Ställ in AI-funktioner
Hitta AI-inställningar, slå på eller av kvittoskanning, automatiskt godkännande och företagsdokumentkontext, förstå hur reglagen hänger ihop, spara dina ändringar och starta en omskanning av företagsfiler.
AI-inställningar är där ditt HR-team slår på eller av CLVR:s AI-funktioner för hela företaget: skanna kvitton för att förifylla utläggsformulär, automatiskt godkänna friskvårdsutlägg och låta AI:n läsa företagets filer för sammanhang. De tre funktionerna bygger på varandra, så att stänga av en påverkar de som ligger under den, och inget träder i kraft förrän du sparar. Den här artikeln visar var sidan finns, hur du aktiverar eller inaktiverar varje funktion, hur reglagen hänger ihop och hur du skannar om företagets filer.
Hitta AI-inställningar
Du når AI-inställningar från HR-vyn i CLVR:
Logga in och byt till HR-vyn.
Titta under avsnittet Inställningar i sidomenyn.
Välj AI-inställningar (raden med gnistikonen). Brödsmulan högst upp på sidan visar Inställningar och sedan AI-inställningar.
Sidrubriken är AI-inställningar, med underrubriken "Konfigurera AI-drivna funktioner för kvittoskanning och automatiskt godkännande av utlägg."
Bara medlemmar i ditt HR-team kan öppna den här sidan. Om någon utan HR-åtkomst följer en länk hit skickar CLVR personen till sin översikt i stället.
Vad du ser på sidan
Sidan är en enda kolumn som du läser uppifrån och ner.
- Data och integritet. En panel högst upp som gäller alla AI-funktioner nedanför. Den förklarar vilken data som skickas och inte skickas, att AI-funktionerna drivs av Claude (Anthropic), att din data inte används för att träna modeller, och länkar till integritetspolicyn och Trust Center. Panelen är bara information, det finns inget att slå på här.
- Tillåt AI att skanna och förifylla kvitton. Det första kortet, med en enda reglage (Aktiverad eller Inaktiverad) och en not med rubriken Hur kvittoskanning fungerar. Det här är huvudreglaget för AI på kvitton: när anställda laddar upp ett kvitto läser AI:n leverantör, datum, belopp och moms och förifyller utläggsformuläret så att de bara behöver kontrollera och skicka in.
- Automatiskt godkännande av utlägg. Ett andra kort som bara dyker upp när automatiskt godkännande är påslaget för ditt företag. Det låter AI:n utvärdera friskvårdsutlägg (till exempel gymkort) och godkänna eller avslå dem utifrån kvittot. Reglaget är nedtonat tills kvittoskanning är på ovanför, med noten "Aktivera kvittoskanning ovan för att använda automatiskt godkännande."
- Företagsdokumentkontext. Ett mindre reglage som visas inuti kortet för automatiskt godkännande när det är påslaget. Det låter AI:n läsa företagets filer (PDF-filer, Word-dokument) så att den förstår era utläggspolicyer när den bedömer en rapport. När det är på visas en knapp, Skanna om företagsfiler.
Kortet Automatiskt godkännande av utlägg finns bara om automatiskt godkännande är tillgängligt för ditt företag. Om du inte ser det har ditt företag kvittoskanning men inte automatiskt godkännande, och det är som det ska.
Aktivera AI-kvittoskanning
Kvittoskanning låter anställda ladda upp ett kvitto och låta CLVR läsa det och fylla i utläggsformuläret åt dem, i stället för att skriva varje fält för hand. Du aktiverar funktionen en gång för hela företaget, och därefter gäller den för alla anställda som laddar upp ett utlägg.
På kortet Tillåt AI att skanna och förifylla kvitton slår du om reglaget från Inaktiverad till Aktiverad. Etiketten bredvid reglaget uppdateras för att visa det aktuella läget.
En knapp för Spara ändringar dyker upp längst ner på sidan när du gör en ändring. Välj den för att spara. Du ser bekräftelsen Inställningar uppdaterade när den har sparats.
Inställningen sparas för hela företaget, så det finns inget enskilda anställda behöver slå på själva. Den börjar gälla nästa gång någon laddar upp ett utlägg.
Kvittoskanning är Inaktiverad från start för varje företag. Tills du aktiverar och sparar den fyller anställda i sina utläggsuppgifter för hand.
Kvittoskanning är grunden för de andra AI-funktionerna: både Automatiskt godkännande av utlägg och Företagsdokumentkontext kräver den. Därför stängs de beroende funktionerna av tillsammans med kvittoskanningen om du senare slår av den.
Aktivera automatiskt godkännande med AI
När automatiskt godkännande är på läser CLVR kvittot på ett kvalificerat friskvårdsutlägg och avgör om det ska godkännas eller avslås, så att enkla och tydliga ärenden går igenom på några sekunder i stället för att ligga i kö. AI agerar bara när det är säkert, ditt HR-team behåller full tillgång till varje rapport, och alla AI-beslut går att ångra. Den bygger på kvittoskanning, som måste vara aktiverad först. (Automatiskt godkännande styrs av en funktion som din CLVR-kontakt slår på för ditt företag; om du inte ser avsnittet alls, se felsökningen nedan.)
Bläddra ner till Automatiskt godkännande av utlägg.
Ställ reglaget på Aktiverad. Om det är nedtonat, slå först på Tillåt AI att skanna och förifylla kvitton högre upp på sidan.
Välj Spara ändringar. Spara-knappen dyker upp så snart du har en osparad ändring, så om du inte ser den är dina inställningar redan sparade.
Från och med nästa utlägg utvärderas kvalificerade rapporter automatiskt så snart de anställda skickar in dem. Automatiskt godkännande är medvetet smalt: det utvärderar för närvarande bara friskvårdsutlägg, och för varje rapport kan AI godkänna, avslå eller lämna över till ditt HR-team. Att slå på detta innebär inte att du lämnar ifrån dig något för gott. Ditt HR-team behåller full tillgång till varje rapport och kan granska, ångra eller åsidosätta alla AI-beslut, och varje beslut loggas med sin konfidenspoäng och motivering.
Automatiskt godkännande återanvänder samma kvittobild som AI redan läser för skanningen. CLVR skickar kvittot och utläggets uppgifter, aldrig anställdas namn, e-post eller data från andra rapporter.
Låt AI läsa företagsfiler
Företagsdokumentkontext går ett steg längre än standardreglerna för friskvård: den låter AI läsa era uppladdade policydokument så att besluten även speglar era egna utläggs- och förmånsregler. Det är en valfri underinställning som ligger under automatiskt godkännande, och den visas först när Automatiskt godkännande av utlägg är påslaget, eftersom den bygger vidare på automatiskt godkännande.
I avsnittet Företagsdokumentkontext, ställ reglaget på Aktiverad.
Välj Spara ändringar längst ner på sidan. Knappen visas först när du har gjort en ändring. När du sparat visas en bekräftelse och inställningen är aktiv.
Med företagsdokumentkontext på läser AI era uppladdade Företagsfiler (endast PDF-filer och Word-dokument) innan den utvärderar ett friskvårdsutlägg, för att lära sig era utläggs- och förmånspolicyer. Den bygger en kort policysammanfattning av dokumenten och tillämpar den utöver standardkriterierna för godkännande av friskvård. Bilder och kalkylark hoppas över.
Första gången du aktiverar detta skannar CLVR automatiskt era befintliga företagsfiler i bakgrunden för att bygga policysammanfattningen. Det kan ta en liten stund innan kontexten är klar, så en helt ny uppsättning speglar kanske inte era dokument direkt.
Skanna om företagsfiler
CLVR håller policysammanfattningen aktuell åt dig automatiskt, men du kan också bygga om den när du vill. Knappen Skanna om företagsfiler visas i avsnittet Företagsdokumentkontext när inställningen är Aktiverad.
Du behöver inte skanna om efter varje ändring. CLVR bygger om policysammanfattningen på egen hand i tre fall:
- Första gången du aktiverar Företagsdokumentkontext skannas dina befintliga företagsfiler i bakgrunden.
- Varje gång du laddar upp en ny företagsfil.
- Varje gång du tar bort en företagsfil.
Dessa automatiska skanningar körs i bakgrunden, så det kan ta ett ögonblick innan den nya sammanfattningen är på plats.
För att bygga om den själv väljer du Skanna om företagsfiler. Knappen visar ett laddningsläge medan CLVR läser varje dokument som stöds, och sedan talar en avisering om resultatet:
- Dokument skannade och policykontext extraherad. CLVR hittade utläggs- eller förmånspolicyer i dina filer och byggde in dem i sammanfattningen som AI använder.
- Dokument skannade, inga relevanta policyer hittades. Filerna lästes utan problem, men inget om utläggs- eller förmånsregler hittades i dem. Skanningen slutfördes ändå.
- Inga skanningsbara dokument hittades. Du har inga företagsfiler i ett format som stöds (PDF-filer och Word-dokument). Sammanfattningen rensas tills du lägger till ett dokument som stöds.
En manuell omskanning läser alla dina företagsfiler på en gång och ersätter den befintliga policysammanfattningen med den nya.
Hur reglagen hänger ihop
Kontrollerna bygger på varandra, så sidan visar bara det som är relevant:
- Kvittoskanning är grunden. Både Automatiskt godkännande av utlägg och Företagsdokumentkontext kräver den.
- Att stänga av Tillåt AI att skanna och förifylla kvitton stänger även av automatiskt godkännande och företagsdokumentkontext.
- Att stänga av Automatiskt godkännande av utlägg stänger även av företagsdokumentkontext.
- Företagsdokumentkontext syns bara medan automatiskt godkännande är på.
När du stänger av en inställning stängs allt som byggde på den av i samma ögonblick, innan du sparar:
- Att stänga av kvittoskanning stänger av både automatiskt godkännande och företagsdokumentkontext.
- Att stänga av automatiskt godkännande stänger av företagsdokumentkontext. Kvittoskanning förblir på.
- Att stänga av företagsdokumentkontext för sig ändrar inget annat, eftersom inget beror på den.
Det här går bara nedåt, och det återställs inte av sig självt. Att slå på en högre inställning igen senare återaktiverar inte de den stängde av: du slår på var och en själv, i tur och ordning, och sparar igen.
Stäng av kvittoskanning
För att stoppa kvittoskanning för hela företaget flyttar du reglaget Tillåt AI att skanna och förifylla kvitton från Aktiverad till Inaktiverad och väljer Spara ändringar. Eftersom automatiskt godkännande och företagsdokumentkontext inte har någon kvittodata att arbeta med när skanningen är av, rensar CLVR dem åt dig i samma steg, och ändringen sparas tillsammans. När du har sparat läses kvitton nästa gång någon laddar upp ett utlägg inte längre automatiskt, så formuläret förifylls inte. Anställda fyller i uppgifterna för hand (förmånskategori, utläggsdatum, leverantörsnamn, organisationsnummer, kvittokostnad och momssats). Resten av uppladdningsflödet är oförändrat.
Spara dina ändringar
Inget på den här sidan träder i kraft förrän du sparar. Knappen Spara ändringar är dold tills du faktiskt ändrar något, och dyker sedan upp längst ned till höger så fort du växlar något av reglagen. Att växla ett reglage, även ett reglage som slås av automatiskt för att det ovanför stängdes av, räknas som en ändring och tar tillbaka knappen.
Ställ in reglagen som du vill ha dem.
Välj Spara ändringar längst ned till höger. Knappen visar ett laddningsläge medan den arbetar.
Vänta på bekräftelsen. När det lyckas visas meddelandet Inställningar uppdaterade med texten Allmänna inställningar har sparats. Knappen försvinner sedan igen eftersom det inte längre finns osparade ändringar.
Sparandet skriver dina aktuella AI-funktionsval tillsammans, så kvittoskanning, automatiskt godkännande och företagsdokumentkontext lagras alla som en uppsättning. Lämnar du sidan utan att spara skrivs inget och företaget behåller sina tidigare inställningar.
Felsökning
- Jag hittar inte AI-inställningar i sidomenyn. Den ligger under avsnittet Inställningar i HR-sidomenyn. Om du inte har någon HR-vy alls, be din HR-kontakt bekräfta din åtkomst. Om sidan skickade dig till din översikt har ditt konto inte HR-åtkomst.
- Det finns ingen knapp för Spara ändringar. Den visas först efter att du ändrat en inställning. Flytta ett reglage först, spara sedan. Om du växlade reglaget och den försvann är din ändring redan sparad.
- Jag fick ett Fel-meddelande. Om sparandet misslyckas får du meddelandet Fel med texten Kunde inte uppdatera inställningar. Försök igen. Dina tidigare inställningar behålls, så testa bara Spara ändringar igen.
- Ett reglage stängde av sig självt innan jag sparade. Att stänga av en inställning rensar de som beror på den. Det räknas som en ändring, så spara för att behålla det, eller ladda om sidan för att ångra det innan du sparar.
- AI-funktioner är inte konfigurerade. CLVR:s AI-funktioner bygger alla på samma AI-tjänst. Om tjänsten inte är uppsatt för din miljö visas ett meddelande om att den inte är konfigurerad i stället för ett resultat: kvittoskanning visar Receipt scanning is not configured. Please contact support., en omskanning returnerar AI is not configured (missing API key)., och automatiskt godkännande körs helt enkelt inte, så berörda friskvårdsutlägg blir kvar som Väntande för vanlig granskning. Det här är ett konfigurationsproblem på CLVR:s sida, inte något fel på dina inställningar, dina filer eller något du gjort. Dina inställningar förblir sparade, och funktionerna kommer tillbaka av sig själva så snart tjänsten är tillgänglig igen. Om det fortsätter, kontakta CLVR-support.
Avsnittet för automatiskt godkännande saknas eller reglaget är gråtonat
Avsnittet Automatiskt godkännande av utlägg visas först när automatiskt godkännande har slagits på för ditt företag av CLVR. Innan dess visar sidan avsnittet för kvittoskanning men inget avsnitt för automatiskt godkännande alls. Om du inte ser det är funktionen inte aktiverad för ditt företag ännu; be din CLVR-kontakt att slå på den och ladda sedan om sidan.
Om du ser avsnittet men reglaget inte går att slå på är kvittoskanningen avstängd. Slå på Tillåt AI att skanna och förifylla kvitton högre upp på sidan, så blir reglaget för automatiskt godkännande aktivt. Samma sak gäller alternativet Företagsdokumentkontext: det visas först under automatiskt godkännande när automatiskt godkännande är aktiverat.
Att slå på avsnittet är en sak; att AI faktiskt utvärderar ett utlägg är en annan. Automatisk utvärdering körs i dagsläget bara för företag i en landsuppsättning som stöder det, vilket i dag är Sverige. Om ditt företag är inställt för ett annat land kan inställningarna ändå visas, men inskickade utlägg följer det vanliga manuella godkännandeflödet i stället för att utvärderas av AI.
Felmeddelanden vid kvittoskanning
När skanning är på ser anställda en röd avisering Skannning misslyckades med en kort orsak om en skanning inte kan slutföras. En misslyckad skanning håller aldrig tillbaka något: detaljformuläret går alltid att fylla i för hand, så anställda kan slutföra och skicka in utlägget oavsett om skanningen kördes eller inte.
- "Failed to scan receipt. Please enter details manually." Det vanligaste. Kvittot kunde inte läsas tillräckligt tydligt för att extrahera fälten. En skarpare, väl upplyst bild eller original-PDF:en hjälper vid ett nytt försök. Meddelandena "No extraction result from receipt." och "Could not parse receipt data." leder till samma resultat.
- "Too many requests. Please try again shortly." Skanningen nådde en tillfällig gräns för antal förfrågningar. Den anställda väntar en liten stund och laddar upp på nytt, eller fyller i uppgifterna för hand.
- "Unsupported file type. Use JPEG, PNG, or PDF." Den bifogade filen har ett format som skanningen inte kan läsa. Den anställda sparar om kvittot som JPG, PNG eller PDF och laddar upp igen.
- "Receipt scanning is not configured. Please contact support." Det här är meddelandet att flagga. AI-tjänsten är inte uppsatt för din miljö, så skanningen kan inte köras alls. Manuell ifyllning fungerar fortfarande, men förifyllningen fortsätter misslyckas tills det är åtgärdat. Kontakta CLVR-support.
Endast meddelandet om att tjänsten inte är konfigurerad pekar på en konfigurationsfråga på CLVR:s sida. Alla andra meddelanden handlar om en enskild uppladdning och löser sig vid nästa, tydligare försök eller genom att fylla i uppgifterna manuellt.
Skanningsfel för företagsfiler
Efter en omskanning får du antingen meddelandet Skanning klar i grönt eller ett Fel-meddelande i rött.
- Inga skanningsbara dokument hittades. Ingen av dina företagsfiler har ett läsbart format. Endast PDF-, Word- och Pages-dokument skannas. Ladda upp din policy som en PDF eller ett Word-dokument och skanna igen.
- Could not read any documents. Dina filer har rätt format, men ingen kunde hämtas från lagringen vid den här skanningen. Det är oftast tillfälligt. Vänta en stund och tryck på Skanna om företagsfiler igen.
- Scanned N document(s), no relevant policies found. CLVR läste dina dokument men hittade ingen text om utläggs- eller förmånspolicy i dem. Lägg till ett dokument som beskriver era regler för utlägg eller friskvård, och skanna sedan igen.
- AI is not configured (missing API key). AI-tjänsten är inte tillgänglig för skanningen. Det är en plattformsinställning, inte något du ändrar här. Kontakta CLVR-supporten.
- Failed to scan company files. Ett oväntat fel uppstod när CLVR analyserade dokumenten. Tryck på Skanna om företagsfiler för att försöka igen. Om det fortsätter att misslyckas, kontakta CLVR-supporten.
En lyckad skanning ersätter den tidigare policysammanfattningen. En körning som inte hittar några policyer (eller inga skanningsbara filer) sparar en tom sammanfattning, så AI faller tillbaka på dina kategoriregler tills ett användbart dokument har skannats.