Granska utgiftskön i HR

Öppna sidan Utlägg i HR, välj en flik och läs varje kolumn, statusrad och radåtgärd så att du vet vad som kräver din uppmärksamhet.

Sidan Utlägg i HR är en tabell med alla utgifter i ditt företag. Flikarna överst delar upp den i det som väntar på dig, det som väntar på någon annan, det som saknar attesterare och det som är godkänt, och varje rad visar var utgiften står och vem den väntar på. Den här artikeln går igenom flikarna, kolumnerna och vad du kan göra direkt från en rad.

Öppna kön

Gå till HR-området och öppna Utlägg (sidan ligger på /hr/expenses). Bara personer med HR-behörighet ser den. Saknar du HR-behörighet skickar CLVR dig i stället till din egen översikt.

Flikarna

Varje flik visar hur många utgifter den innehåller:

• Alla utgifter: alla utgifter i företaget.
• Väntar på dig: utgifter där det är din tur att besluta. Antalet visas i en lila cirkel, så du ser direkt när något väntar på dig. I ett godkännandeflöde kommer en utgift till dig när stegen före ditt är klara.
• Väntar på andra: öppna utgifter där någon annan beslutar härnäst: en annan attesterare, eller ett tidigare steg i flödet, till exempel den anställdas chef.
• Saknar attesterare: öppna utgifter där ingen är kvar att besluta. Antingen har ingen attesterare lagts till, eller så har alla attesterare beslutat och HR slutför den.
• Godkända: utgifter som har godkänts.

Antalen gäller hela fliken, före sökning och filter. På en smal skärm blir flikarna en Vy-meny i verktygsraden.

Vad kön listar

Alla utgifter i företaget dyker upp här, av tre slag:

• Utlägg: ett kvitto som en anställd laddat upp för att begära ersättning.
• Köp: en beställning gjord via förmånsbutiken.
• Justering: en manuell justering registrerad i CLVR.

Läsa kolumnerna

Som standard visar tabellen Utgiftsdatum, Anställd, Kategori, Kvitto, Belopp och Status. Du kan lägga till Inskickad, Typ, Moms och Utgifts-ID under Kolumner (se styra vyn av HR-utläggskön).

• Utgiftsdatum: datumet på kvittot eller beställningen. När Inskickad är dold visar en andra rad när utgiften skickades in, till exempel "inskickad för 3 dagar sedan".
• Anställd: vem utgiften tillhör.
• Kategori: förmånskategorin med sin färgade ikon. När Typ är dold visar ett köp eller en justering sin typ under kategorinamnet.
• Kvitto: en liten sidikon på ett utlägg med en fil. Håll muspekaren över den för att förhandsgranska det första kvittot: ett foto visar bilden och en PDF visar sitt namn, med "Klicka på raden för att öppna i full storlek". Ett utlägg utan fil visar en orange ikon för Inget kvitto.
• Belopp: utgiftens hela värde. När en del av det tas från lönen står "från lönen" under beloppet.
• Status: var utgiften står, med en andra rad som säger vem den väntar på och sedan när ("Du, sedan 19 aug", "Sara Palmgren, sedan 16 aug", "Ingen attesterare, sedan 15 aug") eller vem som beslutade och när ("Jonas Ekblad, 22 aug"). Se förstå utläggsstatusar i HR-kön.

Tabellen öppnas med det senaste utgiftsdatumet först, och väntande utgifter ligger fästa ovanför de beslutade.

Agera direkt från raden

Vissa beslut kräver inte att du öppnar utgiften:

• På en utgift som väntar på dig godkänner Godkänn den direkt. Ett utlägg utan kvitto frågar först Godkänna utan kvitto?, och du bekräftar med Godkänn ändå. Skicka tillbaka (bara för utlägg) frågar vad den anställda ska ändra och skickar sedan tillbaka utgiften med din kommentar.
• På en utgift utan attesterare öppnar Lägg till godkännare utgiften så att du kan lägga till en.

Klicka någon annanstans på en rad för att öppna utgiften i panelen bredvid tabellen. Se öppna ett utlägg för att granska detaljerna.

Summering och sidor

Under raderna visar en summeringsrad till exempel "Totalt, 42 utgifter" med summan av alla rader som matchar, över alla sidor och inte bara den som visas. Sidväljaren under den stannar kvar längst ner på skärmen när du scrollar, så att du kan byta sida eller Rader (25, 50, 100 eller 150) var du än är i listan.

På en smal skärm

Flikarna blir menyn Vy, och raderna blir en lista med namn, belopp, kategori, utgiftsdatum och status. Godkänn och Skicka tillbaka finns kvar på rader som väntar på dig, och ett tryck på en rad öppnar utgiften.

Felsökning

• Jag hamnar på min översikt i stället för kön. Sidan Utlägg kräver HR-behörighet. Be din HR-kontakt bekräfta din behörighet i CLVR.
• Väntar på dig är tom, men det finns väntande utgifter. Fliken listar bara utgifter där det är din tur att besluta. Titta under Väntar på andra för utgifter med en annan attesterare eller ett tidigare steg i flödet, under Saknar attesterare för utgifter som ingen är tilldelad, eller under Alla utgifter för resten.
• En rad saknar knappen Godkänn. Godkänn och Skicka tillbaka visas bara på utgifter där det är din tur att besluta. Öppna utgiften för att se vem den väntar på, eller för att besluta som HR när ingen är tilldelad.
• Beloppet ser högre ut än jag väntade mig. Det inkluderar varje del av kostnaden som hamnar utanför budgeten. De raderna visar "från lönen" under beloppet.
• Jag hittar inte en viss utgift. Kontrollera att du står på Alla utgifter, och använd sedan sökrutan och filtren ovanför tabellen. Se styra vyn av HR-utläggskön.