AI-data, integritet och modellen

Vad CLVR skickar till AI-modellen och vad den aldrig skickar, Claude-modellen bakom varje funktion, hur beslut förblir spårbara och GDPR-säkra, och var du läser hela policyn.

Varje gång du öppnar AI-inställningar i CLVR är det första du ser en lila ruta som heter Data och integritet, placerad ovanför alla AI-reglagen. Den gäller alla AI-funktioner, inte bara en, och sammanfattar i ett stycke vad CLVR skickar till AI-modellen och vad som aldrig skickas. Knappen Vad vi skickar öppnar de fullständiga listorna i sidopanelen till höger, tillsammans med modell, lagring och länkar till hela policyn; stäng den med krysset i hörnet. Den här artikeln går igenom vad panelen säger, namnger modellen bakom varje funktion och förklarar hur beslut förblir spårbara och GDPR-säkra, så att du kan svara på frågorna ditt team kommer att ställa innan ni aktiverar något.

Vilken data skickas

CLVR skickar bara det minsta varje funktion behöver för att göra sitt jobb. Sidopanelen listar detta under Skickas, beroende på vad du slår på, och vad som faktiskt skickas beror på vilka reglage du har aktiverat:

• Kvittobilder eller PDF:er, för rapporten som skannas eller utvärderas.
• Förmånskategorinamn, så att modellen kan föreslå bästa matchning.
• Företagets policydokument, men endast när Företagsdokumentkontext är på.
• Frågorna som anställda skriver till CLVR-assistenten, tillsammans med de dokumenten, men endast när assistenten är på.
• Den frågande medarbetarens egna siffror (förmånsbelopp, egna utlägg, förmåner hen ser, total kompensation, egna val), men endast när du dessutom slår på Låt assistenten läsa varje medarbetares egna förmånsuppgifter.
• Ett kvitto som en medarbetare bifogar en fråga, med samma reglage. Det läses för att prissättas och sparas aldrig.
• En textbild av en sida som en medarbetare väljer att dela, men endast när du dessutom slår på Låt assistenten se en sida som en medarbetare delar, och först efter att medarbetaren tryckt Tillåt. Det är text, inte en skärmbild, den skickas en gång och sparas inte.

Om du bara har kvittoskanning på är inga policydokument inblandade. Filerna du laddar upp under Företagsfiler läses av AI:n först när du slår på kortet Företagsdokumentkontext, som ligger för sig självt mellan kvittoskanning och automatiskt godkännande. CLVR-assistenten kan inte slås på utan det. Filer i mappen Delat med CLVR läses bara om du också slår på Låt AI läsa Delat med CLVR på det kortet. Då svarar CLVR-assistenten även utifrån dem, och automatiskt godkännande bedömer kvitton mot PDF:erna i mappen. Det betyder att era medarbetare kan fråga assistenten om innehållet i filerna, fast de inte kan öppna dem, så låt reglaget vara av om mappen innehåller löneexporter, avtal eller annat som medarbetare inte ska läsa.

Vad som aldrig skickas

Panelen är lika tydlig med vad som stannar inom CLVR. Under Skickas aldrig listas:

• En medarbetares uppgifter till en annan medarbetares assistent. En HR-användares egen assistent svarar dessutom om ert företag, utifrån samma uppgifter som sidorna Medarbetare, Utlägg och Rapportering redan visar; en medarbetare som inte är HR kan inte fråga om en kollega, hur frågan än formuleras.
• Ett annat företags uppgifter, i någon funktion.
• Personnummer, och det som skrivs i ett lösenordsfält på en sida som en medarbetare delar.

Ett kvitto utvärderas alltså på egen hand, med de relevanta kategorinamnen, och inget om personen som skickade in det eller om deras övriga utlägg skickas till modellen. Med de två reglagen under assistentkortet avstängda läser assistenten dokumenten under Företagsfiler och inget annat: inga saldon, kvitton, löner eller medarbetaruppgifter. Slår du på dem läser den dessutom den frågande medarbetarens egna siffror, ett kvitto som bifogas och en sida som delas, allt enligt listan ovan.

Vem kan se en konversation

• Medarbetaren läser sina egna chattar och kan radera vilken som helst av dem. De raderas automatiskt 90 dagar efter det sista meddelandet.
• Du gör det inte. Vad du ser är de frågor assistenten inte kunde svara på, grupperade efter formulering och utan namn, på kortet CLVR-assistenten, så att du ser vilka policyer som saknas eller är otydliga. Konversationer ingår inte heller i den dataexport ett företag får vid avtalets slut, eftersom de aldrig var dina att läsa.
• CLVR:s personal kan, för ett enda syfte: att kontrollera svaren och förbättra assistenten. Varje gång ett CLVR-konto öppnar en konversation loggas det i vår egen revisionslogg, med vem som öppnade den och vems den var. En chatt som medarbetaren raderar är borta för oss också.

AI-modellen bakom varje funktion

Alla AI-funktioner i CLVR drivs av Claude från Anthropic. Den sista delen av panelen, Modell och lagring, namnger modellen och hanteringsreglerna på ett ställe:

• AI-funktioner drivs av Claude (Anthropic).
• Endast den minsta data som behövs för varje funktion skickas.
• Din data används inte för att träna modeller.
• CLVR behåller endast det som behövs för att funktionerna ska fungera och för revisionsändamål.

Alla fyra funktioner använder modellen Claude Haiku från Anthropic. Det finns ingen separat leverantör eller modell att välja, och inget för ditt HR-team att konfigurera utöver att slå på respektive funktion. Korten ligger i två grupper på sidan:

• Under Utlägg: Kvittoskanning läser ett uppladdat kvitto och förifyller utläggsformuläret, och Automatiskt godkännande av utlägg utvärderar friskvårdsutlägg och godkänner, avslår eller skickar dem till manuell granskning. Automatiskt godkännande kräver att kvittoskanning är på.
• Under Dokument och assistenten: Företagsdokumentkontext läser texten i filerna du laddar upp under Företagsfiler (PDF, Word, Excel, CSV), en gång när du slår på den och sedan för varje ny uppladdning. Bara texten sparas. Automatiskt godkännande använder den för att bedöma kvitton mot era policyer, och assistenten svarar utifrån den. CLVR-assistenten ger anställda en flik Assistent i sin kontopanel där de kan fråga om företagets policyer. Den kräver att Företagsdokumentkontext är på, och kortet visas bara för företag där CLVR har gjort assistenten tillgänglig. Under det kortet ligger två ytterligare reglage, båda avstängda tills du slår på dem: Låt assistenten läsa varje medarbetares egna förmånsuppgifter och Låt assistenten se en sida som en medarbetare delar.

En människa stannar i loopen

När automatiskt godkännande är på kan CLVR godkänna eller avslå friskvårdsutlägg på sekunder, men det tar aldrig bort människan ur loopen. Ditt HR-team har full tillgång till alla utläggsrapporter och kan granska, ångra eller åsidosätta alla AI-beslut när som helst.

• Beslut där AI-konfidensen är under 85 % skickas automatiskt till manuell granskning, så en osäker bedömning hamnar alltid hos en människa.
• Både godkända och avslagna rapporter visar ett AI-beslutskort i HR-vyn för utlägg, med konfidenspoängen och motiveringen bakom bedömningen.
• Vilket beslut som helst kan ångras med Ångra AI-beslut, vilket sätter utlägget tillbaka till Väntar för manuell granskning.

Det här är principen om en människa i loopen som GDPR artikel 22 efterfrågar: en kund lämnas aldrig under ett helt automatiskt beslut utan möjlighet för en människa att gå in och agera.

Varje beslut loggas

Varje gång AI utvärderar en rapport sparar CLVR en fullständig logg över bedömningen:

• Beslutet (godkänt, avslaget eller skickat till granskning).
• Konfidenspoängen, från 0 till 100.
• Motiveringen, upp till tre korta punkter.
• Avslagsorsaken, när en rapport avslås.
• Den exakta AI-modellversionen som användes för utvärderingen.

När ditt HR-team ångrar ett beslut loggas även det, inklusive vem som ångrade det, när, och orsaken de skrev i rutan Varför ångrar du detta beslut?. Inget skrivs över, så spåret över vad AI beslutade och vad en människa ändrade förblir intakt. Kvittoskanningar registreras också mot den anställde och rapporten, så att det finns en historik över vad AI:n föreslog.

Anställda kan invända

En avslagen rapport är aldrig en återvändsgränd. Den anställda som skickade in den kan:

• Öppna rapporten, läsa avslagsorsaken, åtgärda problemet och använda Redigera & skicka om för att skicka den för granskning igen. Att skicka om den sätter tillbaka den i det vanliga godkännandeflödet.
• Kontakta ditt HR-team direkt, som kan ångra AI-beslutet och granska det manuellt.

Transparens du kan hänvisa till

AI-användningen redovisas på tre ställen, så inget döljs:

• Själva sidan AI-inställningar, under Hur automatiskt godkännande fungerar och Data och integritet.
• Din CLVR-integritetspolicy, för hur CLVR hanterar person- och företagsdata.
• CLVR:s Trust Center, för säkerhets- och efterlevnadsinformation.

Båda dokumenten öppnas i en ny flik från texten under AI-modell och behandling. Ändringar i AI-reglagen registreras också som inställningsändringar för ditt företag, så det finns en logg över när en funktion slogs på eller av, och av vem.

Bra att veta

• Rutan och sidopanelen ändras inte beroende på dina reglage: de beskriver alltid hela uppsättningen av vad som kan skickas. Raderna om företagets policydokument gäller endast när Företagsdokumentkontext är på, raden om anställdas frågor endast när CLVR-assistenten är på, raderna om en medarbetares egna siffror och ett bifogat kvitto endast när du tillåter medarbetaruppgifter, och raden om en delad sida endast när du tillåter det.
• Slår du av Företagsdokumentkontext slås assistenten också av, och slår du av kvittoskanning slås automatiskt godkännande också av. Att slå av automatiskt godkännande lämnar Företagsdokumentkontext orörd.
• Att läsa rutan eller sidopanelen ändrar ingenting. De är informativa, och att slå på eller av en funktion är en separat, medveten åtgärd som du bekräftar med Spara ändringar.
• AI är en valfri funktion som är knuten till din miljö. Om den inte har konfigurerats returnerar kvittoskanning ett kort meddelande om att tjänsten inte är konfigurerad i stället för att skanna (den anställde fyller i formuläret för hand), och automatiskt godkännande hoppas över tyst (rapporten följer den vanliga granskningsvägen till era godkännare). Inget går sönder: utlägg laddas fortfarande upp, granskas och betalas ut, bara utan AI-hjälpen.

Felsökning

• Vilken modell körs? Claude Haiku från Anthropic, för alla fyra funktioner. Det finns ingen modellväljare.
• Jag behöver ångra ett AI-godkännande eller -avslag. Öppna rapporten i HR-vyn för utlägg och välj Ångra AI-beslut. En orsak krävs, och utlägget återgår till Väntar för manuell granskning.
• En anställd håller inte med om ett avslag. Hen kan rätta rapporten och använda Redigera & skicka om, eller så kan du ångra beslutet och granska det manuellt.
• Jag vill visa vårt dataskyddsombud vad AI tar emot. Öppna AI-inställningar, välj Vad vi skickar i rutan Data och integritet och länka dem sedan till integritetspolicyn och Trust Center för alla detaljer.