på den här sidan träder i kraft förrän du sparar. En rad med texten Du har osparade ändringar ligger kvar längst ner på sidan från det att du växlar ett reglage tills du sparar eller ångrar. Att växla ett reglage, även ett reglage som slås av automatiskt för att det ovanför stängdes av, räknas som en ändring.

Sparandet skriver dina aktuella AI-funktionsval tillsammans, så alla reglagen lagras som en uppsättning. Lämnar du sidan utan att spara skrivs inget och företaget behåller sina tidigare inställningar.

Felsökning

• Jag hittar inte AI-inställningar i sidomenyn. Den ligger under avsnittet Inställningar i HR-sidomenyn. Om du inte har någon HR-vy alls, be din HR-kontakt bekräfta din åtkomst. Om sidan skickade dig till din översikt har ditt konto inte HR-åtkomst.
• Det finns ingen knapp för Spara ändringar. Raden med den visas först efter att du ändrat en inställning. Flytta ett reglage först, spara sedan. Om du växlade reglaget och den försvann är din ändring redan sparad.
• Jag fick ett Fel-meddelande. Om sparandet misslyckas får du meddelandet Fel med texten Kunde inte uppdatera inställningar. Försök igen. Dina tidigare inställningar behålls, så testa bara Spara ändringar igen.
• Ett reglage stängde av sig självt innan jag sparade. Att stänga av en inställning rensar de som beror på den. Det räknas som en ändring, så spara för att behålla det, eller välj Ångra för att ta tillbaka det innan du sparar.
• AI-funktioner är inte konfigurerade. CLVR:s AI-funktioner bygger alla på samma AI-tjänst. Om tjänsten inte är uppsatt för din miljö visas ett meddelande om att den inte är konfigurerad i stället för ett resultat: kvittoskanning visar Receipt scanning is not configured. Please contact support., en omskanning returnerar AI is not configured (missing API key)., och automatiskt godkännande körs helt enkelt inte, så berörda friskvårdsutlägg blir kvar som Väntande för vanlig granskning. Det här är ett konfigurationsproblem på CLVR:s sida, inte något fel på dina inställningar, dina filer eller något du gjort. Dina inställningar förblir sparade, och funktionerna kommer tillbaka av sig själva så snart tjänsten är tillgänglig igen. Om det fortsätter, kontakta CLVR-support.

Avsnittet för automatiskt godkännande saknas eller reglaget är gråtonat

Avsnittet Automatiskt godkännande av utlägg visas först när automatiskt godkännande har slagits på för ditt företag av CLVR. Innan dess visar sidan avsnittet för kvittoskanning men inget avsnitt för automatiskt godkännande alls. Om du inte ser det är funktionen inte aktiverad för ditt företag ännu; be din CLVR-kontakt att slå på den och ladda sedan om sidan.

Om du ser kortet men reglaget visar Inte tillgänglig är kvittoskanningen avstängd. Slå på Kvittoskanning högre upp på sidan, så blir reglaget för automatiskt godkännande aktivt. Kortet CLVR-assistenten fungerar på samma sätt med Företagsdokumentkontext.

Att slå på avsnittet är en sak; att AI faktiskt utvärderar ett utlägg är en annan. Automatisk utvärdering körs i dagsläget bara för företag i en landsuppsättning som stöder det, vilket i dag är Sverige. Om ditt företag är inställt för ett annat land kan inställningarna ändå visas, men inskickade utlägg följer det vanliga manuella godkännandeflödet i stället för att utvärderas av AI.

Felmeddelanden vid kvittoskanning

När skanning är på ser anställda en röd avisering Skanningen misslyckades med en kort orsak om en skanning inte kan slutföras. En misslyckad skanning håller aldrig tillbaka något: detaljformuläret går alltid att fylla i för hand, så anställda kan slutföra och skicka in utlägget oavsett om skanningen kördes eller inte.

• "Skannern kunde inte läsa kvittot" Det vanligaste. Kvittot kunde inte läsas tillräckligt tydligt för att extrahera fälten. En skarpare, väl upplyst bild eller original-PDF:en hjälper vid ett nytt försök.
• "Skannern är upptagen just nu" Skanningen nådde en tillfällig gräns för antal förfrågningar. Den anställda väntar en minut och laddar upp på nytt, eller fyller i uppgifterna för hand.
• "Skannern läser bara JPEG-, PNG- och PDF-filer" Den bifogade filen har ett format som skanningen inte kan läsa. Den anställda sparar om kvittot som JPG, PNG eller PDF och laddar upp igen.
• "AI-skanningen av kvitton har nått dagens gräns för ditt företag" Företaget har använt dagens skanningar. Anställda fyller i uppgifterna för hand tills skanningen fungerar igen i morgon.
• "Kvittoskanning är inte tillgänglig just nu" Det här är meddelandet att flagga om det fortsätter att visas. AI-tjänsten är inte tillgänglig för din miljö, så skanningen kan inte köras alls. Manuell ifyllning fungerar fortfarande, men förifyllningen fortsätter misslyckas tills det är åtgärdat. Kontakta CLVR-support.

Endast meddelandet om att skanningen inte är tillgänglig pekar på en konfigurationsfråga på CLVR:s sida. Alla andra meddelanden handlar om en enskild uppladdning och löser sig vid nästa, tydligare försök eller genom att fylla i uppgifterna manuellt.

Skanningsfel för företagsfiler

Efter en omskanning får du antingen meddelandet Skanning klar i grönt eller ett Fel-meddelande i rött.

• Inga skanningsbara dokument hittades. Ingen av dina företagsfiler har ett läsbart format. Endast PDF-, Word- och Pages-dokument skannas. Ladda upp din policy som en PDF eller ett Word-dokument och skanna igen.
• Could not read any documents. Dina filer har rätt format, men ingen kunde hämtas från lagringen vid den här skanningen. Det är oftast tillfälligt. Vänta en stund och tryck på Läs om filerna igen.
• Scanned N document(s), no relevant policies found. CLVR läste dina dokument men hittade ingen text om utläggs- eller förmånspolicy i dem. Lägg till ett dokument som beskriver era regler för utlägg eller friskvård, och skanna sedan igen.
• AI is not configured (missing API key). AI-tjänsten är inte tillgänglig för skanningen. Det är en plattformsinställning, inte något du ändrar här. Kontakta CLVR-supporten.
• Failed to scan company files. Ett oväntat fel uppstod när CLVR analyserade dokumenten. Tryck på Läs om filerna för att försöka igen. Om det fortsätter att misslyckas, kontakta CLVR-supporten.

En lyckad skanning ersätter den tidigare policysammanfattningen. En körning som inte hittar några policyer (eller inga skanningsbara filer) sparar en tom sammanfattning, så AI faller tillbaka på dina kategoriregler tills ett användbart dokument har skannats.