Förstå kostnadsfördelningen

Hur ett utläggs kostnad räknas ut, vad som påverkar ersättningen, förmånsvarningen (BIK) och sociala avgifter, raden för avdragsgill moms, Lönedrag-märkningen och förhandsgranskningen av lönespecifikation.

Så snart du fyller i Kvittokostnad (inkl. moms) på detaljsteget i ett utlägg visar CLVR en direkt Kostnadsfördelning strax under formuläret. Den uppdateras medan du skriver, så innan du väljer Skicka utlägg kan du se hur kvittot delas upp i moms, vad som dras från ditt förmånsaldo, om en social avgift reserveras och om någon del inte kommer att ersättas. Den här artikeln går igenom varje rad, de varningar och märkningar du kan stöta på, och hur du förhandsgranskar skatteeffekten innan du skickar in.

Var fördelningen visas

Fördelningen visas på två ställen, båda med samma siffror:

• På detaljsteget, i samma stund som du fyller i fältet Kvittokostnad (inkl. moms). Den räknas om när du ändrar kostnaden, Moms eller förmånskategorin.
• På sista steget efter att du skickat in, under Kostnadssammanställning, så att siffrorna du granskade bekräftas tillbaka till dig.

Du kan när som helst gå tillbaka till detaljsteget och justera kostnaden eller momssatsen innan du skickar in, och fördelningen följer med. Samma siffror visas igen inne i det inskickade utlägget under Mina förmåner.

Momsuppdelningen

Överst i panelen står Kostnadsfördelning med ditt totala kvittobelopp, och sedan delas det upp:

• Kvittokostnad (inkl. moms): hela summan du betalade, precis som du angav den.
• Kostnad exkl. moms: beloppet före moms, uträknat utifrån den momssats du valt.
• Moms (25%): momsdelen av kvittot vid den sats du valt (procentsatsen som visas motsvarar din valda sats).

De två indragna raderna visas först när en momssats är vald. Om du ändrar momssatsen uppdateras båda direkt.

Förmånsvarningen (BIK) och de sociala avgifterna

Vissa förmånskategorier är beskattningsbara förmåner, så kallad BIK (benefit-in-kind). När du laddar upp ett kvitto i en sådan kategori visar CLVR en kort varning högst upp i kostnadsfördelningen så att du vet två saker direkt: förmånen kommer att beskattas på din nästa lönespecifikation, och en extra social avgift reserveras från ditt förmånsaldo utöver beloppet du får tillbaka. Varningen lyder:

OBS! Du håller på att skicka in ett utlägg för en beskattningsbar förmån (BIK). Det innebär att du kommer att förmånsbeskattas enligt din skattetabell på nästkommande löneutbetalning efter att utlägget har godkänts.

För en BIK-kategori läggs förmånens värde till din beskattningsbara inkomst. Du betalar inte hela kvittobeloppet: du förmånsbeskattas på förmånsvärdet enligt din skattetabell, på nästkommande löneutbetalning efter att utlägget har godkänts. Det exakta beloppet beror på din personliga skattesats, så två personer som skickar in samma kvitto kan se olika skatteeffekt.

I Sverige betalar arbetsgivaren en social avgift på 31,42 % på en beskattningsbar förmån. CLVR bygger in den avgiften i avdraget från ditt förmånsaldo, så för ett BIK-kvitto lägger panelen till ett andra block under momsuppdelningen:

• Du får tillbaka: den del av kvittot som ditt förmånsaldo ersätter (förmånsvärdet).
• Sociala avgifter (31,42%): den svenska arbetsgivaravgiften som reserveras från ditt förmånsaldo utöver ersättningen.
• Dras från förmånsaldo: det totala beloppet som dras från ditt förmånsaldo, i fetstil. Det är ersättningsbeloppet plus de sociala avgifterna.
• Ej ersatt: visas bara när ditt kvitto är större än vad ditt återstående förmånsaldo kan täcka.

De sociala avgifterna reserveras från ditt förmånsaldo men betalas aldrig ut till dig. Det är arbetsgivarens kostnad, som CLVR täcker från ditt förmånsaldo så att förmånen förblir kostnadsneutral för ditt företag.

Om en kategori räknas som BIK avgörs av ditt företag för just den kategorin, inte av kategorins namn i sig. Vanliga beskattningsbara kategorier är Hem & Fritid, Pension & Försäkring och Sjukvård, medan friskvård oftast är skattefritt. Kostnadsfördelningen är själva sanningskällan: om du ser BIK-varningen och en rad för Sociala avgifter (31,42%) behandlas den kategorin som en beskattningsbar förmån för ditt företag.

Varför bara en del av ett kvitto ersätts

Om raden Ej ersatt visas lägger panelen till en förklaring på en rad under den. Den anger ditt återstående förmånsaldo och det högsta kvittobelopp som ändå ryms när de sociala avgifterna räknas med, till exempel: ditt återstående förmånsaldo är 1 000 kr, och det högsta kvittobeloppet där kostnaden plus sociala avgifter (31,42%) ryms är 760 kr.

Två saker kan göra att en del av ett kvitto inte täcks:

• Ditt återstående förmånsaldo är för lågt. Varje kvitto betalas från din Kvarvarande förmånsbudget för den aktuella perioden. Om kvittot är större än det du har kvar ersätter CLVR så mycket som saldot räcker till och listar överskottet som Ej ersatt. Eftersom de sociala avgifterna tar en del av ditt förmånsaldo först kan ett BIK-kvitto slå i ditt återstående saldo innan hela beloppet hinner ersättas.
• En årlig skattefri gräns har nåtts. Vissa kategorier har en årlig skattefri gräns (till exempel friskvård, som har en gräns på 5 000 kr per år). Gränsen är kumulativ för hela året inom den kategorin, så tidigare utlägg räknas in. När du väl har använt upp gränsen kan ett senare kvitto i samma kategori bli delvis eller helt utan ersättning. En varningsruta beskriver fördelningen och hur mycket som fortfarande kan betalas tillbaka enligt kategorins regler.

Ett uppladdat kvitto är något du redan har betalat ur egen ficka, så den otäckta delen betalas helt enkelt inte tillbaka till dig. Viktigt att veta är att den aldrig dras från din lön.

Löneavdrag jämfört med ett ej ersatt belopp

När en del av ett utlägg inte ryms inom ditt förmånsaldo hanterar CLVR det överskjutande beloppet på ett av två sätt, och vilket avgörs helt av hur du fick förmånen.

• Uppladdade kvitton: det överskjutande är din egen kostnad. Du har redan betalat handlaren själv, så den del som inte täcks blir helt enkelt Ej ersatt. Det finns ingenting för CLVR att återbetala, eftersom ingen betalade åt dig, och inget dras från din lön.
• Beställningar i Förmånsbutiken: det överskjutande är ett löneavdrag. Du gör beställningen via CLVR, och CLVR eller leverantören lägger ut för hela kostnaden. Ditt förmånsaldo täcker vad det kan, och resten dras från din nästa lön. I kostnadsfördelningen ser du detta som Betalt från förmånsbudget och Betalt från lön, och beställningen kan ha betalsättet Löneavdrag. På lönedelen läggs inga sociala avgifter, vilket håller den delen så låg som möjligt.

Raden för avdragsgill moms

För ett friskvårdskvitto där en del av kostnaden inte ersätts kan panelen lägga till en separat rad för Avdragsgill moms längst ner. Den finns där enbart som information: den visar hur mycket av momsen på ditt kvitto som hör till den del av kostnaden som faktiskt ersattes. Det finns inget att fylla i eller rätta till, och beloppet påverkar inte vad som hamnar i din lön.

Raden Avdragsgill moms dyker upp bara när allt detta stämmer:

• Utlägget tillhör kategorin friskvård.
• Kvittot har en momssats över 0 % (ett kvitto som anges med 0 % moms visar alltså aldrig den här raden).
• Endast en del av kvittot ersattes, det vill säga det ersatta beloppet är lägre än hela kvittosumman.

Siffran är momsdelen av det belopp du faktiskt fick ersatt, inte momsen på hela kvittot. CLVR räknar fram den ur din ersättning med hjälp av den momssats du valde. Med 25 % moms innehåller ett ersatt belopp på 600 kr 120 kr moms, så raden skulle visa 120 kr. Endast momsen på det ersatta beloppet räknas som avdragsgill, och det är just det den här raden visar. Friskvårdsersättningar i Sverige följer sin egen skattehantering, vilket är varför raden är kopplad till kategorin friskvård och till kvitton som har moms.

Lönedrag-märkningen

En liten gul Lönedrag-märkning dyker ibland upp bredvid ett utläggs status i din lista under Mina förmåner. Det är en markering, inte en egen status: den betyder att en del av utläggets kostnad inte rymdes inom din förmånsbudget, av en av de två orsakerna ovan (en kategoris skattefria gräns nåddes, eller ditt återstående saldo var för litet). Om ett utlägg täcktes helt visas ingen märkning.

För att läsa de exakta beloppen, välj utlägget för att öppna det. Kortet Kostnadssammanfattning bryter ner kostnaden rad för rad (Kvittokostnad (inkl. moms), Ersättning eller Du får tillbaka, Dras från förmånsaldo och Ej ersatt). Ovanför uppställningen står en gul notis som beskriver det i ord och anger beloppet som inte ersätts tillsammans med hur mycket som kan ersättas.

Förhandsgranska en lönespecifikation innan du skickar in

När ditt företag har förhandsgranskningen av lönespecifikation påslagen kan du generera en exempel-lönespecifikation i PDF medan du laddar upp ett utlägg, och se ungefär hur det skulle synas på din lön. Det är en uppskattning som hjälper dig att besluta innan du skickar in, inte en officiell lönespecifikation, och den ändrar aldrig din uppladdning.

En knapp, Förhandsgranska lönespecifikation, visas längst ner i kostnadsfördelningen, med en kort notis om att den är uppskattad utifrån din lön och skattetabell. Knappen visas först när en förmånskategori, en kvittokostnad och en momssats är ifyllda, eftersom uppskattningen bygger på dessa värden.

Siffrorna kommer från den månadslön och skattetabell CLVR har för dig, tillsammans med utläggets belopp och din återstående förmånsbudget. Skatten beräknas med de svenska SKV 433-tabellerna (kolumn 1).

Felsökning

• Fördelningen visas inte. Den visas först när fältet Kvittokostnad (inkl. moms) har ett värde. Fyll i beloppet från ditt kvitto så dyker den upp.
• Momsuppdelningen ser fel ut. Kontrollera vilken Moms du valt. Fördelningen räknar fram Kostnad exkl. moms och Moms utifrån den satsen, så fel sats ger fel uppdelning.
• Jag förväntade mig mer tillbaka. Jämför Du får tillbaka med ditt återstående förmånsaldo. När de sociala avgifterna läggs till kan ett förmånsbeskattat kvitto använda mer av ditt förmånsaldo än kvittosumman antyder, vilket är varför det ersatta beloppet kan bli lägre än väntat.
• Jag trodde den här kategorin var skattefri. Om en kategori är beskattningsbar är en företagsinställning. Ser det fel ut, be ditt HR-team bekräfta hur kategorin är konfigurerad.
• Det mesta av mitt kvitto visas som ej ersatt. Kontrollera din Kvarvarande förmånsbudget. Om den är låg ryms kvittot helt enkelt inte under den här perioden. För kategorier med tak, kontrollera hur mycket av den årliga skattefria gränsen du redan har använt.
• Mitt kvitto ersattes bara delvis men inget drogs. Det stämmer för ett uppladdat kvitto: den del som inte täcks är din egen kostnad, aldrig ett löneavdrag.
• Lönedrag-märkningen kom oväntat. Öppna utlägget och läs Kostnadssammanfattning. Jämför kvittots totalbelopp med raden Ej ersatt för att se hur mycket som hamnade utanför din förmånsbudget.
• Jag ser ingen rad för Avdragsgill moms. Det är normalt. Den visas bara för friskvårdskvitton med moms över 0 % där en del av kvittot inte ersattes, och den ändrar ingenting för din ersättning eller din lön.
• Det finns ingen knapp för Förhandsgranska lönespecifikation, eller den går inte att klicka på ännu. Ditt företag kan sakna funktionen, eller så har du ännu inte valt en förmånskategori och angett en kvittokostnad och en momssats. Uppskattningen behöver alla tre. Om förhandsgranskningen inte kan genereras eller siffrorna ser fel ut, kom ihåg att det är en uppskattning, och be ditt HR-team bekräfta dina löneuppgifter i CLVR.
• Jag vill undvika ett ej ersatt belopp nästa gång. Skicka in kvitton tidigare under perioden och håll koll på ditt återstående förmånsaldo så att ett stort kvitto inte överstiger det du har kvar.