Ändra ett utlägg efter att du skickat in det

Vad du kan göra när ett utlägg är inskickat, skicka om ett nekat utlägg, redigera ett som skickats tillbaka för ändringar, eller avbryta ett som fortfarande är väntande.

Att skicka in ett utlägg är inte sista ordet om det. Beroende på vad som händer härnäst kan du göra tre saker från Mina förmåner utan att någonsin börja om med en ny uppladdning:

• Skicka om ett nekat utlägg. Om det avslogs kan du åtgärda det som var fel och skicka tillbaka samma utlägg för en ny granskning.
• Redigera ett utlägg som skickats tillbaka för ändringar. Om en granskare behöver något korrigerat innan det kan godkännas uppdaterar du samma utlägg och skickar in dina ändringar.
• Avbryt ett väntande utlägg. Om du laddade upp det av misstag och ingen granskare har agerat ännu kan du dra tillbaka det och få tillbaka ditt förmånsbudget.

I samtliga fall behåller utlägget sin historik samlad på ett ställe, så du behöver aldrig radera det och ladda upp ett nytt. Den här artikeln täcker alla tre.

Skicka om ett nekat utlägg

Ett nekat utlägg är inte slutet. Om du kan åtgärda anledningen till att det nekades kan du redigera samma rapport och skicka tillbaka den för en ny granskning, med historiken bevarad.

Öppna det nekade utlägget

Gå till Mina förmåner, hitta rapporten med statusen Avslagen och välj den för att öppna. Rapporten öppnas först i sin ursprungliga vy och visar:

• Det röda avslagsmeddelandet med orsaken som granskaren angav, om någon lades till.
• De ursprungliga uppgifterna (kategori, datum, leverantör, belopp, moms).
• Kvittona som var bifogade.

Läs orsaken noga så att dina ändringar verkligen åtgärdar den. Om rapporten nekades av CLVR:s kvittokontroll i stället för en person förklarar meddelandet även det. För var orsaken finns och de vanliga anledningarna, se "Varför avslogs mitt utlägg" i felsökningsavsnittet nedan.

Påbörja dina ändringar

Under de ursprungliga uppgifterna väljer du Redigera och skicka om. Rapporten växlar till en redigerbar vy med två avsnitt:

• Ursprunglig utläggsrapport, som behåller de ursprungliga uppgifterna och kvittona synliga som referens.
• Uppdatera din utläggsrapport, det redigerbara formuläret, öppet och redo för dina ändringar.

Uppdatera uppgifterna

I formuläret Uppdatera din utläggsrapport rättar du det som avslaget gällde. Du kan ändra:

• Kategori, förmånskategorin som utlägget hör till.
• Utläggsdatum, datumet på kvittot.
• Företagsnamn och Organisationsnummer, leverantörens uppgifter.
• Kvittokostnad och Moms, beloppet och momssatsen, där Kostnad före moms fylls i åt dig.

Medan du redigerar uppdateras en kostnadsuppdelning direkt, så att du ser vad din förmånsbudget täcker och vad som eventuellt hamnar utanför.

Åtgärda kvittona

Om ett felaktigt eller oläsligt kvitto var problemet byter du ut det i samma formulär:

• Under Markera filer som ska tas bort markerar du de filer du vill ta bort från rapporten.
• Under Lägg till filer drar du in ett tydligare eller korrekt kvitto (JPG, PNG eller PDF, upp till 10 MB per fil).

Skicka in dina ändringar

När uppgifterna och kvittona stämmer väljer du Skicka in ändringar. Då skickas rapporten tillbaka genom hela granskningsprocessen:

• Statusen återgår till Väntande.
• Tidigare granskningsbeslut och eventuellt tidigare AI-beslut rensas, så att rapporten granskas på nytt.
• Om ditt företag använder AI-granskning av kvitton kan rapporten bedömas automatiskt igen.
• Ditt HR-team meddelas att du har skickat in uppdateringar så att de kan fortsätta granskningen.

Du ser en bekräftelse på att dina ändringar har skickats tillbaka för granskning. Att rapporten skickats om noteras i rapportens aktivitetshistorik, så att hela historiken finns samlad på ett ställe.

Redigera ett utlägg som skickats tillbaka för ändringar

En begäran om ändring är inte samma sak som ett avslag. När en granskare behöver något korrigerat innan utlägget kan godkännas skickas det tillbaka i stället för att avslås. Utlägget behåller sin historik och får statusen Ändringar begärda, och du får ett mejl med rubriken Ditt utlägg behöver justeras. Du rättar det i samma utlägg, på samma sätt som ett nekat, men granskningen fortsätter där den slutade i stället för att börja om.

Öppna utlägget

Hitta utlägget under Mina förmåner, där det visas med statusen Ändringar begärda, och öppna det. Högst upp ser du notisen Ändringar har begärts för detta utlägg med granskarens instruktion: "Gör de ändringar som beskrivs i begäran och skicka sedan in utlägget igen för granskning." Om begäran kom från CLVR:s kvittokontroll i stället för en person har instruktionen en liten AI-markering.

Under notisen öppnas utlägget som två paneler:

• Ursprunglig utläggsrapport: uppgifterna och kvittona som du först skickade in, för referens.
• Uppdatera din utläggsrapport: formuläret där du gör dina ändringar. Den här panelen är öppen som standard.

Gör dina ändringar

I Uppdatera din utläggsrapport kan du justera vilket som helst av dessa fält:

• Kategori
• Utläggsdatum
• Företagsnamn (leverantören)
• Organisationsnummer
• Kvittokostnad
• Moms, där Kostnad före moms räknas ut åt dig

Ändra bara det granskaren bad om. När du ändrar Kvittokostnad eller Kategori uppdateras en kostnadsöversikt direkt under fälten, så att du ser vad din förmånsbudget täcker, eventuellt skattefritt belopp och allt som hamnar utanför din återstående budget innan du skickar in.

För att byta ut ett kvitto mot en tydligare version markerar du filen du vill ta bort från utlägget under Markera filer som ska tas bort (ett kryss läggs över den för att bekräfta), och släpper sedan ersättningen i Lägg till filer. Nya filer visas under Nya filer innan du skickar in. Ett utlägg måste alltid behålla minst ett kvitto.

Skicka in dina ändringar

När formuläret återspeglar det granskaren bad om väljer du Skicka in ändringar. CLVR bekräftar med "Dina ändringar har skickats tillbaka för granskning." och utlägget:

• återgår till statusen Väntande,
• markerar granskarens begäran om ändring som löst, och
• fortsätter genom samma granskning som det redan var i.

Ditt HR-team får besked om att du har uppdaterat utlägget, så granskningen kan fortsätta där den slutade. Många friskvårdsutlägg godkänns automatiskt igen inom några sekunder.

Avbryt ett väntande utlägg

Om du laddade upp fel kvitto eller ångrat dig kan du själv avbryta en utläggsrapport, så länge den fortfarande väntar på granskning. När du avbryter raderas rapporten och dess kvitton, och ditt förmånsbudget återställs till det den var innan uppladdningen. När en granskare väl har agerat på rapporten försvinner valet, och då hjälper ditt HR-team dig i stället.

När du kan avbryta

Du kan bara avbryta medan rapporten fortfarande är Väntande och ingen granskare har fattat ett beslut än. Valet att avbryta visas inuti rapporten bara när båda dessa stämmer:

• Rapportens status är Väntande (inskickad, väntar på första granskningen).
• Ingen granskare har godkänt, avslagit eller begärt ändringar.

Så snart någon i godkännandeflödet agerar på rapporten ändras statusen till Godkänd, Avslagen eller Ändringar begärda, och valet att avbryta försvinner. Då kan ett avslaget utlägg skickas om och ett som skickats tillbaka för ändringar redigeras, enligt ovan; kontakta annars ditt HR-team om du behöver få den ogjord.

Avbryt rapporten

Att avbryta är permanent och kan inte ångras: rapporten och de uppladdade kvittofilerna raderas, beloppet som var reserverat mot ditt förmånsbudget frigörs, och rapporten visas inte längre i din utläggslista. Om du fortfarande vill begära ersättning för utlägget efteråt laddar du bara upp det igen som en ny rapport.

Varför avslogs mitt utlägg

När ett utlägg avslås sparar CLVR det så att du kan se exakt varför och bestämma vad du gör härnäst. Inget tas bort: du öppnar utlägget, läser orsaken som granskaren (eller AI) angav, och antingen åtgärdar problemet och skickar in det igen för granskning, eller kontaktar ditt HR-team.

Hitta utlägget under Mina förmåner, där alla utlägg du har skickat in listas med sin status. Ett avslaget utlägg har statusen Avslagen. Öppna det så ser du en röd notis högst upp, Detta utlägg har avslagits, med en kort sammanfattningsrad: Avslagen den [datum]. Notisen är där alla detaljer om beslutet finns:

• Om en granskare avslog det visas orsaken som de skrev när de avslog inuti den röda notisen. Ett kort meddelande krävs när någon avslår, så det ska alltid finnas något att läsa.
• Om fler än en granskare avslog listas deras orsaker tillsammans.
• Om AI avslog det visas ett separat block inuti notisen med AI-beslutet, en rad som AI avslog detta utlägg med 90% konfidens, några punkter som förklarar beslutet och eventuell extra anteckning som AI lade till.

Ett Avslagen-utlägg är ett slutgiltigt beslut för den här inskickningen. Det skiljer sig från Ändringar begärda, där en granskare skickar tillbaka utlägget med instruktioner och ber dig uppdatera det (se "Redigera ett utlägg som skickats tillbaka för ändringar" ovan).

Den exakta formuleringen står i din avslagsnotis, men de vanliga orsakerna är:

• Aktiviteten eller varan omfattas inte. Friskvård täcker sådant som ett gymmedlemskap eller en prenumeration, inte enstaka besök, personlig träning, kosttillskott, utrustning eller mat köpt på gymmet. Ett utlägg för något som förmånen inte täcker avslås.
• Kvittot saknar uppgifter eller är svårt att läsa. Ett kvitto som inte tydligt visar leverantör, belopp eller datum kan avslås.
• Inget betalningsbevis. Om det inte framgår att du faktiskt betalat kan granskaren avslå.
• Kvittot stämmer inte med de ifyllda uppgifterna. När beloppet, leverantören eller momsen i utlägget inte matchar kvittot är det ofta också en orsak.

Om du kan åtgärda återkopplingen öppnar du utlägget och väljer Redigera och skicka om enligt ovan. Om du inte håller med om beslutet, eller om orsaken är oklar, kontakta ditt HR-team. De kan titta på utlägget tillsammans med dig och förklara eller ompröva beslutet.

Felsökning

• Ingen orsak till avslaget visas. En granskare kan neka utan att lämna en notering. Granskare måste lägga till ett kort meddelande när de avslår, så en orsak finns nästan alltid. Om du verkligen inte ser någon, fråga din HR-kontakt innan du skickar om.
• Aktiviteten borde omfattas. Kategorierna bestäms av din arbetsgivare. Om du tror att ett giltigt utlägg avslogs, kontakta ditt HR-team.
• Jag kan inte skicka in mina ändringar. Se till att en Kategori och ett Utläggsdatum är angivna och att minst ett kvitto fortfarande är bifogat.
• En ny fil går inte att bifoga. Använd en JPG, PNG eller PDF på upp till 10 MB.
• Jag ser inte formuläret att redigera i. Öppna utlägget igen från Mina förmåner: panelen Uppdatera din utläggsrapport visas bara medan statusen är Avslagen eller Ändringar begärda.
• Jag behöver granskarens instruktion igen. Den finns kvar i notisen Ändringar har begärts för detta utlägg högst upp på utlägget tills du skickar in på nytt.
• Det är december och jag kan inte skicka om ett friskvårdsutlägg. Vissa friskvårdskategorier är blockerade i december enligt skattereglerna. Skicka om i januari, eller kontakta ditt HR-team.
• Det nekades igen. Öppna rapporten på nytt, läs den senaste orsaken och justera igen. Det finns ingen gräns för hur många gånger du kan åtgärda och skicka om.
• Det finns ingen avbryt-knapp på min rapport. En granskare har redan agerat på den, så den är inte längre enbart väntande. Kontrollera statusmärket: om det står Godkänd, Avslagen eller Ändringar begärda har rapporten lämnat det väntande läget. En Avslagen rapport kan skickas om och en med Ändringar begärda kan redigeras; annars behöver ditt HR-team hjälpa till.
• Jag avbröt fel rapport. Att avbryta är permanent, så det finns inget att återställa. Ladda upp kvittot igen som en ny utläggsrapport.
• Mitt bidrag ändrades inte efter att jag avbröt. Öppna Mina förmåner igen för att uppdatera ditt återstående saldo; det frigjorda beloppet kommer tillbaka när sidan laddas om.